Viele Büroszenarien erfordern die Konsistenz der PDF-Dateiversionen, z. B. bei der Archivierung, dem Hochladen in Systeme, der Auslieferung von Materialien oder Kompatibilitätsprüfungen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere PDFs in einem Ordner stapelweise in eine bestimmte Version konvertieren. Die Anleitung zeigt am Beispiel der Konvertierung von PDF 1.7 in PDF 2.0 die Dateiliste vor der Verarbeitung, die Versionsinformationen vor der Verarbeitung, die Schritte zum Hinzufügen von Dateien und zur Auswahl der Version in der Software sowie die Methode zur Überprüfung, ob die PDF-Version nach der Verarbeitung zu 2.0 geändert wurde.
Beim Sortieren von PDF-Materialien stoßen viele Menschen auf ein Detailproblem: Die Dateierweiterung ist zwar immer PDF, aber die PDF-Versionsnummer in den Dokumenteigenschaften ist nicht einheitlich. Einige Dateien sind möglicherweise PDF 1.4, andere PDF 1.7; wenn das Material an ein Archivsystem, eine Projektplattform oder eine vom Kunden vorgegebene Umgebung übergeben werden muss, kann es sein, dass die andere Seite eine Vereinheitlichung auf PDF 1.5, PDF 1.6 oder PDF 2.0 verlangt. Wenn man dann jede Datei einzeln öffnet, um die Version zu prüfen und sie dann einzeln zu konvertieren, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es werden auch leicht Dateien übersehen.
Dieser Artikel dreht sich um das Thema „Batch-Konvertierung von PDF-Versionsnummern“ und beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool viele PDF-Dateien auf einmal in eine Zielversion konvertieren können. Im Beispiel hat das PDF vor der Verarbeitung die Version 1.7 (Acrobat 8.x) und danach die Version PDF 2.0. Der Artikel erläutert jeden Schritt anhand von Screenshots hinsichtlich seines Zwecks, des erwarteten Ergebnisses und der zu beachtenden Dinge, um Ihnen dabei zu helfen, die PDF-Version in der Praxis schnell zu vereinheitlichen.
Anwendungsszenarien: Welche Probleme lassen sich durch die batchweise Vereinheitlichung von PDF-Versionsnummern lösen?
Die PDF-Versionsnummer wird normalerweise nicht direkt im Datei-Explorer angezeigt. Der Benutzer muss einen PDF-Reader oder -Editor öffnen, um sie in den Dokumenteigenschaften einzusehen. Gerade weil sie nicht auffällig ist, kommt es bei der Lieferung einer großen Anzahl von PDF-Dateien leicht zu uneinheitlichen Versionen.
Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für die Funktion zur Batch-Konvertierung von PDF-Versionen:
- Einheitliche Lieferung von Projektmaterialien: PDFs aus verschiedenen Abteilungen haben unterschiedliche Quellen und wurden mit unterschiedlichen Tools erstellt, daher sind die Versionsnummern uneinheitlich. Eine Vereinheitlichung der Version vor der Lieferung kann Probleme bei der Abnahme reduzieren.
- Standardisierung bei der Archivierung: Elektronische Archivverwaltung legt oft Wert auf Formatvorschriften. Die Vereinheitlichung der Version einer Reihe von Verträgen, Berichten, Zeichnungserläuterungen und gescannten Materialien ist vorteilhaft für die langfristige Aufbewahrung und das spätere Wiederauffinden.
- Kompatibilität beim System-Upload: Einige Systeme stellen beim Parsen von PDFs Anforderungen an die Version, Struktur oder Standards. Eine vorherige Konvertierung in eine festgelegte PDF-Version kann die Wahrscheinlichkeit von Upload-Fehlern oder Anzeigefehlern in der Vorschau verringern.
- Batch-Bereinigung externer Dateien: Von Kunden, Lieferanten, Websites oder historischen Projekten gesammelte PDF-Dateien wurden möglicherweise mit unterschiedlicher Software erstellt und haben uneinheitliche Versionen. Eine Batch-Verarbeitung ist hier zuverlässiger als eine manuelle Anpassung.
- Automatisierung von Büroabläufen: Wenn die PDF-Versionskonvertierung Teil eines festen Arbeitsablaufs wird, können Batch-Tools wiederholte Klicks reduzieren und Zeit für die Prüfung und Inhaltsbestätigung sparen.
