Viele Bürodateinamen enden mit festen Klassifizierungscodes, wie Stadtcodes, Abteilungscodes, Projektnummern oder Geschäftstypen. Solange sich diese Klassifizierungscodes an den letzten Stellen vor der Erweiterung befinden, können Stapelverarbeitungstools verwendet werden, um sie automatisch nach den letzten Zeichen des Dateinamens zu gruppieren. Dieser Artikel zeigt anhand der Bedienoberfläche von HeSoft Doc Batch Tool , wie eine große Anzahl von txt-Dateien nach den letzten 3 Zeichen archiviert werden können, und erläutert die Organisation von Dateien wie docx, xlsx, pdf usw.
In der Dateiorganisation ist das zeitaufwändigste oft nicht das Öffnen von Dateien, um den Inhalt anzusehen, sondern das Ablegen einer großen Anzahl von Dateien gemäß den Regeln an den richtigen Ort. Beispielsweise wird eine Reihe von TXT-Datendateien aus einem System exportiert, deren Dateinamen aus einer Ziffernnummer und einem dreibuchstabigen englischen Code bestehen: 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10166063SYD.txt. Die Ziffernnummern sind hier alle unterschiedlich, aber die Endcodes LON, PAR, SYD, NYC, TYO sind das Klassifizierungskriterium.
Bei manueller Sortierung müssten zuerst die letzten 3 Zeichen jeder Datei identifiziert werden, um sie dann in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Für 20 Dateien ist das vielleicht noch machbar, aber bei 200 oder 2000 Dateien ist die manuelle Sortierung nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig durch das Verwechseln von Zeichen. Erschwerend kommt hinzu, dass diese Art von Arbeit oft wiederkehrend ist: wöchentliche Berichterstellung, tägliche Protokollarchivierung, monatliche Zusammenstellung von Verträgen oder Bestelldaten – all diese Aufgaben können ähnliche Probleme mit sich bringen.
Dieser Artikel stellt eine für Büroszenarien besser geeignete Methode vor: die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool , um mit der Funktion "Dateien nach Dateiname klassifizieren" viele Dateien basierend auf den letzten Zeichen ihres Dateinamens zu gruppieren. Obwohl die Screenshots TXT-Dateien zeigen, gilt das gleiche Prinzip auch für gängige Bürodateien wie doc, docx, xls, xlsx, pdf, csv, solange die Dateinamenskonventionen einheitlich sind.
Anwendungsszenarien: Ideal für Stapelsortierung, wenn Dateinamen auf Klassifizierungscodes enden
Die Klassifizierung nach den letzten 3 Zeichen des Dateinamens ist nicht nur auf eine bestimmte Branche beschränkt. Materialien mit festen Codierungen im Dateinamen können grundsätzlich mit dieser Methode bearbeitet werden. Im überregionalen Geschäftsverkehr könnten die Endungen LON, NYC, PAR für verschiedene Städte oder Standorte stehen; in Projektdaten könnten Endungen wie P01, P02, P03 für Projektgruppen stehen; in Finanzexporten könnten Endungen wie 001, 002 für Kontenkreise oder Abteilungen stehen.
Das gemeinsame Merkmal dieser Dateien ist: Der Dateiname selbst enthält bereits die Klassifizierungsregel. Der Benutzer muss keine Datei öffnen, um den Inhalt zu prüfen, und auch nicht nach Dateityp sortieren, sondern extrahiert direkt eine festgelegte Anzahl von Zeichen am Ende des Dateinamens als Ordnernamen. Im Vergleich zur Klassifizierung nach Dateierweiterung eignet sich die Klassifizierung nach den Endzeichen des Dateinamens besser für die geschäftsprozessorientierte Organisation; im Vergleich zum manuellen Ziehen und Ablegen ist die Stapelverarbeitung stabiler und zeitsparender.
