PDF-Format eignet sich zum Lesen und Verteilen, aber wenn Statistiken, Filterung, Berechnungen und sekundäre Bearbeitung erforderlich sind, ist das Excel- oder XLSX-Format praktischer. Dieser Artikel erläutert anhand von Beispielen mehrerer PDF-Dateien wie Budgetplänen, Kundenlisten, Besprechungsprotokollen und Monatsberichten, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Stapelverarbeitung von PDF zu XLSX durchführen. Der Inhalt umfasst Anwendungsszenarien, einen Vorher-Nachher-Effektvergleich, den Aufruf des PDF-Tools und die Auswahl von PDF in Excel konvertieren, das Hinzufügen von Dateien im Stapel, das Festlegen des Speicherorts, das Anzeigen der Erfolgsanzahl und des Protokolls sowie den Hinweis für Benutzer, dass bildbasierte PDFs nicht als reiner Text erkannt werden.
Viele Büromaterialien werden zunächst als PDF gespeichert, da das PDF-Format stabil im Layout, einfach zu versenden und nicht leicht willkürlich zu verändern ist. Wenn Sie jedoch die darin enthaltenen Daten statistisch auswerten, filtern, kopieren oder zusammenfassen müssen, wird PDF unflexibel. Beispielsweise müssen bei einem Budgetplan Beträge berechnet, bei einer Kundenliste Nachverfolgungsstatus hinzugefügt, bei Besprechungsprotokollen Aufgabenlisten erstellt und bei Monatsberichten Schlüsseldaten extrahiert werden. In solchen Fällen ist es bequemer, PDF in das Excel- oder xlsx-Format umzuwandeln.
Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um zu erklären, wie Sie mehrere PDF-Dateien stapelweise in xlsx-Tabellen konvertieren. Es handelt sich um eine Software zur Stapelverarbeitung von Dokumenten für den Büroalltag, die den Schwerpunkt auf die Reduzierung sich wiederholender Aufgaben und die Steigerung der Effizienz der Dateiverarbeitung legt. Mit ihren PDF-Werkzeugen können Benutzer mehrere PDFs auf einmal importieren, einen einheitlichen Speicherort festlegen und dann stapelweise Excel-Dateien generieren.
Anwendungsszenarien: PDFs wie Budgets, Listen und Berichte eignen sich besser für die Konvertierung in xlsx
Die Umwandlung von PDF in xlsx ist nicht nur auf Finanztabellen beschränkt. Immer wenn ein PDF zu verarbeitende Daten, Listen oder strukturierte Inhalte enthält, kann eine Konvertierung nach Excel erforderlich sein. Budgetpläne können nach der Konvertierung weiter berechnet werden; Kundenlisten können nach Region, Branche oder Verantwortlichem gefiltert werden; Projektzeitpläne können in ihrem Fortschritt aktualisiert werden; Produktkataloge können kategorisiert werden; Lernnotizen können zur Erstellung eines Wissensindex verwendet werden; Reisepläne können in Datum und Planung angepasst werden.
Die Stapelkonvertierung eignet sich besonders für Situationen, in denen eine Reihe von Dateien das gleiche Format, eine klare Benennung und eine einheitliche nachfolgende Verarbeitungsweise aufweisen. Im Vergleich zur Einzelkonvertierung von PDF reduziert die Stapelverarbeitung sich wiederholende Vorgänge deutlich: Kein wiederholtes Auswählen von Dateien, kein wiederholtes Bestätigen des Speicherpfads und kein Warten auf den Abschluss jedes einzelnen Exports. Für Personen, die regelmäßig Bürodokumente bearbeiten, verwandeln solche Werkzeuge verstreute Einzelvorgänge in eine einzige Aufgabe.
Vor der Verarbeitung: Mehrere PDFs warten auf Konvertierung
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich in einem Ordner mehrere PDF-Dateien befinden, z. B. Budget_Plan.pdf, Client_List.pdf, Meeting_Minutes.pdf, Monthly_Report.pdf, Product_Catalog.pdf, Project_Timeline.pdf, Study_Notes.pdf und Travel_Itinerary.pdf. Diese Dateinamen spiegeln typische Arten von Büromaterialien wider, darunter Budget, Kunden, Besprechungen, Monatsberichte, Produkte, Projekte, Lernen und Reiseverläufe.
Wenn diese Materialien später nur zum Lesen bestimmt sind, ist das PDF-Format unproblematisch; sollen sie jedoch tabellarisch weiterverarbeitet werden, ist eine Konvertierung nach Excel erforderlich. Bei manueller Bearbeitung dieser Dateien müsste der Konvertierungsvorgang für jedes PDF einzeln wiederholt werden – je mehr Dateien, desto geringer die Effizienz.
Nach der Verarbeitung: Ausgabe als gleichnamige xlsx-Dateien
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt das Konvertierungsergebnis: Zu den PDF-Dateien wurden entsprechende xlsx-Dateien generiert. Aus Budget_Plan.pdf wurde Budget_Plan.xlsx, aus Client_List.pdf wurde Client_List.xlsx, aus Meeting_Minutes.pdf wurde Meeting_Minutes.xlsx, und die anderen Dateien behalten die gleiche Namensbeziehung bei.
