Viele Aufträge, Lieferscheine, Prüfberichte oder Archivdokumente enthalten Barcode-Nummern, aber die Dateinamen sind immer noch bedeutungslose Namen wie Barcode(1).docx, Barcode(2).docx. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool automatisch das erste Barcode-Bild in einer Word-Datei erkennen und die erkannte Nummer als Stapel-Dateinamen verwenden können, um wiederholte Vorgänge wie Öffnen, Kopieren und Umbenennen zu reduzieren.
Im Büroalltag werden viele Word-Dokumente nicht nach Geschäftsnummern gespeichert. Beispielsweise enthalten Dokumente wie Frachtbriefe, Auftragsbestätigungen, Lageretiketten, Kundenquittungen und Prüfberichte oft bereits Barcodes oder die numerischen Nummern unter dem Barcode, aber die Dateinamen in Ordnern könnten nur temporäre Bezeichnungen wie Barcode(1).docx, Barcode(2).docx oder Barcode(3).docx sein. Wenn diese Dateinamen weiterhin verwendet werden, wenn sie archiviert, abgerufen oder in ein System hochgeladen werden müssen, ist es schwierig, schnell zu erkennen, welcher Word-Datei welche Bestellung, Frachtbriefnummer oder welcher Datensatz zugeordnet ist.
Die traditionelle Vorgehensweise besteht darin, jedes Word-Dokument einzeln zu öffnen, die Nummer unter dem Barcode zu suchen, zu kopieren oder manuell einzugeben und dann in den Ordner zurückzukehren, um es umzubenennen. Bei einer geringen Anzahl von Dateien mag dies noch akzeptabel sein, aber bei Dutzenden oder Hunderten von docx-Dateien ist diese Methode nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Probleme wie fehlende Änderungen, falsche Änderungen oder das Kopieren falscher Nummern. Dieser Artikel befasst sich mit genau diesem Szenario: der automatischen Erkennung von Barcodes in Word-Dateien und der stapelweisen Umbenennung dieser Word-Dateien unter Verwendung der Barcode-Nummern.
Am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool im Screenshot wird im Folgenden demonstriert, wie die Stapelverarbeitung mit der Bürosoftware durchgeführt wird. Dieses Tool ist für die Stapelverarbeitung von Dokumenten positioniert, und sein Kernwert liegt in der Standardisierung und Automatisierung sich wiederholender Dateibearbeitungsprozesse, geeignet für Büroszenarien, die eine stapelweise Umbenennung von Word-Dokumenten, das Ordnen von Dateinamen und die Archivierung von Dokumenten nach Inhalt erfordern.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Dateien eignen sich für die stapelweise Umbenennung nach Barcode?
Diese Methode eignet sich besonders für Szenarien, in denen der Dateitext bereits einen Barcode oder eine Barcode-Nummer enthält, der Dateiname jedoch keine Geschäftsnummer widerspiegelt. Häufige Fälle sind: von Logistikunternehmen exportierte Word-Frachtbriefe, vor dem Druck im Lager erstellte Etikettendokumente, vom Bestellsystem stapelweise exportierte docx-Dateien, Kundendienstbelege, Prüfberichte, Zertifikats- oder Berichts-Word-Dokumente usw.
Wie im Screenshot zu sehen ist, enthält der Ordner vor der Verarbeitung 10 Word-Dateien mit den Dateinamen Barcode(1).docx bis Barcode(10).docx. Wenn eine dieser Dateien geöffnet wird, befindet sich im Textkörper eine Tabelle. An der Position für die Tracking-Nummer ist ein Barcode-Bild platziert, und unter dem Barcode wird die Nummer 734589001256734 angezeigt. Das bedeutet, der eigentliche Identifikationswert ist die Barcode-Nummer im Word-Inhalt, nicht der aktuelle Dateiname.
Wenn die Datei später nach Frachtbriefnummer gesucht, in ein Geschäftssystem hochgeladen oder zur Bestätigung an den Kunden gesendet werden soll, ist die Verwendung eines Dateinamens wie Barcode(1).docx offensichtlich nicht aussagekräftig genug. Ein sinnvollerer Dateiname wäre direkt 734589001256734.docx. Mithilfe der Stapelverarbeitungssoftware kann diese Konvertierung für mehrere Word-Dateien auf einmal durchgeführt werden.
