Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Konvertieren Sie mehrere gewöhnliche PDF-Dateien stapel weise in das PDF/UA-1-Format, das für Szenarien wie die Einreichung von Regierungs-und Unternehmens archivierung, die Veröffentlichung von Bildungs materialien und die Reform des barrierefreien Lesens von Dokumenten des öffentlichen Dienstes geeignet ist. Der Artikel kombiniert die Anweisungen der Softwares chnitt stelle, von der Eingabe des PDF-Tools über das Hinzufügen mehrerer PDF-Dateien, das Auswählen der PDF/UA-1-Version bis hin zum Festlegen des Speicherorts und dem Starten der Verarbeitung, um den Betriebs prozess vollständig zu erläutern und die Benutzer daran zu erinnern, auf die Struktur der Quelldatei, die Tags und die Lese reihenfolge zu achten. Die Auswirkungen der PDF/UA-Konformität.
In Szenarien wie der Offenlegung von Regierungs angelegenheiten, der Veröffentlichung von Unternehmens systemen, der Verteilung von Bildungs materialien und der Einreichung von Dokumenten für den öffentlichen Dienst muss PDF nicht nur geöffnet und gelesen werden können, sondern auch die Anforderungen an das barrierefreie Lesen so weit wie möglich erfüllen, damit Bildschirm leser und andere Hilfsmittel den Inhalt von Dokumenten identifizieren können. Wenn Sie PDF-Dateien nacheinander manuell verarbeiten, ist die Arbeits belastung hoch und leicht zu übersehen, was einem einheitlichen Standard nicht förderlich ist. In diesem Artikel wird die Verwendung von Office-Software beschrieben HeSoft Doc Batch Tool , Konvertieren Sie PDF inPDF/UA-1Format, reduzieren Sie wiederholte Vorgänge und verbessern Sie die Effizienz der Datei standard isierung.
Anwendbare Szenarien: Welche Situationen erfordern eine Batch-Konvertierung von PDF/UA
PDF/UAEs ist einer der PDF-Standards für das barrierefreie Lesen und wird häufig bei der Veröffentlichung und Archivierung von Dateien verwendet, die die Zugänglich keit von Dokumenten verbessern müssen. Die Batch-Konvertierung ist besonders für Benutzer geeignet, die über eine große Anzahl von PDF-Dateien verfügen, die eine einheitliche Verarbeitung erfordern.
- Dokumente für Regierungs angelegenheiten und öffentliche Dienste:Konvertieren Sie PDFs wie Ankündigungen, Leitfäden, Bewerbung formulare und Dokumentation in Versionen, die besser für das Lesen geeignet sind.
- Unternehmens system und Schulungs materialien:Verarbeiten Sie Mitarbeiter handbücher, System dateien, Schulungs-PDF in Stapeln und geben Sie sie einheitlich in PDF/UA-1-Format aus.
- Bildungs-und Lernmaterial ien:Standard isierte Konvertierung von PDFs wie Kurs handbüchern, Lern handbüchern und Lese materialien, um die spätere Verteilung zu erleichtern.
- Datei-und Compliance-Organisation:Wenn verschiedene PDF-Versionen in der Datei bibliothek vorhanden sind, kann die wiederholte Arbeit, die einzeln gespeichert wird, durch Stapel konvertierung reduziert werden.
Wie Sie aus dem Screenshot sehen können, HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Software für die Stapel verarbeitung von Office-Dateien. Auf der linken Seite finden Sie Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Bild-Tools und andere Kategorien. Dieser Vorgang verwendetPDF-ToolsVersions konvertierungs fähigkeit in.
Effekt vorschau: Was sich vor und nach der Verarbeitung ändert
Vor der Verarbeitung:In der Datei liste befinden sich mehrere normale PDF-Dateien, z. B. human-exploration.pdf, learning-tips.pdf usw. Sie können aus verschiedenen Quellen stammen, PDF-Versionen und Spezifikationen sind nicht einheitlich und müssen einzeln geöffnet oder konvertiert werden.
Nach der Verarbeitung:Die Software konvertiert mehrere importierte PDF-Dateien gemäß der ausgewählten Version inPDF/UA-1Version der PDF-Datei. Die Ausgabe datei ist immer noch im PDF-Format, aber das Versions ziel ist ein PDF-/UA-1 standard für das barrierefreie Lesen, der für die spätere Veröffentlichung, Archivierung oder weitere Erkennung praktisch ist.
