Tutorial zum Massenumbenennen von Ordnern: Mit einem Klick alle Zeichen nach Markierungswörtern entfernen

Wenn Ordnernamen ein einheitliches Kennzeichnungswort enthalten, dahinter jedoch Versions-, Status- oder Archivierungsangaben unterschiedlicher Länge folgen, können diese mit einer Regel zur Stapelumbenennung auf einmal entfernt werden. Dieser Artikel verwendet das END-Kennzeichen als Beispiel und zeigt, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner hinzufügen, „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ auswählen, END beibehalten und die darauf folgenden Zeichen wie Final, Release oder Archive löschen. Außerdem werden Hinweise zu Namenskonflikten, zur Übereinstimmung von Kennzeichnungswörtern und zur Testverarbeitung erläutert.

Beim Organisieren einer großen Anzahl von Projektverzeichnissen werden Ordnernamen im Laufe des Arbeitsfortschritts häufig um Statusangaben ergänzt. Beispielsweise wird in der Entwurfsphase Draft hinzugefügt, nach der Freigabe Approved und bei der Auslieferung Final oder Done. Mit der Zeit treten bei derselben Gruppe von Verzeichnissen Probleme wie zu lange Namen, uneinheitliche Statussuffixe und schwer lesbare Suchergebnisse auf. Wenn nun der Hauptname und ein einheitliches Markierungswort erhalten bleiben sollen, aber alle Inhalte rechts von dem Markierungswort gelöscht werden sollen, würde das manuelle Umbenennen jedes einzelnen Eintrags sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Beispielsweise enthalten zehn Ordner alle das Wort „END“, enden jedoch jeweils auf Inhalte wie Final, Release, Archive, Clean, Paid oder Edited. Tatsächlich besteht der Bedarf darin, alle Namen einheitlich bei END enden zu lassen. Mithilfe der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool können diese Ordner auf einmal zu einer Aufgabe hinzugefügt und über eine einzige Regel in einem Stapel umbenannt werden. Im Folgenden werden anhand der Screenshots der vollständige Lösungsansatz, die Einrichtung sowie die vor der Ausführung zu prüfenden Punkte erläutert.

1. Anwendungsfall: Ordnernamen anhand eines Schlüsselworts abschneiden

„Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text löschen“ lässt sich als Abschneiden des Namens anhand eines Schlüsselworts verstehen. Die Software ermittelt zunächst den angegebenen Text und entfernt anschließend die Zeichen dahinter. Diese Methode eignet sich besonders für Verzeichnisse, deren rechter Teil nicht festgelegt ist, bei denen jedoch das mittlere Positionskennzeichen einheitlich ist.

Typische Anwendungsszenarien sind unter anderem:

• Entfernen von Versionsstatusangaben wie Final, Release oder Archive am Ende von Projektordnern.
• Bereinigen von Kundenverzeichnissen um Verantwortliche, Prüfergebnisse oder Auslieferungsstatus als Suffix.
• Stapelweises Entfernen von Notizinformationen nach einem Datumsmarkierungswort.
• Ordnen von Klassifizierungsverzeichnissen, in denen sich Bilder, Verträge, Berichte, Word-Dokumente, docx-Dateien, doc-Dateien, Excel-Tabellen oder PDFs befinden.
• Vereinheitlichen von aus Geschäftssystemen exportierten Verzeichnisnamen, um manuelles Umbenennen einzelner Einträge zu reduzieren.

Diese Methode unterscheidet sich vom „Suchen und Ersetzen eines festen Suffixes“. Wenn zehn Namen jeweils auf Final, Done, Public und Report enden, erfordert das normale feste Ersetzen mehrere Vorgänge. Beim Ermitteln von END und Löschen aller Inhalte rechts davon genügt dagegen das Erstellen einer einzigen Regel.

2. Vorschau auf das Ergebnis: von gemischten Suffixen zu einheitlichen Namen

Vor der Verarbeitung: Das Ende jedes Ordners ist unterschiedlich

Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu erkennen, dass die Ordnernamen nach dem Muster „Hauptinhalt_END_Status“ aufgebaut sind. Der rot markierte Bereich ist der Teil, der gelöscht werden soll.

Dazu gehören die folgenden Namen:

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Build_START_debugInfo_END_Release
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Data_START_sampleChunk_END_Clean
• Invoice_START_batch001_END_Paid
• Photo_START_rawSet_END_Edited

Es ist erkennbar, dass die zu löschenden Inhalte weder einheitlich lang noch inhaltlich gleich sind. Bei einer Bearbeitung einzelner Einträge müsste die bearbeitende Person wiederholt den Cursor positionieren, das Suffix auswählen, löschen und bestätigen. Je mehr Ordner betroffen sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Auslassungen und Fehlbedienungen.

