Angesichts der wiederholten Schlüssel wörter in mehreren Word-Dokumenten ist die manuelle Suche und Ersetzung nacheinander ineffizient und fehler anfällig. Dieser Artikel wurde bestanden HeSoft Doc Batch Tool Demonstrieren Sie den Batch-Ersetzung prozess von Schlüssel wörtern für mehrere Docx-Dateien: Wählen Sie zuerst die Schlüssel wort funktion in Word suchen und ersetzen Sie sie, importieren Sie die Datei und legen Sie schließlich mehrere Ersetzung regeln für Australia in Kanada, USA in Japan usw. fest, damit Büro mitarbeiter den Dokument inhalt schnell vervollständigen können Einheitliches Update.
Wenn sich in einem Ordner nur ein Word-Dokument befindet, das geändert werden muss, ist es nicht kompliziert, es nach dem manuellen Öffnen durch Suchen zu ersetzen. Im tatsächlichen Büro stehen wir jedoch häufig vor einer Reihe von Dokumenten: mehrere Vertrags vorlagen, mehrere Produkt beschreibung dokumente, mehrere Berichts anhänge und mehrere Schulungs unterlagen, die dieselben oder ähnliche Schlüssel wörter enthalten. Sobald diese Schlüssel wörter einheitlich aktualisiert werden müssen, öffnen Sie die Docx-Datei einzeln und arbeiten Sie erneut. Dies wird zu einer zeit aufwändigen und fehler anfälligen wiederholten Arbeit.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Notwendigkeit, mehrere Docx-Dokument-Schlüssel wörter in Stapeln zu finden und zu ersetzen, um die Verwendung zu demonstrieren HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie die Stapel änderung des Word-Datei inhalts ab. Im Beispiel befinden sich 6 Word-Dokumente im Ordner. Sie müssen Australia im Dokument inhalt in Kanada und USA in Japan ändern. Sie können diesen Fall als Ersetzen des Ländernamens oder als einheitliche Aktualisierung der Büro felder wie Firmenname, Markenname, Projektname, Nummer, Adresse und Kontakt verstehen.
Anwendbares Szenario: Es ist besonders geeignet, wenn mehrere Word-Inhalte einheitlich erneuert werden müssen
Der Kernwert des Batch-Ersetzens von Word-Dokument-Schlüssel wörtern besteht darin, den Prozess des wiederholten Öffnens, der wiederholten Suche und des wiederholten Speicherns zu reduzieren. Es eignet sich besonders für die folgenden Szenarien: Eine ist die Aktualisierung von Vorlagen dateien, z. B. die Änderung des Firmennamens und der Adresse in Verträgen, Vereinbarungen, Angeboten und Benachricht igungs schreiben, die zweite ist die Überarbeitung von Daten dokumenten, z. B. das alte Modell im Produkt handbuch, das in ein neues Modell geändert wird. Die alten Begriffe in den Schulungs materialien werden in neue Begriffe geändert, die dritte ist die Zusammenstellung der Projekt bereitstellung daten. Beispiels weise müssen Kunden namen, Gebiets namen und Projekt codes in mehreren Berichten verein heit licht werden. Die vierte ist die Pflege historischer Dokumente, z. B. das Stapeln von nicht mehr verwendeten Ausdrücken aus alten Versions daten.
In diesen Szenarien gibt es oft mehr als ein Schlüssel wort und mehr als eine Datei. Bei der manuellen Verarbeitung muss der Benutzer in jedem Word wiederholt nach dem ersten Wort suchen, das erste Wort ersetzen, das zweite Wort suchen und das zweite Wort ersetzen. Wenn Dutzende von Dokumenten und ein Dutzend Sätze von Schlüssel wörtern vorhanden sind, verdoppelt sich die Arbeits belastung. Mit der Stapel verarbeitung funktion der Office-Software können Sie alle Dateien in dieselbe Aufgabe importieren, alle Keyword-Entsprechungen gleichzeitig konfigurieren und die Software dann automatisch ausführen lassen.
Pre-Processing-Effekt: Mehrere Word-Dateien und Inhalte zu ersetzen
Aus dem Screenshot der Datei vor der Verarbeitung geht hervor, dass sich im aktuellen Ordner 6 Word-Dokumente mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx befinden. Sie gehören alle zum Docx-Format, das ein gängiges Word-Dokument format ist. Bei dieser Art von nummerierten Batch-Daten ist es schwierig sicher zustellen, dass jedes Dokument an Ort und Stelle verarbeitet wird, wenn sie einzeln überprüft und geändert werden.