Es ist zu beachten, dass PDF/UA normative Anforderungen an Dokument beschriftungen, Struktur, Lese reihenfolge und alternativen Text enthält. Die Versions konvertierung in der Software kann bei der Massen ausgabe in die PDF/UA-1-Ziel version hilfreich sein. Die strukturelle Qualität der Quell-PDF-Datei wirkt sich jedoch weiterhin auf die endgültige Barrierefrei heit aus. Für strenge Compliance-Szenarien wird empfohlen, nach der Konvertierung stichproben artige Inspektionen oder profession elle Überprüfungen durch zuführen.
Schritte: Konvertieren Sie PDF in PDF/UA-1 in großen Mengen
Schritt 1: Gehen Sie zum PDF-Tool und wählen Sie die Versions konvertierungs funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Klicken Sie danach in der Funktions kategorie links aufPDF-Tools. Auf der Haupt oberfläche werden mehrere PDF-bezogene Stapel verarbeitung funktionen angezeigt, z. B. Kennwort schutz für PDF-Dateien, Wasser zeichen für PDF-Dateien, Konvertierung von PDF-Dateien in Word, Konvertierung von PDF-Dateien in JPG-Bilder usw.
Finden und klicken Sie in der Funktions karte"PDF in eine andere Version von PDF konvertieren". Diese Funktion im Screenshot befindet sich im 12. Punkt der Liste der PDF-Tools mit dem Text "Konvertieren von PDF-Dateien in andere Versionen von PDF".
Zweck des Betriebs:Betreten Sie den PDF-Versions konvertierungs prozess, um sich auf die spätere Auswahl von PDF/UA-1 kriterien vor zubereiten.
Erwartete Ergebnisse:Die Software ruft die Verarbeitung seite "Konvertieren von PDF in andere Versionen von PDF" auf und zeigt den schrittweisen Prozess an: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung.
Schritt 2: Hinzufügen von PDF-Dateien, die konvertiert werden müssen
Bleiben Sie nach dem Aufrufen der Verarbeitung seite zuerst in Schritt 1"Wählen Sie die Datensätze aus, die verarbeitet werden müssen". Sie können oben rechts auf der Seite sehen"Dateien hinzufügen","Dateien aus Ordnern importieren",“Entleeren”,“Mehr”Warten Sie auf die Tasten.
- Wenn Sie nur ein paar PDFs auswählen müssen, klicken Sie aufDateien hinzufügen.
- Wenn die PDF-Datei zentral im selben Ordner gespeichert ist, klicken Sie aufDateien aus Ordnern importieren, Importieren Sie mehrere Dateien gleichzeitig.
- Wenn der Import falsch ist, können Sie verwendenEntleerenWählen Sie erneut.
Nachdem die Datei importiert wurde, werden in der Liste Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Im Screenshot-Beispiel wurden 4 PDF-Dateien importiert, und unten wird die Anzahl der Datensätze als 4 angezeigt.
Zweck des Betriebs:Fügen Sie der Batch warteschlange Dateien hinzu, die in PDF/UA konvertiert werden müssen.
Erwartete Ergebnisse:Alle ausstehenden PDF-Dateien werden in der Liste mit der Erweiterung PDF angezeigt. Klicken Sie nach Bestätigung unten auf der Seite aufWeiter.
Schritt 3: Wählen Sie PDF/UA-1 in den Verarbeitung optionen
Gehen Sie zu Schritt 2"Verarbeitung optionen festlegen"Auf der Seite werden mehrere konvertierbare PDF-Versionen aufgelistet, darunter PDF/A, PDF/X, PDF 1.0 bis PDF 2.0 usw. Sie können in den Optionen auf der rechten Seite sehenPDF/UA-1.
ÜberprüfenPDF/UA-1Als Ziel version dieser Stapel konvertierung. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf die Option PDF/UA-1.
Zweck des Betriebs:Geben Sie den Ziel-PDF-Standard als PDF/UA-1 an und lassen Sie die Software gemäß dieser Version stapel weise konvertieren.
Erwartete Ergebnisse:Die Option PDF/UA-1 ist ausgewählt. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Auswahl korrekt ist, klicken Sie aufWeiterGehen Sie zu den Einstellungen für den Speicherort.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Entsprechend dem Schnitts telle prozess ist Schritt 3"Speicherort festlegen"Schritt 4 ist“Beginne mit der Verarbeitung”. Nachdem Sie PDF/UA-1 ausgewählt haben, klicken Sie weiterWeiter, Befolgen Sie die Anweisungen auf der Seite, um den Speicherort der konvertierten Datei festzulegen.
