Dieser Artikel richtet sich an Büronutzer, die PDF-Dateien wie Rechnungen, Verträge und Abrechnungen stapelweise verarbeiten müssen, und stellt vor, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere gewöhnliche PDFs auf einmal in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren können. Anhand von Screenshots der Softwareoberfläche wird der gesamte Ablauf vom Aufrufen des PDF-Tools über die Auswahl der Konvertierungsfunktion, das Importieren von Dateien im Stapel, die Auswahl der ZUGFeRD-Version bis hin zum Speichern und Starten der Verarbeitung erläutert. So sparen Sie sich wiederholte Klicks und manuelle Konvertierungszeit – ideal für Szenarien in den Bereichen Finanzen, Verwaltung, Einkauf, grenzüberschreitendes Geschäft und Archivverwaltung.
Bei Finanzrückerstattungen, der Archivierung elektronischer Rechnungen, der Lieferantenrechnungsverwaltung und dem grenzüberschreitenden Austausch von Geschäftsunterlagen müssen PDF-Dateien häufig bestimmte Standardformate erfüllen. Insbesondere beim Austausch elektronischer Rechnungsdaten stehen viele Teams vor einem praktischen Problem: Sie haben eine große Anzahl gewöhnlicher PDF-Dateien und müssen diese einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren. Wenn man jede PDF einzeln öffnet und einzeln bearbeitet, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu Nacharbeit durch versehentlich übersehene Dateien, inkonsistente Versionsauswahl oder unübersichtliche Speicherpfade.
Dieser Artikel löst genau dieses Problem: Wie kann man die Stapelverarbeitungsfunktion in Bürosoftware nutzen, um viele PDF-Dateien auf einmal in das ZUGFeRD-Standardformat zu konvertieren? Die Software im Screenshot ist „ HeSoft Doc Batch Tool “, eine Software zur Dokumentenstapelverarbeitung für Büroszenarien, die sich für die Bearbeitung verschiedener Dateiaufgaben wie PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder usw. eignet. Dieser Artikel folgt der Reihenfolge der Screenshots und erklärt die Vorgehensweise vom Aufrufen der Funktion bis zur Auswahl der ZUGFeRD-Version deutlich und erläutert den Zweck jedes Schrittes sowie das erwartete Ergebnis nach der Verarbeitung.
Anwendungsszenarien: In welchen Fällen eignet sich die Stapelkonvertierung von PDF in ZUGFeRD?
Die Stapelkonvertierung von PDF in ZUGFeRD ist nicht nur für Techniker geeignet, viele alltägliche Büroaufgaben stoßen auf ähnliche Anforderungen. Wann immer Ihre Arbeit die Vereinheitlichung von PDF-Standards, die Aufbereitung elektronischer Rechnungsdateien oder die Stapelarchivierung von PDFs erfordert, können Sie diese Methode in Betracht ziehen, um sich wiederholende Arbeit zu reduzieren.
Zu den häufigen Szenarien gehören: Die Finanzabteilung muss mehrere von Lieferanten gesendete PDF-Rechnungsdateien in das ZUGFeRD-Standardformat vereinheitlichen; die Verwaltungs- oder Einkaufsabteilung muss Verträge, Rechnungen und Rechnungsanhänge standardisiert archivieren; grenzüberschreitende Geschäftsteams müssen gemäß den Anforderungen von Partnern PDFs einreichen, die bestimmten elektronischen Rechnungsstandards entsprechen; Archivverwalter müssen historische PDF-Dateien in eine Version konvertieren, die die spätere Verwaltung und den Austausch erleichtert.
Im Vergleich zur manuellen Einzelbearbeitung liegt der Wert der Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool darin: mehrere PDF-Dateien auf einmal importieren, einheitliche Zielversion auswählen, einheitlichen Speicherort festlegen und dann stapelweise ausführen. Dies reduziert wiederholte Klicks und verringert das Risiko inkonsistenter Verarbeitungsparameter für verschiedene Dateien.
