Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Extrahieren Sie automatisch die Express-Tracking-Nummer in mehreren Word-Dateien und benennen Sie sie stapel weise in den entsprechenden Dateinamen um. Es eignet sich für Szenarien wie Logistik aufträge, Versand aufzeichnungen, Frachtbrief daten, Kunden bestellungen usw., insbesondere für Dokumente mit nicht erkennbaren Inhalten wie den ursprünglichen Dateinamen 01.docx und 02.docx. Durch das Hinzufügen von Dateien, das Festlegen regulärer Ausdrücke, die mit der Express bestellnummer übereinstimmen, das Abdecken des gesamten Dateinamens usw. können Sie die Stapel umbenennung von Docx-und Doc-Dateien schnell abschließen und die wiederholten Vorgänge beim manuellen Öffnen und Kopieren von Bestellnummern nacheinander reduzieren.
In den Bereichen Logistik, Lagerung, After-Sales und admini strat ive Archivierung treten häufig eine Reihe von Word-Express aufträgen, Frachtbeinen oder Versand materialien auf. Die Dateinamen sind nur "01.docx, 02.docx, 03.docx". Die Kurier nummer, die wirklich zum Suchen und Archivieren benötigt wird, befindet sich im Inhalt der Word-Datei. Wenn Sie die Dokumente einzeln öffnen, die Express-Tracking-Nummer kopieren und sie dann manuell umbenennen, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu kopieren, um Fehler zu machen oder Dateien zu verpassen.
In diesem Artikel wird die Verwendung von Office-Software beschrieben HeSoft Doc Batch Tool , Extrahieren Sie Express-Tracking-Nummern stapel weise aus dem Inhalt der Word-Datei und benennen Sie Word-Dateien wie Docx und Doc automatisch in entsprechende Express-Tracking-Nummern um, um Doppel arbeit zu reduzieren und die Effizienz der Datei sortierung zu verbessern.
Anwendbare Szenarien
"Umbenennen von Word-Dateien mit Express-Bestellnummern in Stapeln" ist für folgende Büros zen arien geeignet:
- Es ist erforderlich, eine große Anzahl von Word-Express bestellungen, Frachtbeinen und Versand bestellungen gemäß der Express bestellung nummer zu archivieren.
- Der Dateiname lautet 01.docx, 02.docx, 03.docx und andere temporäre Nummern, und der Inhalt kann nicht direkt beurteilt werden.
- Jedes Word-Dokument enthält eine Tracking-Nummer, eine Kurier nummer oder eine Frachtbrief nummer in einem festen Format.
- Docx-und Doc-Dokumente müssen stapel weise verarbeitet werden, um zu vermeiden, dass Dateien einzeln geöffnet und umbenannt werden.
- Logistik, Lagerhaltung, E-Commerce, Kundendienst, Finanz abgleich und andere Positionen müssen schnell nach der Bestellnummer suchen.
Aus dem Screenshot-Beispiel ist ersichtlich, dass der ursprüngliche Dateiname 01.docx bis 05.docx lautet und der Inhalt des Word-Dokuments ähnlich enthält2167646565Kurier nummer. Nach der Verarbeitung wird der Dateiname geändert2167646565.docx, 4771177418.docxUnd andere Form der einzelnen Nummer.
Effekt vorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: Word-Dateiname ist nur eine normale Nummer
Vor der Verarbeitung heißt der Name der Word-Datei im Ordner:
- 01.docx
- 02.docx
- 03.docx
- 04.docx
- 05.docx
Diese Namen spiegeln nicht den Inhalt der Datei wider. Wenn Sie einen bestimmten Frachtbrief gemäß der Express bestellnummer abfragen möchten, müssen Sie das Dokument öffnen, um ihn einzeln anzuzeigen, was sehr ineffizient ist.
Der Word-Inhalt enthält die Kurier nummer
Wenn Sie eine der Word-Dateien öffnen, können Sie sehen, dass das Dokument ein Kurierauftrag vom Typ Courier Waybill ist, in dem die FelderTracking NumberDer entsprechende Wert dahinter ist2167646565. Genau das möchten wir als Dateinamen extrahieren.
