Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Konvertieren Sie mehrere Excel-Tabellen dateien in das XPS-Format. Es eignet sich für Office-Szenen, die eine einheitliche Archivierung, ein festes Layout und das Senden von Dateien erfordern, die nicht einfach bearbeitet werden können. Der Artikel kombiniert die Schritte der Softwares chnitt stelle, um den gesamten Prozess von der Auswahl der Funktion "Excel in XPS konvertieren", dem Hinzufügen von xlsx-Dateien, dem Festlegen des Seiten anzeige modus, dem Auswählen des Speicherorts bis zum Beginn der Verarbeitung zu erläutern. So können Benutzer die wiederholten Vorgänge beim Öffnen von Excel-Speichern als XPS nacheinander reduzieren.
Wenn Sie im täglichen Büro mehrere Excel-Tabellen in das XPS-Format konvertieren müssen, ist es nicht nur zeit aufwändig, die Dateien einzeln zu öffnen und als XPS zu speichern, sondern es ist auch leicht, die Dateien zu übersehen. Insbesondere wenn Dokumente wie Abschlüsse, statistische Hauptbücher, Projekt listen, Daten übersicht stabelle usw. in einem festen Layout archiviert oder extern gesendet werden müssen, ist die Stapel verarbeitung effizienter. In diesem Artikel wird die Verwendung von Office-Software vorgestellt." HeSoft Doc Batch Tool ", Konvertieren Sie mehrere Excel-Tabellen dateien gleichzeitig in das XPS-Format, das für die Massen konvertierungs anforderungen von. xlsx und anderen Excel-Dateien geeignet ist.
Anwendbares Szenario: Wann müssen Sie Excel in XPS konvertieren?
Excel zu XPS ist in Office-Szenen üblich, in denen ein festes Dokument layout erforderlich ist, der Inhalt nach Belieben reduziert und eine einheitliche Archivierung bequem ist. Beispiels weise muss die Abteilung am Ende des Monats mehrere Excel-Berichte in einem festen Format speichern, das Verwaltungs-oder Finanz personal muss die Formular datei in einer einheitlichen XPS-Datei organisieren, und wenn die Projekt daten bereit gestellt werden, müssen mehrere xlsx-Tabellen in ein Format konvertiert werden, das leicht anzuzeigen und aufzu bewahren ist.
Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, ist eine manuelle Konvertierung akzeptabel. Wenn die Datei jedoch Dutzende oder mehr erreicht, kann die Verwendung von Batch-Verarbeitung stools Doppel vorgänge erheblich reduzieren. HeSoft Doc Batch Tool Die Position ierung ist die Stapel verarbeitung von Office-Dateien. Durch prozess basierte Vorgänge können Benutzer mehrere Dateien gleichzeitig importieren, die Konvertierungs optionen einheitlich festlegen und die Ergebnisse zentral ausgeben.
Effekt vorschau: Excel-Datei vor der Verarbeitung, XPS-Datei nach der Verarbeitung
Aus dem Beispiel effekt geht hervor, dass der Ordner vor der Verarbeitung mehrere Excel-Tabellen dateien enthält, z.
- 01.xlsx
- 02.xlsx
- 03.xlsx
- 04.xlsx
- 05.xlsx
Wenn die Stapel konvertierung abgeschlossen ist, erhalten Sie die entsprechende XPS-Datei, z.
- 01.xps
- 02.xps
- 03.xps
- 04.xps
- 05.xps
Mit anderen Worten, die Software generiert die entsprechenden Dateien im XPS-Format nacheinander gemäß den Original-Excel-Dateien, damit Benutzer sie später anzeigen, verteilen oder archivieren können.
Schritt 1: Geben Sie das Excel-Tool ein und wählen Sie "Excel in XPS konvertieren".
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie "Excel-Tools" in der Funktions kategorie links. In der Benutzer oberfläche werden mehrere Excel-bezogene Stapel verarbeitung funktionen angezeigt, z. B. Excel in JPG-Bilder, Excel in Word, Excel in PDF usw.
Suchen Sie in der Liste der Funktionen und klicken Sie auf "Excel in XPS konvertieren". Die Funktions beschreibung lautet "Konvertieren von Excel-Dateien im Stapel in das XPS-Format" und entspricht den Anforderungen an die Stapel konvertierung, die in diesem Artikel angegangen werden sollen. Nach dem Aufrufen dieser Funktion führt die Software die schrittweise Verarbeitung sober fläche ein. Oben sehen Sie, dass der Vorgang "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen", "Verarbeitung optionen festlegen", "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" lautet.
