Elektronische OFD-Rechnungen, Regierungs dokumente und elektronische Lizenzen müssen im Büro verkehr häufig in Bildformate konvertiert werden. Dieser Artikel konzentriert sich auf die stapel weise Konvertierung aller Seiten der OFD-Datei in JPG-Bilder und beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie den Stapel import, die Auswahl des Seiten bereichs, die PPI-Einstellung, die Einstellung des Speicherorts und die Start verarbeitung ab. Durch den Vergleich von Effekten vor und nach der Verarbeitung und die Beschreibung von Betriebs-Screenshots können Benutzer den Standard prozess der OFD-Batch-Übertragung von Bildern schnell beherrschen.
Das OFD-Format wird zunehmend in elektronischen Rechnungen, Regierungs diensten, elektronischen Lizenzen, Steuer rechnungen und offiziellen Dokumenten verwendet. Sein Vorteil besteht darin, dass das Layout fest ist und für die Aufbewahrung seriöser Dokumente geeignet ist. Es kann jedoch auch einige Unannehmlichkeiten bei der tatsächlichen Zusammenarbeit im Büro mit sich bringen. Beispiels weise erfordert die Erstattung plattform das Hochladen von JPG-Bildern, der Anhang des Regierungs systems unterstützt nur Bilddateien, Kunden oder Kollegen können OFD nicht direkt öffnen, und der Archivar möchte den Inhalt des Materials auf der Seite anzeigen. Zu diesem Zeitpunkt wird die stapel weise Konvertierung von elektronischen OFD-Rechnungen oder staatlichen OFD-Dateien in JPG-Bilder zu einer hoch frequenten und zeit aufwändigen Büro aufgabe.
Wenn es sich nur um eine Datei handelt, ist manueller Export akzeptabel. Wenn jedoch mehrere OFDs in einem Ordner vorhanden sind oder sogar jede OFD mehrere Seiten mit Inhalten enthält, ist die Verarbeitung nacheinander sehr ineffizient. Dieser Artikel wurde bestanden HeSoft Doc Batch Tool Zeigt, wie Sie alle Seiten einer OFD-Datei stapel weise in JPG-Bilder konvertieren. Die Position ierung dieser Software ist ein Tool zur Stapel verarbeitung von Office-Dateien, das für die zentral isierte Ausführung einer großen Anzahl wiederholter Dokument konvertierungs-, Sortier-und Verarbeitung aktionen geeignet ist, wodurch manuelle Klicks und wiederholte Speicherung reduziert werden.
Anwendbare Szenarien: elektronische Rechnungen, Materialien für Regierungs angelegenheiten, Stapel bilder von Lizenz dokumenten
Die Nachfrage nach OFD-Batch-to-JPG ergibt sich normaler weise aus realen Büro prozessen. Wenn das Finanz personal elektronische Rechnungen aussortiert, muss es möglicher weise OFD-Rechnungen in Bilder umwandeln und in das Erstattung system hochladen. Wenn das Verwaltungs personal Materialien für Regierungs angelegenheiten ein reicht, muss es möglicher weise OFD-Quittungen, Zertifikate und Genehmigungs dokumente in JPG-Anhänge umwandeln. Das Archiv personal organisiert die Elektronik Bei Lizenz-und Vertrags materialien, es ist zu hoffen, dass jede Seite der Datei als Bild exportiert wird, was für die Vorschau von Miniatur ansichten und die Klassifizierung archivierung praktisch ist. Wenn Geschäfts mitarbeiter Dateien an Kunden senden, ist das Bildformat auch für die andere Partei einfacher zu öffnen als OFD.
Diese Bedürfnisse haben eines gemeinsam: Sie können nicht nur eine Seite drehen oder die angehängte Seite verpassen. Beispiels weise können elektronische Rechnungen Rechnungen und zusätzliche Informationen enthalten, Regierungs dokumente können Text, Anhänge und Signatur seiten enthalten, und mehrseitige Verträge können auch Zusatz vereinbarungen enthalten. Nur wenn Sie "Alle Seiten" auswählen, können Sie sicherstellen, dass die Konvertierung vollständig ist. Daher liegt der Schwerpunkt dieses Artikels darauf, mehrere OFD-Dateien stapel weise zu importieren und alle Seiten im Seiten bereich auszuwählen.
Effekt vorschau: Änderungen der Datei form vor und nach der Stapel konvertierung
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt, dass sich im aktuellen Verzeichnis 4 OFD-Dateien befinden, nämlich 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd und 4.ofd. Sie sind die Original dateien für diese Massen konvertierung. In der tatsächlichen Arbeit können diese Dateinamen Rechnungs code, Geschäfts nummer, Lizenz name oder Name des Antrags tellers sein, aber die Verarbeitung methode ist dieselbe.
