Cet article présente comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir plusieurs fichiers Excel au format XPS par lots. Cela convient aux scénarios bureautiques nécessitant un archivage unifié, une mise en page fixe ou l'envoi de fichiers difficiles à modifier. L'article combine les étapes de l'interface du logiciel pour expliquer le processus complet, depuis la sélection de la fonction « Convertir Excel en XPS », l'ajout de fichiers xlsx, le paramétrage du mode d'affichage des pages, le choix de l'emplacement de sauvegarde jusqu'au début du traitement, aidant ainsi les utilisateurs à réduire les opérations répétitives d'ouverture individuelle d'Excel pour enregistrer sous XPS.
Dans le travail quotidien, si vous devez convertir plusieurs tableaux Excel au format XPS, ouvrir chaque fichier et l’enregistrer sous XPS prend non seulement du temps, mais il est aussi facile d’oublier des fichiers. Surtout lorsque des documents tels que des états financiers, des registres statistiques, des listes de projets ou des tableaux récapitulatifs de données doivent être archivés dans un format fixe ou envoyés à l’extérieur, le traitement par lots est plus efficace. Cet article explique comment utiliser le logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool » pour convertir plusieurs fichiers Excel au format XPS en une seule fois, ce qui convient aux besoins de conversion par lots de fichiers Excel .xlsx.
Scénarios applicables : quand faut-il convertir Excel en XPS par lots ?
La conversion d’Excel en XPS est courante dans les scénarios de bureau où il est nécessaire de fixer la mise en page du document, de réduire les modifications intempestives du contenu et de faciliter un archivage uniformisé. Par exemple, à la fin du mois, un service doit enregistrer plusieurs états Excel dans un format fixe ; le personnel administratif ou financier doit organiser des tableaux en fichiers XPS uniformisés ; lors de la livraison de documents de projet, plusieurs tableaux xlsx doivent être convertis dans un format facile à consulter et à conserver.
Si le nombre de fichiers est faible, la conversion manuelle est encore acceptable ; mais lorsque les fichiers se comptent par dizaines, voire plus, l’utilisation d’un outil de traitement par lots peut réduire considérablement les opérations répétitives. Le positionnement de HeSoft Doc Batch Tool est le traitement par lots de fichiers bureautiques, permettant aux utilisateurs d’importer plusieurs fichiers en une fois, de définir uniformément les options de conversion et de centraliser la sortie des résultats via des opérations organisées.
Aperçu du résultat : avant traitement, ce sont des fichiers Excel, après traitement, des fichiers XPS sont générés
D’après l’exemple illustré, avant traitement, le dossier contient plusieurs fichiers Excel, par exemple :
- 01.xlsx
- 02.xlsx
- 03.xlsx
- 04.xlsx
- 05.xlsx
Une fois la conversion par lots terminée, les fichiers XPS correspondants sont obtenus, par exemple :
- 01.xps
- 02.xps
- 03.xps
- 04.xps
- 05.xps
Autrement dit, le logiciel génère un fichier XPS correspondant pour chaque fichier Excel d’origine, ce qui facilite la consultation, la distribution ou l’archivage ultérieurs.
Étape 1 : accéder à l’outil Excel et sélectionner « Convertir Excel en XPS »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Outils Excel » dans la classification des fonctions à gauche. L’interface affiche plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Excel, telles que la conversion d’Excel en images JPG, d’Excel en Word, d’Excel en PDF, etc.
Dans la liste des fonctions, trouvez et cliquez sur « Convertir Excel en XPS ». Cette fonction est décrite comme permettant de « convertir par lots des fichiers Excel au format XPS », ce qui correspond à la demande de conversion par lots abordée dans cet article. Après avoir accédé à cette fonction, le logiciel passe à une interface de traitement par étapes, où la barre supérieure affiche la séquence suivante : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l’emplacement d’enregistrement », « Démarrer le traitement ».
