Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour convertir par lots plusieurs fichiers de tableau Excel au format XPS. Il convient aux scènes de bureau qui nécessitent une archive unifiée, une mise en page fixe et l'envoi de fichiers qui ne peuvent pas être facilement modifiés. L'article combine les étapes de l'interface logicielle pour expliquer le processus complet consistant à sélectionner la fonction «Convertir Excel en XPS», à ajouter des fichiers xlsx, à définir la méthode d'affichage de la page, à sélectionner l'emplacement d'enregistrement et à commencer le traitement, aidant les utilisateurs à réduire les opérations répétées d'ouverture Excel un par un et de stockage en tant que XPS.
Dans le bureau quotidien, si vous avez besoin de convertir plusieurs tables Excel au format XPS, il ne faut pas seulement du temps pour ouvrir les fichiers un par un et les enregistrer sous XPS, mais il est également facile de manquer des fichiers. En particulier, lorsque des documents tels que des états financiers, des comptes statistiques, des listes de projets et des tableaux de données doivent être archivés ou envoyés dans une mise en page fixe, le traitement par lots sera plus efficace. Cet article va vous présenter comment utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Convertissez plusieurs fichiers de tableau Excel au format XPS à la fois, ce qui convient pour gérer les besoins de conversion par lots de fichiers Excel tels que. xlsx.
Scène applicable: Quand faut-il convertir Excel en XPS par lots
Excel à XPS est courant dans les scènes de bureau qui nécessitent une mise en page de document fixe, réduisent le contenu à modifier à volonté et facilitent l'archivage unifié. Par exemple, le département doit enregistrer plusieurs rapports Excel dans un format fixe à la fin du mois; le personnel administratif ou financier doit organiser les fichiers du formulaire en fichiers XPS unifiés; lorsque les données du projet sont livrées, plusieurs formulaires xlsx doivent être convertis en un format facile à visualiser et à conserver.
Si le nombre de fichiers est faible, la conversion manuelle est acceptable; mais lorsque le nombre de fichiers atteint des dizaines ou plus, l'utilisation de l'outil de traitement par lots peut réduire considérablement les opérations répétées. HeSoft Doc Batch Tool Le positionnement est le traitement par lots des fichiers de bureau, grâce à des opérations de processus pour aider les utilisateurs à importer plusieurs fichiers à la fois, à définir uniformément les options de conversion et à générer les résultats de manière centralisée.
Aperçu de l'effet: fichier Excel avant le traitement, fichier XPS généré après le traitement
À partir de l'exemple d'effet, plusieurs fichiers de feuille Excel sont inclus dans le dossier avant le traitement, par exemple:
- 01.xlsx
- 02.xlsx
- 03.xlsx
- 04.xlsx
- 05.xlsx
Une fois la conversion par lots terminée, le fichier XPS correspondant est obtenu, par exemple:
- 01.xps
- 02.xps
- 03.xps
- 04.xps
- 05.xps
En d'autres termes, le logiciel générera les fichiers XPS correspondants un par un en fonction du fichier Excel d'origine, ce qui est pratique pour les utilisateurs pour une visualisation, une distribution ou une archive ultérieure.
Étape 1: Accédez à l'outil Excel et sélectionnez "Convertir Excel en XPS"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Excel" dans la classification des fonctionnalités de gauche. Plusieurs fonctions de traitement par lots liées à Excel seront affichées dans l'interface, telles que la conversion Excel en images JPG, la conversion Excel en Word, la conversion Excel en PDF, etc.
Trouvez et cliquez sur "Convertir Excel en XPS" dans la liste des fonctionnalités. La description de la fonction est "Convertir des fichiers Excel au format XPS par lots", ce qui correspond aux besoins de conversion par lots que cet article veut résoudre. Après avoir accédé à cette fonction, le logiciel entrera dans l'interface de traitement en plusieurs étapes. En haut, vous pouvez voir que le processus est "Sélectionner l'enregistrement à traiter", "Définir les options de traitement", "Définir l'emplacement d'enregistrement" et "Démarrer le traitement".