Ergebnisvorschau: Was ändert sich vor und nach der Verarbeitung?
Vorher: Mehrere gewöhnliche PDFs in Ordnern verstreut
Vor der Verarbeitung haben Sie möglicherweise eine Reihe von Dateien mit der Erweiterung .pdf, wie z. B. elektronische Rechnungen, Verträge, Rechnungen, Beschreibungsdokumente usw. Diese PDF-Dateien können von verschiedenen Lieferanten oder unterschiedlichen Geschäftssystemen stammen und sind nicht unbedingt einheitlich formatiert. Die Dateiliste im Screenshot zeigt, dass die Software mehrere PDF-Dateien importiert und Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit usw. anzeigt, was die Überprüfung vor der Verarbeitung erleichtert, ob die richtigen Dateien ausgewählt wurden.
Nachher: Ausgabe als PDF im ZUGFeRD-Standardformat
Nach der Verarbeitung ist das Ziel, diese PDF-Dateien einheitlich in das ZUGFeRD-Standardformat zu konvertieren. Das bedeutet, dass PDFs, die ursprünglich einzeln konvertiert werden mussten, durch dieselbe Stapelaufgabe standardisiert verarbeitet werden können. Für die spätere Archivierung, Übertragung, Prüfung oder den Systemimport ist ein einheitliches Format einfacher zu verwalten. Es ist zu beachten, dass es nach Abschluss der Verarbeitung empfehlenswert ist, einige Ausgabedateien stichprobenartig zu öffnen, um zu bestätigen, dass die Dateien normal geöffnet werden können und dass das Geschäftssystem oder der Empfänger das Zielformat erkennen kann.
Arbeitsschritte: Stapelkonvertierung von PDF-Dateien in das ZUGFeRD-Standardformat
Schritt 1: PDF-Werkzeuge aufrufen und „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ wählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool finden Sie zunächst in der linken Navigationsleiste die „PDF-Werkzeuge“. Wie der Screenshot zeigt, gibt es auf der linken Seite Kategorien wie Startseite, Aufgabenablauf, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateiablage, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Nach der Auswahl von „PDF-Werkzeuge“ zeigt der Hauptbereich verschiedene PDF-Stapelverarbeitungsfunktionen an.
Suchen Sie unter den Funktionskarten nach „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“. Im Screenshot befindet sich diese Funktion in der Liste der PDF-Werkzeuge, die Beschreibung lautet „Konvertiert PDF-Dateien stapelweise in andere PDF-Versionen“. Wenn Sie auf diese Funktion klicken, gelangen Sie in den entsprechenden Stapelkonvertierungsprozess.
Das Ziel dieses Schrittes ist es, den richtigen Verarbeitungseinstiegspunkt zu erreichen. Da ZUGFeRD eine der Zielversionen in der Funktion „In andere PDF-Versionen konvertieren“ ist, wählen Sie nicht andere Funktionen wie PDF zu Word, PDF zu Excel, PDF zu JPG usw. Nach der Auswahl des richtigen Einstiegspunkts können Sie in den nachfolgenden Versionseinstellungen ZUGFeRD sehen.
Schritt 2: Die zu konvertierenden PDF-Dateien hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktion „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ wird oben im Fenster der aktuelle Funktionsname angezeigt und ein schrittweiser Verarbeitungsprozess gestartet. Im Screenshot ist Schritt 1 als „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ zu sehen, oben rechts befinden sich Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw.
Wenn Sie nur wenige bestimmte PDFs verarbeiten müssen, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und die zu konvertierenden PDF-Dateien der Liste hinzufügen. Wenn Ihre PDF-Dateien zentral in einem Ordner gespeichert sind, können Sie auf „Dateien aus Ordner importieren“ klicken, um die Dateien aus dem Ordner auf einmal zu importieren. Nach dem Import zeigt die Liste Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit usw. an.
