Excel sheets are suitable for manual maintenance, while JSON files are ideal for program reading and system import. When large amounts of table data need to be delivered to technical systems, manually converting each file one by one takes a lot of time. This article explains, from an office efficiency perspective, how to use the Excel to JSON function in HeSoft Doc Batch Tool to batch export multiple xlsx files as JSON files, and combines screenshots to illustrate the effects before and after processing, importing files, checking lists, setting save locations, and starting processing, among other key steps.
In vielen unternehmensinternen Kollaborationsprozessen dient Excel als Träger der ursprünglichen Geschäftsdaten und JSON als Schnittstelle für die Systemnutzung. So pflegen beispielsweise Betriebsmitarbeiter Produktkataloge, Finanzmitarbeiter erstellen Berichte, Vertriebsteams reichen Datenlisten ein und Projektmanager verwalten Zeitpläne – diese Inhalte liegen oft zunächst als xlsx-Tabellen vor. Wenn diese Daten in Webseiten, Schnittstellen, Datenbank-Importtools oder Automatisierungsskripte einfließen sollen, müssen die Excel-Daten als JSON-Dateien exportiert werden.
Muss nur eine einzige Tabelle verarbeitet werden, ist der Aufwand für eine manuelle Konvertierung nicht hoch. In realen Büroszenarien muss jedoch häufig eine ganze Reihe von Excel-Dateien gleichzeitig konvertiert werden. In diesem Fall kostet das wiederholte Öffnen von Dateien, Auswählen des Formats, Speichern der Ergebnisse und Abgleichen der Dateinamen viel Zeit. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ die Aufgabe der Stapelkonvertierung von Excel-Daten in JSON-Dateien erledigen können. Sie ist auf die Stapelverarbeitung von Bürodateien wie Dokumenten und Tabellen ausgerichtet und hilft Benutzern, repetitive Aufgaben an die Software zu delegieren.
Anwendungsszenarien: Der Wert der Tabellen-zu-JSON-Konvertierung in der Büro- und Datenzusammenarbeit
JSON ist ein gängiges Datenaustauschformat mit klarer Struktur, das sich leicht von Programmen lesen lässt. Excel eignet sich hingegen besser für die Bearbeitung und Ansicht durch Fachanwender. Die Umwandlung von Excel in JSON erfolgt oft an der Schnittstelle, an der Geschäftsdaten von der „manuellen Pflege“ in die „Systemnutzung“ übergehen.
Die folgenden Szenarien können den Einsatz eines Stapelkonvertierungs-Workflows rechtfertigen:
- Bereitstellung von Geschäftskonfigurationen: Aktivitätskonfigurationen, Produktkonfigurationen und Textkonfigurationen werden zuerst in Excel gepflegt und dann als JSON für das System zum Einlesen exportiert.
- Schnittstellenabgleich: Entwickler oder Tester benötigen mehrere JSON-Datensätze für Schnittstellenanfragen, Mock-Daten oder automatisierte Tests.
- Datenübergabe: Fachabteilungen reichen mehrere Excel-Dateien ein, und das Technikteam benötigt JSON-Dateien in einem einheitlichen Format.
- Strukturierte Berichtsverarbeitung: Finanz-, Lager-, Vertriebs- und andere Tabellen müssen in strukturierte Dateien umgewandelt werden, die sich besser für die Skriptverarbeitung eignen.
- Konvertierung historischer Daten: In der Vergangenheit angesammelte xlsx-Dateien müssen standardisiert und bereinigt werden, um eine spätere systematisierte Verwaltung zu erleichtern.
Bei einer großen Anzahl von Tabellen wird der Wert der Stapelverarbeitung sehr deutlich. Sie kann das Muster „eine Aktion pro Datei“ in das Muster „einheitliche Verarbeitung nach Auswahl eines Dateistapels“ umwandeln, was der Kern der Effizienzsteigerung durch Bürosoftware ist.
Ergebnisvorschau: Vom Excel-Ordner zum JSON-Ergebnisordner
Vor der Verarbeitung befinden sich im Ordner mehrere Excel-Tabellendateien. Der Screenshot zeigt 8 xlsx-Dateien, deren Namen verschiedene Geschäftsthemen abdecken: customer_feedback.xlsx steht für Kundenfeedback, employee_records.xlsx für Mitarbeiterdatensätze, financial_report.xlsx für Finanzberichte, inventory_list.xlsx für Bestandslisten, marketing_analysis.xlsx für Marketinganalysen, product_catalog.xlsx für Produktkataloge, project_timeline.xlsx für Projektzeitpläne und sales_data.xlsx für Verkaufsdaten.