Étape 2 : ajouter les fichiers Excel à convertir
Après être entré dans la fonction « Convertir Excel en XPS », il faut d’abord sélectionner les fichiers Excel à traiter. Le côté supérieur droit de l’interface propose deux entrées courantes : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ».
- S’il suffit de sélectionner quelques fichiers Excel, cliquez sur « Ajouter des fichiers » et choisissez manuellement les fichiers à convertir.
- Si tous les tableaux Excel à convertir sont déjà organisés dans un dossier, cliquez sur « Importer des fichiers depuis un dossier » pour importer en une fois les fichiers de ce dossier.
Une fois les fichiers ajoutés, la liste affiche le numéro d’ordre, le nom, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification, etc. Dans l’exemple, 5 fichiers ont été importés : 01.xlsx, 02.xlsx, 03.xlsx, 04.xlsx, 05.xlsx. L’utilisateur peut vérifier dans la liste si les fichiers sont corrects afin d’éviter d’inclure dans la tâche des tableaux qui n’ont pas besoin d’être convertis.
Si un fichier erroné a été importé, utilisez l’icône de suppression à droite de chaque ligne pour le retirer ; si une nouvelle sélection est nécessaire, utilisez le bouton « Effacer » pour vider la liste actuelle. Au-dessus de la liste, des opérations telles que « Filtrer » et « Trier » sont également disponibles pour faciliter l’organisation lorsqu’il y a beaucoup de fichiers. Après avoir confirmé que les fichiers sont corrects, cliquez sur « Étape suivante » en bas.
Étape 3 : définir le mode d’affichage de la page pour la conversion Excel en XPS
Après être passé à la deuxième étape « Définir les options de traitement », vous pouvez configurer le mode d’affichage des pages lors de la conversion en XPS. La capture d’écran propose les options suivantes :
- Respecter la mise en page Excel : effectue la conversion en fonction des paramètres de mise en page définis dans le fichier Excel d’origine, ce qui convient aux fichiers dont la zone d’impression, l’orientation du papier, les sauts de page, etc., ont déjà été définis dans Excel.
- Une page par feuille de calcul : convient aux scénarios où l’on souhaite une sortie paginée par feuille, facilitant une distinction claire entre les différentes feuilles.
- Privilégier toutes les colonnes sur la même page : convient aux tableaux comportant de nombreuses colonnes, l’accent étant mis sur la présentation du contenu horizontal des colonnes, si possible, sur une même page.
L’interface propose également l’option « Ajuster automatiquement la hauteur des lignes des cellules ». Lorsqu’elle est activée, le logiciel ajuste la hauteur des lignes en fonction du contenu du tableau pendant la conversion, ce qui convient aux tableaux dont le contenu est dense et risquant un affichage incomplet. L’utilisateur peut décider de l’activer ou non en fonction des besoins de mise en page du tableau.
En cas d’hésitation, on peut généralement commencer par utiliser « Respecter la mise en page Excel », car cela se rapproche davantage de la présentation du fichier Excel d’origine. Une fois les paramètres définis, cliquez sur « Étape suivante ».
Étape 4 : définir l’emplacement d’enregistrement des fichiers XPS
La troisième étape consiste à « Définir l’emplacement d’enregistrement ». À cette étape, suivez les indications de l’interface du logiciel pour sélectionner le dossier de sortie des fichiers XPS convertis. Il est conseillé de choisir un dossier distinct pour enregistrer les résultats, tel que « Sortie conversion Excel en XPS » ou « Fichiers archivés XPS », afin d’éviter de mélanger les fichiers convertis avec les fichiers Excel d’origine.
Le but de la définition de l’emplacement d’enregistrement est d’indiquer au logiciel où les fichiers .xps générés par lots doivent être stockés. Pour les tâches de conversion par lots, planifier à l’avance le répertoire de sortie facilite également la vérification ultérieure des résultats de conversion, leur mise en paquet pour envoi ou leur archivage unifié.
