Stapelweises Löschen von Inhalten rechts vom angegebenen Text im Ordnernamen: Umbenennungsmethode unter Beibehaltung des Markierungsworts

Wenn eine große Anzahl von Ordnernamen ein festes Kennzeichnungswort enthält und sich rechts neben dem Kennzeichnungswort noch nicht mehr benötigte Statussuffixe wie Final, Release, Archive, Done usw. befinden, ist das einzelne Umbenennen sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Dieser Artikel verwendet END als Beispiel und beschreibt, wie Sie mit der Funktion „Text aus Ordnernamen entfernen“ von HeSoft Doc Batch Tool den gesamten Inhalt rechts von einem angegebenen Text in großer Menge löschen können, während das Kennzeichnungswort selbst erhalten bleibt. Außerdem werden das Hinzufügen von Ordnern, das Festlegen von Regeln, das Überprüfen der Ergebnisse sowie Methoden zur Vermeidung von Namenskonflikten erläutert.

Bei der Projektarchivierung, Datenübergabe, Versionsbereinigung von Designs oder der Bereinigung von Geschäftsordnern stößt man häufig auf eine Reihe von Ordnernamen mit ähnlicher Struktur, aber unterschiedlichen Endteilen. Die Ordner heißen beispielsweise Backup_START_tempFiles_END_Final, Build_START_debugInfo_END_Release oder Client_START_2024Draft_END_Archive. Diese Namen enthalten alle den festen Text „END“, rechts davon stehen jedoch noch Statusangaben wie Final, Release, Archive, Approved, Paid oder Done.

Wenn die Archivierungsvorgabe verlangt, dass Namen einheitlich auf „END“ enden, ist das manuelle Löschen der rechten Suffixe nicht nur mit viel Wiederholungsarbeit verbunden, sondern kann auch zu fehlenden Zeichen, versehentlich gelöschten Markierungswörtern oder übersehenen Ordnern führen. Für dieses Szenario können Sie die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool verwenden, mehrere Ordner auf einmal hinzufügen und über die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ sämtliche Inhalte rechts von einem bestimmten Text entfernen. Dieser Artikel erklärt anhand von Screenshots, wie Sie „END“ beibehalten und die Zeichen rechts davon löschen.

1. Anwendbare Szenarien: Welche Ordnernamen lassen sich so bearbeiten

Diese Art der Stapelumbenennung eignet sich für Ordner, deren Namen eine einheitliche Trennmarkierung enthalten und bei denen alle Inhalte rechts von der Markierung gelöscht werden sollen. Häufige Anwendungsfälle sind:

• Projektarchivierung: Entfernen von Endzusätzen wie Draft, Final, Archive oder Done am Ende von Ordnernamen.
• Versionsbereinigung von Designs: Beibehalten des Hauptnamens und der einheitlichen Abschlussmarkierung sowie Entfernen von Prüfstatusangaben wie Approved oder Edited.
• Vereinheitlichung von Abteilungsunterlagen: Stapelweises Entfernen von Personen-, Abteilungs- oder Umlaufstatus-Suffixen aus Ordnernamen.
• Bereinigung von Stapelverzeichnissen: Löschen aller Zeichen rechts von einem festen Schlüsselwort, unabhängig von deren Länge.
• Umbenennung historischer Verzeichnisse: Wenn sich die rechten Suffixe unterscheiden, muss nicht jede Variante des zu löschenden Texts einzeln eingegeben werden.

Zu beachten ist, dass hier Ordnernamen bearbeitet werden. Es werden weder Dateien in den Ordnern noch die Ordner selbst gelöscht. Die Software führt lediglich eine Stapelumbenennung durch. Vorhandene Word-, docx-, doc-, Excel-, xlsx-, PDF- und Bilddateien in den Verzeichnissen werden durch die Namensregel nicht verändert.

2. Vorschau: Was ändert sich vor und nach der Bearbeitung

1. Vorher: unterschiedliche Suffixe rechts von END

Die zehn Ordner im folgenden Bild haben eine ähnliche Namensstruktur, aber unterschiedliche Inhalte rechts von „END“, darunter Final, Release, Archive, Clean, Approved, Paid, Public, Edited, Report und Done.

Einige Beispiele:

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Design_START_oldVersion_END_Approved
• Task_START_removeThis_END_Done

Ziel ist es hier nicht, den gesamten Teil „END“ zu löschen, sondern „END“ als Positionierungstext zu verwenden und nur die Inhalte rechts davon zu entfernen. Achten Sie daher bei der Einrichtung besonders auf den Schalter „Diesen Text einschließen“.

2. Nachher: Namen enden einheitlich auf END

Nach der Bearbeitung werden Suffixe wie Final, Release und Archive gelöscht, während der Positionierungstext „END“ erhalten bleibt. Dadurch werden die Ordnernamen einheitlich und übersichtlich.

