Wenn mehrere Word-, Docx-oder Doc-Dokumente ähnliche ungültige Inhalte enthalten, ist es sehr zeit aufwändig, die Datei einzeln zu öffnen und die entsprechenden Absätze manuell zu löschen. In diesem Artikel wird eine effizientere Methode zur Verarbeitung von Office-Software vorgestellt: Mit der Funktion "Vollständige Absätze in Word anhand von Schlüssel wörtern suchen und ersetzen" wird der gesamte Absatz des Dokuments mit den angegebenen Schlüssel wörtern stapel weise ident ifi ziert und direkt gelöscht. Der Artikel kombiniert die tatsächliche Bedien oberfläche, um die anwendbaren Szenarien, die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, die spezifischen Schritte, die wichtigsten Einstellungen und Vorsicht maßnahmen zu erläutern, damit Sie die sich wiederholende Arbeit wie die Stapel bereinigung von Katalog elementen, Jahres informationen und Beschreibung abschnitten schnell ausführen können.
Wenn Sie viele Word-Dokumente haben, die bereinigt werden müssen, und solange ein Schlüssel wort in diesen Dokumenten angezeigt wird, müssen Sie den gesamten Inhalt des Schlüssel worts löschen. Öffnen Sie dann manuell die Docx-und Doc-Dateien nacheinander, um sie zu finden, zu lokalisieren und zu löschen Absatz, die Arbeits belastung wird sehr groß sein. Insbesondere Dateien wie System zusammenstellungen, Vertrags vorlagen, Daten kataloge und Berichts dokumente haben häufig ähnliche Formate und große Mengen, und wiederholte Vorgänge sind am zeit aufwändig sten.
Was in diesem Artikel gelöst werden soll, istLöschen Sie viele Absätze in Word, die ein bestimmtes Schlüssel wort enthaltenDiese Frage. In Kombination mit dem Screenshot können wir sehen, dass wir eine Office-Software verwenden- HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Vollständige Absätze in Word anhand von Schlüssel wörtern suchen und ersetzen" können Ziel absätze in mehreren Word-Dokumenten gleichzeitig gefunden und gelöscht werden, wodurch sich wiederholende Arbeiten erheblich reduziert werden.
Anwendbare Szenarien
Diese Methode eignet sich für folgende gängige Büros zen arien:
- Löschen Sie die entsprechenden Absätze von Einträgen mit einem bestimmten Jahr, einer bestimmten Nummer und einer Beschriftung im Word-Verzeichnis stapel weise.
- Das Batch-Bereinigung docx-Dokument enthält den gesamten Inhalt des alten Versions jahres, des alten Richtlinien namens und der ungültigen Anweisungen.
- Löschen Sie Eingabe aufforderung, Anmerkungen und Beispiels eg mente mit einem bestimmten Schlüssel wort in der Vorlagen datei stapel weise.
- Verarbeiten Sie ungültige Absätze, die wiederholt in mehreren Doc-und Docx-Dateien angezeigt werden, stapel weise, um manuelle Inspektionen zu vermeiden.
Aus dem Screenshot-Beispiel geht hervor, dass die Absätze im Dokument mit "2008", "2020" und anderen Jahren markiert sind, was darauf hinweist, dass diese Art von Funktion besonders für die Verarbeitung geeignet istEnthält einen bestimmten Text und löscht den gesamten AbsatzAufgabe, anstatt nur ein paar Wörter zu löschen.
Effekt vorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung
Wie Sie im Screenshot sehen können, enthält das Verzeichnis und die Anhänge des Word-Dokuments mehrere Inhalts zeilen mit einem bestimmten Jahr. Beispiels weise enthält eine Zeile "2008" und die andere Zeile "2020". Diese befinden sich jeweils in einem eigenständigen Absatz.
Nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Verarbeitung wurde die gesamte Zeile mit dem Ziel schlüssel wort gelöscht. Beispiels weise verschwindet ein Artikel im ursprünglichen Verzeichnis oder ein Artikel im Anhang direkt nach der Verarbeitung, und das Dokument behält andere normale Absätze unverändert bei. Dies ist gründlicher als nur das Schlüssel wort selbst zu ersetzen, da es gelöscht wirdVollständiger Absatz mit Schlüssel wörtern.
