Lorsqu'un dossier contient un grand nombre de fichiers Excel qu'il faut convertir en bloc en texte TXT, ouvrir et enregistrer sous chaque fichier un par un prend beaucoup de temps et expose au risque d'oublier des fichiers. Ce document prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour présenter comment, grâce à la fonction « Conversion Excel en TXT » d’un logiciel bureautique, importer plusieurs fichiers XLSX en une seule fois et générer en bloc des fichiers texte TXT du même nom, adaptés à l’archivage de données, à l’importation système, à la lecture multiplateforme et au traitement par lots.
Dans le travail quotidien, les feuilles de calcul Excel sont souvent utilisées pour stocker des données de vente, des listes de produits, la présence des employés, des rapports financiers, des informations clients et d'autres contenus. Cependant, dans certains scénarios d'échange de données, d'importation système, d'archivage texte ou de lecture par script, le format xlsx n'est pas le plus pratique, et de nombreux systèmes préfèrent recevoir des fichiers texte txt. S'il n'y a qu'un ou deux fichiers, ouvrir manuellement Excel puis enregistrer sous format texte est acceptable ; mais lorsqu'un dossier contient des dizaines, voire des centaines de fichiers Excel, répéter l'ouverture, le choix du format, l'enregistrement et la fermeture est non seulement une perte de temps, mais peut aussi entraîner des omissions de conversion, une confusion dans le nommage ou des erreurs d'emplacement d'enregistrement.
Cet article vise à résoudre le problème de la « conversion par lots de nombreux fichiers Excel en format texte txt ». Ce qui suit montre, captures d'écran à l'appui, comment utiliser un logiciel bureautique comme HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer cette conversion. Son positionnement n'est pas de simplement visualiser des documents, mais d'être un outil orienté vers le traitement par lots de fichiers, la réduction des tâches répétitives et l'amélioration de l'efficacité bureautique, adapté aux personnes ayant fréquemment besoin de traiter des fichiers xlsx, xls, docx, pdf, des images, des textes, etc.
Scénarios applicables : quand faut-il convertir Excel en TXT par lots ?
Convertir Excel en txt semble être un simple besoin de conversion de format, mais c'est très courant dans le travail réel. Surtout lorsque les fichiers de feuilles de calcul proviennent de différents départements, projets ou dates, l'efficacité est ralentie par de nombreuses opérations répétitives si l'on continue à convertir manuellement un par un.
Le premier scénario est l'importation de données. De nombreux systèmes métier, logiciels de gestion anciens, interfaces ERP, systèmes financiers ou outils internes exigent le téléchargement de fichiers texte comme txt ou csv. Si les données originales sont conservées au format xlsx, il faut d'abord convertir les fichiers Excel en txt pour l'importation ultérieure.
Le deuxième scénario est l'archivage des données. Par rapport aux fichiers Excel, les fichiers texte txt ont une structure plus simple, occupent généralement moins d'espace et sont plus faciles à rechercher, indexer et conserver à long terme. Pour les documents dont seul le contenu du tableau doit être conservé, sans format, formules ou styles complexes, la conversion en txt facilite la recherche future.
Le troisième scénario est la livraison par lots. Par exemple, une équipe de projet doit remettre plusieurs rapports Excel de manière uniforme aux développeurs, au personnel de traitement des données ou à une plateforme tierce qui exige le format texte. Si l'on peut convertir en une seule fois des fichiers comme Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx en fichiers txt correspondants, cela peut réduire considérablement les coûts de communication et d'organisation.
Le quatrième scénario est le traitement automatisé. Les fichiers texte sont plus facilement lus par les scripts, les programmes batch et les outils de nettoyage de données. Après la conversion par lots d'Excel en txt, on peut poursuivre avec des opérations d'extraction de contenu, de fusion, de comparaison et d'importation dans une base de données.
Aperçu du résultat : avant traitement, plusieurs fichiers Excel ; après, des fichiers TXT portant le même nom.
Avant traitement : le dossier contient plusieurs feuilles de calcul xlsx
La capture d'écran d'avant traitement montre que le bureau ou le dossier contient de nombreux fichiers Excel, tels que Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx, etc. Ces fichiers sont tous au format xlsx et leurs icônes indiquent le type feuille de calcul Excel.
