Wenn die tatsächlichen Nummern, Vertrags nummern, Studenten namen oder Projekt namen einer Reihe von Word-Dokumenten im Text geschrieben werden, die Dateinamen jedoch unorganisiert sind, ist es sehr zeit aufwändig, sie einzeln zu öffnen, zu kopieren und dann umzu benennen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Erklären Sie beispiels weise, wie Sie bestimmten Text wie die Dokument-ID aus dem Word-Text extrahieren und Docx-und Doc-Dateien automatisch stapel weise in entsprechenden Inhalt umbenennen, der für Szenen wie Datei sortierung, Daten archivierung und Standard benennung von Dokumenten vor der Lieferung geeignet ist.
Beim Organisieren von Word-Dokumenten treten häufig Situationen auf: Der Dateiname ist ein temporärer Name, ein englischer Titel oder ein unregelmäßiger Name, aber die Informationen, die wirklich als Dateiname geeignet sind, werden im Text des Dokuments geschrieben, z. B. Dokument nummer, Vertrags nummer, Kunden name, Studenten name, Projekt code usw. Wenn Sie die Docx-oder Doc-Dateien nacheinander öffnen, den Text im Text kopieren und dann zum manuellen Umbenennen des Ordners zurückkehren, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern es ist auch einfach, Fehler, fehlende Änderungen oder inkonsistenten Namen zu kopieren.
In diesem Artikel wird eine effizientere Methode vorgestellt: Verwendung von Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" in "liest den angegebenen Text in der Word-Datei in großen Mengen und verwendet diesen Text automatisch als neuen Dateinamen. Im Folgenden wird der Vorgang im Screenshot kombiniert, um die vollständige Vorgehens weise vom Vorbereiten der Datei über das Festlegen der Extraktion regeln bis zum Umbenennen des Staples zu erläutern.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Dateien eignen sich zum automatischen Umbenennen von Text inhalten
"Die Datei automatisch mit Textinhalt in Word umbenennen" gilt für Dokumente, in denen im Text feste Formatierung informationen vorhanden sind. Solange in jeder Datei erkennbarer Text vorhanden ist, kann er durch Regeln als Dateiname extrahiert werden.
- Benennung der Dokument nummer:Der Text enthält die Dokument-ID, die Datei nummer, die Berichts nummer, die Anwendungs nummer usw. Die Nummer muss als Dateiname verwendet werden.
- Vertrag oder Auftrags archivierung:Der Word-Vertrag enthält die Vertrags nummer, den Kunden namen und die Bestellnummer. Der Standard dateiname muss einheitlich generiert werden.
- Zusammenstellung von Aus-und Weiterbildung materialien:Die Docx-oder Doc-Datei enthält den Namen des Schülers, der Klasse und den Namen des Themas. Sie muss in Chargen umbenannt werden, um die Suche zu erleichtern.
- Lieferung von Projekt dokumenten:Der Projekt code oder-titel befindet sich im Dokument inhalt, und es besteht die Hoffnung, dass der Dateiname mit den Schlüssel informationen im Text überein stimmt.
- Sortieren Sie nach dem Empfang der Stapel daten:Nach Erhalt einer großen Anzahl von Word-Dateien ist der ursprüngliche Dateiname nicht klar, aber es gibt Standard felder im Text, die automatisch extrahiert und umbenannt werden können.
Für diese Art der sich wiederholen den Datei sortierung arbeiten, HeSoft Doc Batch Tool Der Kernwert besteht darin, mehrere Word-Dateien gleichzeitig zu importieren, Extraktion regeln einheitlich festzulegen, die Umbenennung stapel weise abzuschließen und die wiederholte Arbeit beim manuellen Öffnen, Kopieren, Einfügen und Umbenennen zu verringern.