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie die Word-Stapel verarbeitung funktion ein
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie nach links"Word-Werkzeug". Suchen Sie in der Liste der Funktionen und klicken Sie auf"Finden und ersetzen Sie vollständige Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Funktions oberfläche aufzurufen, die sich speziell mit Suchen und Ersetzen auf Word-Absatz ebene befasst. Gemäß der Screenshot-Eingabe aufforderung unterstützt diese Funktion das stapel weise Löschen eines gesamten Absatzes mit einem bestimmten Schlüssel wort in einer Word-Datei oder Ersetzen durch neuen Text.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeiten den Word-Datei
Importieren Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite die Datei in Schritt 1 "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen". Sie können es auf der Benutzer oberfläche sehen"Dateien hinzufügen"Und"Dateien aus Ordnern importieren"Zwei Eingänge, die auch verwendet werden können“Entleeren”Verwalten Sie die aktuelle Liste.
Wenn Sie eine kleine Anzahl von Dokumenten haben, können Sie direkt auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn Sie eine große Anzahl von Docx-und Doc-Dokumenten in einem Ordner stapel weise verarbeiten möchten, ist die Verwendung von "Dateien aus Ordnern importieren" besser geeignet.
Nach dem Import werden in der Liste Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Mehrere Docx-Dateien wurden erfolgreich in den Screenshot importiert und die Anzahl der Datensätze wird unten angezeigt.
Erwartete Ergebnisse:Alle ausstehenden Word-Dokumente werden in der Liste angezeigt. Klicken Sie nach Bestätigung auf den unteren Rand“Weiter”.
Schritt 3: Festlegen der Such methode und der Keyword-Regeln
Konfigurieren Sie nach dem Aufrufen von Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" zuerst die Such methode. Im Screenshot ausgewählt"Text mit Formel unschärfe finden"Statt "Text genau finden".
Dies bedeutet, dass Sie, wenn Ihre Schlüssel wörter kein fester Text sind, sondern Inhalte mit bestimmten Regeln wie Jahr, Nummer, fortlaufenden Zahlen usw., die Formel verwenden können, um sie in Stapeln abzustimmen.
Auf der linken Seite"Liste der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen"In ist die Screenshot-Eingabe\ D {4}. Aus der Perspektive gemeinsamer Ausdrucks gewohnheiten bedeutet dies, dass 4 Ziffern gemäß den Regeln übereinstimmen, mit denen Jahre wie 2008 und 2020 gefunden werden können.
Wenn Sie Folgendes benötigen: Löschen Sie den gesamten Absatz, solange 4 Jahre im Absatz erscheinen, dann ist diese Einstellung sehr gut geeignet.
Erwartete Ergebnisse:Die Software sucht in jedem Word-Dokument nach dem gesamten Absatz, der den Inhalt gemäß den von Ihnen ausgefüllten Regeln enthält.
Schritt 4: Lassen Sie das Ersatz ergebnis leer, um "das gesamte Segment löschen" zu erreichen.
Auf der rechten Seite"Liste der ersetzten Schlüssel wörter"Bereich, der Screenshot ist speziell markiert"Nicht ausfüllen bedeutet Löschen".
Dieser Schritt ist sehr wichtig: Wenn Ihr Ziel nicht darin besteht, durch neuen Text zu ersetzen, sondern den gesamten Inhalt mit Schlüssel wörtern direkt zu löschen, dann hierFüllen Sie nichts aus.
Das heißt, die Logik dieser Aufgabe ist:
- Füllen Sie das zu findende Schlüssel wort oder die zu findende Regel auf der linken Seite aus.
- Die rechte Seite leer lassen;
- Wenn die Software verarbeitet wird und auf einen vollständigen Absatz stößt, der das Schlüssel wort enthält, wird er direkt gelöscht.
Dies ist genau die Kern einstellung von "Löschen vieler Absätze, die ein bestimmtes Schlüssel wort in Word enthalten".
Schritt 5: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Klicken Sie nach dem Einrichten auf den unteren Rand der Seite“Weiter”, Geben Sie den nachfolgenden Speicher ort ein und starten Sie den Verarbeitung prozess. Gemäß der Schritt leiste oben auf der Benutzer oberfläche wird sie weiter gegeben"Speicherort festlegen"Und“Beginne mit der Verarbeitung”.