Ergebnisvorschau: Inkonsistenz zwischen Dateiname und Word-Barcode-Inhalt vor der Verarbeitung
Der Effekt vor der Verarbeitung ist im folgenden Bild dargestellt. Im linken Ordner sind die Word-Dateien weiterhin als Barcode(1).docx, Barcode(2).docx usw. benannt; im rechten geöffneten Word-Dokument lautet die Nummer unter dem Barcode 734589001256734. Der rote Pfeil verdeutlicht das Problem: Dateiname und Barcode-Nummer im Dokumententext stimmen nicht überein.
In diesem Zustand muss jede Datei einzeln geöffnet werden, um die zu einer bestimmten Frachtbriefnummer gehörende Word-Datei zu finden. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto höher sind die Kosten für die manuelle Bestätigung. Insbesondere bei der Stapelverarbeitung von Bestelldokumenten wiederholen sich die Schritte Word-Datei öffnen, Barcode lokalisieren, Nummer kopieren, Datei schließen, umbenennen ständig, was sehr ineffizient ist.
Ergebnisvorschau: Word-Datei wird nach der Verarbeitung automatisch zur Barcode-Nummer
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die Dateinamen im Ordner in die numerischen Barcode-Nummern geändert, z. B. 734589001256734.docx. Die Barcode-Nummer im rechten Word-Dokument lautet weiterhin 734589001256734, was zeigt, dass eine Beziehung zwischen dem Dateinamen und den Barcode-Informationen im Dokument hergestellt wurde.
In der Liste nach der Verarbeitung ist zu erkennen, dass aus einer Reihe von Word-Dateien ohne betriebswirtschaftliche Bedeutung mehrere identifizierbare Barcode-Nummern-Dateinamen wie 904567812349025.docx, 895612347890123.docx, 783456129047812.docx usw. geworden sind. So kann bei der Suche, Sortierung, Überprüfung und beim Hochladen im Ordner direkt mit der Barcode-Nummer gearbeitet werden, ohne jede Datei einzeln öffnen zu müssen.
Arbeitsschritt 1: Aufrufen des Dateinamen-Tools und Auswahl der Funktion "Umbenennung nach Word-Inhalt"
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Funktionsnavigation die Kategorie Dateinamen aus. Die Oberfläche zeigt Funktionskarten an, die sich auf die Bearbeitung von Dateinamen beziehen, wie z. B. Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Dateinamen, Einfügen von Text in Dateinamen, Hinzufügen von Präfixen und Suffixen zu Dateinamen usw. Für die Anforderung dieses Artikels muss die Funktion "Word-Dateien nach Dateiinhalt umbenennen" ausgewählt werden.
Der Zweck dieses Schrittes besteht darin, der Software mitzuteilen, dass diesmal nicht einfach der Dateinamentext geändert, sondern der Inhalt der Word-Datei gelesen und bestimmte Text- oder Erkennungsergebnisse als neuer Dateiname extrahiert werden sollen. Die rot markierte Position im Screenshot ist die Funktion "Word-Dateien nach Dateiinhalt umbenennen". Für docx-Dokumente mit Barcodes ist dieser Einstiegspunkt sehr wichtig, da er dem Abrufen der Benennungsgrundlage aus dem Word-Inhalt entspricht.
Nach Auswahl dieser Funktion gelangt die Software in einen schrittweisen Verarbeitungsablauf. Es ist zu erkennen, dass dieser Ablauf Schritte wie Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Einstellen der Verarbeitungsoptionen, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung umfasst. Diese assistentengesteuerte Vorgehensweise eignet sich für die Stapelverarbeitung von Dateien und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlbedienungen.
Arbeitsschritt 2: Hinzufügen der stapelweise umzubenennenden Word-Dateien
Nachdem Sie die Funktionsseite aufgerufen haben, müssen Sie zunächst die zu verarbeitenden Datensätze auswählen. Oben in der Oberfläche befinden sich die Schaltflächen Dateien hinzufügen und Aus Ordner importieren. Wenn nur wenige Word-Dateien verarbeitet werden sollen, können Sie Dateien hinzufügen verwenden; wenn bereits alle docx-Dateien in einem Ordner abgelegt sind, ist die Verwendung von Aus Ordner importieren besser geeignet.
