De nombreuses commandes, bons de livraison, rapports de contrôle ou documents d'archives contiennent des numéros de code-barres, mais les noms de fichiers restent souvent des noms sans signification métier comme Code-barres(1).docx, Code-barres(2).docx. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour identifier automatiquement la première image de code-barres dans un fichier Word, puis renommer les fichiers en masse avec le numéro reconnu, évitant ainsi les opérations répétitives d'ouverture, de copie et de renommage un par un.
Dans le travail quotidien, de nombreux documents Word ne sont pas enregistrés selon un numéro de référence métier. Par exemple, pour des fichiers tels que les lettres de transport logistique, les confirmations de commande, les étiquettes d'entrepôt, les accusés de réception client, les rapports d'inspection, le corps du texte contient généralement déjà un code-barres ou le numéro numérique sous le code-barres, mais le nom de fichier dans le dossier peut n'être qu'un nom temporaire comme Barcode(1).docx, Barcode(2).docx, Barcode(3).docx. Lorsqu'il est nécessaire d'archiver, de rechercher ou de télécharger dans un système, si ces noms de fichiers continuent d'être utilisés, il est difficile de déterminer rapidement à quelle commande, à quel numéro de suivi ou à quel enregistrement chaque fichier Word correspond.
La méthode traditionnelle consiste à ouvrir les documents Word un par un, à trouver le numéro sous le code-barres, à le copier ou à le saisir manuellement, puis à revenir au dossier pour le renommer. Cela peut être acceptable lorsque le nombre de fichiers est faible, mais dès qu'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers docx, cette méthode est non seulement chronophage, mais aussi sujette à des erreurs d'omission, des modifications incorrectes, la copie de mauvais numéros, etc. Ce que cet article vise à résoudre, c'est précisément ce scénario : identifier automatiquement les codes-barres dans les fichiers Word et renommer ces fichiers Word par lots avec les numéros de code-barres.
Ci-dessous, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool de la capture d'écran comme exemple, nous montrons comment effectuer un traitement par lots via un logiciel bureautique. Le positionnement de cet outil est le traitement de documents par lots, sa valeur fondamentale étant de standardiser et d'automatiser les flux de travail répétitifs sur les fichiers, ce qui convient aux scénarios bureautiques nécessitant de renommer des Word par lots, d'organiser les noms de fichiers et d'archiver les documents en fonction de leur contenu.
Scénarios applicables : Quels fichiers Word conviennent pour un renommage par lots selon le code-barres
Cette méthode est particulièrement adaptée aux scénarios où le corps du fichier contient déjà un code-barres ou un numéro de code-barres, mais où le nom du fichier ne reflète pas le numéro de référence métier. Les cas courants incluent : les lettres de transport Word exportées par les sociétés de logistique, les documents d'étiquettes générés avant impression en entrepôt, les fichiers docx exportés en masse par un système de commande, les documents de service après-vente, les fiches d'inspection, les certificats ou rapports au format Word, etc.
Comme on peut le voir sur la capture d'écran, le dossier avant traitement contient 10 fichiers Word, dont les noms vont de Barcode(1).docx à Barcode(10).docx. Après avoir ouvert l'un des fichiers, le corps du document contient un tableau, et une image de code-barres est placée à l'emplacement correspondant au "Tracking Number", avec le numéro 734589001256734 affiché sous le code-barres. Autrement dit, ce qui a vraiment une valeur d'identification, c'est le numéro de code-barres dans le contenu du Word, et non le nom de fichier actuel.
S'il faut ensuite rechercher un fichier par numéro de suivi, télécharger le fichier vers un système métier ou l'envoyer au client pour confirmation, utiliser un nom de fichier comme Barcode(1).docx n'est clairement pas assez intuitif. Un nom de fichier plus pertinent devrait être directement 734589001256734.docx. Grâce au logiciel de traitement par lots, il est possible d'effectuer une telle conversion pour plusieurs fichiers Word en une seule fois.
Aperçu du résultat : Incohérence entre le nom de fichier avant traitement et le contenu du code-barres Word
L'effet avant traitement est illustré ci-dessous. Dans le dossier de gauche, les fichiers Word sont toujours nommés selon le modèle Barcode(1).docx, Barcode(2).docx, etc. ; dans le document Word ouvert à droite, le numéro sous le code-barres est 734589001256734. La flèche rouge souligne un problème : le nom de fichier ne correspond pas au numéro de code-barres dans le corps du texte.
Dans cet état, pour trouver le fichier Word correspondant à un numéro de suivi particulier, il faut ouvrir et vérifier chaque fichier un par un. Plus il y a de fichiers, plus le coût de la vérification manuelle est élevé. Surtout lors du traitement par lots de documents de commande, les actions d'ouvrir le Word, localiser le code-barres, copier le numéro, fermer le fichier, puis renommer, se répètent constamment, ce qui est très inefficace.