Étape 2: Ajouter le fichier Excel que vous devez convertir
Après avoir accédé à la fonction "Convertir Excel en XPS", vous devez d'abord sélectionner le fichier Excel que vous souhaitez traiter. En haut à droite de l'interface, vous trouverez deux entrées communes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers".
- Si vous ne devez sélectionner qu'une partie du fichier Excel, vous pouvez sélectionner manuellement le fichier à convertir en cliquant sur "Ajouter un fichier".
- Si tous les tableaux Excel à convertir sont déjà organisés dans un dossier, vous pouvez cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour importer les fichiers du dossier une fois.
Une fois le fichier ajouté, des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichées dans la liste. Dans l'exemple, un total de 5 fichiers 01.xlsx, 02.xlsx, 03.xlsx, 04.xlsx et 05.xlsx ont été importés. Les utilisateurs peuvent vérifier si les fichiers sont corrects via la liste et éviter d'ajouter des formulaires qui n'ont pas besoin d'être convertis à la tâche.
Si vous avez importé le fichier d'erreur, vous pouvez le supprimer à l'aide de l'icône de suppression située à droite de chaque ligne. Si vous devez le sélectionner à nouveau, vous pouvez également effacer la liste actuelle à l'aide du bouton Vider. Des opérations telles que «filtrage» et «tri» sont également fournies en haut de la liste pour faciliter le tri des fichiers lorsqu'il y a plus de fichiers. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur "Suivant" en bas.
Étape 3: Définir le mode d'affichage des pages pour Excel en XPS
Après avoir atteint la deuxième étape "Définir les options de traitement", vous pouvez configurer le mode d'affichage de la page lors de la conversion en XPS. Les options suivantes sont disponibles dans la capture d'écran:
- Les paramètres de mise en page Excel prévaudront: convertissez-les en fonction des paramètres de mise en page dans le fichier Excel d'origine, adaptés aux fichiers qui ont défini la zone d'impression, la direction du papier, la pagination et d'autres contenus dans Excel.
- Une page unique pour chaque formulaire de travail: convient aux scènes où vous souhaitez effectuer une sortie de page par feuille de travail, afin de maintenir une distinction claire entre les différentes feuilles.
- La priorité garantit que toutes les colonnes sont sur la même page: convient aux tables avec plus de colonnes, et une plus grande attention est accordée au contenu des colonnes horizontales pour être affiché sur la même page autant que possible lors de la conversion.
L'option «Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne de cellule» est également disponible dans l'interface. Une fois ouvert, le logiciel ajustera la hauteur en fonction du contenu du formulaire pendant le processus de conversion, ce qui convient aux formulaires avec plus de contenu et doit éviter d'afficher des tableaux incomplets. Les utilisateurs peuvent décider de l'activer en fonction des besoins de composition du tableau.
Si vous ne savez pas comment choisir, vous pouvez généralement utiliser "Paramètres de mise en page Excel" en premier, ce qui peut être plus proche de la mise en page du fichier Excel d'origine. Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement d'enregistrement des fichiers XPS
La troisième étape est "Définir la position de sauvegarde". Dans cette étape, suivez les instructions de l'interface du logiciel pour sélectionner le répertoire de sortie du fichier XPS converti. Il est recommandé de sélectionner un dossier séparé pour enregistrer les résultats, tels que "Excel vers la sortie XPS" ou "XPS Archive", afin d'éviter que les fichiers convertis ne soient mélangés avec le fichier Excel d'origine.
Le but de la définition de l'emplacement de sauvegarde est de permettre au logiciel de savoir où les fichiers. xps générés par lots doivent être stockés. Pour les tâches de conversion par lots, la planification préalable du catalogue de sortie est également pratique pour les inspections ultérieures des résultats de conversion, l'envoi groupé ou l'archivage unifié.