Im Screenshot wurden bereits mehrere Datensätze importiert. Die Liste zeigt Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktionen an. Es ist zu sehen, dass die importierten Dateien Barcode(1).docx, Barcode(10).docx, Barcode(2).docx usw. mit der Erweiterung docx enthalten. Die Liste dient dazu, dass der Benutzer vor der eigentlichen Verarbeitung überprüfen kann: Sind die richtigen Dateien ausgewählt? Ist die Anzahl vollständig? Sind die Pfade korrekt?
Wenn eine bestimmte Datei nicht verarbeitet werden muss, kann der entsprechende Datensatz über die Aktionsspalte rechts in der Liste gelöscht werden. Nach der Bestätigung klicken Sie unten auf Weiter, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen. Es wird empfohlen, die Dateiliste vor der Stapelumbenennung zu überprüfen, um zu vermeiden, dass Word-Dokumente, die nicht zum selben Stapel gehören, gemeinsam umbenannt werden.
Arbeitsschritt 3: Suchbereich auf das erste Barcode-Bild einstellen
Der zweite Schritt ist das Einstellen der Verarbeitungsoptionen. Im Screenshot ist zu sehen, dass der Suchbereich Optionen wie Erste Textzeile, Erstes Barcode-Bild, Von benutzerdefinierter Formel gefundener Text usw. bietet. Da das Ziel dieses Artikels die Erkennung des Barcodes in der Word-Datei und dessen Verwendung als Dateiname ist, sollte Erstes Barcode-Bild gewählt werden.
Die Auswahl von Erstes Barcode-Bild bedeutet: Die Software sucht in jedem Word-Dokument nach einem Barcode-Bild und verwendet den erkannten Barcode-Inhalt als Benennungsquelle. Das Beispieldokument im Screenshot hat nur einen Hauptbarcode und die entsprechende Nummer unter dem Barcode, daher erfüllt die Auswahl von Erstes Barcode-Bild die Anforderung.
Weiter unten in derselben Oberfläche gibt es eine Positionsoption mit den Einstellungen Gesamten Dateinamen überschreiben, Links vom Dateinamen, Rechts vom Dateinamen. In diesem Artikel soll der ursprüngliche Dateiname Barcode(1).docx vollständig durch die Barcode-Nummer ersetzt werden, daher wird Gesamten Dateinamen überschreiben gewählt. Nach der Verarbeitung wird der Hauptteil des Dateinamens direkt zur erkannten Barcode-Nummer, während die Erweiterung als Word-Dokumenterweiterung, z. B. .docx, erhalten bleibt.
Sollte Ihre tatsächliche Anforderung kein vollständiges Ersetzen sein, können Sie gemäß den angebotenen Optionen auch festlegen, dass der erkannte Inhalt links oder rechts vom Dateinamen platziert wird. Für eindeutige Nummern wie Frachtbrief-, Auftrags- oder Tracking-Nummern wird jedoch in der Regel empfohlen, den gesamten Dateinamen zu überschreiben, um die spätere Suche nach Nummern zu erleichtern.
Arbeitsschritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Nachdem Sie die Verarbeitungsoptionen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter, um zum Festlegen des Speicherorts zu gelangen. Obwohl der Screenshot die spezifischen Optionen dieser Seite nicht zeigt, ist aus der Prozessleiste klar ersichtlich, dass Schritt drei "Speicherort festlegen" und Schritt vier "Verarbeitung starten" ist. Die Stapelumbenennung ist ein Vorgang auf Dateiebene. Es wird empfohlen, den Speicherort vor dem Start zu bestätigen. Insbesondere bei der ersten Verarbeitung kann die Ausgabe bevorzugt in einen neuen Ordner zur Überprüfung erfolgen.