Nach der Verarbeitung: einheitlich bis END erhalten

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung enden alle Ordner mit END; die ursprünglichen Statussuffixe wurden entfernt.

Beispiele:

• Data_START_sampleChunk_END_Clean wird zu Data_START_sampleChunk_END
• Invoice_START_batch001_END_Paid wird zu Invoice_START_batch001_END
• Photo_START_rawSet_END_Edited wird zu Photo_START_rawSet_END
• Project_START_alpha_END_Report wird zu Project_START_alpha_END

Im Endergebnis bleiben die Hauptinformationen zwischen START und END erhalten; nur die Inhalte rechts von END werden gelöscht. Dadurch werden die Namen kürzer, ohne die ursprüngliche Projektkennzeichnungsstruktur zu zerstören.

3. Arbeitsschritte: So entfernen Sie Zeichen hinter einem Schlüsselwort

Schritt 1: Über die Kategorie Ordnernamen zum entsprechenden Werkzeug wechseln

Nach dem Starten von HeSoft Doc Batch Tool klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Ordnernamen. Im Hauptbereich werden mehrere Funktionen für das stapelweise Umbenennen von Ordnern angezeigt, darunter das Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern, das Einfügen von Text, das Hinzufügen von Präfixen und Suffixen, die Groß-/Kleinschreibungsumwandlung und das Löschen von Text aus Ordnernamen.

In diesem Fall sollen anhand von END die Zeichen dahinter entfernt werden. Klicken Sie daher auf Text aus Ordnernamen löschen. Nach dem Öffnen des Werkzeugs werden oben vier Phasen angezeigt: zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Dieser Ablauf hilft, vor der eigentlichen Ausführung Objekte und Regeln Schritt für Schritt zu überprüfen.

Schritt 2: Alle Verzeichnisse hinzufügen, die einheitlich umbenannt werden sollen

Klicken Sie in der ersten Phase oben rechts auf Ordner hinzufügen, und wählen Sie die zu verarbeitenden Ordner aus. Nach dem Hinzufügen erscheinen die Verzeichnisse in der Datensatztabelle.

Im Screenshot sind insgesamt zehn Datensätze zu sehen. Die Spalte „Name“ dient zur Bestätigung des aktuellen Ordnernamens, die Spalte „Pfad“ zur Erkennung des Speicherorts des Ordners. Erstellungszeit und Änderungszeit können helfen zu beurteilen, ob das richtige Verzeichnis ausgewählt wurde. Vor einer Stapeloperation sollten Sie nicht nur auf den Namen achten, da gleiche Namen in verschiedenen Laufwerken oder Projektpfaden vorkommen können.

An dieser Stelle empfiehlt sich eine vollständige Aufgabenprüfung:

1. Bestätigen, dass in allen Zielnamen END vorhanden ist.
2. Bestätigen, dass die Inhalte nach END tatsächlich nicht mehr benötigt werden.
3. Bestätigen, dass sich in der Liste keine Verzeichnisse befinden, die regulär verwendet werden und nicht umbenannt werden dürfen.
4. Bei versehentlich ausgewählten Datensätzen die entsprechende Zeilenaktion verwenden, um sie über das Löschsymbol aus der Liste zu entfernen.
5. Die Datensatzanzahl unten prüfen und bestätigen, dass sie der Erwartung entspricht.

Unten im Screenshot wird „Datensätze: 10“ angezeigt. Nach der Prüfung klicken Sie auf Weiter, um zur Seite mit den Regeleinstellungen zu gelangen.

Schritt 3: Löschbereich auf alle Inhalte rechts vom Text festlegen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sind mehrere Vorgangstypen zu sehen. In diesem Beispiel wird Alle Inhalte rechts von einem Text ausgewählt.

Nach Auswahl dieser Option geben Sie im Pflichtfeld „Text“ END ein. Damit legen Sie fest, ab welcher Stelle im Namen der rechte Bereich bestimmt werden soll. Bei „Backup_START_tempFiles_END_Final“ wird nach dem Ermitteln von END der rechts davon stehende Teil „_Final“ in den Löschbereich aufgenommen.

