Bei einer großen Anzahl von PDF-Scans, Quittungen, Verträgen oder Archivdokumenten, deren Dateinamen aus Nummern bestehen, ist die manuelle Klassifizierung nach der ersten Ziffer sehr mühsam. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool im Modul zur Dateiorganisation die Option „Dateien nach Dateinamen klassifizieren“ auswählen und „Nach der ersten Ziffer klassifizieren“ einstellen, damit die Software automatisch numerische Ordner erstellt und die Dateien archiviert, wodurch wiederholtes Ziehen und manuelle Beurteilung reduziert werden.
Viele Unternehmen und Privatpersonen stoßen beim Ordnen von PDF-Dateien auf ein sehr spezifisches, aber häufig auftretendes Problem: Dateinamen bestehen nur aus Zahlenreihen, alle Dateien liegen im selben Ordner und müssen später nach der ersten Ziffer des Dateinamens gruppiert und archiviert werden. Beispielsweise kommen PDFs, die mit 0 beginnen, in einen Ordner „0“, PDFs, die mit 3 beginnen, in einen Ordner „3“ und PDFs, die mit 8 beginnen, in einen Ordner „8“. Bei wenigen Dateien kann man sie manuell per Drag-and-Drop verschieben, bei vielen Dateien wird dies jedoch zu einer sich wiederholenden, monotonen und fehleranfälligen Arbeit.
Dieser Artikel befasst sich mit der Anforderung des „stapelweisen Sortierens vieler Dateien nach der ersten Ziffer im Dateinamen“ und zeigt, wie diese automatische Archivierung mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool durchgeführt werden kann. Ihr Kernvorteil liegt in der Stapelverarbeitung von Dateien, wodurch manuelle, sich wiederholende Arbeit reduziert wird – besonders geeignet für die Bearbeitung von PDF-Scans, Vertragsdateien, Bestellanhängen, Belegmaterialien und anderen Massen-Bürodokumenten. Obwohl die Beispiele im Screenshot PDFs zeigen, lässt sich der gleiche Ordnungsansatz auch auf Dateien mit Nummerierung im Dateinamen wie doc, docx, xls und xlsx anwenden.
Anwendungsszenarien: Für welche Büromaterialien eignet sich die Archivierung nach der ersten Ziffer?
Die Archivierung nach der ersten Ziffer des Dateinamens eignet sich in der Regel für Szenarien, in denen die Dateibenennung bereits einer gewissen Systematik folgt. Beispielsweise Finanzbelege, die nach Belegnummer benannt sind, Verwaltungsakten nach Personalnummer, Bestellungen nach Bestellnummer, Kundendaten nach Kundennummer, Projektdateien nach Projektnummer. Solange die erste Ziffer eine bestimmte Gruppierungsregel repräsentieren kann, kann diese Methode zur schnellen Ordnung verwendet werden.
Beispiel: Ein Verzeichnis enthält Hunderte von PDFs mit Namen wie 019121173839164.pdf, 366984326281532.pdf, 428905671234890.pdf, 895612347890123.pdf. Sie sehen aus wie reine Zahlenreihen, aber die erste Ziffer kann zur Hauptklassifizierung verwendet werden. Letztendlich wünscht man sich Ordner wie 0, 3, 4, 8 usw., in denen sich jeweils nur die Dateien mit der entsprechenden Anfangsziffer befinden. Diese Anforderung erfordert manuell nicht nur ständiges Prüfen der Dateinamen, sondern auch häufiges Wechseln des Verzeichnisses zum Verschieben per Drag-and-Drop; mit einer Stapelverarbeitungssoftware kann dies in einem Durchgang erledigt werden.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung alle PDF-Dateien in einem Verzeichnis
Der Zustand vor der Verarbeitung ist sehr typisch: Der Ordner zeigt eine große Anzahl von PDF-Dateien an, deren Namen aus Ziffern und Erweiterung bestehen. Der Dateimanager kann diese Dateien zwar nach Namen sortieren, er erstellt aber nicht automatisch Ordner nach den Ziffern und verschiebt die Dateien auch nicht automatisch. Der Benutzer muss weiterhin manuell beurteilen, zu welcher Ziffernklassifizierung jede Datei gehört.
Der Screenshot zeigt, dass die Dateiliste sowohl Dateien mit führender 0 als auch mit führender 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 enthält. Müssten diese manuell in verschiedene Ordner sortiert werden, bestünde der Vorgang aus mindestens drei Aktionen: erste Ziffer prüfen, entsprechenden Ordner neu erstellen oder öffnen, Datei verschieben. Je mehr Dateien, desto deutlicher die sich wiederholende Arbeit.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung automatische Gruppierung nach 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
Nach der Verarbeitung wurden die Dateien im ursprünglichen Verzeichnis entsprechend der ersten Ziffer des Dateinamens in verschiedene Klassifizierungsordner sortiert. Im Screenshot ist zu sehen, dass in der Ordnerliste nun Verzeichnisse wie 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 erscheinen. Öffnet man das Verzeichnis „0“, beginnen alle darin enthaltenen Dateinamen mit 0.
