Lorsque plusieurs documents Word, docx ou doc contiennent du contenu invalide similaire, il est très long d'ouvrir le fichier un par un pour supprimer manuellement le paragraphe correspondant. Cet article présente une méthode de traitement plus efficace des logiciels de bureau: grâce à la fonction "Rechercher et remplacer des paragraphes complets dans Word en fonction des mots-clés", identifier en masse tout le contenu du document contenant le mot-clé spécifié et le supprimer directement. L'article combinera l'interface de fonctionnement réelle pour expliquer les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes spécifiques, les paramètres clés et les précautions, et vous aidera à terminer rapidement le travail répété de nettoyage par lots des éléments de catalogue, des informations sur l'année et des paragraphes explicants.
Si vous avez beaucoup de documents Word à nettoyer, et tant qu'un certain mot-clé apparaît dans ces documents, vous devez supprimer l'intégralité du contenu du mot-clé, puis ouvrez manuellement les fichiers docx et doc un par un pour trouver, localiser et supprimer des paragraphes, la charge de travail sera très grande. En particulier, les documents tels que la compilation de systèmes, les modèles de contrats, les catalogues de données et les documents de rapport sont souvent de format similaire et en grand nombre, et les opérations répétées prennent le plus de temps.
Ce que cet article veut résoudre, c'estSupprimer par lots de nombreux paragraphes contenant un mot clé dans WordCe problème. En combinant les captures d'écran, nous pouvons voir que nous utilisons un logiciel de bureau -- HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer des paragraphes complets dans Word en fonction des mots-clés", vous pouvez trouver et supprimer des paragraphes cibles dans plusieurs documents Word à la fois, ce qui réduit considérablement le travail en double.
Scènes applicables
Cette méthode convient aux scénarios de bureau courants suivants:
- Supprimez par lots les paragraphes correspondants des entrées du répertoire Word avec une certaine année, un certain nombre et une certaine étiquette.
- Le nettoyage par lots du document docx contient toute la section de l'ancienne version de l'année, l'ancien nom de la politique et la description de l'invalidation.
- Supprimer par lots des indicatifs, des paragraphes de remarques et des exemples de segments avec un mot clé dans le fichier de modèle.
- Traitez par lots plusieurs paragraphes non valides qui apparaissent à plusieurs reprises dans les fichiers doc et docx pour éviter une inspection manuelle copie par copie.
À partir de l'exemple de capture d'écran, les paragraphes du document contenant des années telles que "2008" et "2020" sont marqués, indiquant que ce type de fonction est particulièrement adapté au traitementSupprimer un paragraphe entier avec un texte spécifiqueLa tâche, au lieu de simplement supprimer quelques mots.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement
Vous pouvez voir dans la capture d'écran qu'il y a plusieurs lignes dans le répertoire et les pièces jointes du document Word, y compris une année spécifique. Par exemple, une ligne contient "2008" et l'autre ligne contient "2020". Ces contenus se trouvent dans des paragraphes distincts.
Après le traitement
Une fois le traitement terminé, toute la ligne de contenu contenant le mot-clé cible a été supprimée. Par exemple, une partie du répertoire d'origine et une partie de la pièce jointe disparaissent directement après le traitement, et les autres paragraphes normaux du document restent inchangés. Ceci est plus complet que de remplacer uniquement le mot-clé lui-même, car il supprimeParagraphe complet contenant le mot-clé.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction de traitement par lots Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après, sélectionnez sur le côté gauche"Outils Word". Dans la liste des fonctionnalités, trouvez et cliquez sur"Rechercher et remplacer le paragraphe complet dans Word en fonction du mot clé".
Le but de cette étape est d'entrer dans l'interface fonctionnelle qui gère spécifiquement la recherche et le remplacement au niveau du paragraphe Word. Selon les instructions de capture d'écran, cette fonctionnalité prend en charge la suppression par lots de paragraphes entiers du fichier Word contenant un certain mot-clé ou le remplacement d'un nouveau texte.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page de fonctionnalités, importez d'abord le fichier dans l'étape 1 "Sélectionner les enregistrements à traiter". Vous pouvez voir qu'il y a"Ajouter des fichiers"Et"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Deux entrées, peut également être utilisé“Vider”Gérer la liste actuelle.
Si vous avez moins de documents, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; si vous souhaitez traiter par lots un grand nombre de documents docx et doc dans un dossier, il est préférable d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Après l'importation, la liste affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc. Plusieurs fichiers docx ont été importés avec succès dans la capture d'écran et le nombre d'enregistrements est affiché en bas.
Résultats attendus:Tous les documents Word en attente apparaissent dans la liste, après avoir confirmé qu'ils sont corrects, cliquez sur le bas“Suivant”.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et les règles de mot-clé
Après avoir accédé à l'étape 2 "Définir les options de traitement", configurez d'abord la méthode de recherche. La sélection de la capture d'écran est"Utilisation de formules pour trouver du texte flou"Au lieu de "trouver exactement le texte".
Cela signifie que si votre mot-clé n'est pas un texte fixe, mais un contenu régulier, tel que l'année, le numéro, les nombres continus, etc., vous pouvez faire correspondre par lots par formule.
