Wenn der Dateiname eine Nummer, eine Bestellnummer, eine Vertrags nummer, eine Bestellnummer oder eine Seriennummer enthält, ist es nicht nur zeit aufwändig, manuell Ordner nacheinander zu erstellen und dann die Klassifizierung zu ziehen, sondern auch fehler anfällig. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Datei sortier funktion in Office-Software verwenden, um die Stapel von Dateien automatisch nach der ersten Nummer im Dateinamen zu klassifizieren und in den entsprechenden Ordner zu legen. Egal, ob es sich um PDF, Word, Doc, Docx, Excel, Bilder oder andere gängige Dateien handelt, solange die Dateinamen Zahlen enthalten, können sie schnell nach denselben Regeln sortiert werden. Der Artikel kombiniert die tatsächliche Bedien oberfläche, um die anwendbaren Szenarien, die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, die spezifischen Schritte und Vorsicht maßnahmen zu erläutern, damit Sie die Stapel datei effizienter abschließen können.
Im täglichen Büro enthalten viele Dateinamen nummerierte Informationen, z. B. gescannte Vertrags dokumente, Bestell anhänge, Rechnungs bilder, PDF-Dokumente, Word-Dokumente (Doc, Docx), Excel-Tabellen und sogar komprimierte Pakete und Bilder. Wenn die Anzahl dieser Dateien groß ist, ist es sehr umständlich, sie manuell in verschiedenen Ordnern nach Nummern zu organisieren. Besonders wenn Sie nur dem Dateinamen folgen möchtenDie erste ZahlBei der Klassifizierung ist die manuelle Verarbeitung nicht nur langsam, sondern auch leicht verlegt.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist:So legen Sie einen Stapel von Dateien automatisch in denselben Ordner gemäß der ersten Nummer im Dateinamen. In Kombination mit Screenshots können Sie sehen, dass Office-Software verwendet wird HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Dateien nach Dateinamen klassifizieren" können Sie diese Art von Batch-Sortier aufgaben schnell ausführen und die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Anwendbare Szenarien
Die Datei nach der ersten Nummer katego risiert ist für folgende Büros zenen geeignet:
- Verträge, Rechnungen, Quittungen und gescannte Kopien werden mit der Nummer oder der ersten Nummer im Dateinamen archiviert.
- Bestell informationen, Logistik dokumente und Kunden dokumente werden in Gruppen nach Zahlen gespeichert.
- PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png und andere verschiedene Arten von Dateien gemischt;
- Der gleiche Datei stapel muss schnell gemäß den Regeln in Ordner unterteilt werden, um die spätere Suche, das Hochladen oder die Übergabe zu erleichtern.
Wenn Ihr Dateiname "366984326281532.pdf", "428905671234890.pdf" und anderen digital benannten Dateien ähnelt, eignet er sich sehr gut zum Stapeln auf diese Weise.
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung
Alle Dateien sind im selben Verzeichnis gestapelt. Obwohl die Dateinamen Zahlen enthalten, werden sie nicht gruppiert. Das Suchen und Archivieren ist unpraktisch.
Nach der Verarbeitung
Die Software basiert auf jedem DateinamenDie erste ZahlKategorisieren. Beispiels weise wird eine Datei mit der ersten Nummer 3 in denselben Ordner gelegt, eine Datei mit der ersten Nummer 4 in einen anderen Ordner und eine Datei mit der ersten Nummer 5 in den entsprechenden Ordner. Auf diese Weise werden die ursprünglich gemischten Dateien automatisch gemäß den Regeln konsolidiert und die Verzeichnis struktur wird klarer.
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie die Datei sortier funktion ein und wählen Sie "Dateien nach Dateinamen klassifizieren".
Aus dem Screenshot geht hervor, dass in HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie im linken Menü zuerst ein"Datei sortierung"Modul.
Klicken Sie nach der Eingabe auf die Liste der Tools"1. Klassifizieren Sie Dateien nach Dateinamen". Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die Funktions seite zum Stapeln von Dateien gemäß der Dateinamen regel aufzurufen.
Erwartete Ergebnisse:Öffnen Sie die Verarbeitung sober fläche "Dateien nach Dateinamen klassifizieren" und bereiten Sie den Import der zu organisieren den Dateien vor.
Schritt 2: Hinzufügen von Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite sehen Sie oben auf der Benutzer oberfläche"Dateien hinzufügen"Und"Dateien aus Ordnern importieren"Knopf. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf "Datei hinzufügen", was bedeutet, dass Sie zuerst die zu organisieren den Dateien importieren können.
Wenn die Datei quelle relativ verstreut ist, können Sie auf klicken"Dateien hinzufügen"Wählen Sie nacheinander oder in Stapeln aus. Wenn die Dateien ursprünglich in einem Verzeichnis gesammelt wurden, können Sie verwenden"Dateien aus Ordnern importieren"Die Dateien im gesamten Ordner auf einmal lesen.
Nach Abschluss des Imports werden in der Tabelle die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen der Datei angezeigt, sodass Sie den Umfang der diesmal verarbeiteten Datei bestätigen können.