Schritt 2: Excel-Dateien hinzufügen, die konvertiert werden müssen
Nachdem Sie die Funktion "Excel in XPS konvertieren" eingegeben haben, müssen Sie zunächst die Excel-Datei auswählen, mit der Sie arbeiten möchten. Oben rechts in der Benutzer oberfläche befinden sich zwei häufig verwendete Eingänge: "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren".
- Wenn Sie nur einen Teil der Excel-Datei auswählen müssen, können Sie auf "Datei hinzufügen" klicken, um die zu konvertieren den Dateien manuell auszuwählen.
- Wenn alle zu konvertieren den Excel-Tabellen in einem Ordner sortiert wurden, können Sie auf "Dateien aus dem Ordner importieren" klicken, um die Dateien im Ordner gleichzeitig zu importieren.
Nachdem die Datei hinzugefügt wurde, werden Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit in der Liste angezeigt. Im Beispiel wurden insgesamt 5 Dateien importiert: 01.xlsx, 02.xlsx, 03.xlsx, 04.xlsx, 05.xlsx. Benutzer können anhand der Liste überprüfen, ob die Datei korrekt ist, und vermeiden, dass Tabellen, die nicht konvertiert werden müssen, zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Wenn Sie eine fehlerhafte Datei importiert haben, können Sie sie mit dem Lösch symbol auf der rechten Seite jeder Zeile entfernen. Wenn Sie sie erneut auswählen müssen, können Sie auch die aktuelle Liste mit der Schaltfläche "Leeren" löschen. Oben in der Liste stehen auch Vorgänge wie "Filtern" und "Sortieren" zur Verfügung, mit denen Sie viele Dateien organisieren können. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter".
Schritt 3: Legen Sie die Seiten anzeige von Excel zu XPS fest
Nachdem Sie den zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, können Sie konfigurieren, wie die Seite beim Konvertieren in XPS angezeigt wird. Die folgenden Optionen sind im Screenshot verfügbar:
- Vorbehalt lich der Excel-Layout einstellungen: Konvertieren Sie gemäß den Seiten layout einstellungen in der ursprünglichen Excel-Datei, die für Dateien geeignet ist, die den Druckbereich, die Papier richtung, den Paging und andere Inhalte in Excel festgelegt haben.
- Jedes Arbeits formular hat eine einzige Seite: Es eignet sich für Szenarien, in denen die Seite gemäß einem Arbeitsblatt ausgegeben werden soll, damit verschiedene Sheets klar unterschieden werden können.
- Stellen Sie sicher, dass sich alle Spalten auf derselben Seite befinden: Geeignet für Tabellen mit einer großen Anzahl von Spalten. Achten Sie beim Konvertieren stärker auf den Inhalt der horizontalen Spalte und versuchen Sie, ihn auf derselben Seite anzuzeigen.
Die Option "Zellen zeilen höhe automatisch anpassen" ist auch in der Benutzer oberfläche verfügbar. Nach dem Öffnen passt die Software die Zeilen höhe während des Konvertierungs vorgangs entsprechend dem Inhalt der Tabelle an, was für Tabellen mit mehr Inhalt geeignet ist und unvollständige Tabellen vermieden werden müssen. Benutzer können entscheiden, ob sie gemäß den Anforderungen für den Satz des Formulars aktiviert werden möchten.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie auswählen sollen, können Sie normaler weise zuerst "Excel-Layout einstellungen" verwenden, um dem Layout der ursprünglichen Excel-Datei näher zu kommen. Wenn die Einstellungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort der XPS-Datei fest
Der dritte Schritt ist "Speicherort festlegen". Befolgen Sie in diesem Schritt die Anweisungen der Software oberfläche, um das Ausgabe verzeichnis der konvertierten XPS-Datei auszuwählen. Es wird empfohlen, einen separaten Ordner zum Speichern der Ergebnisse auszuwählen, z. B. "Excel zu XPS-Ausgabe" oder "XPS-Archiv datei", um zu vermeiden, dass die konvertierte Datei mit der ursprünglichen Excel-Datei vermischt wird.
Der Zweck des Feststellens des Speicherorts besteht darin, der Software mitzuteilen, wo die stapel generierten. xps-Dateien gespeichert werden sollen. Bei Batch-Konvertierungs aufgaben ist die Voraus planung des Ausgabe verzeichnisses auch praktisch, um die Konvertierungs ergebnisse zu überprüfen, zu verpacken und zu senden oder einheitlich zu archivieren.