Schauen Sie sich den Inhalt des Dokuments vor der Verarbeitung an. Auf der Seite befindet sich ein Word-Dokument mit Tabellen und Bildern. In den Informationen zur Apfels orte links befindet sich Australien hinter dem Land und hinter dem entsprechenden Feld rechts steht USA. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die beiden Schlüssel wort positionen, die ersetzt werden müssen. Da das Dokument auch Satz elemente wie Bilder, Tabellen rahmen, fett gedruckten Text und Absatz umbruch enthält, möchten Benutzer normaler weise nur den Text ändern, ohne die ursprüngliche Dokuments truktur zu beschädigen.
Effekt nach der Verarbeitung: Das angegebene Schlüssel wort wird ersetzt und das Layout des Dokuments bleibt normal
Öffnen Sie nach Abschluss der Batch-Suche und Ersetzung das verarbeitete Word-Dokument und sehen Sie, dass die ursprünglich als Australia gekennzeichnete Position zu Kanada und die ursprünglich als USA gekennzeichnete Position zu Japan geworden ist. Andere Inhalte behalten weiterhin die ursprüngliche Struktur bei, z. B. das Bild ist noch am ursprünglichen Ort, die Tabellen spalte ist noch vorhanden und der Feld titel Country of Origin wird weiterhin fett angezeigt.
Dieses Ergebnis ist für Büros zenen von entscheidender Bedeutung. Was Benutzer brauchen, ist nicht, ein brandneues leeres Dokument neu zu erstellen, sondern den angegebenen Text auf der Grundlage der ursprünglichen Word-Daten genau zu ändern. Durch die Batch-Ersetzung funktion können mehrere Docx-Dateien gemäß denselben Keyword-Regeln aktualisiert werden, ohne sie einzeln manuell zu bearbeiten.
Betriebs schritte: Von der Funktions auswahl bis zur Keyword-Regel einstellung
Schritt 1: Suchen Sie die Funktion zum Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Später enthält das Menü auf der linken Seite Kategorien wie Startseite, Aufgaben fluss, alle Tools, Dateinamen, Ordnern amen, Datei sortierung, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da diese Aufgabe den Inhalt des Word-Dokuments verarbeitet, müssen Sie die Word-Tool-Klassifizierung eingeben.
Wählen Sie in der Liste Word-Tools das Schlüssel wort in Word suchen und ersetzen. Diese Funktion befindet sich im ersten Punkt des Screenshots. Die Funktions beschreibung besteht darin, Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in großen Mengen zu finden und zu ersetzen. Nachdem Sie dieses Element ausgewählt haben, können Sie den Prozess eingeben, der speziell zum Ändern des Word-Textinhalts in großen Mengen verwendet wird.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts besteht darin, eine schrittweise Verarbeitung seite aufzurufen, anstatt auf der Werkzeug übersicht zu bleiben. Für Benutzer, die es zum ersten Mal verwenden, ist es sehr wichtig, zuerst den Funktions namen zu bestätigen, da dieselbe Software möglicher weise auch Funktionen wie das Ändern des Schriftart absatz formats, das Löschen von Bildern, das Ersetzen von Bildern und das Konvertieren von Word-Formaten bietet. Sie lösen unterschied liche Probleme.
Schritt 2: Importieren Sie docx-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nachdem Sie die Keyword-Funktion in Word gesucht und ersetzt haben, wählt die Seite zunächst den zu verarbeiten den Datensatz aus. Oben stehen zwei Haupte in gänge zum Hinzufügen von Dateien und zum Importieren von Dateien aus Ordnern zur Verfügung. Das Hinzufügen von Dateien eignet sich zum Auswählen einer kleinen Anzahl bestimmter Dokumente. Das Importieren von Dateien aus einem Ordner eignet sich zum gleichzeitige Importieren mehrerer Word-Daten in einem bestimmten Verzeichnis. 6 Docx-Dateien wurden erfolgreich in den Screenshot importiert. In der Liste werden Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt.
Beeilen Sie sich nach dem Import nicht für den nächsten Schritt. Es wird empfohlen, zuerst drei Punkte zu überprüfen: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze mit den Erwartungen überein stimmt, die Anzahl der Datensätze am unteren Rand des Screenshots ist 6, zweitens, ob der Datei pfad korrekt ist, um die Verarbeitung des falschen Ordners zu vermeiden, drittens, die Erweiterung Ob es den Anforderungen dieser Aufgabe entspricht, ist Docx im Beispiel. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf Weiter, um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht an der Verarbeitung beteiligt sein sollte, können Sie den entsprechenden Datensatz in der Aktions spalte auf der rechten Seite der Liste löschen. Wenn die importierte Datei insgesamt falsch ist, können Sie sie auch nach dem Entleeren erneut auswählen. Diese Art der Inspektion vor dem Import kann nachfolgende Nacharbeiten reduzieren, insbesondere wenn offizielle Dokumente stapel weise geändert werden müssen.