Müssten diese Dateien einzeln verarbeitet werden, wären mindestens 8 Konvertierungsvorgänge zu wiederholen; bei noch mehr Dateien würde sich die repetitive Arbeit weiter vervielfachen. Noch wichtiger ist, dass manuelle Vorgänge auch dazu führen können, dass die Konvertierung einiger Dateien vergessen wird oder die Ausgabedateinamen versehentlich geändert werden.
Nach der Verarbeitung wurde derselbe Datenstapel in JSON-Dateien umgewandelt. Im Screenshot ist zu sehen, dass die Dateierweiterungen einheitlich auf .json geändert wurden und der Hauptteil des Dateinamens weiterhin der ursprünglichen Tabelle entspricht, z. B. wurde product_catalog.xlsx in product_catalog.json und project_timeline.xlsx in project_timeline.json konvertiert.
Dieses Ausgabeergebnis bietet zwei Vorteile: Erstens lässt sich leicht bestätigen, dass zu jeder Excel-Datei ein entsprechendes JSON-Ergebnis existiert, und zweitens erleichtert es die spätere Suche und Nutzung nach Geschäftsthema. Für Datendateien, die an ein System oder ein Entwicklungsteam geliefert werden müssen, ist die Beibehaltung einer klaren Namenskorrespondenz sehr wichtig.
Schritte: Excel-Daten stapelweise als JSON exportieren
Im Folgenden wird der gesamte Ablauf anhand von Screenshots der Software beschrieben. Der Name der Software in den Screenshots lautet HeSoft Doc Batch Tool , die Versionsoberfläche wird oben links im Fenster angezeigt. Dieser Artikel verwendet die Stapelkonvertierung von xlsx-Dateien in JSON als Beispiel. Bitte orientieren Sie sich bei der tatsächlichen Verwendung an der Anzeige der Softwareoberfläche und den Ergebnissen des Dateiimports.
Schritt 1: Gehen Sie zu Excel-Tools und wählen Sie Excel zu JSON konvertieren
Nach dem Öffnen der Software bietet die linke Navigationsleiste mehrere Dateiverarbeitungskategorien. Da diese Aufgabe mit Excel-Tabellen zusammenhängt, klicken Sie auf Excel-Tools. Nach dem Aufruf zeigt der rechte Hauptbereich mehrere Karten mit Excel-Konvertierungsfunktionen an.
Suchen und wählen Sie in den Funktionskarten Excel in JSON konvertieren. Im Screenshot befindet sich diese Funktion weiter unten in der Liste und wird durch einen roten Rahmen und einen Pfeil hervorgehoben. Die Beschreibung besagt, dass Excel-Dateien stapelweise in das JSON-Format konvertiert werden, was genau der in diesem Artikel zu erfüllenden Anforderung „Tabelle zu JSON“ entspricht.
Das Ergebnis dieses Schritts ist, dass Sie das richtige Konvertierungstool aufrufen und nicht versehentlich andere Formate wie Excel zu PDF, Excel zu CSV oder Excel zu XML wählen. Die Ausgabeergebnisse unterscheiden sich je nach Zielformat, daher ist die Auswahl der Funktion besonders zu überprüfen.
Schritt 2: Rufen Sie die Aufgabenseite auf und bereiten Sie die Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze vor
Nach dem Aufruf von „Excel in JSON konvertieren“ wird oben auf der Seite der aktuelle Aufgabenname angezeigt. Der Fortschrittsbalken zeigt an, dass Sie sich derzeit in Schritt 1 befinden: Zu verarbeitende Datensätze auswählen. Es folgen noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“.
Dieses Ablaufdesign eignet sich für die Stapelverarbeitung, da der Benutzer zuerst die Eingabedateien zentral bestätigt, dann das Ausgabeverzeichnis einheitlich festlegt und schließlich die Aufgabe ausführt. Im Vergleich zur gleichzeitigen Auswahl und Konvertierung ist die schrittweise Bestätigung weniger fehleranfällig.
Schritt 3: Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren
Rechts oben auf der Seite sehen Sie zwei Import-Schaltflächen: Dateien hinzufügen und Aus Ordner importieren. Diese beiden Optionen eignen sich für unterschiedliche Situationen.