Aperçu du résultat : Les fichiers Word sont automatiquement renommés avec le numéro de code-barres après traitement
Une fois le traitement terminé, les noms de fichiers dans le dossier sont devenus les numéros numériques correspondant aux codes-barres, par exemple 734589001256734.docx. Le numéro de code-barres dans le document Word de droite est toujours 734589001256734, ce qui indique que le nom de fichier a établi une correspondance avec l'information du code-barres dans le contenu du document.
D'après la liste après traitement, on peut voir qu'une série de fichiers Word qui n'avaient initialement aucune signification métier ont été transformés en plusieurs noms de fichiers numériques identifiables, tels que 904567812349025.docx, 895612347890123.docx, 783456129047812.docx, etc. Ainsi, dans le dossier, il est possible de rechercher, trier, vérifier et télécharger directement par numéro de code-barres, sans avoir à ouvrir les fichiers un par un.
Étape 1 : Accéder à l'outil de nom de fichier et sélectionner la fonction de renommage par contenu Word
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez la catégorie Nom de fichier dans la navigation fonctionnelle de gauche. L'interface affichera des cartes de fonctions liées au traitement des noms de fichiers, telles que Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de fichiers, Insérer du texte dans le nom de fichier, Ajouter un préfixe et un suffixe au nom de fichier, etc. Pour les besoins de cet article, il faut choisir d'utiliser le contenu du fichier pour renommer les fichiers Word.
Le but de cette étape est d'indiquer au logiciel qu'il ne s'agit pas simplement de modifier le texte du nom de fichier, mais de lire le contenu du fichier Word et d'extraire certains textes ou résultats de reconnaissance du contenu pour les utiliser comme nouveau nom de fichier. La position marquée en rouge dans la capture d'écran est la fonction Utiliser le contenu du fichier pour renommer les fichiers Word. Pour les documents docx contenant des codes-barres, ce point d'entrée est très crucial, car il correspond à l'obtention de la base de nommage à partir du contenu Word.
Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel entre dans un flux de traitement par étapes. On peut voir que ce flux comprend les étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement. Ce type de fonctionnement par assistant est adapté au traitement de fichiers par lots et peut réduire la probabilité d'erreurs de manipulation.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Word à renommer par lots
Après être entré dans la page de fonction, il faut d'abord sélectionner les enregistrements à traiter. La partie supérieure de l'interface propose deux boutons : Ajouter un fichier et Importer des fichiers depuis un dossier. Si vous ne traitez que quelques fichiers Word, vous pouvez utiliser Ajouter un fichier ; si tous les fichiers docx sont déjà placés dans un dossier, il est plus approprié d'utiliser Importer des fichiers depuis un dossier.
La capture d'écran montre que plusieurs enregistrements ont été importés, et la liste affiche des informations telles que l'Index, le Nom, le Chemin d'accès, l'Extension, la Date de création, la Date de modification et les Opérations. On peut voir que les fichiers importés incluent Barcode(1).docx, Barcode(10).docx, Barcode(2).docx, etc., avec l'extension docx. Le rôle de la liste d'importation est de permettre à l'utilisateur de confirmer avant le traitement proprement dit : si les fichiers sont corrects, si le nombre est complet, si le chemin d'accès est correct.
Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, il est possible de supprimer cet enregistrement via la colonne Opérations à droite de la liste. Après confirmation, cliquez sur Suivant en bas pour passer à la configuration des options de traitement. Il est conseillé de vérifier la liste des fichiers avant le renommage par lots, afin d'éviter de renommer ensemble des documents Word qui n'appartiennent pas au même lot.
Étape 3 : Définir la zone de recherche sur la première image de code-barres
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. La capture d'écran montre que la Zone de recherche propose des options telles que Première ligne de texte, Première image de code-barres, Texte correspondant à une formule personnalisée. Étant donné que l'objectif de cet article est d'identifier le code-barres dans le fichier Word et de l'utiliser comme nom de fichier, il faut donc sélectionner Première image de code-barres.
Choisir "Première image de code-barres" signifie : le logiciel recherchera une image de code-barres dans chaque document Word et utilisera le contenu du code-barres reconnu comme source pour le nommage. Le document d'exemple dans la capture d'écran ne contient qu'un seul code-barres principal, et le numéro correspondant se trouve sous le code-barres, donc sélectionner la première image de code-barres répond au besoin.
Dans la partie inférieure de la même interface, il y a aussi l'option Position, comprenant Remplacer tout le nom de fichier, À gauche du nom de fichier, À droite du nom de fichier. Ce que cet article vise à réaliser, c'est de remplacer entièrement le nom de fichier original Barcode(1).docx par le numéro de code-barres, donc il faut sélectionner Remplacer tout le nom de fichier. Ainsi, après traitement, le corps du nom de fichier deviendra directement le numéro de code-barres reconnu, l'extension restant celle du document Word, par exemple .docx.
