PDF 형식은 읽기 및 배포에 적합하지만, 통계, 필터링, 계산 및 2차 편집이 필요한 경우 Excel 또는 xlsx 형식이 더 실용적입니다. 본 문서에서는 예산 계획, 고객 명단, 회의록, 월간 보고서 등 여러 PDF 파일의 예시를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF를 xlsx로 일괄 변환하는 방법을 설명합니다. 내용에는 적용 시나리오, 처리 전후 효과 비교, PDF 도구에 들어가 PDF를 Excel로 변환 선택하기, 파일 일괄 추가, 저장 위치 설정, 성공 수량 및 로그 확인 등의 단계가 포함되며, 이미지 형식의 PDF는 일반 텍스트로 인식되지 않는다는 점을 사용자에게 주지시킵니다.
많은 사무 자료는 처음에 PDF 형식으로 저장됩니다. PDF는 레이아웃이 안정적이고 전송이 편리하며 임의로 변경하기 어렵기 때문입니다. 하지만 그 안의 데이터를 통계, 필터링, 복사 또는 집계해야 할 경우 PDF는 유연하지 못합니다. 예를 들어 예산 계획에서 금액을 계산해야 하고, 고객 목록에 후속 상태를 추가해야 하며, 회의록을 작업표로 정리해야 하고, 월간 보고서에서 핵심 데이터를 추출해야 하는 경우가 있습니다. 이때 PDF를 Excel 또는 xlsx 형식으로 변환하면 더욱 편리합니다.
이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 여러 PDF 파일을 xlsx 표로 일괄 변환하는 방법을 설명합니다. 이 소프트웨어는 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 소프트웨어로, 반복 작업을 줄이고 파일 처리 효율성을 높이는 데 중점을 둡니다. PDF 도구를 통해 사용자는 여러 PDF를 한 번에 가져오고 저장 위치를 통일하여 설정한 다음 Excel 파일을 일괄 생성할 수 있습니다.
적용 시나리오: 예산, 목록, 보고서류 PDF는 xlsx로 변환하는 것이 더 적합함
PDF를 xlsx로 변환하는 것은 재무 표에만 적합한 것이 아닙니다. PDF에 정리가 필요한 데이터, 목록 또는 구조화된 내용이 포함되어 있다면 모두 Excel로 변환해야 할 수 있습니다. 예산 계획은 변환 후 계산을 계속할 수 있고, 고객 목록은 변환 후 지역, 업종 또는 담당자별로 필터링할 수 있으며, 프로젝트 타임라인은 변환 후 진행 상황을 업데이트할 수 있고, 제품 카탈로그는 변환 후 분류할 수 있으며, 학습 노트는 변환 후 지식 색인을 만들 수 있고, 여행 일정은 변환 후 날짜와 일정을 조정할 수 있습니다.
일괄 변환은 특히 파일 형식이 동일하고, 이름이 명확하며, 후속 처리 방식이 일관된 여러 파일에 적합합니다. PDF를 하나씩 변환하는 것과 비교하면, 일괄 처리는 반복 작업을 확실히 줄여줍니다. 파일을 반복해서 선택하거나 저장 경로를 반복해서 확인하거나, 하나하나 내보내기가 완료될 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 사무 문서를 자주 다루는 사람에게 이러한 도구는 산발적인 작업을 하나의 작업으로 만듭니다.
처리 전 효과: 여러 PDF 변환 대기 중
처리 전 스크린샷에서 폴더 내에 Budget_Plan.pdf, Client_List.pdf, Meeting_Minutes.pdf, Monthly_Report.pdf, Product_Catalog.pdf, Project_Timeline.pdf, Study_Notes.pdf, Travel_Itinerary.pdf와 같은 여러 PDF 파일이 있는 것을 볼 수 있습니다. 이러한 파일명은 예산, 고객, 회의, 월간 보고서, 제품, 프로젝트, 학습 및 일정을 포함한 일반적인 사무 자료 유형을 반영합니다.
이러한 자료가 이후 읽기 전용으로 사용된다면 PDF 형식도 문제없지만, 표로 처리해야 한다면 Excel로 변환해야 합니다. 이러한 파일을 수동으로 처리할 때는 각 PDF마다 변환 작업을 반복해야 하므로 파일 수가 많을수록 효율이 떨어집니다.
