Wenn sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten in einem Ordner befinden, in dem Schlüssel wörter einheitlich geändert werden müssen, ist es nicht nur zeit aufwändig, sondern auch einfach, die Docx-oder Doc-Dateien einzeln zu öffnen und manuell zu suchen und zu ersetzen. In diesem Artikel wird die Ersetzung von Ländernamen in mehreren Word-Dateien als Beispiel verwendet, um die Verwendung zu erfahren HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie mehrere Dokumente gleichzeitig, richten Sie mehrere Gruppen von "Suchen von Schlüssel wörtern" und "Ersetzen von Schlüssel wörtern" ein und schließen Sie die Verarbeitung in Stapeln ab, die für die einheitliche Aktualisierung von Verträgen, Handbüchern, Daten vorlagen, Berichten und anderen Dokumenten geeignet sind.
Im täglichen Büro werden viele Word-Dokumente nicht einzeln, sondern in Chargen angezeigt: z. B. Produkt informationen, Projekt berichte, Schulungs handbücher, Vertrags vorlagen, Handbücher, Datei formulare usw. Solange sich einige dieser Schlüssel wörter ändern, muss möglicher weise ein Stapel von Docx-und Doc-Dateien gleichzeitig geändert werden. Wenn Sie Word immer noch einzeln öffnen, drücken Sie Strg H, um es zu suchen und zu ersetzen, und speichern Sie es dann und schließen Sie es. Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, können Probleme wie fehlende Änderungen, Korrekturen und Versions verwirrungen auftreten.
In diesem Artikel wird der typische Büro schmerz punkt "Ersetzen mehrerer Schlüssel wörter in vielen Word-Dateien in Stapeln" gelöst. Im Folgenden werden Screenshots kombiniert, um die Verwendung von Office-Software am Beispiel von 6 Docx-Dateien zu demonstrieren." HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" in "ersetzt Australien, USA und andere Texte in mehreren Word-Dokumenten durch Canada bzw. Japan. Der Kernwert des gesamten Prozesses ist: Einmaliges Importieren, Einstellungen mehrerer Gruppen und Stapel verarbeitung, wodurch die Zeit zum wiederholten Öffnen von Dateien und zur manuellen Änderung verkürzt wird.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Dokumente eignen sich zum Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern?
Das Batch-Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern gilt für alle Szenarien, in denen "derselbe Dokumenten stapel, derselbe Inhalts typ, einheitlicher Wechsel zu neuem Inhalt" erforderlich ist. Im Vergleich zu manuellen Änderungen nacheinander eignet sich die Stapel verarbeitung besser für Büro aufgaben mit einer großen Anzahl von Dateien, klaren Ersatz regeln und einer relativ festen Inhalts struktur.
Häufige Szenarien umfassen:
- Aktualisierung der Vertrags vorlage:Wenn sich beispiels weise der Firmenname, die Kontakt person, die Adresse, das Bankkonto und der Projektname ändern, müssen mehrere Word-Verträge oder-Vereinbarungen gleichzeitig geändert werden.
- Produkt informations pflege:Produkt modell, Marken wörter, Parameter beschreibungen und regionale Namens aktualisie rungen müssen in mehreren Docx-Dokumenten einheitlich ersetzt werden.
- Überarbeitung der Schulungs materialien:Kurs name, Name des Dozenten, Abteilungs name, Datum, Terminologie aktualisierung, einschl ießlich eines vollständigen Satzes von Word-Kurs unterlagen oder Handouts.
- Zusammenstellung von Verwaltungs dokumenten:Schlüssel wörter wie Einheiten name, Postname, Region name und Jahr in der Batch-Änderungs datei.
- Übersetzte oder lokalisierte Daten anpassung:Ersetzen Sie beispiels weise den alten Ländernamen, Stadt namen und Markennamen durch neue Ausdrücke.
Wenn Sie nur eine Word-Datei ändern, können Sie sie manuell suchen und ersetzen. Wenn Sie jedoch Dutzende von Doc-oder Docx-Dateien verarbeiten oder mehrere Sätze von Schlüssel wörtern in einer Datei ersetzen müssen, ist die Verwendung profession eller Stapel verarbeitung werkzeuge offen sichtlich effizienter.
Effekt vorschau: Was ist mit den Keywords vor und nach der Verarbeitung passiert?
