Wenn Sie eine große Anzahl von Word-, Docx-oder Doc-Dateien in der Hand haben und den gesamten Inhalt eines bestimmten Regel textes durch einen neuen Absatz ersetzen müssen, ist das Öffnen der Dokumente nacheinander nicht nur langsam, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel kombiniert HeSoft Doc Batch Tool Die tatsächliche Benutzer oberfläche zeigt, wie eine Batch-Ersetzung mit regulären Ausdrücken durch die Funktion "Suchen und Ersetzen vollständiger Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern" erreicht werden kann. Sie sehen die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung und verstehen, wo Sie auf jeden Schritt klicken sollten, was Sie ausfüllen müssen und welche Details Sie bei der Verwendung beachten müssen, um die Stapel dokumentation effizienter abzuschließen.
Wenn Sie in vielen Word-Dokumenten den gesamten Text, der einer bestimmten Regel entspricht, durch einen neuen Absatz ersetzen müssen, z. B. die Zeile mit dem Jahr im Verzeichnis, die Absätze, die den Nummerierung regeln im Text entsprechen, und den Stapel der alten Bedingungen in der Vertrags vorlage. In neuen Inhalt ändern, das manuelle Öffnen von Docx-oder Doc-Dateien nacheinander, um Ersatz zu finden, ist häufig zeit aufwändig und fehler anfällig.
Diese Art von Nachfrage ist im Wesentlichen kein einfacher Ersatz für ein paar Wörter, sondernPassen Sie den gesamten Inhalt gemäß den Regeln an und schreiben Sie ihn dann stapel weise neu. HeSoft Doc Batch Tool Als Office-Software eignet es sich für eine große Anzahl sich wiederholen der Datei vorgänge. In diesem Artikel wird die tatsächliche Benutzer oberfläche kombiniert, um klar zu erklären, wie mehrere Word-Dateien, die einem regulären Ausdruck entsprechen, stapel weise durch neue ersetzt werden.
Anwendbare Szenarien
„ Word-Absatz durch reguläre Stapel ersetzen “ist für die folgenden gängigen Office-Szenarien geeignet:
- Batch-Update-System, Spezifikationen und Jahres absätze im Bericht, z. B. das einheitliche Ersetzen bestimmter Elemente mit 4 Jahren.
- Ersetzen Sie die gesamte Inhalts zeile im Katalog, Anhang und Beschreibung stapel weise, die einem bestimmten Format entsprechen.
- Eingabe aufforderungen, Ablaufa anweisungen und Absätze alter Begriffe in der Vorlage für die Stapel bereinigung verlaufs.
- Verarbeiten Sie mehrere Docx-und Doc-Dokumente stapel weise, um manuelle Inspektionen zu vermeiden.
In Szenarien mit großem Inhalt, großer Anzahl von Dokumenten und klaren Regeln ist die Verwendung von Office-Software für die Stapel verarbeitung erheblich effizienter als die manuelle Änderung.
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung
Aus dem Beispiel dokument ist ersichtlich, dass es auf der Word-Seite mehrere Absätze gibt, die den Inhalt des Jahres enthalten, z. B. einen Punkt2008Ein anderer Ort erschien2020. Der gesamte Text abschnitt, in dem sich diese Inhalte befinden, ist der Ziel abschnitt, der gemäß den Regeln abgeglichen und verarbeitet werden muss.
Die hier verwendete Matching-Idee lautet: durch reguläre Ausdrücke\ D {4}Um einen Absatz zu finden, der "vier Ziffern" enthält. Mit anderen Worten, solange ein vollständiger Absatz 4 Ziffern enthält, wird er getroffen.
Nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Verarbeitung wird der gesamte Absatz, der ursprünglich das Jahr enthielt, nicht mehr beibehalten, sondern durch den neuen Absatz inhalt ersetztHello. Aus den Ergebnissen ist ersichtlich, dass dies nicht nur das Jahr selbst ersetzt, sondernDer gesamte Absatz, der überein stimmtErsetzen Sie durch den angegebenen neuen Absatz.
Dies ist genau für die Aufgaben der Stapel verarbeitung von Dokumenten geeignet, bei denen "der gesamte Absatz gelöscht und durch einheitlichen Text ersetzt werden muss".