Bei der Stapelverarbeitung von Dateien mit Bürosoftware ist es sehr wichtig, zunächst zu prüfen, ob sich Dateien für die Automatisierung eignen. Wenn zwei Bedingungen erfüllt sind, kann die in diesem Artikel beschriebene Methode ausprobiert werden: Erstens befinden sich die Klassifizierungscodes aller zu verarbeitenden Dateien an derselben Position, und zwar am Ende des Dateinamens; zweitens haben die Klassifizierungscodes alle dieselbe Länge, z. B. 3 Zeichen. Die Dateien im Screenshot erfüllen genau diese beiden Bedingungen, sodass die Klassifizierung und Archivierung in einem Durchgang durchgeführt werden kann.
Vorschau auf das Ergebnis: Vor der Bearbeitung sind Klassifizierungsinformationen am Dateinamenende versteckt
Vor der Bearbeitung liegen die Dateien gesammelt in einem einzigen Verzeichnis. Der Dateiname beginnt links mit einer Nummer, endet mit einem dreibuchstabigen englischen Code und hat die Erweiterung TXT. Obwohl man anhand des Namens die Kategorie jeder Datei erkennen kann, ist das tatsächliche Auffinden und die anschließende Verwaltung mangels Ordnerstruktur weiterhin umständlich.
Der Screenshot zeigt, dass die roten Markierungen die Klassifizierungszeichen am Ende des Dateinamens hervorheben. Beispielsweise sind LON, PAR, SYD, NYC, TYO auf verschiedene Dateinamen verteilt. Müsste man nun alle PAR-Dateien herausfiltern, wäre ein zeilenweises Durchsehen der Dateinamen erforderlich; müssten auch noch LON, NYC, SYD, TYO separat geordnet werden, würde sich die wiederholte Arbeit vervielfachen.
Diese Situation ist sehr häufig bei Textprotokollen, Auftragsdetails, stapelweise heruntergeladenen Anhängen und Kundeninformationspaketen anzutreffen. Die Dateien sind nicht ohne Regel, sondern die Regel wurde nur noch nicht in eine Ordnerstruktur umgewandelt. Das Ziel der hier beschriebenen Operation ist es, die Dateinamensregel in ein visuelles Verzeichnis umzuwandeln.
Vorschau auf das Ergebnis: Nach der Bearbeitung Verzeichnisse für LON, NYC, PAR, SYD, TYO generiert
Nach der Bearbeitung werden die Dateien entsprechend der letzten 3 Zeichen in entsprechende Klassifizierungsverzeichnisse einsortiert. Das Ausgabeverzeichnis im Screenshot enthält nun mehrere Ordner, darunter LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Jeder Ordnername stimmt mit dem Klassifizierungscode am Ende des Dateinamens überein, und der Benutzer kann den entsprechenden Ordner öffnen, um gleichartige Dateien einzusehen.
Dieses Organisationsergebnis hat mehrere klare Vorteile: Erstens ist das Auffinden schneller, da man nicht mehr in einem Haufen Dateien filtern muss; zweitens ist die Verzeichnisstruktur übersichtlicher und eignet sich besser für Übergabe, gemeinsame Nutzung und Datensicherung; drittens sind die Klassifizierungsregeln einheitlich, wodurch manuelle Inkonsistenzen vermieden werden. Für Benutzer, die häufig Dokumente, Tabellen, PDFs oder Textdateien organisieren müssen, kann diese Art der Stapelarchivierung den manuellen Wiederholungsaufwand erheblich reduzieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dateien stapelweise nach den letzten 3 Zeichen des Dateinamens archivieren
Im Folgenden wird der gesamte Prozess von der Auswahl der Funktion bis zur Festlegung der Regeln anhand von Screenshots der Benutzeroberfläche von HeSoft Doc Batch Tool erläutert. Die Software ist auf die Stapelverarbeitung von Bürodokumenten und -dateien spezialisiert und eignet sich dafür, wiederholbare, regelbasierte Dateioperationen zentral zu verarbeiten.
Schritt 1: Öffnen Sie "Dateien nach Dateiname klassifizieren" in der Dateiorganisation
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie sich zuerst die linke Navigationsleiste an. Auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie Einträge wie Start, Aufgabenstrom, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateiorganisation, Wort-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge. Ziel dieser Aufgabe ist die Dateiarchivierung, daher wählen Sie Dateiorganisation.