Aus der Liste der Dateien vor der Verarbeitung ist ersichtlich, dass im aktuellen Ordner 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx vorbereitet sind. Wenn diese Arten von Dateien einzeln geöffnet und geändert werden, selbst wenn jede Datei nur 1 Minute dauert, nimmt die Akkumulation viel Zeit in Anspruch. Wenn die Anzahl der Dateien auf Dutzende erhöht wird, sind die Kosten für die manuelle Verarbeitung höher.
Öffnen Sie einen der Word-Inhalte vor der Verarbeitung. Sie können sehen, dass das Dokument eine Einführung in Apfels orten enthält und die Schlüssel wörter, die nach dem Feld "Land der Ordnung" ersetzt werden müssen, angezeigt werden. Beispiels weise wird Australien im linken Inhalt und USA im rechten Inhalt angezeigt. Der rote Pfeil im Screenshot markiert diese zu ersetzenden Positionen. Dies ist auch das Ziel der nachfolgenden Batch-Suche und Ersetzung.
Nach Abschluss der Verarbeitung haben sich die Schlüssel wörter an derselben Position geändert: Das ursprüngliche Australia wurde durch Canada und das ursprüngliche USA durch Japan ersetzt. Die Bilder, die Tabellen struktur und andere Absätze im Dokument bleiben erhalten, was darauf hinweist, dass der Schwerpunkt dieser Verarbeitung darauf liegt, den angegebenen Text im Word-Text zu ersetzen, anstatt das Dokument neu zu setzen oder neu zu erstellen.
Diese Beschreibung des Effekts: Wenn die Ersatz regel korrekt festgelegt ist, können mehrere Sätze von Keyword-Ersetzungen gleichzeitig in mehreren Word-Dateien ausgeführt werden. Zum Beispiel die erste Gruppe "Find Australia, Ersetzen durch Canada" und die zweite Gruppe "Find USA, Ersetzen durch Japan". Für Benutzer, die den Inhalt von Dokumenten stapel weise pflegen müssen, ist diese Methode stabiler und einfacher zu überprüfen als manuelle Änderungen.
Betriebs schritte: Ersetzen Sie mehrere Word-Datei-Schlüssel wörter stapel weise mit Office-Software
Im Folgenden werden die vollständigen Verarbeitung ideen in der Reihenfolge der Screenshots der Operation erläutert. Der Name der Software, die in der oberen linken Ecke der Benutzer oberfläche angezeigt wird, lautet" HeSoft Doc Batch Tool ", Es handelt sich um eine Tool-Software für die Stapel verarbeitung von Office-Dateien, die zur Verarbeitung mehrerer Arten von Dokumenten aufgaben wie Word, Excel, PowerPoint und PDF geeignet ist. In diesem Artikel wird nur über die Suche und Ersetzung von Word-Schlüssel wörtern gesprochen.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei".
Wählen Sie nach dem Öffnen der Software in der linken Navigations leiste "Word Tools" aus. Auf der rechten Seite werden mehrere Word-Stapel verarbeitung karten angezeigt, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Ändern des Seiten layouts, das Löschen von Leerzeichen, das Exportieren von Bildern, die Word-Konvertierung usw. Hier müssen Sie auf die erste Funktion klicken: "Batch-Suche und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt".
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Seite mit Funktionen aufzurufen, die speziell für die Suche nach Ersetzung von Word-Inhalten bestimmt ist. Da in diesem Artikel die Texts chl üssel wörter in der Word-Datei behandelt werden, nicht der Dateiname, das Bild oder das Seiten format, müssen Sie die Funktionen auswählen, die sich auf "Schlüssel wörter im Datei inhalt" beziehen. Nachdem Sie die richtige Funktion eingegeben haben, können Sie mehrere Docx-Dateien importieren und Ersatz regeln festlegen.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Seite "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" befinden sich oben auf der Benutzer oberfläche Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". 6 Datensätze wurden in den Screenshot importiert, und die Tabelle enthält Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit. Es ist ersichtlich, dass sich 1.docx bis 6.docx unter dem Pfad D:\ test befinden und die Erweiterungen alle docx sind.