Nach der Verarbeitung: Der Dateiname wird in die Kurier nummer geändert
Nach Abschluss der Stapel verarbeitung wird der Dateiname zu:
- 2167646565.docx
- 4771177418.docx
- 5095496782.docx
- 9213049048.docx
- 9249110608.docx
Auf diese Weise kann der Dateiname selbst direkt der Express-Tracking-Nummer entsprechen, und die anschließende Suche, Archivierung und Überprüfung ist bequemer.
Betriebs schritte: Benennen Sie Word-Dateien in Stapeln mit Express-Tracking-Nummern um
Schritt 1: Geben Sie die Funktion "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" ein
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool , Wählen Sie in der Funktions kategorie links ausDateiname. Suchen und klicken Sie in der Liste der FunktionenUmbenennen von Word-Dateien mit Datei inhalten.
Die Funktion dieser Funktion besteht darin, den Inhalt der Word-Datei in großen Mengen zu lesen und den angegebenen Text im Inhalt als neuen Dateinamen zu verwenden. Informationen im festen Format wie Express-Tracking-Nummer, Vertrags nummer, Bestellnummer, Kundennummer usw. können auf diese Weise in Chargen extrahiert und umbenannt werden.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite wird der Seiten titel als angezeigtUmbenennen von Word-Dateien mit Datei inhalten. Im ersten Schritt "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" können Sie oben rechts auf der Seite auf klickenDateien hinzufügenSchaltfläche zum Hinzufügen der docx-Datei, die umbenannt werden muss.
Wenn die Dateien im selben Ordner zentral isiert sind, können Sie auch die Benutzer oberfläche verwendenDateien aus Ordnern importieren. Im Screenshot-Beispiel wurden 5 Word-Dateien hinzugefügt. In der Tabelle werden der Dateiname, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit angezeigt.
Nach dem Hinzufügen wird empfohlen, zu bestätigen, ob die Datei liste korrekt ist, um zu vermeiden, dass Dokumente hinzugefügt werden, die nicht verarbeitet werden müssen. Klicken Sie nach Bestätigung unten aufWeiter.
Schritt 3: Legen Sie die Express-Tracking-Nummer fest, die aus dem Word-Inhalt extrahiert wurde
Nachdem Sie den zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, müssen Sie angeben, aus welchem Bereich des Word-Dokuments die Software nach dem neuen Dateinamen sucht.
Im Screenshot-Beispiel ist die AuswahlPassen Sie den Text der Formel anUnd inRegulärer AusdruckFüllen Sie das Eingabefeld aus:
\ D {10}
Die Bedeutung dieses Ausdrucks ist: Übereinstimmung mit 10 aufeinander folgenden Ziffern. Da die Express-Tracking-Nummer im Beispiel eine 10-stellige Nummer ist, z. B. 2167646565, kann der Ausdruck verwendet werden, um die entsprechende Tracking-Nummer automatisch aus dem Word-Inhalt zu finden.
Wenn Ihre Express-Tracking-Nummer nicht 10 Ziffern ist, müssen Sie den Ausdruck gemäß der tatsächlichen Single-Number-Regel anpassen. Beispiels weise können einige einzelne Nummern länger sein oder Buchstaben enthalten. Verwenden Sie zu diesem Zeitpunkt keine Beispiel ausdrücke direkt, sondern legen Sie sie entsprechend dem tatsächlichen Format fest.
Schritt 4: Wählen Sie den Speicherort des neuen Dateinamens
Im Bereich "Standort" ist die Auswahl im ScreenshotÜberschreiben Sie den gesamten Dateinamen. Dies bedeutet, dass der ursprüngliche Dateiname nach der Verarbeitung durch die extrahierte Kurier nummer ersetzt wird.
Zum Beispiel:
- Vor der Verarbeitung: 01.docx
- Kurier nummer extrahiert: 2167646565
- Nach der Verarbeitung: 2167646565.docx
Wenn Ihr Ziel darin besteht, dass der Dateiname vollständig der Kurier nummer entspricht, wird empfohlen, "den gesamten Dateinamen abdecken" zu wählen. Auf diese Weise ist der Dateiname präziser und eignet sich besser zum Archivieren und Abrufen nach einer einzelnen Nummer.