Nach dem Betreten der Dateiorganisation zeigt die Seite mehrere Funktionskarten an. Dem Screenshot zufolge ist der erste Eintrag "Dateien nach Dateiname klassifizieren". Der Name dieser Funktion entspricht vollständig dem Bedarf dieses Artikels: Nicht nach Erweiterung, nicht nach Erstellungsdatum, sondern basierend auf Zeichenregeln im Dateinamen Kategorien erstellen.
Nachdem Sie auf "Dateien nach Dateiname klassifizieren" geklickt haben, gelangt die Software auf die spezifische Aufgabenseite. Hier wird empfohlen, sich seine Klassifizierungsregel vorab klarzumachen: In diesem Beispiel geht es nicht um das erste Zeichen oder die erste Ziffer, sondern um die letzten 3 Zeichen des Dateinamens. Wenn man die Regel vorher durchdacht hat, vermeidet man spätere Fehler bei der Auswahl des Klassifizierungsmodus.
Schritt 2: Importieren Sie die zu klassifizierenden Dateien und überprüfen Sie die Liste
Auf der Aufgabenseite besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Oben rechts auf der Seite befinden sich Schaltflächen wie Dateien hinzufügen, Aus Ordner importieren, Leeren, Mehr. Wenn Dateien über mehrere Speicherorte verteilt sind, können Sie diese über Dateien hinzufügen auswählen; wenn alle Dateien in einem einzigen Verzeichnis liegen, ist die Option Aus Ordner importieren für die Stapelverarbeitung besser geeignet.
Nach Abschluss des Imports listet die Software die Dateien auf. Die Tabelle im Screenshot enthält die Spalten Nr., Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit, Aktion. Anhand dieser Informationen können Sie überprüfen, ob die Dateien korrekt importiert wurden und ob nicht benötigte Dateien vorhanden sind.
Im Beispiel wurden 20 Datensätze importiert, alle mit der Erweiterung .txt. Die Namensspalte listet Dateien wie 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10109610PAR.txt, 10166063SYD.txt, 10179839NYC.txt auf. Ihre gemeinsame Regelmäßigkeit ist: Die letzten 3 Zeichen vor der Erweiterung sind der Klassifizierungscode. Nachdem Sie dies bestätigt haben, können Sie unten auf "Weiter" klicken, um zur Einstellung der Verarbeitungsoptionen zu gelangen.
Hier noch ein praktischer Rat: Vor der Stapelverarbeitung sollten Sie nicht nur auf die Anzahl achten, sondern auch stichprobenartig einige Dateinamen prüfen. Besonders beim Import aus einem Ordner können sich temporäre Dateien, Beschreibungen oder Dateien mit abweichender Namenskonvention im selben Verzeichnis befinden. Wenn diese Dateien ebenfalls in die Aufgabenliste aufgenommen werden, kann das Endergebnis der Klassifizierung unerwartete Ordner enthalten.
Schritt 3: Wählen Sie "Nach den letzten Zeichen klassifizieren" und geben Sie die Anzahl 3 ein
Die entscheidende Einstellung auf der Seite für Verarbeitungsoptionen ist der Klassifizierungsmodus. Wie der Screenshot zeigt, bietet die Software mehrere optionale Regeln, darunter: Nach erstem Zeichen klassifizieren, Nach erster Ziffer klassifizieren, Nach erstem englischen Buchstaben klassifizieren, Nach erstem englischen Buchstaben oder chinesischen Schriftzeichen klassifizieren, Nach den ersten Zeichen klassifizieren, Nach den letzten Zeichen klassifizieren, Nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Positionsbereich klassifizieren, Nach benutzerdefiniertem regulären Ausdruck klassifizieren und weitere.
Da sich der Klassifizierungscode in diesem Beispiel am Ende des Dateinamens befindet und 3 Zeichen lang ist, müssen Sie Nach den letzten Zeichen klassifizieren wählen und im Eingabefeld für die Anzahl den Wert 3 eintragen. Nach dieser Einstellung wird die Software die letzten 3 Zeichen jedes Dateinamens als Klassifizierungsgrundlage heranziehen.