Dieses Ergebnis ist sehr gut für die nachfolgende Verwaltung geeignet. Wenn Sie beispielsweise nur nach Dateien mit der Anfangsnummer 0 suchen müssen, können Sie direkt in den Ordner „0“ gehen; wenn eine bestimmte Gruppe von Dateien gepackt werden soll, können Sie auch direkt mit dem entsprechenden Ziffernordner arbeiten. Im Vergleich zu einem Durcheinander aller Dateien ist die Verzeichnisstruktur nach der Klassifizierung viel übersichtlicher.
Handlungsschritte: Stapelweises Klassifizieren von PDFs nach der ersten Ziffer des Dateinamens
Schritt 1: Funktion „Nach Dateinamen klassifizieren“ in der Dateiordnung öffnen
Navigieren Sie nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool in der linken Menüleiste zur Dateiordnung. Dieses Modul dient Aufgaben wie der Stapelkategorisierung und -ordnung von Dateien. Die Seite zeigt mehrere Funktionskarten mit Bezug zur Dateiordnung, wobei die erste Funktion die „Dateien nach Dateinamen klassifizieren“ ist, mit dem Beschreibungstext „Alle Dateien stapelweise nach Dateiname klassifizieren“.
Da das Ziel darin besteht, eine Klassifizierung nach der ersten Ziffer im Dateinamen zu erstellen, müssen Sie auf „Dateien nach Dateinamen klassifizieren“ klicken. Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist eine assistentengeführte Bedienseite, auf der die Software den Benutzer nacheinander durch die Auswahl der Datensätze, die Einstellung der Verarbeitungsoptionen und die Einstellung des Speicherorts bis zum Start der Verarbeitung führt.
Schritt 2: Zu archivierende PDF-Dateien importieren
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt der Seitenkopf die aktuelle Aufgabe „Dateien nach Dateinamen klassifizieren“ an. Im ersten Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ müssen die zu verarbeitenden Dateien hinzugefügt werden. Rechts oben auf der Oberfläche gibt es zwei Optionen: „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“.
Befinden sich die PDF-Dateien an verschiedenen Orten, können Sie „Dateien hinzufügen“ verwenden, um sie portionsweise auszuwählen; liegen alle PDFs im selben Verzeichnis, empfiehlt sich „Dateien aus Ordner importieren“, um schneller alle Dateien des Ordners in die Verarbeitungsliste aufzunehmen. Nach dem Import zeigt die Tabelle Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum an, was die Überprüfung der Vollständigkeit erleichtert.
In diesem Schritt empfiehlt es sich, zwei Aspekte zu prüfen: Erstens, ob alle Dateien in der Liste tatsächlich die zu klassifizierenden Dateien sind; zweitens, ob der Pfad auf den korrekten Quellordner verweist. Wurden nicht zugehörige Dateien importiert, können die entsprechenden Einträge über die Aktionsspalte in der Liste gelöscht werden. Nach Bestätigung klicken Sie unten auf „Weiter“.
Schritt 3: „Nach erster Ziffer klassifizieren“ auswählen
Im Schritt „Verarbeitungsoptionen einstellen“ zeigt die Software verschiedene Klassifizierungsmethoden an. Dieses Mal soll weder nach Erweiterung noch nach Chinesisch, Englisch oder fester Zeichenlänge klassifiziert werden, sondern die zuerst im Dateinamen erscheinende Ziffer erkannt werden. Daher muss bei der Klassifizierungsmethode „Nach erster Ziffer klassifizieren“ angehakt werden.
Nach Auswahl dieser Regel verwendet die Software die erste im jeweiligen Dateinamen erscheinende Ziffer als Klassifizierungsgrundlage. So wird 019121173839164.pdf dem Ordner 0, 366984326281532.pdf dem Ordner 3 und 428905671234890.pdf dem Ordner 4 zugeordnet. Eine solche Klassifizierungsregel ist besonders bei nummerischen Dateinamen intuitiv.