Schritt 3: Stellen Sie die genaue Suche nach Text und die Liste der ersetzten Schlüssel wörter ein
Auf der Seite Einstellungen Verarbeitung optionen müssen Sie zunächst die Such methode auswählen. Im Screenshot ist das Häkchen, den Text genau zu finden, und daneben gibt es die Option, Formel unschärfe zu verwenden, um den Text zu finden. Für das Ersetzen bekannter Schlüssel wörter ist es beispiels weise eindeutig erforderlich, Australia durch Canada und USA durch Japan zu ersetzen. Es ist einfacher, den Text genau zu finden, und er ist besser für normale Büro benutzer geeignet.
Unten auf der Seite befinden sich zwei wichtige Eingabe bereiche: Links ist die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter und rechts die Liste der ersetzten Schlüssel wörter. Sie entsprechen mit Zeilennummern. Die Einstellungen im Screenshot sind: Australia Linie 1 links, Kanada Linie 1 rechts, USA Linie 2 links, Japan rechts Linie 2. Nach dieser Konfiguration sucht die Software bei der Verarbeitung jedes Word-Dokuments nacheinander nach den Schlüssel wörtern auf der linken Seite und ersetzt sie durch neue Schlüssel wörter in derselben Zeile auf der rechten Seite.
Wenn Sie mehr Schlüssel wörter verarbeiten möchten, können Sie weiter nach Zeilen hinzufügen. Geben Sie beispiels weise den alten Firmennamen in Zeile 3 ein, den neuen Firmennamen in Zeile 3 rechts, das alte Produkt modell in Zeile 4 und das neue Produkt modell in Zeile 4 rechts. Halten Sie beim Ausfüllen die Anzahl der Zeilen auf der linken und rechten Seite konsistent, um Auslassungen, Fehl ausstellungen oder das Ersetzen eines bestimmten Schlüssel worts durch falsche Inhalte zu vermeiden. Für Ersatz tabellen mit mehr Inhalt wird empfohlen, die Korrespondenz in der Tabelle zu sortieren und sie dann zur Konfiguration in die Software zu kopieren.
Schritt 4: Anpassen der zusätzlichen Optionen nach Bedarf
Unterhalb der Such methode bietet die Benutzer oberfläche zusätzliche Optionen, darunter das Ignorieren der Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben und die Übereinstimmung mit vollständigen Wörtern anstelle eines Teils eines Wortes. Diese Optionen wirken sich auf den Bereich der Keyword-Übereinstimmung aus. Wenn beispiels weise Schlüssel wörter in unterschied lichen Groß-und Kleinschreibung im Dokument angezeigt werden, können Sie die Groß-und Kleinschreibung ignorieren. Wenn die Schlüssel wörter sehr kurz sind und möglicher weise nur ein Teil anderer Wörter sind, kann das Abgleich vollständiger Wörter das Risiko einer falschen Ersetzung verringern.
Das Screenshot-Beispiel zeigt haupt sächlich die genaue Texter setzung, ohne die Ergebnisse nach dem zusätzlichen Häkchen anzuzeigen. Daher wird empfohlen, bei der tatsächlichen Verwendung sorgfältig entsprechend dem Inhalt des Dokuments auszuwählen. Bei offiziellen Dokumenten ist es sicherer, zuerst mit ein oder zwei Kopien zu testen, zu bestätigen, dass der Austausch bereich den Erwartungen entspricht, und dann alle Dateien stapel weise zu verarbeiten.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Aus dem Prozess oben auf der Seite geht hervor, dass diese Funktion in vier Phasen unterteilt ist: Auswahl der zu verarbeiten den Datensätze, Festlegen von Verarbeitung optionen, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung. Klicken Sie nach Abschluss der Keyword-Einstellungen auf Weiter, um die Einstellungen für den Speicherort aufzurufen. Der Speicherort wird zum Speichern der verarbeiteten Word-Datei verwendet. Um den Vergleich der Effekte vor und nach der Verarbeitung zu erleichtern, wird empfohlen, einen neuen Ausgabe ordner auszuwählen.