Erwartete Ergebnisse:Die zu klassifizieren den Dateien wie PDF, Word, Doc, Docx, Excel, Bilder usw. werden erfolgreich in der Liste angezeigt. Geben Sie die nächsten Einstellungen ein.
Schritt 3: Wählen Sie in der Klassifizierung methode "Nach der ersten Nummer klassifizieren"
Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, wird es eingegeben"Verarbeitung optionen festlegen"Seite. Laut dem Screenshot sehen Sie im Bereich "Klassifizierung methode" mehrere Optionen, z. B. die Klassifizierung nach dem ersten Zeichen, die Klassifizierung nach dem ersten chinesischen Zeichen und die Klassifizierung nach dem ersten englischen Buchstaben.
Was hier überprüft werden muss, ist:"Nach der ersten Zahl katego risiert".
Dieser Schritt ist sehr kritisch, da er die Grundlage für die spätere Erstellung von Ordnern und katego risierten Dateien durch die Software bestimmt. Das heißt, die Software klass ifi ziert nicht nach vollständigen Dateinamen, sondern extrahiert nur die erste Nummer im Dateinamen, um sie zu gruppieren.
Erwartete Ergebnisse:Die Software hat eindeutig die "erste Nummer" als Klassifizierung regel verwendet, und die erste Datei mit derselben Nummer wird später im selben Ordner abgelegt.
Schritt 4: Drücken Sie den Assistenten, um den Speicherort festzulegen und mit der Verarbeitung zu beginnen
Aus der Schritt leiste oben auf der Benutzer oberfläche ist ersichtlich, dass der aktuelle Prozess eine gerichtete Verarbeitung übernimmt, die auch umfasst"Speicherort festlegen"Und“Beginne mit der Verarbeitung”.
Klicken Sie nach dem Aktivieren von "Kategorisieren nach der ersten Nummer" auf den unteren Rand der Seite“Weiter”Fahren Sie mit dem Abschluss der Einstellungen für den Speicherort fort und treten Sie dann in die Verarbeitung phase ein.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, zu bestimmen, wo die sortierte Datei ausgegeben wird, und die Stapel klassifizierung formell durch zuführen.
Erwartete Ergebnisse:Die Software legt die Dateien gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln stapel weise in den entsprechenden digitalen Ordner, um die automatische Sortierung abzuschließen.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Muss sich im Dateinamen eine Nummer befinden?
Wenn Sie "nach der ersten Nummer kategorisieren" möchten, enthält der Dateiname mindestens ident ifizierbare Zahlen. Für Dateien ohne Zahlen wird empfohlen, zuerst die Namens regeln zu überprüfen oder auf andere Klassifizierung methoden in der Benutzer oberfläche umzusteigen.
2. Welche Dateitypen können verarbeitet werden?
Aus Sicht der Funktions logik wird dies nach Dateinamen klass ifi ziert, sodass sie normaler weise nicht durch den Inhalt bestimmter Dateien einges chränkt wird. Gängige PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, png, txt usw. können an der Sortierung teilnehmen, solange der Dateiname die Regeln erfüllt.
3. Warum wird der Stapel import empfohlen, anstatt ihn manuell zu ziehen und zu sortieren?
Wenn die Anzahl der Dateien Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende erreicht, ist das manuelle Erstellen von Ordnern und das Verschieben von Dateien nacheinander sehr ineffizient und es ist leicht, die falsche Klasse zu klassifizieren. Die Stapel verarbeitung methode von Office-Software eignet sich besser für standard isierte und sich wiederholende Datei sortierung arbeiten.
4. Möchten Sie den Dateinamen vor der Verarbeitung überprüfen?
Es wird empfohlen, das Dateiformat des Dateinamens einfach zu überprüfen, um sicher zustellen, dass die Datei tatsächlich nach der ersten Nummer gruppiert werden kann. Auf diese Weise können Inkonsistenzen der Klassifizierung sergeb nisse mit den Erwartungen aufgrund inkonsistenter Benennung vermieden werden.
Zusammenfassung
Für Büros zen arien, in denen nummerierte Dateien stapel weise organisiert werden müssen,Legen Sie die Datei in den gleichen Ordner mit der ersten NummerIst im Wesentlichen eine sehr typische Anforderung an die Stapel datei verarbeitung. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool In"Dateien nach Dateinamen klassifizieren"Funktion, einfach die Datei importieren und auswählen"Nach der ersten Zahl katego risiert", Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Die Archivierung kann schnell abgeschlossen werden.
Verglichen mit dem manuellen Erstellen von Ordnern und dem Ziehen und Ablegen von Dateien nacheinander ist diese Batch-Sortier methode im Office-Stil stabiler, zeitsparender und eignet sich besser für die tägliche Hochfrequenz-Datei verwaltung. Wenn Sie häufig mit einer großen Anzahl von Dateien wie PDF, Doc, Docx, Excel, Bildern usw. arbeiten, wird empfohlen, diese Art von regulierten Tools direkt zu verwenden, um die Organisation abzuschließen und Zeit für wertvollere Aufgaben zu lassen.