Schritt 5: Starten Sie die Stapel verarbeitung und überprüfen Sie die Ergebnisse
Nachdem Sie die Einstellungen für den Speicherort abgeschlossen haben, gehen Sie zum Schritt "Verarbeitung starten". Starten Sie die Konvertierungs aufgabe, nachdem Sie bestätigt haben, dass die Anzahl der zu verarbeiten den Dateien, die Verarbeitung optionen und der Speicher pfad korrekt sind. Die Software verarbeitet die Excel-Dateien nacheinander in der Liste und generiert die entsprechende XPS-Datei.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabe ordner, um ihn zu überprüfen. Unter normalen Umständen werden mit den Original dateien 01.xlsx, 02.xlsx, 03.xlsx und anderen Original dateien 01.xps, 02.xps, 03.xps und andere Ergebnis dateien generiert. Es wird empfohlen, sich darauf zu konzentrieren, zu überprüfen, ob die Anzahl der Dateien konsistent ist, ob der Dateiname entspricht und ob das Layout nach dem Öffnen den Erwartungen entspricht.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Müssen Sie Ihre Excel-Dateien vor der Konvertierung organisieren?
Es wird empfohlen, die zu konvertierte Excel-Tabelle im selben Ordner abzulegen und die Benennung der Datei klar zu halten, z. B. nach Seriennummer, Datum oder Projektname. Dies ist bequemer, wenn Sie "Dateien aus Ordnern importieren" verwenden, und es ist auch praktisch, XPS-Dateien nach der Konvertierung zu überprüfen.
2. Wie wähle ich die Seiten anzeige aus?
Wenn die Excel-Datei selbst das Druck layout festgelegt hat, wählen Sie zuerst "Excel-Layout einstellungen". Wenn Sie möchten, dass jedes Arbeitsblatt unabhängig dargestellt wird, können Sie "Eine Seite pro Arbeits formular" auswählen. Wenn es viele Tabellen spalten gibt und Sie befürchten, dass der horizontale Inhalt nach der Konvertierung zerlegt wird, können Sie versuchen, "Priorität zu haben, um sicher zustellen, dass sich alle Spalten auf derselben Seite befinden".
3. Warum die XPS-Datei nach der Konvertierung überprüfen?
Der Anzeige effekt der Excel-Tabelle hängt von der Spalten breite, Zeilen höhe, Paginierung und dem Arbeitsblatt layout in der Original datei ab. Nach Abschluss der Stapel konvertierung wird empfohlen, mehrere Ergebnis dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um sicher zustellen, dass der Inhalt vollständig ist und das Seiten layout den Anforderungen entspricht, insbesondere die Dokumente, die für die offizielle Archivierung oder den externen Versand verwendet werden.
4. Wie kann die Effizienz verbessert werden, wenn viele Dateien vorhanden sind?
Sie können zuerst die Original-Excel-Dateien nach Ordner organisieren und sie dann stapel weise mit "Dateien aus Ordnern importieren" hinzufügen. Überprüfen Sie nach dem Import den Namen und den Pfad über die Liste und verwenden Sie bei Bedarf "Filtern" und "Sortieren", um die Überprüfung zu unterstützen. Dies ist stabiler und zeitsparender als das Öffnen von Excel nacheinander und das manuelle Speichern als XPS.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie wiederholte Vorgänge von Excel zu XPS mit einem Stapel verarbeitung werkzeug
Das Batch-Konvertieren von Excel-Tabellen dateien in das XPS-Format dient im Wesentlichen dazu, den wiederholten Vorgang "Datei öffnen, Format festlegen, unter speichern" an die Office-Software zu übergeben, um ihn zu vervollständigen. Durch HeSoft Doc Batch Tool Der Benutzer muss nur die Funktion "Excel in XPS konvertieren" auswählen, Excel-Dateien wie. xlsx importieren, die Seiten anzeige methode und den Speicherort festlegen und die entsprechende XPS-Datei zentral generieren.
Für Büro angestellte, die häufig Berichte, Hauptbücher, Listen und archivierte Daten verarbeiten, kann diese Art der Batch-Konvertierungs funktion erheblich Zeit sparen und Auslassungen und Fehl bedienungen reduzieren. Es wird empfohlen, die Dateien zuerst im selben Verzeichnis zu organisieren, wenn Sie das nächste Mal Excel in XPS stapel weise konvertieren müssen, und dann die Konvertierung gemäß den Schritten in diesem Artikel abzuschließen, um die allgemeine Büro effizienz zu verbessern.