Die entsprechenden Änderungen:

• Backup_START_tempFiles_END_Final → Backup_START_tempFiles_END
• Build_START_debugInfo_END_Release → Build_START_debugInfo_END
• Client_START_2024Draft_END_Archive → Client_START_2024Draft_END
• Task_START_removeThis_END_Done → Task_START_removeThis_END

Der Vorteil dieser Regel liegt darin, dass die rechten Inhalte unabhängig davon, ob es sich um ein einzelnes Wort, mehrere Zeichen oder unterschiedliche Längen handelt, über einen einheitlichen Positionierungstext stapelweise bearbeitet werden können. Es muss nicht für jedes Suffix eine eigene Umbenennungsregel erstellt werden.

3. Vorgehensweise: Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text stapelweise löschen

Schritt 1: Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie Ordnernamen. Suchen Sie auf der zugehörigen Werkzeugseite die Option Text aus Ordnernamen löschen und klicken Sie darauf.

Ziel dieser Funktion ist es, eine einheitliche Löschregel auf die Namen mehrerer Ordner anzuwenden. Sie eignet sich zum Löschen von Zahlen, Leerzeichen, Inhalten an bestimmten Positionen sowie – wie in diesem Beispiel benötigt – „allen Inhalten rechts von einem bestimmten Text“. Wenn Sie beliebige Suffixe rechts von einer festen Markierung entfernen möchten, sollten Sie nicht die gewöhnliche Suchen-und-Ersetzen-Funktion wählen, da sich damit meist nur bekannte Zeichenfolgen löschen lassen und nicht alle unterschiedlichen Suffixe abgedeckt werden können.

Schritt 2: Umzubenennende Ordner stapelweise hinzufügen

Nach dem Öffnen der Funktion befinden Sie sich zunächst im Abschnitt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf Ordner hinzufügen, um die zu bearbeitenden Verzeichnisse in die Liste aufzunehmen. Im Screenshot wurden bereits zehn Ordner hinzugefügt; die Tabelle zeigt Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Prüfen Sie nach dem Hinzufügen Folgendes:

1. Stellen Sie sicher, dass die Ordner in der Liste tatsächlich zum Umbenennungsumfang gehören.
2. Prüfen Sie die Spalte „Name“, um zu bestätigen, dass jeder Name den Positionierungstext enthält, z. B. „END“.
3. Kontrollieren Sie die Spalte „Pfad“, um Verzeichnisse mit ähnlichem Namen, aber anderem Zweck nicht versehentlich in die Aufgabe aufzunehmen.
4. Falls ein Ordner versehentlich hinzugefügt wurde, können Sie ihn über das Löschsymbol im Bereich „Aktion“ der jeweiligen Zeile aus der Aufgabenliste entfernen.

Am unteren Rand der Liste wird die Datensatzanzahl mit 10 angezeigt, das heißt, es werden zehn Ordner nach derselben Regel verarbeitet. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Schritt 3: „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ auswählen

Wählen Sie im Abschnitt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ unter „Aktionstyp“ die Option Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text. Diese Option bedeutet: Die Software sucht zuerst den angegebenen Text im Ordnernamen und löscht dann alle Zeichen rechts davon.

Geben Sie im Eingabefeld „Text“ den Positionierungstext ein. In diesem Beispiel wird END eingegeben. Nach dieser Einstellung verarbeitet die Software die Ordnernamen in der Liste nach der Logik „END finden – alle Inhalte rechts davon löschen“.

Der Schalter Diesen Text einschließen ist im Screenshot deaktiviert. Daher wird nur der Inhalt rechts von END gelöscht, während END selbst erhalten bleibt. Das heißt, aus Project_START_alpha_END_Report wird Project_START_alpha_END und nicht Project_START_alpha_.

Dies ist der wichtigste Schritt der gesamten Aktion. Wenn die tatsächliche Anforderung darin besteht, den Positionierungstext mitzulöschen, weicht die Regel vom Beispiel in diesem Artikel ab. Wenn die Markierung erhalten bleiben soll, lassen Sie den Schalter „Diesen Text einschließen“ wie im Screenshot deaktiviert.

Schritt 4: Weitere Einstellungen vornehmen und Verarbeitung starten

Klicken Sie nach dem Festlegen von Aktionstyp, Text und Schalter auf Weiter. Anhand der Fortschrittsanzeige oben auf der Seite folgen danach die Abschnitte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Nehmen Sie die Speichereinstellungen entsprechend den Hinweisen vor, prüfen Sie vor der endgültigen Ausführung noch einmal die zu verarbeitenden Objekte und die Regel, und wechseln Sie dann in den Abschnitt zum Starten der Verarbeitung.