Schließlich tritt die Software in die Start verarbeitung phase ein. Die Software verarbeitet die Word-Dokumente nacheinander gemäß der zuvor importierten Datei liste und führt eine Batch-Suche und Ersetzung gemäß der Keyword-Liste durch. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ergebnis dokument im Ausgabe ordner und konzentrieren Sie sich auf die Überprüfung mehrerer Arten von Inhalten: ob die ersetzten Schlüssel wörter korrekt sind, ob der nicht angegebene Inhalt unverändert bleibt und ob das Layout der Tabelle und der Bilder normal ist. Der Effekt nach der Verarbeitung im Screenshot zeigt bereits, dass sowohl Australia als auch USA durch neue Ländernamen ersetzt wurden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
Ob sich das Ersetzen von Schlüssel wörtern auf Bilder und Tabellen auswirkt
Aus dem Beispiel effekt geht hervor, dass die Bild-und Tabellen struktur im Dokument nach der Verarbeitung noch vorhanden ist und die Ersetzung haupt sächlich bei Texts chl üssel wörtern erfolgt. Bei Word-Dokumenten mit komplexem Satz wird empfohlen, nach der Verarbeitung mehrere Ergebnis dateien zur Überprüfung zu öffnen, insbesondere Seiten mit Tabellen, Bildern und speziellen Formaten.
Warum zuerst die Import liste überprüfen
Die Massen verarbeitung ist sehr effizient, bedeutet aber auch, dass der Fehler schnell vergrößert wird, sobald die falsche Datei ausgewählt ist. Überprüfen Sie nach dem Import den Dateinamen, den Pfad, die Erweiterung und die Anzahl der Datensätze, um Probleme im Voraus zu finden. Die Liste im Screenshot zeigt deutlich 6 Datensätze und den Pfad jeder Datei. Dies ist eine wichtige Grundlage für die Bestätigung des Bereichs vor der Verarbeitung.
Was passiert, wenn das Ersatz wort leer ist?
Wenn Sie die Eingabe aufforderung auf der rechten Seite des Einstellungs bereichs nicht ausfüllen, bedeutet dies, dass das Ersatz schlüssel wort zum Löschen des entsprechenden Suchworts verwendet werden kann, wenn es leer bleibt. Wenn Ihr Ziel darin besteht, zu ersetzen, anstatt zu löschen, stellen Sie sicher, dass der neue Inhalt in der entsprechenden Zeile rechts ausgefüllt ist. Überprüfen Sie vor Beginn der Stapel aufgabe insbesondere, ob in der Liste rechts versehen tlich Leerzeilen gelöscht wurden.
So reduzieren Sie das Risiko eines falschen Austauschs
Eine falsche Substitution ergibt sich normaler weise aus einem zu kurzen Schlüssel wort, einem uneindeutigen Kontext oder einer falschen Zeilennummer. Zu den Methoden zur Risiko minderung gehören: Verwenden Sie vollständigere Schlüssel wörter, wählen Sie gegebenen falls passende vollständige Wörter aus, sichern Sie die Original dateien vor der Verarbeitung, testen Sie zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dokumenten und überprüfen Sie wichtige Dateien nach der Verarbeitung. Bei wichtigen Dokumenten wie Verträgen, Ausschreibungen und Finanz informationen sollten diese Schritte nicht weggelassen werden.
Zusammenfassung: Übergeben Sie die wiederholten Änderungen mehrerer Word-Kopien an das Stapel verarbeitung werkzeug
Das Batch-Suchen und Ersetzen mehrerer Docx-Dokument-Schlüssel wörter ist eine typische Office-Aufgabe mit hoher Wiederholung und geringer Kreativität. Manuelle Änderungen nehmen nicht nur Zeit in Anspruch, sondern sind auch leicht zu übersehen und zu korrigieren. Durch HeSoft Doc Batch Tool Der Benutzer kann die Schlüssel wörter in Word im Word-Tool suchen und ersetzen, mehrere Word-Dateien importieren, mehrere Gruppen von Suchbegriffen und Ersatz wörtern festlegen und dann die Verarbeitung sergeb nisse einheitlich ausgeben.
Für Benutzer, die den Inhalt von Word-Dateien stapel weise ändern müssen, wird empfohlen, zuerst die Ersatz liste zu organisieren und dann die Schritte in diesem Artikel zu befolgen. Unabhängig davon, ob es sich um den Ländernamen, den Firmennamen, das Produkt modell oder andere feste Felder in der docx-Datei handelt, kann die Effizienz durch Stapel verarbeitung verbessert werden, solange die Ersatz beziehung klar ist, wodurch die Dokumenten aktualisierung stabiler und kontroll ierbarer wird.