Das Ziel dieses Schrittes ist es, zu bestätigen, welche PDFs an der Stapelkonvertierung teilnehmen. Im Screenshot wurden 4 PDF-Dateien importiert, darunter human-exploration.pdf, Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf, learning-tips.pdf, SampleContract-Shuttle.pdf. Der Bereich „Zusammenfassung“ unten zeigt die Anzahl der Datensätze mit 4, was bedeutet, dass die aktuelle Stapelaufgabe 4 Dateien verarbeiten wird. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung die Dateinamen und -pfade zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nicht versehentlich PDFs zur Aufgabe hinzugefügt werden, die nicht konvertiert werden sollen. Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht verarbeitet werden soll, können Sie sie über das Löschsymbol auf der rechten Seite der Liste entfernen; wenn alle falsch ausgewählt wurden, können Sie „Leeren“ verwenden und erneut importieren.
Schritt 3: Klicken Sie auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen
Nachdem Sie die Dateiliste überprüft und bestätigt haben, klicken Sie unten im Fenster auf „Weiter“. Die Software wechselt zu Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Wie der Screenshot zeigt, enthält der obere Prozessablauf nacheinander „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Dieses schrittweise Design eignet sich für Stapel-Büroaufgaben, da es das Importieren von Dateien, die Auswahl von Parametern, das Speichern der Ergebnisse und die Ausführung der Verarbeitung trennt und so Auslassungen reduziert.
Auf der Seite mit den Verarbeitungsoptionen sehen Sie den Bereich „Version“, der mehrere auswählbare PDF-Versionen auflistet, wie z. B. PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3b, PDF/X-1a, PDF 1.4, PDF 1.7, PDF/UA-1 sowie ZUGFeRD usw.
Schritt 4: Wählen Sie ZUGFeRD aus der Versionsliste
Suchen Sie unter den „Versions“-Optionen nach „ZUGFeRD“ und aktivieren Sie es. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf die ZUGFeRD-Option, und diese Option ist bereits ausgewählt. Nach der Auswahl wird festgelegt, dass das Zielformat dieser Stapelaufgabe das ZUGFeRD-Standardformat ist.
Dieser Schritt ist sehr kritisch. Da dieselbe Funktion auch verschiedene Versionen wie PDF/A, PDF/X, PDF 1.0 bis PDF 2.0 anbietet, ist das Ausgabeergebnis nicht ZUGFeRD, wenn die falsche Version gewählt wurde. Daher wird empfohlen, vor dem nächsten Schritt noch einmal zu bestätigen, ob sich das Auswahlfeld neben ZUGFeRD befindet. Klicken Sie nach der Bestätigung unten auf „Weiter“.
Schritt 5: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Gemäß dem Prozessablauf gelangen Sie nach der Auswahl der Verarbeitungsoptionen zu „Speicherort festlegen“. Da der Screenshot die Seite zum Festlegen des Speicherorts nicht zeigt, werden hier keine nicht angezeigten spezifischen Schaltflächennamen erläutert. In der Praxis müssen Sie nur gemäß den Anweisungen der Software-Oberfläche den Speicherort für die Ausgabedateien auswählen. Es wird empfohlen, für die konvertierten Dateien einen separaten Ordner anzulegen, z. B. „ZUGFeRD Ausgabedateien“ oder „Konvertierte Rechnungs-PDFs“, um eine Vermischung mit den Original-PDFs zu vermeiden.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, fahren Sie mit dem Schritt „Verarbeitung starten“ fort. Bestätigen Sie die Anzahl der Dateien, die Zielversion und den Speicherort als korrekt und starten Sie dann die Verarbeitungsaufgabe. Die Software führt die Konvertierung gemäß der von Ihnen importierten Dateiliste stapelweise aus. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabedateien am Speicherort und kontrollieren Sie stichprobenartig, ob einige PDFs normal geöffnet werden können.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Warum Stapelverarbeitung statt Einzelkonvertierung?