Nach Abschluss der Verarbeitung empfiehlt es sich, das Ergebnis sofort im Datei-Explorer zu prüfen. Achten Sie dabei besonders auf drei Punkte: Erstens, ob END erhalten geblieben ist; zweitens, ob alle Suffixe rechts von END gelöscht wurden; drittens, ob sich die Dateien in den Ordnern weiterhin normal öffnen lassen. Bei einer großen Anzahl von Verzeichnissen können Sie zunächst eine kleine Stichprobe testen und die Regel erst nach erfolgreicher Prüfung auf den gesamten Umfang anwenden.

4. Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum muss der Positionierungstext vollständig und exakt eingegeben werden

Die Stapelregel bestimmt die Löschposition anhand des eingegebenen Texts. Wenn im tatsächlichen Namen „END“ verwendet wird, sollte dieser genau so eingegeben werden. Wenn in den Ordnern unterschiedliche Schreibweisen wie End, end oder END_ vorkommen, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass diese zum gleichen Ergebnis führen. Es ist besser, zuerst das Namensformat zu prüfen oder die unterschiedlichen Schreibweisen getrennt zu verarbeiten.

2. Sollte „Diesen Text einschließen“ aktiviert oder deaktiviert sein?

Wenn END im Ergebnis erhalten bleiben soll, lassen Sie den Schalter deaktiviert. Wenn das Geschäftsziel ein anderes ist und END mitgelöscht werden soll, passen Sie die Option entsprechend an und testen Sie dies zuerst an einer Stichprobe. Der Screenshot in diesem Artikel zeigt die Variante, bei der der Positionierungstext erhalten bleibt und nur die Inhalte rechts davon gelöscht werden.

3. Was tun, wenn in Ordnernamen kein END enthalten ist?

Bei Namen ohne Positionierungstext lässt sich der Löschbeginn nicht anhand der Regel „rechts von END“ bestimmen. Prüfen Sie daher vor dem Hinzufügen die Liste und entfernen Sie Verzeichnisse, die nicht der Namensstruktur entsprechen, aus diesem Stapel, damit Ordner mit unterschiedlichen Regeln nicht vermischt werden.

4. Können nach der Stapelumbenennung doppelte Namen entstehen?

Das ist möglich. Wenn im selben Pfad beispielsweise sowohl „Project_END_Draft“ als auch „Project_END_Final“ vorhanden sind, können beide nach dem Löschen der Inhalte rechts von END zu „Project_END“ werden. Prüfen Sie daher vor der Ausführung, ob im selben übergeordneten Verzeichnis die Gefahr doppelter Namen besteht. Bei Bedarf können Sie die Ordner in mehreren Durchgängen bearbeiten oder zuerst den Hauptnamen anpassen, um eindeutige Ergebnisse sicherzustellen.

5. Warum wird eine Sicherung oder ein Test mit kleiner Stichprobe empfohlen?

Die Effizienz der Stapelverarbeitung ergibt sich aus der einmaligen Anwendung einer einheitlichen Regel. Eine fehlerhafte Regel kann jedoch auch mehrere Namen gleichzeitig beeinträchtigen. Für offizielle Projekte, Kundendaten oder langfristig archivierte Verzeichnisse sollten Sie zuerst eine Sicherung erstellen und zwei oder drei Kopien als Test verwenden. Verarbeiten Sie alle Ordner erst, wenn Positionierungstext, Schalterstatus und Ergebnisse vollständig den Erwartungen entsprechen.

6. Wird das Trennzeichen automatisch gelöscht?

In diesem Beispiel werden alle Inhalte rechts von END gelöscht, während die ursprüngliche Struktur links von END erhalten bleibt. Ob Unterstriche, Bindestriche oder Leerzeichen übrig bleiben, hängt davon ab, auf welcher Seite des Positionierungstexts sich das Trennzeichen befindet. Beurteilen Sie daher die Einstellung des Positionierungstexts anhand des gewünschten Endergebnisses und achten Sie nicht nur auf das Wort selbst.

5. Zusammenfassung

Um stapelweise alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text in vielen Ordnernamen zu löschen, lässt sich der Kernablauf so zusammenfassen: Öffnen Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Kategorie „Ordnernamen“, wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“, fügen Sie die Zielordner stapelweise hinzu, wählen Sie „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“, geben Sie den Positionierungstext END ein, deaktivieren Sie „Diesen Text einschließen“, wenn END erhalten bleiben soll, und schließen Sie anschließend die Einrichtung ab und starten Sie die Verarbeitung.

Im Vergleich zum einzelnen Öffnen des Umbenennungsfelds, manuellen Auswählen des Suffixes und anschließendem Löschen reduziert diese Stapelverarbeitung wiederkehrende Arbeit erheblich. Sie eignet sich besonders für Dutzende oder Hunderte von Projektverzeichnissen mit einheitlicher Struktur. Prüfen Sie in der Praxis zuerst die Namensregeln und das Risiko doppelter Namen und testen Sie die Regel an wenigen Ordnern. Sobald das Ergebnis korrekt ist, können Sie die einheitliche Regel auf die gesamte Verzeichnisliste anwenden.