Nummerierte Dateien sind häufig in der Vertrags-, Beleg-, Archiv-, Auftrags- und Berichtsverwaltung zu finden. Wenn alle Dateien in einem einzigen Ordner gestapelt werden und Sie sie nach der ersten Ziffer im Dateinamen gruppieren möchten, entsteht viel manuelle Arbeit. Dieser Artikel erklärt anhand von Bildschirmfotos, wie Sie die Funktion "Dateien nach Dateiname klassifizieren" von HeSoft Doc Batch Tool verwenden, Dateien importieren und "Nach erster Ziffer klassifizieren" auswählen, um schnell nach Ziffern benannte Kategorieforder zu erhalten.
Bei der Verwaltung von Bürodateien sind viele Dokumentennamen keine natürlichsprachlichen Titel, sondern Nummern, laufende Nummern, Auftragsnummern oder Archivnummern. Beispielsweise können in einem Verzeichnis gleichzeitig Dateien wie 019121173839164.pdf, 021543537912210.pdf, 366984326281532.pdf, 783456129047812.pdf vorhanden sein. Sie sehen zwar nur wie numerische Codes aus, aber diese Nummern enthalten oft Klassifizierungsinformationen. Wenn Dateien anhand der ersten Ziffer im Dateinamen kategorisiert werden müssen, ist die manuelle Sortierung sehr zeitaufwendig.
Dieser Artikel stellt eine effizientere Vorgehensweise vor: Verwenden Sie die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool , um eine große Anzahl von Dateien stapelweise nach der ersten Ziffer im Dateinamen zu gruppieren und zu organisieren. Nach Abschluss der Verarbeitung erstellt die Software automatisch Ordner, die mit Ziffern benannt sind, und legt die entsprechenden Dateien dort ab. Diese Methode eignet sich für PDFs, Word-Dokumente doc/docx, Excel-Tabellen xls/xlsx und andere Büromaterialien mit nummerierten Bezeichnungen.
Anwendungsszenarien: Warum eine Stapelgruppierung für nummerierte Dokumente notwendig ist
Nummerierte Dokumente sind in der Büroumgebung sehr verbreitet. Rechnungen, Spesenabrechnungen und Zahlungsbelege der Finanzabteilung können mit numerischen Codes benannt sein; gescannte Verträge der Rechts- und Vertriebsabteilung können nach Vertragsnummer oder Kundennummer benannt sein; auch in den Bereichen Lagerhaltung, Einkauf und Kundenservice sammeln sich viele Auftragsdateien, Empfangsbestätigungen und Ticketanhänge an. Wenn diese Dateien langfristig im selben Ordner abgelegt werden, wird die spätere Suche und Archivierung erschwert.
Die Gruppierung nach der ersten Ziffer im Dateinamen ist eine einfache, aber praktische Archivierungsmethode. Sie kann ursprünglich gemischte Dateien in Klassifizierungsverzeichnisse wie 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 aufteilen. Der Benutzer kann schnell in den entsprechenden Ordner wechseln und suchen, sobald er den Anfang der Dateinummer kennt. Für Materialien, die weiter komprimiert, gesichert, hochgeladen oder verteilt werden müssen, kann auch eine Stapelverarbeitung nach numerischen Ordnern erfolgen.
Das Problem bei der manuellen Sortierung ist die Wiederholung der Aktionen: erst den Dateinamen prüfen, dann die erste Ziffer identifizieren, dann den entsprechenden Ordner öffnen oder erstellen und schließlich die Datei verschieben. Bei einer großen Anzahl von Dateien sind solche Vorgänge nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Der Wert der Verwendung eines Stapelverarbeitungswerkzeugs liegt darin, die Regel der Software zur einheitlichen Ausführung zu übergeben und menschliche Beurteilungsfehler zu reduzieren.
Ergebnisvorschau: Nummerierte Dateien vor der Sortierung alle durcheinander abgelegt
Der folgende Screenshot vor der Verarbeitung zeigt einen typischen Ordner: Eine große Anzahl von PDF-Dateien ist nach Namen geordnet im selben Verzeichnis aufgelistet. Jeder Dateiname ist eine Zahlenfolge mit der Endung .pdf. Obwohl die Dateinamen einem Muster folgen, sind die Dateien nicht automatisch nach Ziffern gruppiert.
Aus der Liste ist ersichtlich, dass die erste Ziffer der Dateinamen nicht einheitlich ist. Einige beginnen mit 0, andere mit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Bei manueller Bearbeitung müsste man Dateien mit derselben Anfangsziffer einzeln auswählen und in das entsprechende Verzeichnis verschieben. Je größer die Anzahl der Dateien, desto wahrscheinlicher sind Auslassungen, Fehlauswahlen oder Verschiebungen in den falschen Ordner.