HeSoft Doc Batch Tool ist ein Batch-Tool für die Bürodokumentenverarbeitung, dessen Oberfläche Kategorien wie PDF-Tools, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools usw. enthält. Sein Wert liegt nicht in der Bearbeitung einzelner Dateien, sondern in der zentralisierten Ausführung von sich wiederholenden Dateiverarbeitungsaufgaben, wie z.B. Batch-Konvertierung von PDF-Versionen, Batch-Konvertierung von Dateiformaten oder Batch-Bereinigung von Dokumenten.
Ergebnisvorschau: Batch-Konvertierung von PDF 1.7 auf PDF 2.0
Vor der Verarbeitung: Ordner mit mehreren zu verarbeitenden PDFs
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass im Ordner mehrere PDF-Dateien abgelegt sind, darunter services.pdf, The Safety of Mars Sample Return.pdf, the-crowdsourced-guide-to-learning.pdf und Voyager-Grand-Tour.pdf. Obwohl die Anzahl der Dateien im Beispiel nur 4 beträgt, kann sie in der Praxis bei Dutzenden oder sogar mehr liegen. Der Vorteil der Batch-Verarbeitung liegt genau darin: Je mehr Dateien, desto deutlicher die Zeitersparnis.
Version vor der Verarbeitung: Beispieldatei ist PDF 1.7
Öffnet man die Datei services.pdf und betrachtet die „Dokumenteigenschaften“, sieht man, dass die aktuelle PDF-Version als 1.7 (Acrobat 8.x) angezeigt wird. Wenn die Ausgabe von PDF 2.0 gefordert ist, muss diese Datei konvertiert werden. Dies kann auch auf andere Dateien zutreffen, weshalb es besser ist, sie gesammelt in die Software zu importieren und im Batch zu verarbeiten.
Version nach der Verarbeitung: Ausgabedatei ist jetzt PDF 2.0
Nach Abschluss der Batch-Konvertierung zeigt die erneute Überprüfung der services.pdf im Ausgabeverzeichnis in den Dokumenteigenschaften die PDF-Version 2.0, was bedeutet, dass die Datei erfolgreich in die Zielversion konvertiert wurde. Auf dem Screenshot ist auch zu sehen, dass der Dateipfad nun das Ausgabeverzeichnis ist, was die Unterscheidung zwischen Originaldatei und verarbeiteter Datei erleichtert.
Durch diesen Vorher-Nachher-Vergleich wird das Kernproblem deutlich, das mit der in diesem Artikel beschriebenen Methode gelöst wird: Es ist nicht nötig, PDFs einzeln manuell „Speichern unter“ zu verwenden, um einen Stapel PDF-Dateien einheitlich in eine angegebene PDF-Version zu konvertieren.
Schritt-für-Schritt: Batch-Konvertierung mehrerer PDFs in PDF 1.5, 1.6 oder 2.0
Schritt 1: Software öffnen und zur Funktion 'PDF-Versionskonvertierung' navigieren
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Navigationsleiste „PDF-Tools“. Suchen Sie in der Funktionskarten-Liste „PDF in andere PDF-Version konvertieren“. Im Screenshot ist diese Funktion hervorgehoben, was zeigt, dass es sich um den Einstiegspunkt für die Batch-Konvertierung von PDF-Dateien in andere Versionen handelt.
Ziel dieses Schrittes ist es, den speziellen Arbeitsablauf für die Konvertierung der PDF-Versionsnummer zu starten. Anders als bei Funktionen wie PDF zu Word, PDF zu Excel oder PDF-Wasserzeichen hinzufügen, bleibt die Ausgabe bei „PDF in andere PDF-Version konvertieren“ eine PDF-Datei, nur die Zielversion ändert sich.
Nach dem Betreten der Funktion zeigt der obere Seitenbereich den aktuellen Aufgabennamen an und präsentiert den Arbeitsablauf in einer Schrittleiste, die das Auswählen der zu verarbeitenden Datensätze, das Festlegen der Verarbeitungsoptionen, das Einstellen des Speicherorts und den Start der Verarbeitung umfasst. Für Benutzer, die mit Batch-Tools nicht vertraut sind, reduziert dieser assistentengeführte Arbeitsablauf die Bedienungsschwierigkeiten.
Schritt 2: PDF-Dateien hinzufügen oder aus Ordner importieren
Auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ können Sie mit einem Klick auf „Dateien hinzufügen“ einzelne oder mehrere PDFs auswählen. Befinden sich alle PDFs in einem Ordner, ist der Klick auf „Dateien aus Ordner importieren“ einfacher. Im Screenshot wurden erfolgreich 4 Datensätze hinzugefügt, wobei Dateiname, Pfad und Erweiterung in der Liste angezeigt werden.