Wenn die Anzahl der zu konvertierenden Excel-Dateien gering ist oder diese sich in verschiedenen Verzeichnissen befinden, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und die gewünschten Tabellen auswählen. Wenn alle Quelldateien bereits in einem Ordner gesammelt wurden, können Sie auf „Aus Ordner importieren“ klicken, um die Dateien aus dem Verzeichnis auf einmal zur Aufgabe hinzuzufügen. Im Screenshot wurden bereits 8 xlsx-Dateien importiert, die zeilenweise in der Liste angezeigt werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle Excel-Tabellen, die als JSON exportiert werden sollen, erscheinen in der Aufgabenliste. Für die Stapelverarbeitung empfiehlt es sich, die Quelldateien vorab in einem eigenen Ordner zu sammeln, damit Import und Überprüfung effizienter ablaufen.
Schritt 4: Überprüfen Sie die Importergebnisse anhand von Name, Pfad und Erweiterung
Nach dem Import der Dateien sollten Sie nicht sofort mit der Verarbeitung beginnen. Überprüfen Sie zuerst die Liste. Die Tabellenspalten im Screenshot enthalten Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen. Anhand dieser Felder können Sie bestätigen, ob die richtigen Dateien ausgewählt wurden.
Die Namensspalte zeigt beispielsweise customer_feedback.xlsx, employee_records.xlsx usw., die Pfadspalte zeigt, dass sie sich im selben Testordner befinden, und die Erweiterungsspalte zeigt xlsx. Der Zusammenfassungsbereich unten zeigt eine Datensatzanzahl von 8 an. Für dieses Beispiel bedeutet dies, dass 8 Excel-Dateien zur Warteschlange hinzugefügt wurden.
Wenn Sie in der Liste Dateien entdecken, die nicht konvertiert werden müssen, können Sie diese über den Aktionsbereich rechts in jeder Zeile entfernen. So vermeiden Sie, dass irrelevante Dateien als JSON exportiert werden und die Übersichtlichkeit des Ergebnisverzeichnisses beeinträchtigen.
Schritt 5: Klicken Sie auf Weiter, um den Speicherort festzulegen
Nachdem Sie die Liste überprüft haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter. Der Ablauf geht zu Schritt 2 über: Speicherort festlegen. Der Speicherort ist ein sehr kritischer Punkt beim Stapelexport von JSON, da er bestimmt, wie leicht die Ergebnisdateien zu finden, zu liefern und zu sichern sind.
Es wird empfohlen, die JSON-Ergebnisse in einem separaten Verzeichnis zu speichern und nicht mit den ursprünglichen Excel-Dateien zu vermischen. Sie könnten beispielsweise Ordner wie „JSON-Ausgabe“, „Tabellen-zu-JSON-Ergebnisse“ oder einen nach dem Projekt benannten Ordner erstellen. Selbst wenn später eine erneute Konvertierung erforderlich ist, können Sie so klar zwischen Quell- und Ergebnisdateien unterscheiden.
Schritt 6: Verarbeitung starten und JSON-Dateien stapelweise generieren
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie zu Schritt 3: Verarbeitung starten. Die Software führt die Konvertierung von Excel zu JSON der Reihe nach oder stapelweise gemäß den Datensätzen in der Liste durch. Der Benutzer muss den Vorgang nicht für jede xlsx-Datei einzeln wiederholen, was den direktesten Effizienzgewinn von Stapelverarbeitungssoftware darstellt.
Öffnen Sie nach Abschluss der Aufgabe das Ausgabeverzeichnis und prüfen Sie, ob die entsprechenden JSON-Dateien generiert wurden. Anhand des Nachher-Screenshots sieht man, dass aus 8 Excel-Dateien 8 JSON-Dateien generiert wurden, wobei der Hauptteil des Dateinamens gleich geblieben und die Erweiterung geändert wurde. Diese JSON-Dateien können nun für den Systemimport, Schnittstellentests, das Frontend-Auslesen oder zur weiteren Bearbeitung an zuständige Personen übergeben werden.
Häufige Fragen und Hinweise: Zuverlässigere Ergebnisse bei Excel zu JSON
1. Vereinheitlichen Sie die Excel-Tabellenköpfe vor der Stapelkonvertierung
JSON-Dateien werden in der Regel in Form von Feldern und Werten gelesen. Wenn die Excel-Tabellenköpfe nicht einheitlich sind, z. B. eine Tabelle „Name“ und eine andere „Mitarbeitername“ verwendet, kann dies eine zusätzliche Anpassung bei der späteren Programmauswertung erfordern. Es wird empfohlen, die Feldbenennung vor der Konvertierung zu vereinheitlichen, um den späteren Verarbeitungsaufwand zu reduzieren.