Ergebnisvorschau: Nach der Sortierung werden numerische Klassifizierungsordner generiert
Nach Abschluss der Verarbeitung wird die Ordnerstruktur übersichtlich. Im Ausgabeverzeichnis sind mehrere Ordner mit Ziffernnamen erschienen, zum Beispiel 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Öffnet man den Ordner „0“, sieht man, dass die Dateien, deren erste Ziffer im Dateinamen 0 ist, zusammengeführt wurden.
Der Vorteil dieses Klassifizierungsergebnisses liegt auf der Hand: Der Verzeichnisname ist das Klassifizierungskriterium, es bedarf keiner zusätzlichen Erläuterung. Auch für nachfolgende Dateiverwalter ist die Organisationsregel schnell verständlich. Wenn später die Dateien eines bestimmten Ziffernsegments gepackt versendet werden sollen, muss nur der entsprechende Ordner ausgewählt werden.
Arbeitsschritte: Dateien stapelweise nach der ersten Ziffer organisieren
Schritt 1: Wählen Sie im Dateiorganisationsmodul „Nach Dateiname klassifizieren“ aus
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie auf der linken Seite verschiedene Werkzeugkategorien, darunter Dateiname, Ordnername, Dateiorganisation, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Da das Ziel darin besteht, den Speicherort von Dateien zu organisieren und nicht den Dateiinhalt zu ändern, wählen Sie Dateiorganisation.
Nachdem Sie die Seite zur Dateiorganisation aufgerufen haben, klicken Sie auf die Funktionskarte „Dateien nach Dateiname klassifizieren“. Die Beschreibung dieser Funktion lautet „Stapelweise alle Dateien nach Dateiname klassifizieren“, was der Anforderung der Gruppierung nach Nummerierung entspricht.
Dieser Schritt dient dem Aufrufen des korrekten Verarbeitungseinstiegspunkts. Das erwartete Ergebnis ist das Öffnen einer Aufgabenseite, auf der später Dateien importiert und spezifische Klassifizierungsregeln festgelegt werden können.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren
Im Aufgabenbereich „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Der Screenshot zeigt, dass oben auf der Seite die beiden Schaltflächen Dateien hinzufügen und Aus Ordner importieren bereitgestellt werden.
Wenn Sie nur wenige bestimmte Dateien verarbeiten möchten, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken; wenn alle nummerierten Dateien in einem Ordner organisiert werden müssen, empfiehlt sich die Verwendung von „Aus Ordner importieren“. Nach dem Import erscheinen die Dateien in der Liste, die Tabellenspalten enthalten Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen. Anhand dieser Informationen können Sie schnell die Herkunft und den Typ der Dateien überprüfen.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass alle Dateien in der Liste verarbeitet werden sollen, klicken Sie auf Weiter am unteren Seitenrand. Falls Sie feststellen, dass nicht benötigte Dateien importiert wurden, können Sie diese über die Aktionsspalte entfernen, bevor Sie fortfahren.
Schritt 3: Aktivieren Sie in den Klassifizierungsmethoden „Nach erster Ziffer klassifizieren“
Nach dem Wechsel zum zweiten Schritt Verarbeitungsoptionen einrichten müssen Sie die Klassifizierungsgrundlage auswählen. Die Oberfläche bietet eine Vielzahl von Klassifizierungsmethoden, darunter: Nach dem ersten Zeichen klassifizieren, Nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen klassifizieren, Nach den letzten Zeichen klassifizieren, Nach der ersten Ziffer klassifizieren, Nach dem ersten englischen Buchstaben klassifizieren, Nach den ersten Zeichen klassifizieren, Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren, Nach benutzerdefiniertem regulärem Ausdruck klassifizieren usw.
Für diese Aufgabe soll nach der ersten Ziffer im Dateinamen gruppiert werden, wählen Sie daher „Nach erster Ziffer klassifizieren“. Im Screenshot ist diese Option bereits ausgewählt, und die Position der Einstellung ist mit einem roten Rahmen markiert.
Nach Auswahl dieser Regel liest die Software automatisch die erste im Dateinamen vorkommende Ziffer aus und verwendet diese Ziffer als Ordnernamen. Zum Beispiel wird 021543537912210.pdf in den Ordner „0“ verschoben, 519278340156729.pdf in den Ordner „5“ und 904567812349025.pdf in den Ordner „9“. Dadurch wird der ursprünglich manuell zu identifizierende Klassifizierungsvorgang zur automatischen Verarbeitung durch die Software.
Weiter unten auf derselben Seite gibt es Einstellungen zur Groß-/Kleinschreibung von Buchstaben. Da sich die aktuelle Regel auf Ziffern bezieht, ist keine Konvertierung der Groß-/Kleinschreibung erforderlich, behalten Sie einfach die Standardeinstellungen bei. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Dem Oberflächenablauf folgend besteht der nächste Schritt darin, den Speicherort festzulegen. Der Speicherort bestimmt, wohin die Klassifizierungsergebnisse ausgegeben werden. Zur einfacheren Überprüfung wird empfohlen, einen neuen Zielordner auszuwählen, z. B. „Klassifizierungsergebnis nummerierte Dateien“ oder „Nach erster Ziffer organisiert“. Dadurch bleibt die ursprüngliche Verzeichnisstruktur erhalten, während Sie das neue, klassifizierte Ergebnis betrachten können.