Der verarbeitete Screenshot zeigt, dass das Konvertierungs ergebnis in bild bezogener Form ausgegeben wurde und das JPG-Logo angezeigt wird. Mit anderen Worten, die OFD-Datei, die ursprünglich von einem speziellen Leser geöffnet werden musste, wurde in ein allgemeines JPG-Bilde rgebnis umgewandelt. Dieses Ergebnis eignet sich besser zum Hochladen des Systems, zum Senden an andere, zum Einfügen in das Bilddatei verzeichnis oder zur anschließenden Kom primi erung und Sortierung.
Es ist zu beachten, dass der Schlüssel zur Stapel konvertierung nicht darin besteht, das Dateiformat einfach durch ein Bild zu ersetzen, sondern sicher zustellen, dass "alle Seiten" ausgegeben werden. Bei einer Reihe von OFD-Dokumenten mit unregelmäßigen Seiten kann die einheitliche Auswahl aller Seiten das Risiko fehlender Seiten verringern und die Verarbeitung regeln konsistent halten.
Schritt 1: Öffnen Sie die Software und geben Sie die Funktion OFD in JPG-Bilder zu konvertieren
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie links mehrere Kategorien von Office-Tools und rechts den Funktions eingang unter der aktuellen Kategorie. Im Screenshot befindet sich derzeit "Weitere Tools" mit Funktions karten wie "OFD in PDF konvertieren", "OFD in JPG-Bild konvertieren", "XPS in PDF konvertieren".
Hier müssen Sie "OFD in JPG-Bild konvertieren" auswählen. Im Screenshot wird die Funktions karte durch einen blauen Hintergrund hervor gehoben, und der rote Pfeil zeigt auf die Funktion. Der Eingabe aufforderung stext besagt, dass "OFD-Dateien stapel weise in Bilder im JPG-Format konvertiert werden können". Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist die Eingabe einer speziellen OFD-zu-JPG-Aufgaben seite, anstatt die PDF-Konvertierung oder andere Format konvertierungs funktionen aufzurufen.
Für elektronische Rechnungen und Regierungs dokumente ist es wichtig, das richtige Ausgabe format zu wählen. Wenn das nachfolgende System eindeutig JPG-Bilder erfordert, wählen Sie nicht OFD für PDF. Wenn Sie das Dokument vor dem Drucken beibehalten müssen, ist das PDF möglicher weise besser geeignet. Das Ziel dieses Artikels ist jedoch das Bild der Seite. Wählen Sie daher die JPG-Bild funktion.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder OFD-Dokumente aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Benutzer oberfläche "OFD in JPG-Bild konvertieren" wechselt die Software zum schrittweisen Assistenten. Schritt 1 ist "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze". Oben rechts finden Sie Aktionen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". Für Stapel dateien wie elektronische Rechnungen und Regierungs materialien wird normaler weise empfohlen, zuerst einen Ordner im Computer zu erstellen, alle OFD-Dateien einzulegen und dann "Dateien aus dem Ordner importieren" zu verwenden.
Im Beispiel hat die Software liste 4 Datensätze importiert, darunter 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. In der Liste sind der Datei pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen aufgeführt. Die Anzahl der Datensätze am Ende der Zusammenfassung beträgt 4.
Es gibt zwei Kontroll punkte für diesen Schritt. Bestätigen Sie zunächst, dass die Erweiterung ofd ist, was darauf hinweist, dass die importierte OFD-Datei ist, und zweitens stimmt die Anzahl der Bestätigung datensätze mit der Anzahl der Dateien vor der Verarbeitung überein. Im Beispiel gibt es 4 OFDs vor der Verarbeitung und 4 Datensätze in der Liste. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto mehr Sekunden sollten Sie hier verbringen, um zu überprüfen, da Import fehler das Endergebnis direkt beeinflussen können.
Wenn Sie versehen tlich eine Datei hinzufügen, können Sie den entsprechenden Datensatz in der Aktions leiste löschen. Wenn Sie erneut starten möchten, können Sie "Löschen" verwenden. Nachdem bestätigt wurde, dass die Datei liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen in Schritt 2 aufzurufen.
Schritt 3: Verarbeitung bereich Wählen Sie alle Seiten aus, um fehlende Rechnungen oder Materialien zu vermeiden
Schritt 2 "Verarbeitung optionen festlegen" ist der wichtigste Schritt im gesamten Prozess. Der "Verarbeitung bereich" in der Benutzer oberfläche bietet eine Vielzahl von Optionen: alle Seiten, die ersten Seiten, die letzten Seiten, ungerade Seiten, gerade Seiten und benutzer definierte. Da elektronische Rechnungen, Regierungs dokumente und Lizenz materialien die Vollständigkeit betonen, sollten hier "Alle Seiten" ausgewählt werden.