Nachdem der Speicherort bestätigt wurde, starten Sie den Verarbeitung schritt und führen Sie die Aufgabe aus. Die Software führt eine Stapel konvertierung von PDF-Dateien in der Liste durch, um zu verhindern, dass Benutzer Versionen einzeln öffnen, speichern oder auswählen.
Zweck des Betriebs:Bestimmen Sie den Speicherort der Ausgabe datei und starten Sie die Stapel konvertierungs aufgabe.
Erwartete Ergebnisse:Die Software generiert PDF-Dateien mit der Ziel version als PDF/UA-1, die für die spätere Archivierung, Verteilung oder barrierefreie Lese erkennung geeignet ist.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Was ist der Unterschied zwischen PDF/UA-1 und normalen PDF?
Gewöhnliche PDF-Dateien konzentrieren sich haupt sächlich auf die Layout anzeige, während PDF/UA den barrierefreien Zugriff wie Dokumenten struktur, semantische Tags und Lese reihenfolge betont. Durch die Konvertierung von Dateien in PDF/UA-1 können Dokumente dem barrierefreien Lese standard näher kommen.
2. Muss es nach der Stapel konvertierung vollständig mit PDF/UA übereinstimmen?
Es wird nicht empfohlen, es einfach als "nach der Konvertierung unbedingt vollständig konform" zu verstehen. Die PDF/UA-Compliance bezieht sich nicht nur auf die Version, sondern auch darauf, ob die Quelldatei die richtigen Tags, die Titels truktur, den alternativen Text des Bildes, die Lese reihenfolge usw. enthält. Für ein offizielles Release-oder Compliance-Überprüfung szenario wird empfohlen, nach der Konvertierung ein profession elles Tool zur Überprüfung zu verwenden.
3. Was muss ich vor dem Importieren einer Datei beachten?
Es wird empfohlen, sicher zustellen, dass die PDF-Datei normal geöffnet werden kann und nicht beschädigt ist. Wenn eine Datei mit Einschränkungen oder Verschlüsse lungs schutz versehen ist, kann dies Auswirkungen auf die Konvertierungs verarbeitung haben. Sie können zuerst den Ordner organisieren und dann "Dateien aus dem Ordner importieren" verwenden, um die Effizienz des Stapel imports zu verbessern.
4. Wie viele PDF-Dateien können gleichzeitig verarbeitet werden?
Wie Sie der Benutzer oberfläche entnehmen können, unterstützt die Funktion das Hinzufügen mehrerer PDF-Dateien gleichzeitig und die einheitliche Verarbeitung in einer Liste. Es wird empfohlen, die tatsächliche Verarbeitung menge entsprechend der Dateigröße, der Computer leistung und der Komplexität der Aufgabe anzuordnen. Wenn es viele Dateien gibt, können sie stapel weise verarbeitet werden, um die Überprüfung der Ergebnisse zu erleichtern.
5. Muss die konvertierte Datei noch überprüft werden?
Es wird empfohlen, zu überprüfen. Insbesondere für Szenarien mit hohen Barrierefrei heit sanford rungen wie offene Regierungs angelegenheiten, öffentliche Dienste und die Veröffentlichung von Lehrmaterial ien sollte nach Abschluss der Konvertierung überprüft werden, ob die Dokumente normal geöffnet werden können, und die Dokumenten struktur und die Lese reihenfolge sollten weiter überprüft werden.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie die Doppel arbeit der PDF/UA-Konvertierung mit Chargen verarbeitung
Durch HeSoft Doc Batch Tool Von"PDF in eine andere Version von PDF konvertieren"Funktion können Sie mehrere PDF-Dateien in konvertierenPDF/UA-1Die Ziel version. Der gesamte Prozess ist klar: Geben Sie das PDF-Tool ein, wählen Sie die Versions konvertierungs funktion aus, fügen Sie PDF-Dateien hinzu, aktivieren Sie PDF/UA-1, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung.
In Office-Szenarien, in denen eine große Anzahl von PDF-Dokumenten zentral verarbeitet werden muss, kann diese Batch-Konvertierungs methode die Zeit kosten für wiederholte Klicks und das Speichern nacheinander erheblich reduzieren und es ist auch einfacher, die Datei versions standards konsistent zu halten. Es wird empfohlen, die zu konvertierten PDF-Dateien vor der Verarbeitung zu sortieren und dann nach der Konvertierung die erforderlichen Inspektionen durch zuführen, um die barrierefreie PDF-Dokumenten-Sortierung effizienter abzuschließen.