Der Zweck des Festlegens des Speicherorts besteht darin, eine klare Verwaltung von verarbeiteten Dateien und Originaldateien zu ermöglichen. Bei wichtigen Dokumenten wird empfohlen, einen ursprünglichen Ordner zu behalten und die verarbeiteten Dateien separat in einem neuen Verzeichnis zu speichern. Selbst wenn sich herausstellt, dass ein Barcode in einer Word-Datei unklar ist oder das Erkennungsergebnis nicht den Erwartungen entspricht, kann man so auf die Originaldatei zurückgreifen und sie erneut verarbeiten.
Nachdem Sie zum Schritt "Verarbeitung starten" gelangt sind, folgen Sie dem Ablauf in der Oberfläche. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabeordner, ob die Dateinamen in die Barcode-Nummern geändert wurden. Wie in den Ergebnisabbildungen dieses Artikels zu sehen, stimmt 734589001256734.docx mit der Barcode-Nummer im Word-Dokument überein, was zeigt, dass die Stapelumbenennung wirksam war.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Der Barcode muss im Word-Dokument erkennbar sein. Wenn das Barcode-Bild zu klein, unscharf oder stark komprimiert ist, kann dies die Erkennungsleistung beeinträchtigen. Es wird empfohlen, vor der Stapelverarbeitung einige Word-Dokumente stichprobenartig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass der Barcode klar sichtbar ist.
2. In diesem Tutorial wird das erste Barcode-Bild ausgewählt. Wenn eine Word-Datei mehrere Barcodes enthält, muss bestätigt werden, ob der erste Barcode die Nummer ist, die Sie für die Benennung verwenden möchten. Das Szenario im Screenshot enthält pro Dokument hauptsächlich einen Tracking-Nummer-Barcode, daher ist die Auswahl des ersten Barcode-Bildes geeignet.
3. Es wird empfohlen, geöffnete Word-Dateien vor der Verarbeitung zu schließen. Wenn einige Dateien derzeit von Word verwendet werden, kann dies die Stapelverarbeitung oder das Speichern beeinträchtigen. Vor der Stapelumbenennung sollten relevante Dokumente am besten geschlossen werden, und nur die Software zur Verarbeitung geöffnet bleiben.
4. Beachten Sie Dateinamenkonflikte durch doppelte Barcode-Nummern. Wenn die Barcode-Inhalte in zwei Word-Dokumenten exakt gleich sind, könnten nach der Verarbeitung identische Dateinamen auftreten. In der Geschäftspraxis sollten Frachtbrief- oder Bestellnummern in der Regel eindeutig sein, dennoch wird empfohlen, vor der Verarbeitung die Zuverlässigkeit der Datenquelle zu bestätigen.
5. Die Dateierweiterung bleibt als ursprünglicher Word-Typ erhalten. Das Beispiel verarbeitet docx-Dateien, die nach der Verarbeitung weiterhin .docx sind, nur der Hauptteil des Dateinamens wird zur Barcode-Nummer. Für die Archivierung von Word-Dokumenten bleibt so das Dateiformat erhalten und gleichzeitig wird die Lesbarkeit des Dateinamens verbessert.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Bürosoftware, um wiederholtes Umbenennen in eine automatische Stapelverarbeitung umzuwandeln
Word-Dateien einzeln zu öffnen und manuell die Barcode-Nummer zum Umbenennen zu kopieren, ist eine typische repetitive Aufgabe. HeSoft Doc Batch Tool kombiniert durch die Funktion "Word-Dateien nach Dateiinhalt umbenennen" die Barcode-Erkennung mit der Stapelumbenennung, sodass der Dateiname automatisch mit der Geschäftsnummer im Dokument übereinstimmt.
Für Word- oder docx-Dateien, die Barcodes enthalten, wie Frachtbriefe, Bestelldokumente, Lageretiketten und Prüfberichte, kann diese Methode den manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und das Risiko von Kopierfehlern und fehlenden Änderungen verringern. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung den zu bearbeitenden Ordner vorzubereiten, die Dateien gemäß den Schritten in diesem Artikel zu importieren, "Erstes Barcode-Bild" auszuwählen, "Gesamten Dateinamen überschreiben" einzustellen und dann die Stapelverarbeitung auszuführen. Nach Abschluss der Verarbeitung können die Word-Dateien im Ordner direkt nach Barcode-Nummer verwaltet und abgerufen werden.