Avec une méthode traditionnelle, il faudrait ouvrir chaque fichier Excel l'un après l'autre, choisir « Enregistrer sous » au format txt, puis confirmer l'emplacement. Plus il y a de fichiers, plus la répétition est évidente ; si l'opération est interrompue, il faut revérifier quels fichiers sont déjà convertis et lesquels ne le sont pas.
Après traitement : les fichiers texte txt correspondants sont générés
Dans la capture d'écran d'après traitement, la série initiale de fichiers Excel a été convertie en fichiers texte txt. On peut voir que les noms de fichiers correspondent généralement, par exemple Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt, etc. Cela signifie qu'après la conversion par lots, l'utilisateur peut identifier rapidement les résultats grâce aux noms d'origine, sans avoir à les renommer manuellement.
Ce résultat est idéal pour l'organisation et la livraison ultérieure : les originaux sont Excel, les cibles sont txt, la nomenclature est claire, la quantité correspond, ce qui réduit le coût de vérification manuelle.
Procédure : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir Excel en TXT par lots
La procédure complète est expliquée ci-dessous en suivant l'ordre des captures d'écran. Comme l'interface peut varier légèrement selon la version, la version actuelle du logiciel fait foi pour l'utilisation. Le logiciel d'exemple ici est HeSoft Doc Batch Tool , dont le nom et la version sont visibles dans le coin supérieur gauche.
Étape 1 : Aller dans les outils Excel, trouver « Conversion Excel en Txt »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on voit dans la barre de navigation à gauche plusieurs catégories comme Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc. Comme il s'agit de traiter des fichiers Excel, il faut d'abord cliquer sur « Outils Excel » à gauche.
Une fois dans la page Outils Excel, une série de fonctions liées au traitement par lots Excel s'affiche à droite, comme Excel vers JPG, Excel vers Docx, Excel vers PDF, Excel vers Csv, Excel vers Xls, Excel vers Xlsx, etc. Dans la capture, la fonction cible est le 16e élément, « Excel vers Txt », décrite comme la conversion par lots de fichiers Excel en format Txt.
Cette étape vise à indiquer au logiciel le format cible de ce traitement par lots : convertir les fichiers Excel en texte txt. Après avoir sélectionné la bonne fonction, les fichiers importés par la suite seront traités pour une sortie en txt.
Étape 2 : Aller à la page de conversion, ajouter les fichiers Excel à traiter
En cliquant sur « Excel vers Txt », on accède à la page de traitement dédiée. Le haut de la page montre le nom de la fonction actuelle, « Excel vers Txt », avec un bouton « Retour au panneau principal » à gauche, utile si l'on s'est trompé de fonction ou pour revenir en arrière.
En haut de la page de conversion, deux principales options d'importation sont visibles : « Ajouter des fichiers » et « Importer depuis un dossier ». S'il suffit de convertir quelques fichiers Excel spécifiques, cliquer sur « Ajouter des fichiers » permet de les sélectionner manuellement. Pour convertir tout ou partie d'un dossier contenant de nombreux fichiers, il est préférable d'utiliser « Importer depuis un dossier » pour réduire le nombre d'opérations de sélection.
La capture montre 8 enregistrements importés, avec les colonnes N°, Nom, Chemin, Extension, Date de création, Date de modification et Actions. Les noms visibles sont Customer Info.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Order History.xlsx, Product List.xlsx, Project Progress.xlsx, Sales Data.xlsx, Training Plan.xlsx ; l'extension xlsx confirme que ce sont bien des feuilles de calcul Excel à traiter.
Le but est d'avoir tous les fichiers à convertir dans la liste de tâches. Après import, vérifiez la quantité et les noms ; le bas de page affiche « Nombre : 8 », ce qui permet de contrôler l'absence d'oubli.
Étape 3 : Vérifier la liste, supprimer ou vider si nécessaire
Le plus important dans un traitement par lots est de vérifier d'abord la liste. Comme le logiciel traitera uniformément tous les fichiers de la liste, tout ajout erroné générera également un fichier txt. Avant de passer à l'étape suivante, il est conseillé de vérifier le nom, l'extension et le chemin de chaque ligne.