Darunter befindet sich der Schalter Diesen Text einschließen. Im Screenshot ist er deaktiviert, was bedeutet, dass der Löschbereich END selbst nicht umfasst. Das Ergebnis endet daher weiterhin mit END. Ob der Löschbereich das Positionswort einschließt, wirkt sich unmittelbar auf den endgültigen Namen aus. Die Einstellung muss daher immer am tatsächlichen Ziel ausgerichtet werden. Da das Ziel dieses Tutorials darin besteht, END zu erhalten, ist der im Screenshot gezeigte deaktivierte Zustand zu verwenden.

Die Regel lässt sich wie folgt zusammenfassen:

Ursprünglicher Name = Hauptname + END + rechtes Suffix; verarbeiteter Name = Hauptname + END.

Nachdem Sie bestätigt haben, dass Vorgangstyp, Positionstext und Einschlussoption korrekt sind, klicken Sie unten auf Weiter.

Schritt 4: Speichereinstellungen im Assistenten abschließen und Aufgabe ausführen

Zum Ablauf gehören außerdem die Seiten „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Folgen Sie den Hinweisen der Softwareoberfläche, um die weiteren Einstellungen vorzunehmen. Bevor Sie in die Phase „Verarbeitung starten“ wechseln, überprüfen Sie den Aufgabeninhalt erneut. Da sich dieser Vorgang auf Ordnernamen bezieht, sollten Sie besonders prüfen, ob die verarbeiteten Namen möglicherweise doppelt vorkommen und ob das Positionswort an der erwarteten Stelle steht.

Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das ursprüngliche Verzeichnis und prüfen Sie die Namen. Das ideale Ergebnis ist, dass jeder Ordner END beibehält und nach END keine Unterstriche, Final, Release, Archive oder ähnliche Inhalte mehr erscheinen. Öffnen Sie anschließend stichprobenartig einige Ordner und bestätigen Sie, dass die darin enthaltenen doc-Dateien, docx-Dateien, xlsx-Dateien, PDFs, Bilder oder sonstigen Geschäftsdateien weiterhin normal zugänglich sind.

4. Analyse der Vorgehenslogik: Warum dieser Ansatz für Stapelaufgaben besser geeignet ist

Manuelles Umbenennen eignet sich für ein oder zwei Ordner. Steigt die Anzahl der Verzeichnisse, summieren sich wiederholte Arbeitsschritte jedoch rasch. Angenommen, das manuelle Umbenennen eines Ordners dauert jeweils mehr als zehn Sekunden, dann kostet die Bearbeitung von über hundert Verzeichnissen nicht nur Zeit, sondern erfordert auch dauerhafte Konzentration. Eine Stapelregel wandelt dagegen „Einzelfallprüfung“ in „einheitliche Prüfung“ um: Die Software verarbeitet die gesamte Namensgruppe anhand desselben Positionstexts.

In diesem Beispiel haben die Suffixe Final, Release und Archive keinen gemeinsamen Inhalt, besitzen aber alle denselben Ausgangspunkt – die rechte Seite von END. Sobald die Löschgrenze hinter END gesetzt wird, ist es unerheblich, wie jedes einzelne Ende lautet. Genau darin liegt der Grund, warum das Löschen nach Position oder Markierungswort in großen Mengen effizienter ist als das Ersetzen einzelner Einträge.

Stapelverarbeitung bedeutet jedoch nicht, dass Prüfungen übersprungen werden können. Je einheitlicher die Regel ist, desto stärker muss sichergestellt werden, dass auch die Eingabedaten einer einheitlichen Struktur folgen. Wenn END in manchen Verzeichnissen Teil des Hauptnamens und kein Trennmarker ist, sollten diese Ordner nicht gemeinsam mit den übrigen verarbeitet werden.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Wie ist vorzugehen, wenn END in einem Namen mehrfach vorkommt

Wenn der Positionstext mehrfach in demselben Ordnernamen auftritt, kann die tatsächliche Löschposition von der Erwartung abweichen. Um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden, sollten Sie zunächst die Namensstruktur prüfen, möglichst einen vollständigeren und eindeutigeren Positionstext wählen und das Ergebnis mit einer kleinen Anzahl von Kopien testen. Verarbeiten Sie eine große Zahl regulärer Verzeichnisse nicht ohne vorherige Überprüfung.

2. Verschwindet der Unterstrich rechts vom Positionstext ebenfalls

Im Screenshot lautet die Struktur „END_Final“. Der Unterstrich steht rechts von END und gehört daher zum rechten Inhalt; der verarbeitete Name endet direkt mit END. Befindet sich das Trennzeichen links vom Positionstext, gehört es in der Regel zum beibehaltenen Teil. Vor der Einrichtung können Sie den Namen in „beizubehaltenden Teil“ und „zu löschenden Teil“ zerlegen und erst nach eindeutiger Festlegung der Grenze den Text eingeben.