Nach dem Festlegen des Speicherorts gelangen Sie zu Verarbeitung starten. Vor der Ausführung wird empfohlen, noch einmal drei Punkte zu überprüfen: Sind die importierten Dateien korrekt? Ist die Klassifizierungsmethode „Nach erster Ziffer klassifizieren“? Ist der Speicherort geeignet? Wenn Sie dies bestätigt haben, starten Sie die Verarbeitung; die Software erstellt dann stapelweise numerische Ordner und sortiert die Dateien ein.
Häufige Fragen oder Hinweise
1. Nach welcher Ziffer wird klassifiziert, wenn der Dateiname mehrere Ziffern enthält?
Da hier „Nach erster Ziffer klassifizieren“ ausgewählt wurde, verwendet die Software die zuerst im Dateinamen erscheinende Ziffer als Klassifizierungsgrundlage. Auch wenn der Dateiname später noch viele weitere Ziffern enthält, ändert dies das Klassifizierungsergebnis nach der ersten Ziffer nicht.
2. Was tun, wenn der Dateiname mit Chinesisch oder Englisch beginnt?
Wenn der Dateiname nicht direkt mit einer Ziffer beginnt, aber später Ziffern enthält, muss anhand der konkreten Dateibenennung geprüft werden, ob dies Ihren Klassifizierungserwartungen entspricht. Um unerwartete Ergebnisse zu vermeiden, wird empfohlen, zunächst einige wenige Dateien zum Testen auszuwählen, die Klassifizierungslogik zu bestätigen und dann alle Dateien stapelweise zu verarbeiten.
3. Ist diese Methode für Word- und Excel-Dateien geeignet?
Die Screenshots in diesem Artikel verwenden PDF-Dateien zur Demonstration, aber das Prinzip der Klassifizierung nach Dateiname ist nicht auf PDFs beschränkt. Wenn die alltäglichen Word-Dokumente doc, docx und Excel-Tabellen xls, xlsx im Dateinamen eine Nummerierung enthalten, können sie ebenfalls mit dieser Methode organisiert werden. Dabei ist zu beachten, dass je nach Archivierungsanforderung entschieden werden sollte, ob verschiedene Dateitypen gemeinsam verarbeitet werden.
4. Warum sollte ein separater Speicherort festgelegt werden?
Die Stapelorganisation umfasst das Verschieben oder Ausgeben mehrerer Dateien. Durch das Festlegen eines separaten Speicherorts können Sie den Zustand vor und nach der Verarbeitung bequemer vergleichen und das Risiko von Fehlbedienungen verringern. Bei wichtigen Unterlagen wird empfohlen, zuerst eine Sicherungskopie des Originalordners zu erstellen und dann den Stapelvorgang auszuführen.
5. Sollte man die Dateinamen vor der Klassifizierung ändern?
Wenn die Dateinamen bereits eindeutige Nummerierungen enthalten, ist eine zusätzliche Umbenennung in der Regel nicht erforderlich. Wenn die Dateinamen jedoch chaotisch sind, Ziffern fehlen oder deren Position nicht einheitlich ist, wird empfohlen, zuerst die Benennungsregeln zu vereinheitlichen und dann die Klassifizierung nach der ersten Ziffer vorzunehmen. Dadurch wird die endgültige Ordnerstruktur genauer.
Fazit: Nummerierte Dateien schneller und zuverlässiger archivieren
Die stapelweise Gruppierung nach der ersten Ziffer des Dateinamens ist ein sehr praktisches Szenario der Büroautomatisierung. Es kann eine große Anzahl nummerierter Dateien aus einem vermischten Zustand in eine klar strukturierte Ansicht mit numerischen Ordnern überführen und so die Zeit für manuelles Ziehen & Ablegen, Beurteilen und wiederholtes Verschieben von Dateien reduzieren.
Bei der Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool ist der gesamte Prozess nicht kompliziert: Rufen Sie die Dateiorganisation auf, wählen Sie „Dateien nach Dateiname klassifizieren“, importieren Sie die zu verarbeitenden Dateien, legen Sie als Klassifizierungsmethode „Nach erster Ziffer klassifizieren“ fest, legen Sie dann den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Für Benutzer, die häufig PDFs, docx, xlsx, Verträge, Belege, Aufträge und Archive organisieren müssen, kann diese Stapelverarbeitungsmethode die Effizienz der Dateiverwaltung erheblich steigern. Es wird empfohlen, bei der nächsten großen Menge nummerierter Dateien direkt diese Methode zur Archivierung zu verwenden.