Wenn viele Ordnernamen mit festgelegten Nummern, Daten, Seriennummern oder bedeutungslosen Zeichen gemischt sind, ist das manuelle Umbenennen durch Rechtsklicks nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Am Beispiel des Löschens der letzten drei Ziffern von Ordnernamen zeigt dieser Artikel, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool Formeln zur unscharfen Textsuche verwenden und mit dem regulären Ausdruck \d{3} passende Ziffern ersetzen, während der Ersetzungstext leer bleibt. So lassen sich mehrere Ordnernamen auf einmal bereinigen – ideal für die Organisation von Daten, Projektarchivierung und Stapelverarbeitung von Dateien.
Im Büroalltag kommt es häufig vor, dass Ordnernamen aufgrund von Systemexporten, Projektnummern, Kundenaktenarchivierung, Stapeldownloads usw. unerwünschte Zahlen oder Schlüsselwörter enthalten. Beispielsweise möchte man ursprünglich nur Hauptkennungen wie INV4X, ORD7A, PO9C behalten, aber an den Ordnernamen wurden dreistellige Zahlen wie 812, 293, 376 angehängt. Bei nur wenigen Ordnern ist manuelles Umbenennen noch akzeptabel; bei Dutzenden, Hunderten oder sogar noch mehr Ordnern wird das einzelne Löschen von Schlüsselwörtern aus dem Namen zur repetitiven Arbeit.
Das Problem, das dieser Artikel löst, ist klar definiert: Stapelweises, unscharfes Löschen von Schlüsselwörtern aus vielen Ordnernamen mit Platzhaltern und regulären Ausdrücken. Im Beispiel verwenden wir die Ordnernamen-Verarbeitungsfunktion der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “, um regelkonforme dreistellige Zahlen aus mehreren Ordnernamen stapelweise zu löschen. Der gesamte Prozess erfordert weder das einzelne Öffnen von Ordnern noch das manuelle Kopieren und Einfügen von Namen und eignet sich für Büroszenarien, in denen Dateien stapelweise verarbeitet, Wiederholungsarbeiten reduziert und die Effizienz der Organisation gesteigert werden sollen.
Anwendungsszenarien: Für welche Ordnernamen eignet sich das unscharfe Löschen mit regulären Ausdrücken?
Der Vorteil der unscharfen Suche mit regulären Ausdrücken oder Platzhaltern liegt darin, dass nicht nur ein fester Begriff gesucht wird, sondern eine „Klasse von Texten, die einer Regel entsprechen“. Im vorliegenden Fall enthalten die Ordnernamen nicht alle dasselbe feste Schlüsselwort, sondern verschiedene Zahlen wie 812, 293, 376, 194, 705. Bei einer normalen exakten Suche müsste man diese verschiedenen Zahlen einzeln eingeben; mit einem Ausdruck wie \d{3} hingegen lassen sich einheitlich alle aufeinanderfolgenden dreistelligen Zahlen finden.
Diese Vorgehensweise eignet sich besonders für folgende Szenarien:
- Löschen von laufenden Nummern in Ordnernamen: Zum Beispiel „VertragA001“, „VertragB002“, „VertragC003“, bei denen die angehängten Ziffern stapelweise entfernt werden sollen.
- Bereinigen von Zufallsnummern aus Systemexporten: Viele Verwaltungssysteme, ERPs, CRMs und Download-Plattformen hängen automatisch Ziffern, Daten oder Codes an Ordnernamen an.
- Ordnen von Projektunterlagen-Verzeichnissen: Wenn Projektordnernamen mit Phasen-, Chargen- oder Versionsnummern versehen sind, die einheitlich gelöscht werden sollen.
- Vereinheitlichung von Kunden- oder Auftragsordnern im Stapel: Beispielsweise das Beibehalten der Buchstabenkennung in Auftragsverzeichnissen und Löschen angehängter Ziffern für eine bessere spätere Sortierung und Suche.
- Archivierung von Büromaterialien: Bei der Dateiablage, Ordnerkategorisierung und Datensicherung überflüssige Zeichen in Namen stapelweise bereinigen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel die Bearbeitung von Ordnernamen demonstriert, nicht die Bearbeitung des Inhalts von Word-, docx-, doc-, Excel- oder PDF-Dateien. Ziel ist es, den Namen des Ordners selbst zu ändern. Wenn Ihr Materialverzeichnis neben Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PDF-Dateien und Bilddateien auch Ordner enthält, können Sie die Ordnernamen zuerst vereinheitlichen, bevor Sie mit anderen Stapelverarbeitungen fortfahren.
Vorschau: Ordnernamen vor der Bearbeitung enthalten unregelmäßige Zahlen
Im Screenshot vor der Bearbeitung ist zu sehen, dass mehrere Ordnernamen am Ende dreistellige Zahlen aufweisen. Zum Beispiel INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705. Obwohl diese Zahlen unterschiedlich sind, folgen sie derselben Regel: Es sind jeweils drei aufeinanderfolgende Ziffern, und sie befinden sich am Ende des Ordnernamens.