Beispielsweise wird 10102271LON.txt als Klasse LON, 10103956PAR.txt als Klasse PAR und 10166063SYD.txt als Klasse SYD erkannt. Nach der Verarbeitung entsprechen diese Klassifizierungswerte den Ordnernamen im Ausgabeverzeichnis.
Auf dieser Seite gibt es auch eine Einstellung zur Groß-/Kleinschreibungsumwandlung mit den Optionen Standard, In Großbuchstaben umwandeln, In Kleinbuchstaben umwandeln. Der Screenshot zeigt die Einstellung Standard. In der Praxis, wenn Dateinamen sowohl par, PAR, Par als auch andere Schreibweisen enthalten können, sollten Sie eine Vereinheitlichung der Groß-/Kleinschreibung in Betracht ziehen, damit gleichartige Dateien im selben Ordner landen. Wenn Ihr Geschäftsvorfall jedoch die Unterscheidung von Groß-/Kleinschreibung erfordert, ist die Standardeinstellung passender.
Schritt 4: Speicherort festlegen, Bestätigung vor der Stapelverarbeitung
Nachdem Sie die Einstellungen für die Verarbeitungsoptionen vorgenommen haben, klicken Sie weiter auf "Weiter". Der Assistent zeigt oben an, dass die folgenden Schritte das Festlegen des Speicherorts und das Starten der Verarbeitung sind. Die Wahl des Speicherorts beeinflusst, wo die endgültigen Ordner erstellt werden, daher empfiehlt es sich, ein Ausgabeverzeichnis zu wählen, das sich leicht überprüfen lässt. Für wichtige Dateien empfiehlt es sich, das Ergebnis nicht direkt in einem unübersichtlichen Verzeichnis auszugeben, sondern ein separates, dediziertes Archivierungsverzeichnis zu erstellen.
Bevor Sie die Verarbeitung starten, überprüfen Sie die Regeln ein letztes Mal: Wurde als Klassifizierungsmodus Nach den letzten Zeichen klassifizieren gewählt? Ist die Anzahl 3? Sind alle Dateien in der Liste tatsächlich die zu organisierenden? Wenn alles korrekt ist, starten Sie die Verarbeitung gemäß den Anweisungen auf der Seite. Die Software wird die Klassifizierung stapelweise gemäß den Regeln durchführen und die Dateien in die entsprechenden Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO ablegen.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie das Ausgabeverzeichnis öffnen und Stichproben nehmen. Es wird empfohlen, einige der Klassifizierungsordner zu öffnen und zu prüfen, ob das Ende der darin enthaltenen Dateinamen mit dem jeweiligen Ordnernamen übereinstimmt. Im Ordner LON sollten sich beispielsweise hauptsächlich Dateien befinden, die auf LON enden, im Ordner PAR entsprechend Dateien, die auf PAR enden. Wenn die Stichproben korrekt sind, können diese Verzeichnisse für die anschließende Archivierung, Komprimierung, das Hochladen oder die gemeinsame Nutzung verwendet werden.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Was tun, wenn ich nach den letzten 2 oder 4 Zeichen klassifizieren möchte?
Ändern Sie die Anzahl einfach auf die entsprechende Ziffer. Für die letzten 2 Zeichen tragen Sie 2 ein, für die letzten 4 Zeichen 4. Entscheidend ist, dass die Länge der Klassifizierungscodes aller zu verarbeitenden Dateien einheitlich sein muss, da die automatische Klassifizierung sonst möglicherweise nicht das erwartete Ergebnis liefert. Wenn beispielsweise ein Teil der Dateien auf BJ (zwei Zeichen) und ein anderer auf LON (drei Zeichen) endet, ist es nicht sinnvoll, sie mit der gleichen Anzahl in einem Durchlauf zu verarbeiten.