Étape 5 : démarrer le traitement par lots et vérifier les résultats
Après avoir terminé le paramétrage de l’emplacement d’enregistrement, passez à l’étape « Démarrer le traitement ». Après avoir confirmé que le nombre de fichiers à traiter, les options de traitement et le chemin d’enregistrement sont corrects, lancez la tâche de conversion. Le logiciel traite les fichiers Excel un par un, conformément à la liste, et génère les fichiers XPS correspondants.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie pour vérification. Normalement, les fichiers originaux 01.xlsx, 02.xlsx, 03.xlsx, etc., génèrent respectivement les fichiers résultats 01.xps, 02.xps, 03.xps, etc. Il est recommandé de vérifier en priorité que le nombre de fichiers est cohérent, que les noms de fichiers correspondent et que la mise en page après ouverture est conforme aux attentes.
Questions fréquentes et remarques
1. Faut-il organiser les fichiers Excel avant la conversion ?
Il est conseillé de placer d’abord les tableaux Excel à convertir dans un même dossier, en veillant à ce que les noms de fichiers soient clairs, par exemple en les nommant par numéro, par date ou par nom de projet. Cela facilite l’utilisation de la fonction « Importer des fichiers depuis un dossier » et la vérification ultérieure des fichiers XPS après conversion.
2. Comment choisir le mode d’affichage des pages ?
Si la mise en page d’impression des fichiers Excel est déjà configurée, privilégiez « Respecter la mise en page Excel ». Si vous souhaitez que chaque feuille de calcul soit présentée indépendamment, choisissez « Une page par feuille de calcul ». Si le tableau comporte de nombreuses colonnes et que vous craignez que le contenu horizontal soit fractionné après conversion, essayez « Privilégier toutes les colonnes sur la même page ».
3. Pourquoi vérifier les fichiers XPS après conversion ?
L’effet d’affichage des tableaux Excel est lié à la largeur des colonnes, à la hauteur des lignes, aux sauts de page et à la disposition des feuilles du fichier d’origine. Après la conversion par lots, il est conseillé de contrôler par sondage quelques fichiers résultats pour confirmer que le contenu est affiché intégralement et que la mise en page répond aux exigences, surtout pour les documents destinés à l’archivage officiel ou à l’envoi externe.
4. Comment améliorer l’efficacité lorsqu’il y a beaucoup de fichiers ?
Vous pouvez d’abord organiser les fichiers Excel originaux par dossier, puis utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour les ajouter par lots ; après l’importation, vérifiez les noms et les chemins via la liste, en utilisant si nécessaire « Filtrer » et « Trier » pour faciliter le contrôle. C’est plus stable et plus rapide que d’ouvrir chaque fichier Excel un par un et de les enregistrer manuellement sous XPS.
Résumé : réduire les opérations répétitives de conversion Excel en XPS avec un outil de traitement par lots
La conversion par lots de fichiers Excel au format XPS consiste essentiellement à confier le flux répétitif « ouvrir le fichier, définir le format, enregistrer sous » à un logiciel de bureau pour une exécution unifiée. Avec HeSoft Doc Batch Tool , l’utilisateur n’a qu’à sélectionner la fonction « Convertir Excel en XPS », importer les fichiers Excel comme .xlsx, définir le mode d’affichage des pages et l’emplacement d’enregistrement, pour générer de manière centralisée les fichiers XPS correspondants.
Pour le personnel de bureau qui traite régulièrement des états, des registres, des listes et des documents d’archivage, ce type de fonction de conversion par lots permet un gain de temps significatif et réduit les oublis et les erreurs de manipulation. Lors de la prochaine conversion par lots d’Excel en XPS, il est conseillé d’organiser d’abord les fichiers dans un même répertoire, puis de suivre les étapes de cet article pour effectuer la conversion, améliorant ainsi l’efficacité globale du travail de bureau.