Dieses Ergebnis – "ursprünglicher Dateiname mit neuer Erweiterung" – eignet sich gut für die stapelweise Überprüfung. Der Benutzer muss nicht umbenennen und verwechselt nicht so leicht die Herkunft. Nach dem Öffnen der xlsx-Datei können die Inhalte je nach tatsächlichem Konvertierungsergebnis bearbeitet, geordnet oder in andere Tabellenblätter kopiert werden.
Bedienungsschritt 1: Öffnen Sie die Software und navigieren Sie zur Kategorie PDF-Werkzeuge
Wählen Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool zunächst in der linken Navigation "PDF-Werkzeuge" aus. Im Screenshot zeigt die Software oben den Namen HeSoft Doc Batch Tool an, links befinden sich Einstiegspunkte für verschiedene Dateiverarbeitungen, was zeigt, dass es sich nicht um einen reinen Formatkonverter, sondern um eine Sammlung von Stapelverarbeitungswerkzeugen für verschiedene Bürodateien handelt.
Suchen Sie nach dem Aufrufen der PDF-Werkzeuge in der rechten Liste nach "PDF in Excel konvertieren". Diese Funktion befindet sich in der Liste der PDF-Werkzeuge und trägt die Beschreibung "Konvertieren Sie PDF-Dateien stapelweise in Excel-Tabellen". Klicken Sie darauf, um die Konvertierungsseite aufzurufen.
Dieser Schritt scheint einfach, ist aber sehr wichtig. Denn die PDF-Werkzeuge bieten mehrere Konvertierungsrichtungen, wie PDF zu Docx, PDF zu Pptx, PDF zu TXT, PDF zu JPG-Bildern usw. Nur wenn Sie PDF in Excel konvertieren, erhalten Sie ein für die Tabellenverarbeitung geeignetes xlsx-Ergebnis.
Bedienungsschritt 2: Fügen Sie die PDFs der Liste der zu verarbeitenden Datensätze hinzu
Nach dem Aufrufen der Seite "PDF in Excel konvertieren" sehen Sie oben im Bereich die Schaltflächen "Datei hinzufügen" und "Dateien aus Ordner importieren". Diese beiden Schaltflächen entsprechen zwei gängigen Auswahlmethoden: Wenn die Dateien verstreut sind, können Sie "Datei hinzufügen" verwenden; befinden sich die Dateien bereits im selben Ordner, können Sie "Dateien aus Ordner importieren" verwenden.
Die Liste im Screenshot enthält bereits 8 PDF-Einträge. Die Tabelle zeigt Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktion. Die Spalte Name zeigt jeden PDF-Dateinamen, die Spalte Pfad zeigt den Speicherort der Datei und die Spalte Erweiterung zeigt pdf an. Die Zusammenfassung unten zeigt eine Datensatzzahl von 8, was bedeutet, dass diese Aufgabe 8 Dateien verarbeiten wird.
Beginnen Sie nach dem Importieren der Dateien nicht sofort, sondern überprüfen Sie zuerst die Liste. Insbesondere beim stapelweisen Importieren von Ordnern: Wenn sich im Ordner PDFs befinden, die nicht konvertiert werden sollen, sollten diese aus der Liste gelöscht werden. So vermeiden Sie die Generierung überflüssiger xlsx-Dateien und erleichtern die spätere Überprüfung. Klicken Sie auf "Weiter", nachdem Sie bestätigt haben, dass die zu verarbeitenden Datensätze korrekt sind.
Bedienungsschritt 3: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung
Der Workflow der Software gliedert sich in "Wählen Sie die zu verarbeitenden Datensätze aus", "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Nach dem Importieren der Dateien besteht der nächste Schritt darin, den Speicherort festzulegen. Der Speicherort kann als Ausgabeverzeichnis für die konvertierten Excel-Dateien verstanden werden. Zur besseren Verwaltung wird empfohlen, das Ausgabeverzeichnis vom ursprünglichen PDF-Verzeichnis zu trennen, z. B. durch Erstellen eines separaten Ergebnisordners.
Im Screenshot nach Abschluss der Verarbeitung zeigt der Ergebnisbereich als Speicherort C:\Users\Administrator\Desktop\Test folder 5 an und die Verzeichnisebene als "Flach an neuen Ort". Dies bedeutet, dass die konvertierten Dateien einheitlich am angegebenen Ort abgelegt werden, was es dem Benutzer erleichtert, den Ordner zu öffnen und alle xlsx-Ergebnisse einzusehen.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gehen Sie zum Schritt "Verarbeitung starten". Die Software führt die Aufgabe PDF-zu-xlsx gemäß der Datensatzliste aus. Bei einer Reihe von Dateien reduziert dieser Schritt die sich wiederholende Arbeit effektiv, da keine einzelne Auswahl und Speicherung mehr erforderlich ist.