Sur la gauche"Liste des mots-clés à rechercher"Dans, la capture d'écran est saisie\ D {4}. Du point de vue des habitudes d'expression courantes, cela signifie que 4 chiffres sont appariés selon les règles et peuvent être utilisés pour trouver des années comme 2008 et 2020.
Si votre demande est la suivante: supprimez le paragraphe entier tant qu'il y a 4 années dans le paragraphe, alors ce paramètre est très approprié.
Résultats attendus:Le logiciel trouvera l'intégralité du paragraphe contenant ce contenu dans chaque document Word selon les règles que vous remplissez.
Étape 4: laissez le résultat de remplacement vide, implémentez "Supprimer le paragraphe entier"
Sur la droite"Liste des mots-clés après remplacement"Zone, la capture d'écran est spécifiquement marquée"Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer".
Cette étape est cruciale: si votre objectif n'est pas de remplacer le nouveau texte, mais de supprimer directement le paragraphe entier contenant le mot-clé, voiciNe remplissez rien.
En d'autres termes, la logique de cette tâche est:
- Remplissez le mot-clé ou la règle à rechercher sur la gauche;
- Laisser vide sur le côté droit;
- Lorsque le logiciel traite, il est directement supprimé lorsqu'il rencontre un paragraphe complet contenant le mot-clé.
C'est exactement le paramètre principal de "supprimer par lots de nombreux paragraphes contenant un mot clé dans Word".
Étape 5: Continuez à l'étape suivante et effectuez le traitement par lots
Une fois les paramètres terminés, cliquez sur le bas de la page“Suivant”, Entrez l'emplacement de sauvegarde ultérieur et démarrez le processus. Selon la barre d'étapes en haut de l'interface, la prochaine étape passera"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et“Commencer à traiter”.
Bien que la capture d'écran ne déplie pas la dernière page de résultats de traitement, le processus peut être raisonnablement jugé: vous devez d'abord définir l'emplacement d'enregistrement du fichier traité, puis démarrer la tâche de traitement par lots.
Pratiques recommandées:Enregistrez les fichiers traités dans un dossier séparé pour les distinguer du fichier Word d'origine, afin d'éviter le retour après l'écrasement.
Questions fréquentes ou considérations
1. Est-ce un mot clé ou un paragraphe entier supprimé?
Ce qui est utilisé ici est"Rechercher et remplacer le paragraphe complet dans Word en fonction du mot clé"Fonction, donc l'objectif de traitement estParagraphe complet, Ne supprime pas seulement quelques mots. Tant qu'un paragraphe contient un mot clé correspondant, ce paragraphe entier sera supprimé.
2. Comment choisir une recherche précise et une recherche floue de formule?
Si vous souhaitez supprimer du texte fixe, tel qu'un mot fixe ou un titer fixe, vous pouvez généralement choisir de le rechercher avec précision; si vous souhaitez supprimer un contenu régulier mais pas identique, tel qu'une année à 4 chiffres et un certain type de numéro, vous pouvez choisir comme une capture d'écran"Utilisation de formules pour trouver du texte flou".
3. Pourquoi est-il recommandé de sauvegarder le fichier d'origine en premier?
Étant donné que la suppression de paragraphe est une modification au niveau du contenu, une fois qu'un grand nombre de documents docx et doc sont traités par lots, il sera plus difficile de revenir en arrière et de récupérer une par une. Avant la mise en œuvre formelle, il est recommandé de prélever quelques échantillons de tests et de conserver une copie du document original.
4. Confirmez la limite du paragraphe avant de la traiter
Cette fonction est traitée par "paragraphe". Si votre contenu cible est mélangé avec d'autres corps dans le même paragraphe, le paragraphe entier sera supprimé lorsque le logiciel sera supprimé. Par conséquent, avant le traitement formel par lots, il est préférable d'ouvrir un ou deux échantillons Word pour confirmer que ces contenus cibles sont bien des paragraphes indépendants.
5. doc et docx peuvent-ils gérer ensemble?
Du point de vue des exigences de l'article et des scènes d'interface, ce type de logiciel de bureau est principalement destiné au traitement par lots de fichiers Word, et docx et doc courants sont des objets typiques applicables. En fonctionnement réel, vous pouvez d'abord importer uniformément les fichiers en attente dans la liste, puis vérifier si l'extension répond à vos besoins de traitement.
Résumé
Pour la demande de «suppression par lots de nombreux paragraphes contenant un certain mot-clé dans Word», le plus long n'est souvent pas de supprimer l'action elle-même, mais d'ouvrir le fichier, de rechercher l'emplacement et de répéter la confirmation. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel de traitement par lots pour les scènes de bureau, ce type de travail répétitif est concentré dans un seul paramètre: importer plusieurs fichiers Word, définir des règles de recherche et laisser le contenu de remplacement vide, vous pouvez supprimer le contenu cible par lots par paragraphe.
Si vous devez souvent traiter des lots de documents docx et doc, en particulier le contenu en double tel que l'année de nettoyage, le numéro, l'élément de catalogue et le segment d'invite, il est recommandé d'utiliser directement cette méthode par lots, d'abord avec un petit nombre de fichiers pour tester l'effet, puis tout le lot de fichiers L'exécution du traitement sera beaucoup plus efficace que la modification manuelle.