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie die Funktion zum Ersetzen von Word-Stapel absätzen ein
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie nach links einWord-Tools. Wählen Sie in der Liste der Funktionen"Finden und ersetzen Sie vollständige Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern".
Der Zweck dieses Schritts ist es, speziell für einzutretenErsetzen Sie den gesamten Inhalt stapel weise durch Schlüssel wörter oder RegelnDie Funktions seite anstelle der normalen Such substitution auf Zeichen ebene.
Erwartetes Ergebnis: Gehen Sie zur vierstufigen Prozess seite der Funktion und bereiten Sie den Import der zu verarbeiten den Word-Datei vor.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Bleiben Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite beim Schritt "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen". Sie können oben rechts in der Benutzer oberfläche sehen"Dateien hinzufügen"Und"Dateien aus Ordnern importieren".
Wenn Sie nur wenige Dokumente verarbeiten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn Sie Docx-und Doc-Dokumente im gesamten Ordner gleichzeitig verarbeiten möchten, wird empfohlen, direkt "Dateien aus dem Ordner importieren" zu verwenden.
Nach dem Import werden der Dateiname, der Pfad, die Erweiterung, die Uhrzeit und andere Informationen in der Liste angezeigt, um den Umfang der an dieser Verarbeitung beteiligten Dokumente zu bestätigen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, alle Word-Dateien, für die ein einheitlicher Austausch von Absätzen erforderlich ist, gleichzeitig zur Aufgabe hinzuzufügen.
Erwartetes Ergebnis: Das Laden der Dokument liste ist abgeschlossen. Klicken Sie nach Bestätigung auf den Boden“Weiter”.
Schritt 3: Wählen Sie, um Text mit Formel-Unschärfe zu finden
Nach dem Aufrufen von "Verarbeitung optionen festlegen" gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie im Bereich "Suchen" sehen können:
- Text genau finden
- Text mit Formel unschärfe finden
Da das Ziel dieses Artikels darin besteht, Absätze basierend auf regulären Ausdrücken abzustimmen, sollten Sie hier auswählen"Text mit Formel unschärfe finden".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Software dazu zu bringen, den Text gemäß den Regeln abzustimmen, anstatt nach festem Wort inhalt zu suchen.
Erwartetes Ergebnis: Das nachfolgende Eingabefeld wird gemäß der Formel oder der regulären Idee abgeglichen.
Schritt 4: Geben Sie den regulären Ausdruck ein, den Sie suchen müssen
Auf der linken Seite"Liste der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen"Geben Sie den Ausdruck ein, der übereinstimmen soll. Das Beispiel ist ausgefüllt:
\ D {4}
Dieser Ausdruck bedeutet, dass er mit 4 aufeinander folgenden Ziffern überein stimmt. In Kombination mit der Verarbeitung logik dieser Funktion wird sie lokalisiertEnthält den vollständigen Absatz des Textes der Regel.
Solange beispiels weise die Verzeichnis zeile und die Anhang zeile vier Ziffern wie 2008 und 2020 enthalten, wird dies zum Ersetzung sziel.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, der Software mitzuteilen, welche Absätze als "zu ersetzende Absätze" ident ifi ziert werden sollen.
Erwartetes Ergebnis: Das System scannt den Absatz inhalt in jedem Word-Dokument gemäß dieser Regel.
Schritt 5: Geben Sie den Inhalt des neuen Absatzes nach dem Ersetzen ein
Auf der rechten Seite"Liste der ersetzten Schlüssel wörter"Geben Sie neuen Inhalt ein. Das Beispiel ist ausgefüllt:
Hello
Gemäß der Schnitts telle demonstration wird nach Abschluss der Verarbeitung der gesamte ursprünglich übereinstimmende Absatz durch diesen neuen Absatz ersetzt.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, das Ersetzung serge bnis anzugeben, das schließlich in das Word-Dokument geschrieben wird.
Erwartetes Ergebnis: Alle Passagen der Treffer regel werden zum gleichen neuen Absatz inhalt.
Schritt 6: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Klicken Sie nach Abschluss der Such regeln und der Einstellungen zum Ersetzen von Inhalten unten auf der Seite“Weiter”Setzen Sie den nachfolgenden Speicherort fort und starten Sie den Verarbeitung prozess.