Wenn die Anzahl der Dateien nicht groß ist, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um mehrere Word-Dokumente manuell auszuwählen. Wenn sich die Dateien alle im selben Ordner befinden, ist es normaler weise bequemer, "Dateien aus dem Ordner importieren" zu verwenden. Nach Abschluss des Imports wird empfohlen, zuerst die Datei liste zu überprüfen, um sicher zustellen, dass die zu verarbeiten den Dateien in der Tabelle angezeigt wurden und keine Dokumente hinzugefügt wurden, die nicht versehen tlich verarbeitet werden müssen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts: Die Software hat alle zu verarbeiten den Word-Dateien auf gezeichnet und die Anzahl der Datensätze ist unten sichtbar. Die Anzahl der im Screenshot angezeigten Datensätze beträgt 6, was darauf hinweist, dass die 6 Docx-Dokumente dieses Mal ersetzt werden. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie die Such methode aus und geben Sie mehrere Sätze von Ersatz schlüssel wörtern ein
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" müssen Sie zunächst festlegen, wie Sie suchen. Im Screenshot ist "Text genau suchen" ausgewählt, und daneben sehen Sie die Option "Text mit Formel unschärfe suchen". Für Office-Aufgaben, die genau wissen, was der Originaltext ist und welche ersetzt werden müssen, ist es normaler weise intuitiver, "Text genau finden" zu wählen.
Unten sehen Sie zwei wichtige Eingabe bereiche: Links befindet sich die "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" und rechts die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter". In diesem Beispiel füllen Sie Australia in der ersten Zeile links und USA in der zweiten Zeile aus, Kanada in der ersten Zeile rechts und Japan in der zweiten Zeile. Sie entsprechen Zeilen, was bedeutet:
- Regel gruppe 1: Australien finden, durch Canada ersetzen.
- Regel gruppe 2: USA suchen, durch Japan ersetzen.
Achten Sie beim Ausfüllen mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern auf die entsprechende Beziehung zwischen Zeilennummern auf der linken und rechten Seite. Die Schlüssel wörter in der ersten Zeile auf der linken Seite entsprechen dem ersetzten Inhalt auf der rechten Seite in derselben Zeile. Wenn die Zeilennummer falsch ausgerichtet ist, kann dies dazu führen, dass das Ersetzung serge bnis nicht den Erwartungen entspricht. Zusätzliche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes" werden im Screenshot angezeigt. Diese Optionen können entsprechend dem tatsächlichen Inhalt des Dokuments ausgewählt werden: Wenn die Groß-und Kleinschreibung streng konsistent sein muss, ignorieren Sie nicht die Groß-und Kleinschreibung. Wenn Sie einen Teil eines Wortes nicht versehen tlich ersetzen möchten, können Sie eine vollständige Wort übereinstimmung in Betracht ziehen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle alten und neuen Schlüssel wörter, die ersetzt werden sollen, wurden zeilen weise ausgefüllt, und die Such methode entspricht den tatsächlichen Anforderungen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie weiter auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Aus dem Fortschritt des Prozesses oben auf der Seite geht hervor, dass die gesamte Aufgabe mehrere Phasen enthält: "Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus", "Legen Sie die Verarbeitung optionen fest", "Legen Sie den Speicherort fest" und "Starten Sie die Verarbeitung". Der Screenshot wird in der Phase der Einstellungs verarbeitung optionen angezeigt. Anschließend müssen Sie die Einstellungen für den Speicherort gemäß dem Software-Assistenten eingeben und dann mit der Verarbeitung beginnen.
Beim Festlegen des Speicherorts wird empfohlen, ein leicht zu unterscheidendes Ausgabe verzeichnis gemäß den Büro gewohnheiten auszuwählen, um zu vermeiden, dass die verarbeiteten Dateien mit den Original dateien gemischt werden. Wenn Sie das Original dokument für Kontrollen oder Sicherungen aufbewahren müssen, sollten Sie die Verarbeitung sergeb nisse separat speichern. Nachdem Sie bestätigt haben, dass der Speicherort und die Verarbeitung regeln korrekt sind, geben Sie die Phase "Verarbeitung starten" ein und lassen Sie die Software das Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern stapel weise ausführen.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie die Ausgabe datei für eine Stichprobe öffnen. Aus der Kombination der Renderings vorher und nachher ist ersichtlich, dass Australia und USA im Originaltext durch Canada bzw. Japan ersetzt wurden. Dies zeigt, dass mehrere Sätze von Regeln zum Ersetzen von Schlüssel wörtern auf den Inhalt des Word-Dokuments angewendet wurden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Kann ich mehrere Schlüssel wörter gleichzeitig ersetzen?