Schritt 5: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und starten Sie die Stapel verarbeitung
Klicken Sie nach dem Festlegen der Übereinstimmung regel und des Dateinamen speicherorts untenWeiter. Die Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" werden auch im Schnitts telle prozess eingegeben.
Vor der formalen Verarbeitung wird empfohlen, den Speicherort und die Liste der verarbeiteten Dateien zu bestätigen, um Fehl bedienungen zu vermeiden. Starten Sie die Verarbeitung, nachdem Sie bestätigt haben, dass sie korrekt ist. Die Software liest automatisch den Inhalt jeder Word-Datei, stimmt mit der Kurier nummer überein und schließt die Umbenennung der Datei in Stapeln ab.
Kehren Sie nach Abschluss der Verarbeitung zum Ordner zurück und sehen Sie, dass die Original dateien wie 01.docx und 02.docx zum entsprechenden Dateinamen der Express-Tracking-Nummer geworden sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Was soll ich tun, wenn die Anzahl der Express-Bestellungen nicht 10 beträgt?
Das Beispiel im Screenshot verwendet \ d{10} für eine einzelne Nummer mit 10 aufeinander folgenden Ziffern. Wenn Ihre Kurier nummer unterschied lich ist, müssen Sie den regulären Ausdruck ändern. Es wird empfohlen, zuerst die gemeinsamen Regeln der einzelnen Zahlen im Word-Inhalt zu beachten und dann die Übereinstimmung regeln festzulegen.
2. Es gibt mehrere aufeinander folgende Zahlen in der Word-Datei. Wird sie falsch übereinstimmen?
Wenn das Dokument neben der Kurier nummer auch Nummern wie Telefon, Datum und Postleitzahl enthält, kann die einfache Verwendung der digitalen Ziffern übereinstimmung mit anderen Inhalten übereinstimmen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie versuchen, den regulären Ausdruck besser an das Format der Express-Tracking-Nummer anzupassen, um Fehl übereinstimmungen zu reduzieren.
3. Benötigen Sie eine Sicherungs datei vor der Verarbeitung?
Das Batch-Umbenennen ist ein Vorgang zum Batch-Ändern des Dateinamens. Um zu vermeiden, dass die Regeln falsch eingestellt sind und der Dateiname nicht den Erwartungen entspricht, wird empfohlen, vor der formellen Verarbeitung eine Sicherungs kopie der Original datei aufzu bewahren oder die Regel mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen.
4. Was soll ich tun, wenn der Dateiname wiederholt wird?
Wenn die Kurier nummer in beiden Word-Dateien genau gleich ist, kann dies zu einem Konflikt mit dem Dateinamen führen. Versuchen Sie vor der Verarbeitung, zu bestätigen, dass die Express bestellnummer in jedem Dokument eindeutig ist, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von Frachtbriefen in Chargen verarbeiten.
5. können doc und docx handhaben?
Die Funktion trägt den Namen "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" und gilt für Word-Dokuments zen arien. Bei der eigentlichen Verarbeitung sind die Dateien zu beachten, die in der Software import liste unterstützt werden. Im Screenshot-Beispiel wird eine Docx-Datei verarbeitet. Wenn Sie eine Doc-Datei haben, können Sie beim Hinzufügen der Datei überprüfen, ob sie ordnungs gemäß importiert werden kann.
Zusammenfassung
Durch HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" kann die Express-Tracking-Nummer im Word-Dokument automatisch extrahiert und der ursprüngliche Dateiname stapel weise ersetzt werden. Bei der Sortierung einer großen Anzahl von Word-Dateien wie Logistik aufträgen, Frachtbeinen, Versand aufzeichnungen und Quit-Bestellungen ist diese Methode effizienter als das manuelle Öffnen und Kopieren von Bestellnummern nacheinander und weniger fehler anfällig.
Wenn Sie eine Reihe von Word-Express bestellungen mit den Namen 01.docx und 02.docx in der Hand haben, wird empfohlen, eine kleine Anzahl von Datei test abgleich regeln vor zubereiten, zu bestätigen, dass die Bestellnummer korrekt extrahiert werden kann, und dann alle Dateien stapel weise zu verarbeiten. Auf diese Weise können Docx-und Doc-Dokumente schnell archiviert werden, wodurch das Abrufen von Dateien und die anschließende Verwaltung klarer werden.