2. Beeinflussen unterschiedliche Dateierweiterungen die Klassifizierung nach Dateiname?
Die Klassifizierung nach Dateiname basiert hauptsächlich auf den Zeichenregeln im Dateinamen. Im Screenshot-Beispiel haben alle Dateien die Endung .txt, daher ist das Ergebnis am einfachsten nachzuvollziehen. Wenn eine Dateigruppe gleichzeitig docx-, xlsx-, pdf- und txt-Dateien enthält, können diese nach demselben Prinzip organisiert werden, solange der Klassifizierungscode am Ende des eigentlichen Dateinamenkerns übereinstimmt. Vor der eigentlichen Verarbeitung sollte jedoch zunächst ein kleiner Test oder eine sorgfältige Prüfung der Liste empfohlen werden.
3. Was, wenn ähnliche Codes in der Mitte des Dateinamens vorkommen? Führt das zu Fehlzuordnungen?
In diesem Beispiel wurde die Klassifizierung Nach den letzten Zeichen gewählt, die Software konzentriert sich also auf die Position am Ende des Dateinamens und nicht auf Zeichen, die in der Mitte vorkommen. Solange die Anzahl korrekt eingestellt ist, wird die festgelegte Länge am Ende ausgeschnitten. Befindet sich der Klassifizierungscode nicht am Ende, sondern an einer festen anderen Position, sollten Sie die anderen auf der Oberfläche angebotenen Regeln wie Nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Positionsbereich klassifizieren in Betracht ziehen.
4. Warum sollte die Dateiliste vor der Verarbeitung überprüft werden?
Der Vorteil der Stapelverarbeitung liegt darin, viele Dateien auf einmal zu bearbeiten, das bedeutet aber auch, dass eine falsche Regel schnell viele Fehler verursacht. Die Überprüfung der Dateiliste ermöglicht es, Importfehler, Namensanomalien oder unerwartete Erweiterungen frühzeitig zu erkennen. Insbesondere bei der Verarbeitung wichtiger Bürodateien wie Verträgen, Finanztabellen oder Kundeninformationen ist die Prüfung vor der Ausführung ein notwendiger Schritt.
5. Müssen Ordner wie LON oder PAR manuell vorab erstellt werden?
Wie in der Vorschau des Ergebnisses zu sehen ist, sind die Klassifizierungsordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO bereits im Ergebnisverzeichnis vorhanden. Der Fokus des Benutzers sollte auf dem Importieren der Dateien und dem Festlegen der Klassifizierungsregeln liegen. Zur besseren Verwaltung wird empfohlen, das Ergebnis an einem übersichtlichen Speicherort auszugeben und nach Abschluss der Verarbeitung den Inhalt der einzelnen Ordner zu überprüfen.
Zusammenfassung: Dateinamensregeln in Verzeichnisstrukturen umwandeln für effizientere Büroorganisation
Wenn Dateinamen feste Klassifizierungscodes am Ende enthalten, ist die Stapelsortierung anhand der letzten Zeichen eine effiziente, übersichtliche und wiederholbare Methode der Dateiorganisation. Dieser Artikel hat anhand von HeSoft Doc Batch Tool den vollständigen Ablauf demonstriert: Aufrufen der Dateiorganisation, Auswahl von Dateien nach Dateiname klassifizieren, Importieren der Dateien, Auswahl von Nach den letzten Zeichen klassifizieren, Eingabe der Anzahl 3, dann den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Diese Methode kann eine große Anzahl von TXT-Dateien, die sich ursprünglich in einem Ordner befanden, automatisch in Klassifizierungsverzeichnisse wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO organisieren. Für docx-Dokumente, xlsx-Tabellen, PDF-Dokumente, CSV-Daten und andere Bürodateien mit entsprechender Namenskonvention kann die Stapelarchivierung auf die gleiche Weise erfolgen. Wenn Sie das nächste Mal vor der Aufgabe stehen, eine große Menge Dateien nach Namensregeln zu sortieren, sollten Sie nicht mehr manuell ziehen und ablegen, sondern zuerst die Regeln mit einem Stapelverarbeitungswerkzeug einstellen und die Software die sich wiederholende Arbeit erledigen lassen.