Müsste man sie einzeln löschen, so wäre INV4X812 in INV4X, ORD7A293 in ORD7A usw. zu ändern. Bei einer kleinen Anzahl ist das kein großes Problem, aber bei vielen Daten führt manuelles Vorgehen leicht zu Löschfehlern, versehentlichem Löschen, Rechtschreibfehlern usw.
Vorschau: Nach der Bearbeitung wurden dreistellige Schlüsselwörter stapelweise gelöscht
Nach der Bearbeitung wurden die dreistelligen Zahlen in den Ordnernamen einheitlich gelöscht, es verblieb der vordere Hauptteil. Die Ordner im Beispiel heißen nun INV4X, ORD7A, PO9C, REQ8F, SO2D. Auch am Änderungszeitpunkt im Screenshot ist erkennbar, dass diese Ordner in einem Stapelverarbeitungslauf umbenannt wurden.
Dieses Ergebnis zeigt: Wenn die zu löschenden Inhalte in Ordnernamen einer einheitlichen Regel folgen, kann man durch reguläre Ausdrücke oder Platzhalterregeln einen unscharfen Stapelabgleich durchführen und den Ersetzungstext leer lassen, um so den Effekt des „stapelweisen Löschens von Schlüsselwörtern“ zu erzielen.
Schritt 1: Aufrufen des Werkzeugs zur Ordnernamenverarbeitung
Nach dem Öffnen von „ HeSoft Doc Batch Tool “ sehen Sie im linken Funktionsbereich mehrere Büroverarbeitungskategorien, darunter Dateiname, Ordnername, Dateiverwaltung, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Hier möchten wir Ordnernamen bearbeiten, wählen Sie daher links die Kategorie Ordnername.
Wählen Sie in der Liste der Ordnernamen-Funktionen Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen. Diese Funktion dient dazu, angegebenen Text in Ordnernamen stapelweise zu suchen und durch neuen zu ersetzen; wenn das Ersetzungsfeld leer bleibt, wird der Text stapelweise gelöscht.
Ziel dieses Schrittes ist es, den richtigen Einstieg für die stapelweise Umbenennung zu finden. Da wir Ordnernamen bearbeiten, wählen Sie bitte nicht versehentlich „Dateiname“ oder dokumentbezogene Tools. Nach dem Aufruf der Funktion drehen sich die nachfolgenden Schritte um „Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen einstellen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Ordner
Auf der Seite „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen“ finden Sie oben die Schaltfläche Ordner hinzufügen. Klicken Sie darauf, um die zu verarbeitenden Ordner zur Aufgabenliste hinzuzufügen. Im Screenshot sehen Sie, dass 5 Datensätze für 5 Ordner hinzugefügt wurden. Die Liste zeigt Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit, Bearbeitungszeit und eine Aktionsspalte.
Ziel dieses Schritts ist es, der Software mitzuteilen, an welchen Ordnern die Stapelumbenennung ausgeführt werden soll. Nach dem Hinzufügen empfiehlt es sich zu prüfen, ob die Namen und Pfade in der Liste korrekt sind. Im Beispiel-Screenshot befinden sich die Pfade im Verzeichnis D:\test\ und tragen die Namen INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705. Nach Bestätigung der Richtigkeit klicken Sie unten auf Weiter, um zur Regeleinstellung zu gelangen.
Sollten unbeabsichtigt Ordner in der Liste stehen, können Sie diese über die Aktionsspalte entfernen. Bei vielen Ordnern helfen auch die Listenfunktionen zum Filtern, Sortieren usw. beim Prüfen der Einträge. So vermeiden Sie, Verzeichnisse in die Stapelverarbeitung aufzunehmen, die nicht umbenannt werden sollen.
Schritt 3: Formel für unscharfe Textsuche auswählen und regulären Ausdruck eingeben
In Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen einstellen“ geht es vor allem darum, die Suchmethode und die Ersetzungsregel festzulegen. Im Screenshot sehen Sie im Bereich „Suchmethode“ zwei Optionen: Text exakt suchen und Formel zur unscharfen Textsuche verwenden. Da in diesem Fall verschiedene dreistellige Zahlen gelöscht werden sollen und nicht ein einheitliches Schlüsselwort, muss Formel zur unscharfen Textsuche verwenden gewählt werden.
Geben Sie in der linken „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ \d{3} ein. Dies lässt sich einfach so deuten: Findet eine Folge von drei Ziffern. Die angehängten Zahlen 812, 293, 376, 194, 705 in den Beispiel-Ordnernamen entsprechen alle dieser Regel und werden daher einheitlich gefunden.
Auf der rechten Seite befindet sich die „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“. Der Hinweis „Leer lassen bedeutet Löschen“ zeigt, dass dieses Feld einfach frei bleibt. Die Software sucht also in den Ordnernamen nach Inhalten, die \d{3} entsprechen, und ersetzt sie durch nichts – das Ergebnis ist die Löschung dieser dreistelligen Ziffern.