Effekt vorschau: Dateinamen änderungen vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: Der Dateiname stimmt nicht mit den Schlüssel informationen des Textes überein
Der ursprüngliche Word-Dateiname im Beispiel ordner lautet:
- Cosmic_Distances.docx
- Galaxies_and_the_Milky_Way.docx
- Planets_and_Orbits.docx
- Stars_and_Life_Cycles.docx
- The_Expanding_Unise.docx
Obwohl diese Dateinamen das Thema grob ausdrücken können, müssen Sie die Nummer im Word-Text extrahieren, wenn die tatsächlichen Archivierung sanford rungen nach der Dokument nummer verwaltet werden. Der obere Teil des Word-Dokuments im Screenshot enthält ähnlicheDokument ID: 2 JMM01GJDies ist genau der Inhalt, der später extrahiert und als Dateiname verwendet werden soll.
Nach der Verarbeitung: Automatische Extraktion der Text nummer als Word-Dateiname
Nach der Verarbeitung mit der Funktion "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" wird der Dateiname zu einer Nummer, die aus dem Text extrahiert wurde, z.
- 2 JMM01GJ.docx
- 4 HE73OR5.docx
- CK83CAEJ.docx
- KR8IHZD6.docx
- R6J2S6E6.docx
Wie Sie sehen können, hängt der verarbeitete Dateiname nicht mehr vom ursprünglichen Titel ab, sondern verwendet automatisch die Document-ID im Word-Inhalt. Für Szenarien, die nach Nummern abgerufen, archiviert und geliefert werden müssen, ist diese Benennung methode genauer und erleichtert die spätere Verwaltung.
Aktions schritte: Benennen Sie docx-Dateien in großen Mengen mit Word-Text inhalt um
Schritt 1: Öffnen Sie das Tool "Dateiname" und geben Sie die Funktion zum Umbenennen von Word-Inhalten ein
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie danach in der Funktions kategorie links ausDateiname. Suchen und klicken Sie in der Liste der FunktionenUmbenennen von Word-Dateien mit Datei inhalten.
Der Zweck dieser Funktion besteht darin, einen bestimmten Text aus dem Inhalt der Word-Datei als Dateinamen für diese Datei in großen Mengen zu verwenden. Für Word-Dokumente wie Docx und Doc eignet es sich zum Extrahieren von Text aus einer festen Position oder einem festen Format für die Benennung.
Nach dem Aufrufen der Funktion wird auf der Benutzer oberfläche der aktuelle Aufgaben name "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" angezeigt und gemäß dem Prozess in mehrere Schritte unterteilt: "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen", "Verarbeitung optionen festlegen", "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten".
Schritt 2: Fügen Sie Word-Dateien hinzu, die in großen Mengen umbenannt werden müssen
Klicken Sie in Schritt 1 auf der Seite "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen" obenDateien hinzufügenWählen Sie das Word-Dokument aus, das verarbeitet werden muss. Sie können auch verwenden, wenn sich alle Dateien im selben Ordner befindenDateien aus Ordnern importierenImportieren Sie mehrere Docx-Dateien gleichzeitig.
Nach dem Import werden die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit der Datei in der Liste angezeigt. Im Beispiel werden 5 Docx-Dateien gleichzeitig importiert, darunter Cosmic_Distances.docx, Galaxies_and_the_Milky_Way.docx usw.
Der Zweck dieser Seite besteht darin, den Umfang der Dateien zu bestätigen, die an der Stapel umbenennung teilnehmen sollen. Nachdem Sie die Datei liste überprüft haben, klicken Sie unten aufWeiterGeben Sie die Verarbeitung regeln ein.
Schritt 3: Wählen Sie den Such bereich aus und geben Sie an, welcher Text aus dem Word-Inhalt extrahiert werden soll
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" in Schritt 2 müssen Sie festlegen, wo die Software Text von einem Word-Dokument aus sucht. Die Option "Such bereich" ist in der Benutzer oberfläche zu sehen, einschl ießlich:
- Erste Textzeile
- Das erste Barcode-Bild
- Passen Sie den Text der Formel an
In diesem Beispiel ist der Ziel inhalt im TextDokument IDDie folgende Nummer, zum Beispiel Document ID: 2 JMM01GJ. Wählen Sie alsoPassen Sie den Text der Formel anUnd extrahieren Sie dann die Nummer durch reguläre Ausdrücke genau.