Obwohl der Screenshot die letzte Verarbeitung sergebnis seite nicht erweitert, kann anhand des Prozesses beurteilt werden: Sie müssen zuerst den Speicherort der verarbeiteten Datei festlegen und dann die Stapel verarbeitung aufgabe starten.
Empfohlene Vorgehens weise:Speichern Sie die verarbeitete Datei in einem separaten Ordner, um sie von der ursprünglichen Word-Datei zu unterscheiden, und vermeiden Sie den Rückruf nach dem Überschreiben.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Löscht das Schlüssel wort oder der gesamte Inhalt?
Hier wird verwendet"Finden und ersetzen Sie vollständige Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern"Funktion, also ist das Verarbeitung szielVollständiger AbsatzLöschen Sie nicht nur bestimmte Wörter. Solange ein Absatz ein übereinstimmen des Schlüssel wort enthält, wird dieser gesamte Absatz gelöscht.
2. Wie wählt man eine genaue Suche und eine Formel-Fuzzy-Suche?
Wenn Sie einen festen Text löschen möchten, z. B. ein festes Wort oder einen festen Titel namen, können Sie normaler weise genau suchen. Wenn Sie einen regelmäßigen, aber nicht identischen Inhalt löschen möchten, z. B. 4 Jahre, eine bestimmte Art von Nummer, dann Sie können wie ein Screenshot auswählen"Text mit Formel unschärfe finden".
3. Warum wird empfohlen, zuerst die Original datei zu sichern?
Da das Löschen von Absätzen zur Änderung auf Inhalts ebene gehört, ist es schwieriger, sie einzeln wieder herzustellen, wenn eine große Anzahl von Docx-und Doc-Dokumenten stapel weise verarbeitet wird. Vor der formellen Implementierung wird empfohlen, einige Muster zu testen und Kopien der Original dokumente aufzu bewahren.
4. Bestätigen Sie die Absatz grenze vor der Verarbeitung
Diese Funktion wird als "Absatz" behandelt. Wenn Ihr Ziel inhalt mit anderen Texten im selben Absatz vermischt ist, wird der gesamte Absatz entfernt, wenn die Software ihn löscht. Daher ist es vor der formellen Stapel verarbeitung am besten, ein oder zwei Word-Beispiele zu öffnen, um zu bestätigen, dass es sich bei diesen Ziel inhalten tatsächlich um unabhängige Absätze handelt.
5. Können doc und docx zusammen verarbeitet werden?
Aus Sicht der Artikel anforderungen und Schnitts telle szenarien ist diese Art von Office-Software haupt sächlich für die Stapel verarbeitung von Word-Dateien bestimmt, und gängige Docx und Doc sind typische anwendbare Objekte. Im tatsächlichen Betrieb können Sie zuerst die zu verarbeiten den Dateien in die Liste importieren und dann prüfen, ob die Erweiterung Ihren Verarbeitung sanford rungen entspricht.
Zusammenfassung
Bei der Anforderung, "viele Absätze mit einem bestimmten Schlüssel wort in Word stapel weise zu löschen", ist das zeit aufwändig ste häufig nicht das Löschen selbst, sondern das Öffnen von Dateien, das Suchen von Orten und das Wiederholen von Bestätigungen. HeSoft Doc Batch Tool Als Stapel verarbeitung software für Office-Szenen wird diese Art von sich wiederholen der Arbeit in einer Einstellung ausgeführt: Importieren Sie mehrere Word-Dateien, legen Sie Such regeln fest, lassen Sie den Ersatz inhalt leer und löschen Sie den Ziel inhalt stapel weise nach Absatz.
Wenn Sie häufig mit Chargen von Docx-und Doc-Dokumenten arbeiten müssen, insbesondere mit doppelten Inhalten wie Jahr, Nummer, Verzeichnis einträgen und Eingabe aufforderungen, wird empfohlen, diese Stapel methode direkt zu verwenden, zuerst eine kleine Anzahl von Dateien zu verwenden, um den Effekt zu testen, und dann den gesamten Stapel von Dateien Die Ausführung ist viel effizienter als die manuelle Änderung.