처리 후 효과: 동일한 이름의 xlsx 파일로 출력됨
처리 후 스크린샷은 변환 결과를 보여줍니다. PDF 파일에 해당하는 xlsx 파일이 생성되었습니다. Budget_Plan.pdf는 Budget_Plan.xlsx로, Client_List.pdf는 Client_List.xlsx로, Meeting_Minutes.pdf는 Meeting_Minutes.xlsx로 변환되었으며, 다른 파일들도 동일한 명명 관계를 유지합니다.
이러한 '원본 파일명에 새 확장자가 추가된' 결과는 일괄 확인에 매우 적합합니다. 사용자는 이름을 다시 지정할 필요가 없으며 출처를 혼동하기도 어렵습니다. xlsx 파일을 연 후에는 실제 변환 내용에 따라 편집, 정리하거나 다른 시트로 복사할 수 있습니다.
작업 단계 1: 소프트웨어를 열고 PDF 도구 분류로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 먼저 왼쪽 탐색 창에서 'PDF 도구'를 선택합니다. 스크린샷에서 소프트웨어 상단에 표시된 이름은 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 왼쪽에는 각종 파일 처리 입구가 있어 이것이 단일 형식 변환기가 아니라 다양한 사무 파일을 위한 일괄 처리 도구 모음임을 나타냅니다.
PDF 도구에 진입한 후 오른쪽 목록에서 'PDF를 Excel로 변환'을 찾습니다. 이 기능은 PDF 도구 목록에 있으며 'PDF 파일을 Excel 표로 일괄 변환합니다'라는 설명이 붙어 있습니다. 클릭하면 변환 페이지로 이동합니다.
이 단계는 간단해 보이지만 매우 중요합니다. PDF 도구에는 PDF를 Docx로, PDF를 Pptx로, PDF를 TXT로, PDF를 JPG 이미지로 변환하는 등 여러 변환 방향이 있기 때문입니다. PDF를 Excel로 변환을 선택해야만 표 처리에 적합한 xlsx 결과를 얻을 수 있습니다.
작업 단계 2: PDF를 처리 대기 기록 목록에 추가
'PDF를 Excel로 변환' 페이지에 진입하면 인터페이스 상단에 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기'가 보입니다. 이 두 버튼은 두 가지 일반적인 선택 방식에 해당합니다. 파일이 흩어져 있다면 파일 추가를 사용할 수 있고, 파일이 이미 같은 폴더에 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용할 수 있습니다.
스크린샷의 목록에는 이미 8개의 PDF 기록이 포함되어 있습니다. 표에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업이 나열되어 있습니다. 이름 열에는 각 PDF 파일명이 표시되고, 경로 열에는 파일 위치가 표시되며, 확장자 열에는 pdf가 표시됩니다. 하단 요약에는 기록 수가 8건으로 표시되어 이번 작업에서 8개의 파일을 처리할 것임을 나타냅니다.
파일을 가져온 후 서두르지 말고 목록을 확인하는 것이 좋습니다. 특히 폴더를 일괄 가져올 때 폴더 안에 변환이 필요 없는 PDF가 있다면 목록에서 삭제해야 합니다. 이렇게 하면 불필요한 xlsx 파일 생성을 방지하고 후속 확인도 더 명확해집니다. 처리 대기 기록이 올바른지 확인한 후 하단의 '다음'을 클릭합니다.
작업 단계 3: 저장 위치 설정 및 처리 시작
소프트웨어의 프로세스는 '처리할 기록 선택' '저장 위치 설정' '처리 시작'으로 나뉩니다. 파일을 가져온 후 다음 단계는 저장 위치를 설정하는 것입니다. 저장 위치는 변환된 Excel 파일의 출력 디렉터리로 이해할 수 있습니다. 관리를 용이하게 하려면 출력 디렉터리를 원본 PDF 디렉터리와 구분하는 것이 좋습니다. 예를 들어 결과 폴더를 별도로 만드는 것입니다.
처리 완료 스크린샷에서 처리 결과 영역에는 저장 위치가 C:\Users\Administrator\Desktop\Test folder 5로 표시되고, 디렉터리 레벨은 '새 위치에 평면 배치'로 표시됩니다. 이는 변환된 파일이 지정된 위치로 통일되어 배치되므로 사용자가 해당 폴더를 열어 모든 xlsx 결과를 쉽게 확인할 수 있음을 의미합니다.
저장 위치 설정이 완료되면 '처리 시작' 단계로 넘어갑니다. 소프트웨어는 기록 목록에 따라 PDF를 xlsx로 변환하는 작업을 실행합니다. 여러 파일의 경우 이 단계는 하나하나 선택하고 하나하나 저장할 필요가 없으므로 반복 작업을 효과적으로 줄여줍니다.