Aus dem Prozess oben auf der Benutzer oberfläche geht hervor, dass es folgende gibt:
- Stellen Sie den Speicherort ein
- Beginnen Sie mit der Verarbeitung
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, verarbeitet die Software automatisch alle importierten Word-Dateien.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Batch-Substitution aufgabe formell auszuführen und das verarbeitete Dokument auszugeben.
Erwartetes Ergebnis: Ziel absätze in mehreren Word-, Docx-und Doc-Dateien werden einheitlich ersetzt, ohne dass eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Ersetzen Sie den "gesamten Absatz", nicht nur die passenden Zeichen
Die in diesem Artikel gezeigte Funktion istFinden und ersetzen Sie vollständige Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern. Wenn also in einem Absatz Inhalt angezeigt wird, der dem regulären Ausdruck entspricht, wird der gesamte Absatz ersetzt, anstatt nur die 4 Ziffern zu ersetzen.
Wenn Ihr Ziel nur darin besteht, "2008" in "2024" zu ändern und nicht den gesamten Inhalt zu löschen, sollten Sie zunächst überprüfen, ob Sie für diese Funktion geeignet sind.
2. Reguläre Ausdrücke müssen zuerst in einem kleinen Bereich überprüft werden
Wie\ D {4}Ein solcher Ausdruck hat einen relativ großen Übereinstimmung bereich und kann getroffen werden, solange vier Ziffern im Absatz erscheinen. Im tatsächlichen Büro wird empfohlen, eine kleine Anzahl von Beispiel dokumenten zum Testen zu verwenden, um sicher zustellen, dass der Bereich des getroffenen Absatzes den Erwartungen entspricht, und dann die offiziellen Dokumente stapel weise zu verarbeiten.
3. Achten Sie darauf, ob zwischen Groß-und Kleinschreibung unterschieden werden soll
In der Benutzer oberfläche gibt es die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren". Wenn Ihre Matching-Regel englische Wörter umfasst, können Sie entscheiden, ob Sie sie entsprechend den tatsächlichen Anforderungen aktivieren möchten. Wenn Sie einen rein numerischen Ausdruck verarbeiten, hat dieser Artikel normaler weise nur geringe Auswirkungen.
4. Es wird empfohlen, die Original datei sicherung vor der Stapel verarbeitung beizu behalten
Obwohl Office-Software die Effizienz der Stapel verarbeitung erheblich verbessern kann, wird empfohlen, die Quelldateien im Voraus zu sichern, wenn viele Änderungen des Dokument inhalts vorgenommen werden, insbesondere wenn komplexe Regeln zum ersten Mal verwendet werden.
5. Geeignet für die einheitliche Regel verarbeitung, nicht für eine personal isierte Änderung
Wenn die Substitution logik für jedes Word-Dokument unterschied lich ist, verringert sich der Vorteil der Stapel verarbeitung. Diese Funktion eignet sich besser für standard isierte Szenarien, in denen "die gleiche Regel viele Dateien verarbeitet".
Zusammenfassung
Für die Anforderung, "viele Absätze, die einem regulären Ausdruck in Word entsprechen, stapel weise durch neue Absätze zu ersetzen", ist die manuelle Verarbeitung häufig am zeit aufwändig sten, insbesondere wenn die Anzahl der Dokumente groß ist, das Format ähnlich ist und die Änderungs regeln einheitlich sind. Office-Software schließt den Automatisierung vorgang ab.
Durch HeSoft Doc Batch Tool In"Finden und ersetzen Sie vollständige Absätze in Word basierend auf Schlüssel wörtern"Funktion können Sie zuerst Word-, Docx-und Doc-Dateien stapel weise importieren und dann auswählenText mit Formel unschärfe finden, Geben Sie den regulären Ausdruck und den neuen Absatz inhalt ein und schließen Sie die Verarbeitung auf einmal ab.
Wenn Sie häufig auf sich wiederholende Dokument arbeiten wie Vorlagen aktualisierung, System revision, Berichts sortierung und Stapel ersetzung von Absätzen stoßen, wird empfohlen, diese Stapel verarbeitung methode direkt zu verwenden, um einen festen Prozess zu erstellen. Nehmen Sie zuerst einige Beispiel dokumente, um die Regeln zu testen, und bestätigen Sie den Effekt, bevor Sie alle Dokumente verarbeiten, wodurch die Effizienz sicherer verbessert und Doppel arbeit reduziert werden kann.