Étape 5: Commencez le traitement par lots et vérifiez les résultats
Après avoir terminé la configuration de l'emplacement de sauvegarde, entrez dans l'étape "Démarrer le traitement". Après avoir confirmé que le nombre de fichiers en attente, les options de traitement et le chemin d'enregistrement sont corrects, démarrez la tâche de conversion. Le logiciel suit les fichiers Excel de la liste un par un et génère les fichiers XPS correspondants.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie pour vérifier. Dans des circonstances normales, les fichiers originaux tels que 01.xlsx, 02.xlsx et 03.xlsx généreront respectivement des fichiers de résultats tels que 01.xps, 02.xps et 03.xps. Il est recommandé de vérifier si le nombre de fichiers est cohérent, si le nom du fichier correspond et si la mise en page après ouverture répond aux attentes.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Besoin d'organiser les fichiers Excel avant de convertir?
Il est recommandé de placer d'abord la feuille Excel convertie dans le même dossier, et le nom du fichier reste clair, par exemple en fonction du numéro de série, de la date ou du nom du projet. Ceci est plus pratique lors de l'utilisation de "Importer des fichiers à partir de dossiers" et facilite également la vérification des fichiers XPS après la conversion.
2. Comment choisir la méthode d'affichage de la page?
Si la mise en page d'impression est déjà définie dans le fichier Excel lui-même, privilégiez «Paramètres de mise en page Excel». Si vous souhaitez que chaque feuille de travail soit présentée indépendamment, vous pouvez sélectionner une page unique par formulaire de travail. S'il y a plus de colonnes de tableau et que vous craignez que le contenu horizontal ne soit démonté après la conversion, vous pouvez essayer de "prioriser toutes les colonnes sur la même page".
3. Pourquoi vérifier les fichiers XPS convertis?
L'effet d'affichage de la feuille Excel est lié à la largeur de colonne, à la hauteur de ligne, à la pagination et à la disposition de la feuille de calcul dans le fichier d'origine. Une fois la conversion par lots terminée, il est recommandé de vérifier au hasard plusieurs documents de résultats pour confirmer que le contenu est affiché intégralement et que la mise en page répond aux exigences, en particulier pour les fichiers officiellement archivés ou envoyés.
4. Comment améliorer l'efficacité quand il y a beaucoup de fichiers?
Vous pouvez d'abord organiser les fichiers Excel d'origine par dossier, puis utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour les ajouter par lots; après l'importation, vérifiez le nom et le chemin via la liste, et utilisez la vérification auxiliaire "Filtrage" et "Tri" si nécessaire. Ceci est plus stable et plus rapide que d'ouvrir Excel un par un et de l'enregistrer manuellement sous XPS.
Résumé: Réduire les opérations répétées d'Excel en XPS avec l'outil de traitement par lots
La conversion par lots de fichiers de tableau Excel au format XPS consiste essentiellement à transférer le processus en double «ouvrir le fichier, définir le format et enregistrer sous» au logiciel de bureau pour une réalisation unifiée. Par HeSoft Doc Batch Tool , Les utilisateurs doivent simplement sélectionner la fonction "Convertir Excel en XPS", importer des fichiers Excel tels que. xlsx, définir la méthode d'affichage de la page et l'emplacement d'enregistrement, et générer les fichiers XPS correspondants de manière centralisée.
Pour le personnel de bureau qui traite fréquemment les rapports, les comptes de bureau, les listes et les archives, ce type de fonction de conversion par lots peut gagner beaucoup de temps, réduire les omissions et les erreurs de fonctionnement. Il est recommandé que la prochaine fois que vous devez convertir Excel en XPS par lots, organisez d'abord les fichiers dans le même répertoire, puis suivez les étapes de cet article pour terminer la conversion afin d'améliorer l'efficacité globale du bureau.