"Alle Seiten" im Screenshot ist mit einem roten Kästchen markiert und ist ausgewählt. Nach der Auswahl nimmt die Software alle Seiten in jedem OFD-Dokument in den Konvertierungs bereich auf. Selbst wenn einige OFDs nur 1 Seite und einige OFDs mehrere Seiten haben, werden sie gemäß der vollständigen Seite verarbeitet, und Benutzer müssen die Anzahl der Seiten nicht einzeln beurteilen.
Wenn Sie einen anderen Bereich auswählen, variieren die anwendbaren Szenarien. Beispiels weise eignen sich "Die ersten Seiten" für die Vorschau des Deckblatts oder der Homepage; "Die letzten Seiten" eignen sich möglicher weise zum Extrahieren von Signatur seiten; "ungerade Seiten" und "gerade Seiten" eignen sich für die Verarbeitung bestimmter spezieller Seitenzahlen; "Benutzer definiert" Es ist geeignet, den Bereich der Seitenzahl klar zu kennen. Bei der Einreichung von Chargen rechnungen, der Einreichung von Regierungs materialien und der Bild isierung von Lizenz dokumenten wird jedoch im Allgemeinen nicht empfohlen, diese Teile zu verwenden, um die Integrität nicht zu beeinträchtigen.
Schritt 4: Stellen Sie die Pixeldichte des Bildes ein und bestätigen Sie, ob Sie ein langes Bild benötigen
Unterhalb des Verarbeitung bereichs befindet sich die Einstellung "Picture Pixeldichte (PPI)", die im Screenshot als 300 angezeigt wird. Für elektronische Rechnungen und Regierungs dokumente ist Klarheit sehr wichtig, da der Betrag, die Steuernummer, der QR-Code, das Siegel, die Lizenz nummer, die Genehmigungs nummer usw. klar lesbar sein müssen. Diese Einstellung von 300 ist normaler weise für die meisten Lese-und Upload-Anforderungen im Büro geeignet.
Natürlich ist der PPI nicht umso höher, je besser er für alle Szenarien geeignet ist. Ein höherer PPI kann zu einem klareren Bild führen und gleichzeitig die Datei größe erhöhen. Ein niedrigerer PPI kann die Bildgröße verringern, die Details sind jedoch möglicher weise nicht klar genug. Wenn das Geschäfts system Einschränkungen hinsichtlich der Größe der hochgeladenen Datei hat, können Sie den Ausgabe effekt mit einer kleinen Anzahl von Dateien testen und dann entscheiden, ob Sie ihn anpassen möchten. Bei wichtigen Rechnungen und Regierungs materialien wird empfohlen, zuerst sicher zustellen, dass der Text lesbar und das Siegel klar ist.
Weiter unten sehen Sie den Schalter "Mehrere Seiten zu einem sehr langen Bild zusammenfügen". Der Schalter ist im Screenshot aus geschaltet. Für Szenarien, in denen jede Seite separat gespeichert, hochgeladen oder überprüft werden muss, ist das Schließen besser geeignet. Wenn es nur darum geht, mehrere Seiten kontinuierlich für andere anzuzeigen, sind lange Bilder möglicher weise bequemer. Das Thema dieses Artikels ist, alle Seiten als JPG-Bilder zu exportieren. Es wird normaler weise empfohlen, sie geschlossen zu halten, um die Verwaltung der Ergebnisse pro Seite zu vereinfachen.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Wenn die Verarbeitung optionen eingerichtet sind, klicken Sie auf "Weiter". Je nach Ablauf oben auf der Benutzer oberfläche fahren Sie mit Schritt 3 "Speicherort festlegen" fort. Dies ist der Schritt, um zu entscheiden, dass die Ergebnisse der Konvertierung im Verzeichnis gespeichert werden. Es wird empfohlen, separate Ordner für die Ausgabe ergebnisse zu erstellen, z. B. "Elektronische Rechnung OFD zu JPG", "Regierungs-OFD-Bildergebnisse", "Lizenz bild archiv" usw. Verteilen Sie keine große Anzahl von Bildern direkt auf dem Desktop oder mischen Sie sie in das ursprüngliche Datei verzeichnis.