작업 단계 4: 처리 완료 확인 및 로그 보기
작업 실행이 완료되면 페이지에 처리 진행률과 처리 결과가 표시됩니다. 스크린샷에서 작업 상태는 '처리 완료'이며, 작업 진행률에는 총 기록 수 8건, 성공 8건, 총 소요 시간 7초가 표시됩니다. 이는 8개의 PDF가 모두 성공적으로 변환되었음을 나타냅니다.
처리 결과 영역에는 저장 위치가 제공되며, 사용자는 해당 경로에 따라 출력 폴더를 열 수 있습니다. 처리 로그 영역에는 녹색 텍스트로 각 파일의 처리 상황이 기록되어 있으며, 모든 경로 처리 완료, 작업 처리 완료, 로그 저장됨 등의 정보가 표시됩니다. 기록을 보관해야 하는 경우 인터페이스에는 '전체 로그 내보내기' 버튼도 있습니다.
실제 사무 환경에서는 변환 완료 후 세 가지 확인을 권장합니다. 첫째, 성공 수량이 총 기록 수와 일치하는지 확인합니다. 둘째, 저장 위치를 열어 xlsx 파일 수량과 파일명을 확인합니다. 셋째, 몇 개의 표를 표본 추출하여 내용이 후속 편집 요구 사항을 충족하는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. PDF를 xlsx로 변환하는 것이 모든 PDF에 적합합니까?모든 PDF에서 이상적인 표 효과를 얻을 수 있는 것은 아닙니다. 소프트웨어 페이지에는 '이곳은 그림 형식의 문자를 순수 텍스트로 인식하지 않습니다'라는 안내가 있으므로 스캔본, 그림형 PDF 또는 스크린샷 자료는 편집 가능한 텍스트로 변환되지 않을 수 있습니다. 이러한 파일의 경우 변환 전에 미리 예상해야 합니다.
2. 변환 후 파일은 xls입니까, xlsx입니까?처리 후 스크린샷을 보면 생성된 파일 확장자는 .xlsx입니다. xlsx는 일반적인 Excel 통합 문서 형식으로, Excel 및 호환되는 사무용 소프트웨어로 여는 데 적합합니다.
3. 출력 파일 이름을 개별적으로 선택해야 합니까?스크린샷에 표시된 결과에서 출력 파일은 확장자만 변경되었을 뿐 원본 PDF와 동일한 이름을 유지합니다. 따라서 일괄 변환 시 일반적으로 일일이 수동으로 이름을 지정할 필요가 없어 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.
4. 전체 폴더를 한 번에 가져올 수 있습니까?인터페이스에 '폴더에서 파일 가져오기' 버튼이 제공되어, 동일한 디렉터리 아래의 PDF를 작업에 일괄 추가하는 데 적합합니다. 대량의 파일의 경우 하나씩 추가하는 것보다 효율적인 방법입니다.
5. 변환 완료 후 파일을 찾을 수 없으면 어떻게 합니까?처리 완료 페이지로 돌아가 '저장 위치'를 확인할 수 있습니다. 스크린샷에서 저장 위치는 폴더 경로 형태로 표시되므로, 해당 경로에 따라 열면 결과 파일을 찾을 수 있습니다.
요약: PDF를 xlsx로 변환하는 프로세스를 하나의 일괄 작업으로 만들기
PDF를 xlsx로 변환하는 가치는 정적인 자료를 편집, 통계, 정리가 가능한 표 환경으로 가져오는 데 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 은 PDF 도구의 'PDF를 Excel로 변환' 기능을 통해 여러 PDF 파일의 변환 프로세스를 하나의 작업에 집중시켜 완료합니다. 사용자는 기능 선택, PDF 가져오기, 기록 확인, 저장 위치 설정 및 처리 시작만 하면 해당하는 여러 xlsx 파일을 얻을 수 있습니다.
예산, 고객 목록, 회의록, 월간 보고서 또는 프로젝트 자료를 처리하고 있다면, 더 이상 파일을 하나씩 수동으로 변환하지 않는 것이 좋습니다. PDF를 동일한 폴더에 정리하고 일괄 가져오기 및 통일 출력 방식을 사용하면 반복 작업을 현저히 줄일 수 있으며, 파일 결과를 더욱 명확하게 하고 후속 Excel 편집 및 데이터 분석을 더욱 용이하게 할 수 있습니다.