Bedienungsschritt 4: Bestätigen Sie den Abschluss der Verarbeitung und überprüfen Sie das Protokoll
Nach Abschluss der Aufgabe zeigt die Seite den Verarbeitungsfortschritt und die Ergebnisse an. Im Screenshot lautet der Aufgabenstatus "Verarbeitung abgeschlossen", der Aufgabenfortschritt zeigt eine Gesamtzahl von 8 Datensätzen, 8 erfolgreich, bei einer Gesamtdauer von 7 Sekunden. Dies zeigt an, dass alle 8 PDFs erfolgreich konvertiert wurden.
Der Ergebnisbereich zeigt den Speicherort, unter dem der Benutzer den Ausgabeordner öffnen kann. Der Bereich Verarbeitungsprotokoll zeichnet mit grünem Text die Verarbeitung der einzelnen Dateien auf und zeigt Informationen wie "Alle Pfade verarbeitet", "Aufgabenverarbeitung abgeschlossen", "Protokoll gespeichert" usw. an. Falls eine Aufzeichnung erforderlich ist, gibt es auf der Oberfläche eine Schaltfläche "Vollständiges Protokoll exportieren".
In der Büropraxis wird empfohlen, nach Abschluss der Konvertierung drei Überprüfungen durchzuführen: Erstens, prüfen Sie, ob die Anzahl der erfolgreichen Konvertierungen der Gesamtzahl der Datensätze entspricht; zweitens, öffnen Sie den Speicherort, um die Anzahl und Namen der xlsx-Dateien zu bestätigen; drittens, überprüfen Sie stichprobenartig einige Tabellen, um festzustellen, ob der Inhalt den späteren Bearbeitungsanforderungen entspricht.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Eignet sich die PDF-zu-xlsx-Konvertierung für alle PDFs? Nicht alle PDFs liefern ein ideales Tabellenergebnis. Der Softwarehinweis "Hier wird Text in Bildform nicht als reiner Text erkannt" bedeutet, dass Scans, bildbasierte PDFs oder screenshotartige Materialien möglicherweise nicht in bearbeitbaren Text umgewandelt werden können. Bei solchen Dateien sollten Sie dies vor der Konvertierung berücksichtigen.
2. Ist die konvertierte Datei xls oder xlsx? Den Screenshots nach der Verarbeitung zufolge hat die generierte Datei die Erweiterung .xlsx. XLSX ist das gängige Excel-Arbeitsmappenformat und kann mit Excel und kompatibler Bürosoftware geöffnet werden.
3. Muss der Name jeder Ausgabedatei einzeln ausgewählt werden? In den gezeigten Screenshot-Ergebnissen behält die Ausgabedatei denselben Namen wie das ursprüngliche PDF, nur die Erweiterung wurde geändert. Daher ist bei der Stapelkonvertierung in der Regel keine manuelle Einzelbenennung erforderlich, was die Effizienz steigert.
4. Kann ein ganzer Ordner auf einmal importiert werden? Die Oberfläche bietet die Schaltfläche "Dateien aus Ordner importieren", mit der PDFs aus einem Verzeichnis stapelweise zur Aufgabe hinzugefügt werden können. Für eine große Anzahl von Dateien ist dies effizienter als das einzelne Hinzufügen.
5. Was tun, wenn die Dateien nach der Konvertierung nicht gefunden werden? Gehen Sie zurück zur Seite "Verarbeitung abgeschlossen" und überprüfen Sie den "Speicherort". Der Speicherort wird im Screenshot als Ordnerpfad angezeigt. Öffnen Sie diesen Pfad, um die Ergebnisdateien zu finden.
Zusammenfassung: Machen Sie den PDF-zu-xlsx-Prozess zu einer einzigen Stapelaufgabe
Der Wert der PDF-zu-xlsx-Konvertierung liegt darin, statische Materialien in eine bearbeitbare, auswertbare und organisierbare Tabellenkalkulationsumgebung zu überführen. HeSoft Doc Batch Tool fasst den Konvertierungsprozess mehrerer PDF-Dateien durch die Funktion "PDF in Excel konvertieren" in den PDF-Werkzeugen in einer Aufgabe zusammen. Der Benutzer muss lediglich die Funktion auswählen, PDFs importieren, die Datensätze überprüfen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten, um einen Satz entsprechender xlsx-Dateien zu erhalten.
Wenn Sie gerade Budgetpläne, Kundenlisten, Besprechungsprotokolle, Monatsberichte oder Projektmaterialien bearbeiten, ist es nicht empfehlenswert, die Dateien weiterhin einzeln manuell zu konvertieren. Organisieren Sie die PDFs in einem Ordner und nutzen Sie den Stapelimport und die einheitliche Ausgabe. Dies reduziert die sich wiederholende Arbeit erheblich und sorgt für klarere Dateiergebnisse, die sich leichter für die anschließende Excel-Bearbeitung und Datenanalyse eignen.