Unterhalb des Screenshots ist der Bereich „Umwandlung Groß-/Kleinschreibung“ zu sehen, der die Optionen Standard, In Großbuchstaben umwandeln und In Kleinbuchstaben umwandeln enthält. Da es sich hier um eine numerische Klassifizierung und nicht um die Groß-/Kleinschreibung von Buchstaben handelt, kann die Standardeinstellung beibehalten werden. Klicken Sie nach dem Einstellen der Klassifizierungsmethode erneut auf „Weiter“.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Gemäß dem Seitenablauf ist die nächste Phase das Festlegen des Speicherorts. Um eine Vermischung mit den Originaldateien zu vermeiden, empfiehlt es sich, das Ausgabeziel als separates Verzeichnis festzulegen, z. B. „PDF-Klassifizierung nach erster Ziffer“. So kann nach Abschluss der Verarbeitung klar zwischen Originaldateien und klassifizierten Ergebnissen unterschieden werden.
Nach Abschluss der Speicherort-Einstellung folgt die Phase Verarbeitung starten. Führen Sie die Verarbeitung nach Bestätigung aus; die Software erstellt dann stapelweise entsprechende Ziffernordner gemäß den festgelegten Regeln und legt die Dateien in die entsprechenden Verzeichnisse. Nach Abschluss kann das Zielverzeichnis geöffnet werden, um das Klassifizierungsergebnis zu sehen.
Häufige Fragen und Hinweise
Kann auch nach der ersten Ziffer klassifiziert werden, wenn das erste Zeichen des Dateinamens keine Ziffer ist?
Dem Funktionsnamen nach zu urteilen, konzentriert sich „Nach erster Ziffer klassifizieren“ auf die erste im Dateinamen vorkommende Ziffer und setzt nicht zwingend voraus, dass das erste Zeichen eine Ziffer ist. Wenn der Dateiname also vorangestellten Text enthält, gefolgt von Ziffern, könnte die Klassifizierung ebenfalls nach der ersten Ziffer erfolgen. Es wird jedoch empfohlen, vor der eigentlichen Stapelverarbeitung einen Test mit wenigen Musterdateien durchzuführen oder die Dateibenennung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht.
Müssen die Dateiendungen vor der Verarbeitung vereinheitlicht werden?
Nicht unbedingt. Das Beispiel in diesem Artikel verwendet ausschließlich PDFs, wodurch das Ergebnis leichter zu beobachten ist. Enthält das tatsächliche Verzeichnis gleichzeitig PDFs, Word-Dateien (docx/doc) und Excel-Dateien (xlsx/xls) und sollen alle nach derselben Regel klassifiziert werden, können sie gemeinsam importiert werden. Wenn jedoch verschiedene Dateitypen unterschiedliche Ordnungsregeln haben, empfiehlt sich eine stapelweise Verarbeitung.
Warum sind die Klassifizierungsordner nach Ziffern benannt?
Weil diesmal „Nach erster Ziffer klassifizieren“ ausgewählt wurde. Die Software erkennt die erste Ziffer im Dateinamen und verwendet diese Ziffer als Klassifizierungsgrundlage, daher erscheinen im Ausgabeverzeichnis Ordner wie 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Diese Namensgebung ist einfach und erleichtert das Auffinden.
Wie lassen sich Risiken bei der Stapelverarbeitung verringern?
Auch wenn die Stapelverarbeitung von Dateien effizient ist, wird empfohlen, vorher eine Sicherung des Originalverzeichnisses anzulegen oder den Speicherort auf einen neuen Ordner festzulegen. Insbesondere vor der offiziellen Verarbeitung großer Mengen wichtiger Verträge, Belege oder Akten sollten die Regeln zunächst mit wenigen Dateien validiert werden, um unerwünschte Ergebnisse durch eine falsche Klassifizierungsmethode zu vermeiden.
Zusammenfassung: Überlassen Sie die sich wiederholende Archivierung der Bürosoftware
Das Ordnen von PDF-Dateien nach der ersten Ziffer des Dateinamens ist ein typisches Szenario für die Büro-Stapelverarbeitung. Die manuelle Klassifizierung erfordert ständiges Prüfen, Beurteilen und Ziehen, während HeSoft Doc Batch Tool diesen Prozess über die Funktion „Dateien nach Dateinamen klassifizieren“ automatisieren kann.
Wenn auch Ihr Ordner eine große Anzahl von PDFs, docx, xlsx oder anderen Bürodateien mit Nummerierungs-Namen enthält, können Sie den Schritten in diesem Artikel folgen: Öffnen Sie die Dateiordnung, rufen Sie „Nach Dateinamen klassifizieren“ auf, importieren Sie die Dateien, wählen Sie „Nach erster Ziffer klassifizieren“, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. So sparen Sie nicht nur viel Zeit beim Ordnen, sondern machen die Dateistruktur auch übersichtlicher, was das spätere Suchen, Archivieren und Übergeben erheblich erleichtert.