Im Arbeitsalltag, sei es bei der Aktualisierung von Verträgen im Unternehmen oder der Anpassung von Produktbeschreibungen, müssen wir den gesamten Inhalt eines Absatzes anhand einer spezifischen Referenz- oder Identifikationsnummer ersetzen. Die Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Word deckt zwar die meisten alltäglichen Anforderungen ab, stößt jedoch bei Absätzen mit dynamischen Nummern oder Kennziffern an ihre Grenzen. Hier können wir Formeln in Kombination mit Platzhaltern verwenden, um Absätze mit bestimmten Nummern präzise zu identifizieren und direkt durch neue Inhalte zu ersetzen. So vermeiden wir die mühsame Suche nach jedem einzelnen Absatz und steigern die Effizienz der Dokumentenbearbeitung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Formeln verwenden, um Absätze mit dynamischen Nummern und Zahlen abzugleichen und diese dann stapelweise zu aktualisieren und zu ersetzen, um eine schnelle Dokumentenbearbeitung zu ermöglichen. Probieren Sie es aus!
Vorschau des Ergebnisses nach dem stapelweisen Ersetzen ganzer Absätze mit Nummern und Zahlen in Doc und Docx
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zum stapelweisen Ersetzen eines ganzen Absatzes mit einer bestimmten Nummer oder Zahl in Word durch einen neuen Text
1、Öffnen Sie 【 HeSoft Doc Batch Tool 】 und wählen Sie 【Word-Tools】 - 【Absätze in Word anhand von Schlüsselwörtern suchen und ersetzen】.
2、Wählen Sie eine Methode zum Hinzufügen von Dateien: 【Dateien hinzufügen】 oder 【Aus Ordner importieren】, um die Word-Dokumente zu importieren, in denen Sie Absätze anhand von Schlüsselwörtern ersetzen möchten. Sie können die Dateien auch direkt per Drag & Drop einfügen und dann auf Weiter klicken.
3、Wählen Sie im Einstellungsbildschirm 【Formel für Fuzzy-Textsuche verwenden】. Geben Sie unter der Liste der Suchbegriffe die drei Formeln 【\(\d{3}\)\s*123-4567】【\(\d{3}\)\s*234-5678】【\(\d{3}\)\s*345-6789】 ein, die jeweils den drei Nummerngruppen im Dokument entsprechen. Falls andere Nummern ersetzt werden müssen, können Sie KI oder einen Generator für reguläre Ausdrücke mit dem Microsoft .NET Framework verwenden, um diese zu erstellen. Geben Sie unter der Liste der Ersetzungstexte in jeder Zeile den entsprechenden Absatztext ein. Klicken Sie erneut auf Weiter, dann auf Durchsuchen und wählen Sie den Speicherort für die neue Datei aus.
4、Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf den roten Pfad, um den Ordner zu öffnen. Wenn Sie das Word-Dokument öffnen, sehen Sie, dass die Absätze erfolgreich ersetzt wurden.
Wann ist die Funktion zum stapelweisen Ersetzen ganzer Absätze in Word erforderlich?
Dokumentenaktualisierung
Beispielsweise hat in einem Kundendiensthandbuch jede Filiale eine andere Servicenummer. Wenn das Unternehmen diese Nummern aktualisiert, können wir die entsprechenden Absätze anhand der im Dokument vorhandenen Nummern stapelweise ersetzen.
Änderung technischer Dokumentationen
Einige Teams des technischen Supports verwenden häufig spezifische Kennnummern zur Problemlösung. Wenn Prozesse aktualisiert werden müssen, können diese Nummern verwendet werden, um Absätze in Word zu lokalisieren und dann stapelweise durch neue Anleitungen zu ersetzen.
Anpassung von Vertragsnummern
Bei der Bearbeitung von Verträgen beginnen Klauseln in der Regel mit einer Nummer. Wenn der Inhalt bestimmter Klauseln geändert werden muss, können wir die Klauselnummer präzise lokalisieren und den gesamten Abschnitt ersetzen.