Schritt 4: Geben Sie den regulären Ausdruck ein und extrahieren Sie die Nummer nach der Document-ID
Füllen Sie im Eingabefeld „ Reguläre Ausdrücke “die Regeln aus, die mit dem Inhalt des Word-Textes übereinstimmen. Die Beispiel regel im Screenshot lautet:
(? <= Document ID :)[0-9A-Z]
Die Bedeutung dieser Regel ist: Finden Sie inDokument ID:Setzen Sie Großbuchstaben und Zahlen nach und verwenden Sie diesen Absatz als Text, der zum Umbenennen erforderlich ist. Zum Beispiel, wenn ein Word-Dokument erscheintDokument ID: 2 JMM01GJWenn die Software extrahiert2 JMM01GJAnstatt die vollständige "Document ID: 2 JMM01GJ" zu extrahieren.
Wenn Ihr Dokument feld nicht die Dokument-ID ist, sondern "Vertrags nummer:", "Datei nummer:", "Nummer:" usw., können Sie den Ausdruck entsprechend dem tatsächlichen Textformat anpassen. Der Schlüssel besteht darin, das Format des extrahierten Inhalts in jeder Word-Datei so konsistent wie möglich zu gestalten, damit die Stapel verarbeitung sergeb nisse stabil sind.
Schritt 5: Stellen Sie den Speicherort des neuen Dateinamens ein
Im Bereich "Standort" auf derselben Seite können Sie auswählen, wie der extrahierte Text auf den Dateinamen angewendet wird. Zu den Optionen, die im Screenshot sichtbar sind, gehören:
- Überschreiben Sie den gesamten Dateinamen:Ersetzen Sie den ursprünglichen Dateinamen direkt durch den in Word extrahierten Inhalt.
- Auf der linken Seite des Dateinamens:Fügen Sie den extrahierten Inhalt links neben dem ursprünglichen Dateinamen hinzu.
- Auf der rechten Seite des Dateinamens:Fügen Sie den extrahierten Inhalt rechts neben dem ursprünglichen Dateinamen hinzu.
In diesem Beispiel muss das Original Cosmic_Distances.docx direkt in 2 JMM01GJ.docx geändert werden. Wählen Sie alsoÜberschreiben Sie den gesamten Dateinamen. Wenn Sie nur eine Nummer vor dem ursprünglichen Dateinamen hinzufügen möchten, können Sie sie auch links oder rechts hinzufügen.
Klicken Sie nach dem Einrichten aufWeiterWeiter.
Schritt 6: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Geben Sie gemäß dem Schnitts telle prozess Schritt 3 einStellen Sie den Speicherort ein. Die Funktion hier besteht darin, die Art und Weise zu bestätigen, wie die Datei nach dem Umbenennen des Batch gespeichert wird, oder den Pfad zu speichern. Es wird empfohlen, die Sicherungs datei vor der formellen Verarbeitung wichtiger Dokumente vor zubereiten oder die Verarbeitung sergeb nisse an einem leicht zu überprüfenden Ort zu speichern.
Nachdem Sie den Speicherort bestätigt haben, gehen Sie zu Schritt 4Beginnen Sie mit der Verarbeitung. Die Software liest den Inhalt jeder Word-Datei nacheinander gemäß den zuvor festgelegten Regeln, extrahiert den qualifizierten Text und generiert einen neuen Dateinamen.
Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, kehren Sie zum Ordner zurück, um die Ergebnisse anzuzeigen. Die ursprünglichen 5 Docx-Dateien im Beispiel wurden stapel weise in Document-ID-Nummern im Text umbenannt, und die Datei erweiterung bleibt auf. Docx.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Das Feld format im Word-Text sollte so einheitlich wie möglich sein
Automatische Umbenennung in Stapeln von erkennbaren Text gesetzen. Wenn einige Dateien als "Document ID: 2 JMM01GJ" und andere als "Doc ID-2JMM01GJ" geschrieben sind, stimmt derselbe reguläre Ausdruck möglicher weise nicht mit allen überein. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung mehrere Dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um zu bestätigen, ob das Format von Feldname, Doppelpunkt, Leerzeichen und Nummer konsistent ist.
2. Reguläre Ausdrücke müssen mit dem tatsächlichen Inhalt übereinstimmen
Beispiel ausdruck (? <= Document ID :)[0-9A-Z] eignet sich zum Extrahieren von Nummern, die aus Ziffern und Großbuchstaben nach "Document ID:" bestehen. Wenn die Nummer Klein buchstaben, horizontale Linien, Unterstriche oder Chinesisch enthält, müssen Sie die Übereinstimmung regeln entsprechend anpassen.
3. Das Extraktion serge bnis wird nicht empfohlen, Dateinamen mit illegalen Zeichen zu enthalten
Der Windows-Dateiname darf keine Sonder zeichen wie Schrägstrich, Backslash, Doppelpunkt, Sternchen, Fragezeichen, Anführungszeichen usw. enthalten. Wenn der im Text extrahierte Text diese Zeichen enthält, kann sich dies auf das Umbenennung serge bnis auswirken. Es wird empfohlen, relativ standard isierte Inhalte wie Nummern, Namen und Projekt codes zu extrahieren.
4. Es wird empfohlen, vor der Stapel verarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen
Wenn es das erste Mal ist, dass Sie die Funktion zum automatischen Umbenennen von Word-Inhalten verwenden, wird empfohlen, 2 bis 3 Test regeln für Beispiel dokumente einzugeben, um zu bestätigen, dass der Dateiname den Erwartungen entspricht, und dann den gesamten Ordner stapel weise zu verarbeiten. Dies reduziert die Kosten für Nacharbeiten, die durch falsche Regel einstellungen verursacht werden.
5. Sowohl Docx-als auch Doc-Dateien sollten bestätigen, dass der Inhalt ordnungs gemäß gelesen werden kann
Word-Dateien aus verschiedenen Quellen können unterschied liche Formatierungen aufweisen. Ob die Software für gescannte Dateien, bildförmige Inhalte oder geschützte Dokumente in den Ziel text extrahieren kann, hängt davon ab, ob im Dokument lesbarer Text vorhanden ist. Wenn der Inhalt des Textes selbst ein Bild ist, wird empfohlen, zu bestätigen, ob der Text normal ausgewählt und kopiert werden kann.
Zusammenfassung: Verwenden Sie Office-Software, um Word-Inhalts namen stapel weise zu extrahieren, um Doppel arbeit zu reduzieren
Verwenden Sie den Textinhalt in Word, um Dateien automatisch umzu benennen. Die Kernidee besteht darin, die Folge "Dokument öffnen, Nummer finden, Inhalt kopieren, Ordner zurückgeben, manuell umbenennen" zu wiederholen und sie der Office-Software zu übergeben, um sie stapel weise zu vervollständigen. Durch HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Word-Datei mit Datei inhalt umbenennen" können Sie mehrere Docx-oder Doc-Dokumente gleichzeitig importieren und nach dem Festlegen der Extraktion regeln automatisch den Namen der Spezifikation datei generieren.
Für Szenarien wie Datei sortierung, Vertrags ablage, Berichts bereitstellung und Verwaltung von Lehrmaterial kann diese Stapel verarbeitung methode die manuelle Betriebszeit erheblich verkürzen, die Fehlerrate bei der Benennung verringern und das Abrufen von Dateien und die anschließende Verwaltung klarer gestalten. Es wird empfohlen, das Format des Dokument felds vor der formalen Verarbeitung zu bestätigen und die Regeln mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und dann nach Bestätigung stapel weise auszuführen.