3. Kann nur Final gelöscht werden, ohne andere Inhalte zu entfernen

Wenn nur ein eindeutiges und festes Wort gelöscht werden soll, statt alle Zeichen rechts vom Positionstext zu entfernen, sollten Sie eine andere, zum tatsächlichen Bedarf passende Methode zur Namensbearbeitung wählen. Die hier verwendete Option „Alle Inhalte rechts von einem Text“ entfernt den vollständigen Inhalt hinter der angegebenen Position und darf nicht als Ersatz für das Ersetzen eines einzelnen Worts verwendet werden.

4. Warum können nach der Verarbeitung Namenskonflikte auftreten

Wenn im selben übergeordneten Verzeichnis „A_END_Final“ und „A_END_Archive“ vorhanden sind, versuchen beide nach der Verarbeitung, zu „A_END“ zu werden. Im selben Pfad können nicht zwei vollständig gleichnamige Ordner gleichzeitig existieren. Daher sollte das Ergebnis vor der Ausführung vorausschauend beurteilt werden. Sie können den Hauptnamen anpassen, die Aufgabe in Stapel aufteilen oder Informationen beibehalten, mit denen sich die Verzeichnisse unterscheiden lassen.

5. Werden die Dateien im Ordnerinneren ebenfalls umbenannt

Dieses Tutorial verwendet die Kategorie „Ordnernamen“ und die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“. Ziel sind die Namen der hinzugefügten Verzeichnisse. Der Screenshot zeigt keine Regel für die Namen der enthaltenen Dateien. Verstehen Sie diese Aufgabe daher nicht als gleichzeitiges stapelweises Umbenennen interner Word-, Excel-, PDF- oder Bilddateinamen. Wenn auch Dateinamen bereinigt werden sollen, verwenden Sie dafür eine gesonderte, für Dateinamen geeignete Funktion.

6. Welche Vorbereitungen sind vor der eigentlichen Verarbeitung zu treffen

Es wird empfohlen, eine Sicherung der ursprünglichen Verzeichnisse zu behalten oder zunächst zwei oder drei Beispielordner zu kopieren und probeweise zu verarbeiten. Prüfen Sie beim Test, ob der Positionstext korrekt ist, ob END erhalten bleibt, ob die rechten Inhalte vollständig gelöscht werden und ob nach der Verarbeitung doppelte Namen auftreten. Erst wenn alles den Erwartungen entspricht, fügen Sie die übrigen Verzeichnisse zur Stapelaufgabe hinzu.

7. Können END-Varianten mit unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung im selben Stapel verarbeitet werden

Wenn in den tatsächlichen Verzeichnissen gleichzeitig END, End und end vorkommen, sollten diese zunächst als unterschiedliche Schreibweisen geprüft werden. Da der Screenshot keine Regeln zur Groß-/Kleinschreibung zeigt, sollte nicht einfach angenommen werden, dass die Eingabe von END auch andere Formen abdeckt. Sinnvoller ist es, nach der tatsächlich im Namen vorhandenen Schreibweise zu gruppieren und die Ergebnisse jeweils getrennt zu prüfen.

6. Zusammenfassung

Beim stapelweisen Entfernen aller Zeichen nach einem festgelegten Markierungswort in Ordnernamen kommt es nicht darauf an, Final, Done oder Archive einzeln zu erkennen, sondern darauf, den allen Namen gemeinsamen Positionstext zu finden. In diesem Beispiel wird END als Grenze verwendet. Wählen Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Option „Alle Inhalte rechts von einem Text“, geben Sie END ein und deaktivieren Sie „Diesen Text einschließen“. Dadurch bleibt END erhalten, während das Suffix rechts davon gelöscht wird.

Für Anwender, die langfristig Projektverzeichnisse, Archivordner und gemeinsam genutzte Abteilungsdaten organisieren, kann diese Stapelverarbeitung mit Bürosoftware mechanische Umbenennungsvorgänge reduzieren und die Wahrscheinlichkeit von Auslassungen senken. Sichern Sie in der Praxis zuerst die Verzeichnisse und testen Sie mit einer kleinen Stichprobe. Bestätigen Sie, dass Namensregeln, Beibehaltungsbereich und Duplikatrisiko unproblematisch sind, und starten Sie erst dann die vollständige Stapelverarbeitung – so lassen sich Effizienz und Sicherheit gleichermaßen gewährleisten.