Dans la colonne « Actions » à droite, une icône permet de supprimer un enregistrement. Le bouton « Vider » en haut permet, en cas d'erreur de dossier ou pour recommencer, de vider la liste actuelle avant d'importer à nouveau via « Ajouter des fichiers » ou « Importer depuis un dossier ».
Cette étape garantit que les fichiers d'entrée pour la conversion Excel vers txt soient corrects. Vérifier la liste avant traitement évite les retours en arrière, surtout si le répertoire contient des fichiers de test, d'anciennes versions ou temporaires.
Étape 4 : Cliquer sur « Suivant », configurer l'emplacement de sauvegarde
Une fois la liste confirmée, cliquer sur « Suivant » en bas. La barre de progression montre trois phases : « Sélectionner les enregistrements », « Définir l'emplacement », « Démarrer ». La capture montre l'étape 1 ; « Suivant » mène à l'étape 2, pour choisir où sauvegarder les fichiers txt.
Ce paramètre est crucial. Il est conseillé de choisir un répertoire de sortie facilement identifiable, par exemple un dossier « Résultat_Conversion_TXT », ou un dossier dédié près des Excel d'origine. Cela évite de mélanger les xlsx et les txt, facilitant la recherche, la compression ou l'envoi ultérieur.
Le résultat attendu est de définir clairement l'emplacement final. Ne pas choisir un dossier temporaire au hasard, pour ne pas avoir à chercher les fichiers après coup.
Étape 5 : Démarrer le traitement et vérifier le résultat
Après avoir choisi l'emplacement, lancer le traitement. Le logiciel convertit tous les fichiers Excel de la liste en txt. Une fois terminé, les fichiers txt correspondants apparaissent dans le dossier choisi.
Après conversion, il est bon de faire trois vérifications : 1) le nombre de fichiers txt correspond au nombre d'enregistrements (8 xlsx -> 8 txt) ; 2) les noms correspondent un à un, sans confusion ; 3) ouvrir quelques txt au hasard pour confirmer la lisibilité du contenu, pour l'importation ou l'archivage.
Questions fréquentes et remarques
1. Puis-je traiter de la même manière des xlsx et des xls ?
L'extension d'exemple ici est xlsx, et la fonction est « Excel vers Txt ». Les extensions courantes sont xlsx, xls, etc. Le logiciel liste les types reconnus. En cas de format ancien ou spécial, il est prudent de tester avec quelques fichiers avant de lancer le lot complet.
2. Le fichier txt conserve-t-il les couleurs, formules et styles de cellule ?
Le txt est un format texte brut, destiné au contenu, pas au style. Couleurs, bordures, fonds, formules complexes ne sont généralement pas conservés. Pour préserver la mise en page et le visuel, PDF ou image sont plus adaptés ; pour exporter le texte, le txt est idéal.
3. Pourquoi sauvegarder l'original avant conversion ?
Même si la conversion génère un nouveau fichier sans modifier l'original, il est prudent de conserver une copie de sauvegarde, surtout pour des fichiers importants (finances, clients, présence). Copiez-les dans un dossier de test, validez le résultat, puis traitez les fichiers officiels.
4. Comment éviter les oublis quand il y a beaucoup de fichiers ?
Si les fichiers sont dans un même dossier, préférez « Importer depuis un dossier » plutôt que « Ajouter des fichiers » un par un. Vérifiez ensuite le nombre total et les noms de la liste.
Résumé : utiliser un outil de traitement par lots pour réduire la conversion répétitive et gagner en efficacité
Convertir par lots des feuilles Excel en txt, c'est surtout réduire le travail répétitif. Là où il fallait ouvrir et enregistrer chaque fichier séparément, on peut désormais le faire de manière centralisée avec « Excel vers Txt » de HeSoft Doc Batch Tool . Pour les dossiers contenant de nombreux xlsx, cette méthode fait gagner du temps et réduit les risques d'oubli, d'erreur d'enregistrement ou de confusion de nom.
Si vous traitez des données de vente, listes de produits, infos clients, relevés de présence, rapports financiers et devez produire des txt, suivez ces étapes : Outils Excel, « Excel vers Txt », import par lots, vérification de la liste, choix de l'emplacement, démarrage. Cela clarifie le processus et adapte la conversion à un contexte professionnel à grande échelle.