Kann. Wie Sie im Screenshot sehen können, bietet die Software eine "Liste der zu suchen den Keywords" und eine "Liste der ersetzten Keywords". Füllen Sie einfach die Zeile aus, um mehrere Sätze von Ersatz beziehungen festzulegen. Beispiels weise ersetzt die erste Zeile den Ländernamen, die zweite Zeile den Stadtnamen und die dritte Zeile den Firmennamen. Der Schlüssel besteht darin, die linken und rechten Zeilennummern konsistent zu halten.
2. Können doc und docx handhaben?
Die Beispiel datei erweiterung im Screenshot lautet docx, und der Funktions name lautet Word-Datei schlüssel wörter suchen und ersetzen. Bei der tatsächlichen Verwendung sollte die Word-Datei in der Liste der Software importe ident ifi ziert werden. Wenn Sie die alte Version der Doc-Datei verarbeiten müssen, wird empfohlen, einige Tests durch zuführen, um zu bestätigen, dass die Import-und Ersetzung sergeb nisse vor der Stapel verarbeitung normal sind.
3. Warum wird empfohlen, zuerst die Original datei zu sichern?
Die Massen ersetzung ist effizient, bedeutet jedoch auch, dass mehrere Dokumente gleichzeitig betroffen sein können, sobald die Regeln falsch ausgefüllt sind. Daher wird empfohlen, vor der formellen Verarbeitung wichtiger Verträge, Berichte und Kunden informationen eine Original datei aufzu bewahren oder die Verarbeitung sergeb nisse in einen neuen Ordner auszugeben. Auf diese Weise können Sie schnell zurücktreten, selbst wenn Sie feststellen, dass die Keyword-Einstellungen nicht geeignet sind.
4. Wird sich das Format nach dem Ersetzen von Schlüssel wörtern ändern?
Den Effekt-Screenshots nach zu urteilen, bleiben die Bilder, das Tabellen layout und andere Inhalte im Dokument erhalten, und die Haupt änderungen konzentrieren sich auf die angegebene Keyword-Position. Das tatsächliche Ergebnis wird durch die Struktur des Dokuments und die Komplexität des Inhalts beeinflusst. Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, mehrere Dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, ob der Ersatz ort, die Tabelle und der Inhalt des Bildes den Erwartungen entsprechen.
5. Wie ver meide ich einen falschen Ersatz?
Wenn die Schlüssel wörter kurz sind oder in anderen Wörtern vorkommen können, wird empfohlen, sie sorgfältig festzulegen. Wenn Sie beispiels weise Abkürzungen und Buchstaben kombinationen ersetzen, können Sie die in der Benutzer oberfläche angezeigten Optionen wie "Übereinstimmung mit einem vollständigen Wort anstelle eines Teils eines Wortes" kombinieren, um das Risiko eines falschen Austauschs zu verringern. Achten Sie bei englischen Inhalten, die für Groß-und Kleinschreibung sensibel sind, auch darauf, ob Sie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" aktivieren.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie die Zeit zum wiederholten Öffnen von Word mit Stapel verarbeitung
Das Stapeln mehrerer Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien dient im Wesentlichen dazu, wiederholte manuelle Vorgänge an die Office-Software zu übergeben. Durch" HeSoft Doc Batch Tool ", Benutzer können zuerst die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Tool auswählen, dann mehrere Docx-Dokumente importieren, mehrere Such-und Ersetzung sätze gemäß der Zeile ausfüllen, schließlich den Speicherort festlegen und die Stapel verarbeitung starten.
Für Büro angestellte, die häufig Verträge, Materialien, Berichte und Handbücher pflegen, kann diese Methode die mechanischen Vorgänge zum Öffnen, Suchen, Ersetzen und Speichern von Word nacheinander erheblich reduzieren und auch die Wahrscheinlichkeit fehlender Änderungen verringern. Es wird empfohlen, die Regeln durch eine kleine Anzahl von Beispiel dokumenten zu ersetzen, bevor eine große Anzahl von Dateien formell verarbeitet wird. Nachdem Sie bestätigt haben, dass der Effekt korrekt ist, führen Sie die Stapel verarbeitung für den gesamten Ordner durch. Dies gewähr leistet nicht nur die Sicherheit, sondern maximiert auch die Effizienz der Dokumenten bearbeitung.