Nach dem Hinzufügen sind drei Punkte zu überprüfen:
- Ist die Dateianzahl korrekt? Die Zusammenfassung unten zeigt eine Datensatzanzahl von 4, was bedeutet, dass die aktuelle Aufgabe 4 PDFs verarbeitet.
- Sind die Dateipfade korrekt? Die Pfade in der Liste zeigen, dass diese Dateien aus dem Verzeichnis D:\test stammen, was die Überprüfung erleichtert, ob der richtige Ordner ausgewählt wurde.
- Ist die Erweiterung pdf? Die Erweiterungsspalte zeigt pdf, was bedeutet, dass PDF-Dateien importiert wurden.
Sollte eine nicht zu konvertierende Datei in der Liste auftauchen, kann sie über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden. Möchten Sie neu importieren, können Sie „Leeren“ verwenden und dann erneut auswählen. Nachdem die Dateiliste bestätigt wurde, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“.
Schritt 3: Zielversion in der Versionsliste auswählen
Im Abschnitt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zeigt die Oberfläche den Bereich „Version“ mit einer Liste verschiedener wählbarer Zielversionen. Im Screenshot sind Optionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/X-bezogene Versionen, PDF 1.0 bis PDF 1.7 sowie PDF 2.0 zu sehen.
Im Beispiel ist PDF 2.0 ausgewählt, daher wird die Version der Ausgabedateien nach Abschluss der Verarbeitung PDF 2.0 sein. Falls Ihre Arbeitsanforderungen abweichen, können Sie die entsprechende Version wählen:
- Wenn PDFs auf eine ältere, kompatiblere Version vereinheitlicht werden müssen, wählen Sie je nach Anforderung PDF 1.4, PDF 1.5 oder PDF 1.6.
- Wenn ein neuerer PDF-Standard beibehalten werden soll, wählen Sie PDF 1.7 oder PDF 2.0.
- Wenn der Empfänger die PDF-Versionsnummer explizit angibt, sollte diese strikt nach Vorgabe gewählt werden. Es wird nicht empfohlen, die Version nach eigener Erfahrung willkürlich auszuwählen.
Klicken Sie nach der Auswahl der Zielversion auf „Weiter“. Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist, dass die Software nun weiß, in welche Version alle zuvor hinzugefügten PDFs einheitlich konvertiert werden sollen.
Schritt 4: Ausgabespeicherort festlegen und Originaldateien als Backup behalten
Als Nächstes folgt das „Festlegen des Speicherorts“. Obwohl der Screenshot dieses Artikels die spezifischen Bedienelemente dieser Seite nicht zeigt, ist aus der Schrittleiste der Software ersichtlich, dass der Speicherort ein eigenständiger Schritt im Batch-Verarbeitungsprozess ist. In der Nachher-Ansicht wird der Dateipfad im Ausgabeverzeichnis angezeigt, was ebenfalls zeigt, dass die konvertierten PDFs am angegebenen Ort gespeichert werden.
Es wird empfohlen, die Ausgabedateien nicht direkt mit dem Originalverzeichnis zu vermischen, insbesondere bei der Batch-Verarbeitung einer großen Anzahl von Dateien. Sicherer ist es, einen neuen Ausgabeordner anzulegen, z.B. „PDF Version 2.0 Ergebnisse“, „PDF Versionskonvertierung Ausgabe“ oder ein Ergebnisverzeichnis mit dem Projektnamen zu erstellen. So können Sie, selbst wenn sich die Versionsauswahl später als ungeeignet erweist, zu den Originaldateien zurückkehren und die Verarbeitung erneut durchführen.
Für offizielle Büromaterialien ist die Aufbewahrung der Originaldateien sehr wichtig. Obwohl die Batch-Konvertierung die Effizienz erheblich steigert, sollte bei jeder Batch-Operation darauf geachtet werden, dass „Originaldateien nachverfolgbar und Ergebnisdateien überprüfbar“ sind.
Schritt 5: Batch-Verarbeitung starten und PDF-Version überprüfen
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie zum Schritt „Verarbeitung starten“ und führen die Aufgabe aus. Warten Sie, bis die Software die Verarbeitung abgeschlossen hat, öffnen Sie das Ausgabeverzeichnis und wählen Sie eine der PDF-Dateien aus, um die Dokumenteigenschaften anzuzeigen. Im Beispiel dieses Artikels zeigt die verarbeitete Datei services.pdf die PDF-Version 2.0, was die erwartungsgemäße Konvertierung bestätigt.
Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien verarbeiten, wird empfohlen, nicht nur eine Datei zu überprüfen. Sie können stichprobenartig PDFs unterschiedlicher Herkunft, Seitenanzahl und Dateigröße prüfen, um sicherzustellen, dass sie alle normal geöffnet werden können, die Seitenanzahl keine Anomalien aufweist, der Dokumentinhalt korrekt angezeigt wird und die PDF-Versionsnummer der Zielvorgabe entspricht.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Wo kann die PDF-Versionsnummer eingesehen werden?
Sie können die Datei mit einem PDF-Reader oder -Editor öffnen und in den „Dokumenteigenschaften“ nachsehen. Das Eigenschaftenfenster von Adobe Acrobat Pro DC im Screenshot zeigt das Feld für die PDF-Version, die vor der Verarbeitung 1.7 (Acrobat 8.x) und nachher 2.0 war.
2. Ist die Batch-Konvertierung der PDF-Version für alle PDFs geeignet?
Die meisten gewöhnlichen PDF-Dokumente können nach diesem Verfahren verarbeitet werden. Die interne Struktur verschiedener PDFs kann jedoch unterschiedlich sein, z.B. bei gescannten Dokumenten, Dateien mit Formularen, Dateien mit Kommentaren oder von spezieller Software erstellten Dateien. Nach der Batch-Konvertierung werden Stichproben empfohlen, insbesondere bei wichtigen Verträgen, Belegen, Archivdateien und Materialien mit strengen Formatierungsanforderungen.
3. Ist PDF 2.0 immer besser als PDF 1.6?
Nicht unbedingt. Die Wahl der PDF-Version sollte sich nach den tatsächlichen Anforderungen richten. Neuere Versionen können neue Standardfähigkeiten enthalten, werden aber möglicherweise von älteren Systemen nicht unterstützt. Ältere Versionen sind möglicherweise mit einigen traditionellen Systemen kompatibel, entsprechen aber nicht unbedingt den Anforderungen neuer Projekte. Wenn das System oder der Kunde PDF 1.6 verlangt, wählen Sie PDF 1.6; erst wenn PDF 2.0 gefordert ist, wählen Sie PDF 2.0.
4. Ändert sich der Dateiname?
Das Ergebnis nach der Verarbeitung zeigt, dass die Beispieldatei weiterhin services.pdf heißt, sodass der Benutzer die Originaldatei im Ausgabeverzeichnis weiterhin identifizieren kann. In der Praxis wird empfohlen, die Zielversion im Namen des Ausgabeordners anzugeben, um die Unterscheidung zu erleichtern.
5. Worauf ist beim batchweisen Importieren aus einem Ordner zu achten?
Vor der Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ wird empfohlen, die zu verarbeitenden PDFs zu sortieren und Dateien, die nicht konvertiert werden sollen, aus diesem Verzeichnis zu verschieben, um eine versehentliche Verarbeitung zu vermeiden. Überprüfen Sie nach dem Import auch die Anzahl der Datensätze, Dateinamen und Pfade in der Liste und bestätigen Sie die Korrektheit, bevor Sie zum nächsten Schritt gehen.
6. Ist ein Backup vor der Konvertierung notwendig?
Ein Backup wird empfohlen, oder zumindest sollte das Konvertierungsergebnis in einem neuen Verzeichnis ausgegeben werden. Die Effizienz der Batch-Dateiverarbeitung ist hoch, bedeutet aber auch, dass eine Operation mehrere Dateien beeinflusst. Durch das Aufbewahren der Originaldateien können Sie sich schnell erholen, falls die Versionsauswahl falsch war, das Ergebnis nicht den Anforderungen entspricht oder eine erneute Konvertierung notwendig ist.
Fazit: Die PDF-Versionskonvertierung dem Batch-Bürotool überlassen
Der Kernwert der Batch-Konvertierung von PDF-Versionsnummern besteht darin, eine ursprünglich repetitive, ineffiziente und fehleranfällige manuelle Tätigkeit in einen einmaligen Verarbeitungsprozess zu verwandeln. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer unter den PDF-Tools „PDF in andere PDF-Version konvertieren“ auswählen, Dateien stapelweise hinzufügen oder einen Ordner importieren, dann die Zielversion wie PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 oder PDF 2.0 wählen, schließlich den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Wenn Sie gerade eine Menge PDF-Materialien sortieren, die einen einheitlichen Standard benötigen, wird empfohlen, zuerst die Zielversion mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, zu bestätigen, dass das Verarbeitungsergebnis den Anforderungen des Systems oder des Empfängers entspricht, und dann alle PDFs für die Batch-Konvertierung zu importieren. So können sowohl die Dateistandards gewährleistet, als auch erheblich Bürozeit gespart werden, was die Vereinheitlichung der PDF-Version kontrollierbarer und effizienter macht.