Wenn Sie nur 1 PDF haben, ist die manuelle Konvertierung nicht sehr aufwendig. Wenn die Anzahl der Dateien jedoch Dutzende oder Hunderte beträgt, verschwendet die Einzelverarbeitung viel Zeit und führt leicht zu Problemen wie übersehener Verarbeitung, falscher Speicherung, inkonsistenter Version usw. Der Vorteil der Stapelverarbeitung liegt in der einmaligen Einrichtung und der Ausführung für mehrere Dateien, was sich besser für wiederkehrende Büroszenarien in den Bereichen Finanzen, Verwaltung und Archivmanagement eignet.
2. Welche Informationen sollten nach dem Import von Dateien überprüft werden?
Es wird empfohlen, hauptsächlich Dateiname, Pfad und Erweiterung zu überprüfen. Die Liste im Screenshot zeigt diese Informationen bereits an, sodass Benutzer die Dateiquellen vor Beginn der Konvertierung leicht bestätigen können. Wenn die Dateien über mehrere Ordner verteilt sind, können sie stapelweise importiert werden, oder die Effizienz kann durch „Dateien aus Ordner importieren“ erhöht werden.
3. Worauf ist bei der Auswahl von ZUGFeRD zu achten?
In der Versionsliste wird ZUGFeRD zusammen mit Optionen wie PDF/A, PDF/X, PDF 1.7 usw. angezeigt. Sie repräsentieren unterschiedliche PDF-Standards oder -Versionen. Um PDF in ZUGFeRD zu konvertieren, muss ZUGFeRD explizit ausgewählt werden und nicht das benachbarte PDF/UA-1 oder PDF 1.7.
4. Werden die Originaldateien überschrieben?
Der Screenshot zeigt keine spezifischen Optionen auf der Seite zum Speicherort, sodass nicht direkt beurteilt werden kann, ob Originaldateien überschrieben werden. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, die Konvertierungsergebnisse in einem neuen Ausgabeordner zu speichern und eine Sicherungskopie der Original-PDFs aufzubewahren. So kann bei Bedarf eine erneute Verarbeitung aus den Originaldateien erfolgen.
5. Wie werden die Ergebnisse nach der Konvertierung überprüft?
Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, einige PDFs aus dem Ausgabeordner zufällig zu öffnen, um zu bestätigen, dass die Dateien normal geöffnet werden können und Seitenzahl und Inhalt keine offensichtlichen Anomalien aufweisen, und gemäß den Anforderungen des Geschäftssystems oder des Empfängers das ZUGFeRD-Erkennungsergebnis zu validieren. Bei der Stapelarchivierung elektronischer Rechnungen können auch Ordner nach Datum, Lieferant oder Projektname erstellt werden, um die spätere Suche zu erleichtern.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie sich wiederholende Arbeit bei der PDF-Standardisierung durch Stapelkonvertierung
Die Stapelkonvertierung von PDF in das ZUGFeRD-Standardformat löst im Wesentlichen das Problem der Standardisierung von Bürodokumenten wie elektronischen Rechnungen, Rechnungen, Verträgen usw. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie über die Funktion „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ in den „PDF-Werkzeugen“ mehrere PDFs auf einmal importieren, einheitlich ZUGFeRD auswählen, einen einheitlichen Speicherort festlegen und dann die Verarbeitung stapelweise ausführen.
Für Mitarbeiter in den Bereichen Finanzen, Verwaltung, Einkauf und Archivmanagement, die häufig PDF-Dateien bearbeiten, kann dieser Arbeitsablauf die Anzahl sich wiederholender Klicks erheblich reduzieren und die Konsistenz der Dateiverarbeitung verbessern. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung einer großen Anzahl von Dateien zunächst den Prozess mit wenigen PDFs zu testen, zu bestätigen, dass die Ausgabeergebnisse den Anforderungen entsprechen, und dann alle Dateien stapelweise für die Konvertierung zu importieren.