Nachdem die Speicher position festgelegt wurde, gehen Sie zu Schritt 4 "Verarbeitung starten". Nach der Ausführung konvertiert die Software stapel weise alle OFD-Dateien in der Aufgaben liste und konvertiert alle Seiten entsprechend dem Verarbeitung umfang in JPG-Bilder. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabe verzeichnis, um es anzuzeigen. In Kombination mit den verarbeiteten Renderings wurde die konvertierte Datei von einer OFD-Form zu einem Bilde rgebnis geändert, das für das anschließende Hochladen, Archivieren oder Teilen verwendet werden kann.
Für Benutzer, die häufig ähnliche Dateien verarbeiten, können Sie diesen Vorgang festlegen: Konzentrieren Sie zuerst die OFD-Quelldateien, importieren Sie sie dann stapel weise, wählen Sie alle Seiten einheitlich aus, bestätigen Sie den PPI, wählen Sie das Ausgabe verzeichnis aus und führen Sie schließlich die Verarbeitung aus. Auf diese Weise kann jedes Mal ein relativ konsistentes Verarbeitung serge bnis aufrechterhalten werden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Kann ich die Original dokumente nach der Übertragung der elektronischen OFD-Rechnung an JPG behalten?Der Konvertierungs prozess basiert auf OFD als Eingabe und Ausgabe von JPG-Bildern. Für die spätere Überprüfung und Aufbewahrung von Dateien wird empfohlen, die ursprüngliche OFD-Datei nicht zu löschen und die Bildergebnisse als Kopie zu speichern, die einfach zu verwenden und hochzuladen ist.
2. Wie viele Bilder werden von einer mehrseitigen OFD generiert?Wenn für den Verarbeitung bereich "Alle Seiten" ausgewählt wird und das Spleißen von langen Bildern nicht aktiviert ist, geben mehrseitige Dokumente normaler weise Bilder pro Seite aus. Die Organisation der spezifischen Dateien hängt vom Speicherort und den Regeln für die Software ausgabe ab. Der Seiten umfang deckt jedoch alle Seiten ab.
3. Warum nicht einen direkten Screenshot empfehlen?Screenshots müssen Dateien manuell öffnen, Seiten anpassen und Seite für Seite speichern. Es ist leicht, Seiten zu verpassen und die Klarheit zu gewährleisten. Die Stapel konvertierung ermöglicht einheitliche Regeln, insbesondere für die gleichzeitige Verarbeitung mehrerer OFD-Dateien.
4. Ist es notwendig, die Pixeldichte des Bildes auf 300 einzustellen?Nicht unbedingt, aber das Beispiel im Screenshot ist 300. Für Rechnungen, Siegel, QR-Codes, Formulare und Materialien mit mehr Text ist 300 normaler weise die sicherere Wahl. Wenn das System die Dateigröße einschränkt, können Sie zuerst testen und dann anpassen.
5. Warum Ordner vor der Verarbeitung organisieren?Wenn Sie die OFDs, die konvertiert werden müssen, in einen Ordner sammeln, können Sie direkt "Dateien aus dem Ordner importieren" verwenden, um die Wahrscheinlichkeit einer fehlenden Auswahl zu verringern und die Verwaltung nach der Konvertierung zu erleichtern.
Zusammenfassung: Konvertieren Sie alle Seiten der OFD-Datei in JPG, um den Büro fluss reibungsloser zu gestalten
Elektronische OFD-Rechnungen, Regierungs dokumente und elektronische Lizenzen sind in formellen Szenarien üblich, aber beim Hochladen, Senden und Vorschau sind JPG-Bilder häufig universeller. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere OFD-Dateien derselben Aufgaben liste über die Funktion "OFD in JPG-Bild konvertieren" hinzufügen, "Alle Seiten" im Verarbeitung bereich auswählen, dann die Pixeldichte des Bildes festlegen, den Speicherort speichern und mit der Verarbeitung beginnen. Der gesamte Prozess ist für Batch-Vorgänge geeignet, wodurch der Zeit verbrauch durch das Öffnen nacheinander, Seiten für Seiten Screenshots und manuelles Speichern erheblich reduziert werden kann.
Wenn Sie während Ihrer Arbeit häufig auf OFD-Rechnungen, OFD-Quittungen für Regierungs angelegenheiten, OFD-Lizenzen oder andere OFD-Materialien stoßen und Bilder übertragen müssen, wird empfohlen, einen Standard betriebs prozess gemäß der Methode in diesem Artikel festzulegen. Organisieren Sie zuerst die Quelldateien, importieren Sie sie dann stapel weise und konvertieren Sie sie einheitlich, wodurch die Datei verarbeitung schneller und vollständiger wird und die spätere Archivierung und Übermittlung erleichtert wird.