2. Minimieren Sie komplexe verbundene Zellen
In Excel werden aus Gründen der Übersichtlichkeit oft verbundene Zellen, mehrzeilige Überschriften oder Notizbereiche verwendet. JSON konzentriert sich jedoch auf strukturierte Daten. Wenn die Tabelle für die Systemverarbeitung bestimmt ist, wird empfohlen, einen regulären Datenbereich zu verwenden und übermäßig komplexe Formatierungen zu vermeiden.
3. Achten Sie nach dem Stapelimport unbedingt auf die Datensatzanzahl
Der Screenshot zeigt unten eine Datensatzanzahl von 8 an. Diese Information ist sehr nützlich. Nach dem Import aus einem Ordner sollte der Benutzer die Anzahl der Dateien im Quellverzeichnis mit der Datensatzanzahl in der Softwareliste vergleichen. Stimmen die Anzahlen nicht überein, muss zuerst geprüft werden, ob Dateien nicht importiert wurden oder ob irrelevante Dateien hinzugekommen sind.
4. Das Ausgabeverzeichnis sollte die spätere Übergabe erleichtern
JSON-Ergebnisse werden in der Regel an Entwickler, Tester oder Systemadministratoren übergeben. Es wird empfohlen, für das Ausgabeverzeichnis einen aussagekräftigen Namen zu wählen und das Konvertierungsdatum oder den Projektnamen anzugeben. So werden Verwechslungen bei mehrfachen Konvertierungen und Versionierungen vermieden.
5. Unterschiedliche Excel-Formate müssen anhand der tatsächlichen Erkennung beurteilt werden
Die Beispieldateien in diesem Artikel haben die Erweiterung xlsx. In der Praxis können Benutzer auch auf andere Excel-Dateien wie xls oder xlsm stoßen. Da die Importliste im Screenshot xlsx zeigt, wird empfohlen, andere Formate zuerst testweise in die Software zu importieren und zu bestätigen, dass sie korrekt erkannt werden, bevor sie stapelweise verarbeitet werden.
6. Es wird empfohlen, den JSON-Inhalt nach der Konvertierung stichprobenartig zu validieren
Die Generierung einer Datei bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Daten vollständig den Anforderungen des nachfolgenden Systems entsprechen. Nach Abschluss der Stapelkonvertierung können Sie einige JSON-Dateien stichprobenartig öffnen und prüfen, ob Felder, Datensatzanzahlen und Sonderzeichen den Erwartungen entsprechen. Bei geschäftskritischen Daten sollte der Empfänger zusätzlich eine Validierung vor dem Import durchführen.
Fazit: Wiederkehrende Aufgaben der Tabellen-zu-JSON-Konvertierung mit Bürosoftware zentralisieren
Der Stapelexport von Excel-Daten in JSON-Dateien ist eine typische, häufig wiederkehrende und fehleranfällige Büroaufgabe. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere xlsx-Dateien auf einmal in die Verarbeitungswarteschlange aufnehmen und über die Funktion „Excel in JSON konvertieren“ einheitlich umwandeln, ohne jede Datei einzeln öffnen und manuell speichern zu müssen. Der gesamte Ablauf ist klar: Rufen Sie die Excel-Tools auf, wählen Sie die Konvertierungsfunktion, fügen Sie Dateien hinzu oder importieren Sie aus einem Ordner, überprüfen Sie die Warteliste, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie schließlich die Verarbeitung.
Für Benutzer, die häufig Excel-zu-JSON-, xlsx-zu-JSON- oder den Export von Tabellendaten als JSON durchführen müssen, kann diese Art der Stapelverarbeitung viel Zeit sparen und zudem die Dateibenennung und Ausgabeergebnisse standardisieren. Wenn Sie einen Satz Excel-Daten für die Übergabe an ein System oder ein Entwicklungsteam vorbereiten, empfiehlt es sich, zuerst den Quellordner zu bereinigen und dann die Stapelkonvertierung gemäß dem Ablauf in diesem Artikel durchzuführen, um die Formatkonvertierung von einer repetitiven Aufgabe in eine einmalige Aktion zu verwandeln.