Si votre besoin réel n'est pas un remplacement complet, vous pouvez également choisir, selon les options proposées par l'interface, de placer le contenu reconnu à gauche ou à droite du nom de fichier. Mais pour un numéro unique comme un numéro de suivi, de commande ou de tracking, il est généralement conseillé de remplacer tout le nom de fichier, afin de faciliter la recherche ultérieure par numéro.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement par lots
Après avoir terminé les options de traitement, cliquez sur Suivant pour accéder à la définition de l'emplacement de sauvegarde. Bien que la capture d'écran ne montre pas les options spécifiques de cette page, la barre de progression indique clairement que la troisième étape est "Définir l'emplacement de sauvegarde" et la quatrième est "Démarrer le traitement". Le renommage par lots est une opération au niveau des fichiers, il est donc conseillé de confirmer l'emplacement de sauvegarde avant de commencer, surtout lors du premier traitement. Il peut être judicieux de sortir les résultats dans un nouveau dossier pour vérification.
Le but de définir l'emplacement de sauvegarde est de gérer clairement les fichiers traités par rapport aux fichiers originaux. Pour les documents importants, il est recommandé de conserver un dossier original et de sauvegarder les fichiers traités séparément dans un nouveau répertoire. Ainsi, même si l'on découvre que le code-barres d'un fichier Word est flou et que le résultat de la reconnaissance n'est pas conforme aux attentes, on peut revenir au fichier original pour le retraiter.
Après être arrivé à l'étape Démarrer le traitement, suivez le flux de l'interface. Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie et vérifiez si les noms de fichiers ont bien été changés en numéros de code-barres. Comme on peut le voir sur l'image de résultat de cet article, 734589001256734.docx correspond au numéro de code-barres dans le document Word, ce qui indique que le renommage par lots a bien été effectué.
Questions fréquentes et précautions
1. Le code-barres doit être reconnaissable dans le document Word. Si l'image du code-barres est trop petite, floue ou fortement compressée, cela peut affecter la qualité de la reconnaissance. Il est conseillé de vérifier quelques documents Word avant le traitement par lots pour s'assurer que les codes-barres sont clairement visibles.
2. Ce tutoriel sélectionne la première image de code-barres. Si un fichier Word contient plusieurs codes-barres, il faut vérifier si le premier code-barres est bien celui que vous souhaitez utiliser pour le nommage. Le scénario de la capture d'écran est que chaque document contient principalement un code-barres de "Tracking Number", il est donc approprié de sélectionner la première image de code-barres.
3. Il est conseillé de fermer les fichiers Word en cours d'ouverture avant le traitement. Si certains fichiers sont en cours d'utilisation par Word, cela peut affecter le traitement par lots ou la sauvegarde. Il est préférable de fermer les documents concernés avant le renommage par lots et de laisser le logiciel effectuer le traitement.
4. Faites attention aux conflits de noms de fichiers dus à des numéros en double. Si le contenu du code-barres est exactement le même dans deux documents Word, des noms de fichiers identiques peuvent apparaître après le traitement. Dans la pratique métier, un numéro de suivi ou de commande doit généralement être unique, mais il est tout de même conseillé de confirmer la fiabilité de la source de données avant le traitement.
5. L'extension du fichier conservera le type Word original. L'exemple traite des fichiers docx, ils restent en .docx après traitement, seul le corps du nom de fichier devient le numéro de code-barres. Pour l'archivage de documents Word, cela permet à la fois de conserver le format de fichier et d'améliorer la lisibilité du nom de fichier.
Résumé : Utiliser un logiciel bureautique pour transformer le renommage répétitif en traitement automatique par lots
Ouvrir un fichier Word un par un, puis copier manuellement le numéro de code-barres pour le renommer est une tâche répétitive typique. En utilisant la fonction Utiliser le contenu du fichier pour renommer les fichiers Word de HeSoft Doc Batch Tool , il est possible de combiner la reconnaissance de code-barres avec le renommage par lots, afin que le nom de fichier corresponde automatiquement au numéro de référence métier dans le contenu du document.
Pour les documents Word ou docx contenant des codes-barres, tels que les lettres de transport logistique, les documents de commande, les étiquettes d'entrepôt, les rapports d'inspection, cette méthode peut réduire considérablement le temps de manipulation manuelle et diminuer les risques d'erreur de copie et d'omission. Il est conseillé de préparer le dossier à traiter avant de commencer, d'importer les fichiers selon les étapes de cet article, de sélectionner la première image de code-barres, de configurer le remplacement de tout le nom de fichier, puis d'exécuter le traitement par lots. Une fois le traitement terminé, les fichiers Word dans le dossier peuvent être directement gérés et recherchés par numéro de code-barres.