Dieser Schritt ist entscheidend für die gesamte Operation. Anders als eine normale Suche kann die unscharfe Suche mit regulären Ausdrücken oder Formeln Texte verarbeiten, die nicht komplett identisch sind, aber einheitlichen Regeln folgen. Für das stapelweise Löschen von Ziffern, Daten, Nummern oder Versionsbezeichnungen in Ordnernamen ist diese Methode deutlich effizienter als die Eingabe jedes einzelnen Suchbegriffs.
Schritt 4: Fortfahren und Stapelverarbeitung ausführen
Sobald Such- und Ersetzungsregeln festgelegt sind, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter. Der folgende Prozess umfasst noch die Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Folgen Sie den Anweisungen auf der Seite, bestätigen Sie den Speicher- oder Verarbeitungsort und gelangen Sie zum Start der Verarbeitung.
Da diese Funktion Ordnernamen bearbeitet, empfiehlt es sich, vor dem Starten Folgendes zu prüfen: Sind die Ordner in der Aufgabenliste korrekt? Wurde als Suchmethode „Formel zur unscharfen Textsuche verwenden“ gewählt? Ist das zu suchende Schlüsselwort \d{3}? Ist das Feld für das zu ersetzende Schlüsselwort leer? Kann dies bestätigt werden, starten Sie die Stapelverarbeitung.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie den Ordnerpfad aufrufen und sehen, dass die Namen von INV4X812, ORD7A293 etc. zu INV4X, ORD7A usw. geändert wurden. Der gesamte Prozess erfordert nur einmal das Einrichten einer Regel, um die Bereinigung vieler Ordnernamen auf einmal durchzuführen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum \d{3} verwenden, statt 812, 293, 376 einzeln einzugeben?
Weil diese Zahlen sich zwar im Inhalt unterscheiden, aber alle zu den kontinuierlichen dreistelligen Zahlen gehören. Mit \d{3} lassen sich solche Inhalte auf einmal abgleichen, ideal für das unscharfe Stapellöschen. Die einzelne Eingabe wäre nicht nur umständlich, sondern für viele weitere Ordner auch unpraktisch.
2. Was tun, wenn zwei- oder vierstellige Zahlen gelöscht werden sollen?
Passen Sie den Ausdruck entsprechend der tatsächlichen Regel an. Für kontinuierliche zweistellige Zahlen kann \d{2} verwendet werden, für vierstellige \d{4}. Es empfiehlt sich, vor der Operation das Muster in den Ordnernamen zu bestätigen, um zu vermeiden, dass unbeabsichtigt Inhalte getroffen werden, die nicht gelöscht werden sollen.
3. Warum muss das Feld für das zu ersetzende Schlüsselwort leer bleiben?
In dieser Funktion bedeutet ein leeres Feld für das zu ersetzende Schlüsselwort „Löschen“. Der gefundene Inhalt wird also durch nichts ersetzt, wodurch die dreistelligen Zahlen in den Ordnernamen entfernt werden.
4. Werden Word-, Excel-, PDF-Dateien in den Ordnern beeinflusst?
Diese Aktion bearbeitet Ordnernamen und nicht den Inhalt der darin befindlichen Dokumente. In der Regel werden die Inhalte von docx-, doc-, xlsx- und pdf-Dateien nicht geändert. Ändert sich jedoch der Ordnername, müssen möglicherweise Verknüpfungen, externe Referenzen oder Skripte, die auf den ursprünglichen Pfad verweisen, synchron angepasst werden.
5. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung nötig?
Bei wichtigen Materialverzeichnissen empfiehlt es sich, zuerst eine Testkopie anzulegen und die richtige Übereinstimmung der Regel zu bestätigen, bevor alle Ordner verarbeitet werden. Insbesondere bei regulären Ausdrücken mit breitem Übereinstimmungsbereich sollte der Test zuerst in kleinem Rahmen erfolgen.
Fazit: Repetitive Umbenennung durch Stapelverarbeitung ersetzen
Das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen ist im Wesentlichen eine Namensstandardisierung. Mit der Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen“ von „ HeSoft Doc Batch Tool “ können Sie die sonst einzeln per Rechtsklick nötige Umbenennungsarbeit in einmaliges Einrichten einer Regel und deren Stapelausführung umwandeln. Für Szenarien wie das Ordnen von Bürodateien, die Archivierung von Projektunterlagen, die Bereinigung von Auftragsverzeichnissen oder die Vereinheitlichung von Systemexport-Ordnern reduziert diese Methode den manuellen Zeitaufwand erheblich.
Sollten Ihre Ordnernamen ähnliche angehängte Ziffern, Zufallsnummern, Datumsangaben oder Chargennummern aufweisen, beobachten Sie zunächst deren gemeinsame Regelmäßigkeit und verwenden Sie dann die Formel für unscharfe Textsuche für den Abgleich. Lassen Sie das Ersetzungsfeld leer, um die Stapellöschung durchzuführen. Testen Sie die Regel am besten mit ein paar Beispieldateien, und wenden Sie sie nach Bestätigung der Korrektheit auf das gesamte Verzeichnis an. So ist es sowohl effizient als auch sicher.