In vielen Büroszenarien enthalten Ordnernamen unerwünschte Buchstabenpräfixe, Systemnummern oder temporäre Codes, wie z.B. ABC20240101. Möchte man diese Texte innerhalb eines bestimmten Bereichs in großen Mengen entfernen, ist die manuelle Umbenennung sehr ineffizient. Dieser Artikel erklärt anhand realer Screenshots, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Funktion zum Löschen von Text in Ordnernamen auswählen, mehrere Ordner hinzufügen und mit dem Positionsbereich 1:3 die ersten drei Zeichen in großen Mengen löschen, sodass die Ordnernamen schnell zu standardisierten Datumsnummern werden.
Das Mühsamste beim Ordnen von Ordnern ist oft nicht das Ändern einzelner Namen, sondern dass viele Namen nach derselben Regel angepasst werden müssen. Beispielsweise sollten Ordner, die nach Datum archiviert sind, eigentlich 20240101, 20240202, 20240303 heißen, wurden aber beim Export oder Zusammenführen mit einem Buchstabenpräfix versehen und sind nun ABC20240101, DEF20240202, GHI20240303. Wenn man in so einem Fall jeden Ordner einzeln mit Rechtsklick umbenennt und manuell die ersten drei Zeichen löscht, ist das nicht nur langsam, sondern man übersieht leicht einen Ordner.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Problem, bestimmte Textbereiche aus vielen Ordnernamen auf einmal zu entfernen, und erklärt, wie Sie dafür die Office-Software HeSoft Doc Batch Tool verwenden. Die Beispielaufgabe lautet: Einheitliches Löschen des Texts von Position 1 bis 3 aus mehreren Ordnernamen, um Ordner mit Buchstabenpräfixen in reine Datumsnummern umzuwandeln. Für Benutzer, die Ordnernamen-Präfixe, Ordnernamen oder Zeichen an bestimmten Positionen in Ordnernamen stapelweise löschen müssen, ist dies eine sehr praktische Vorgehensweise.
Anwendungsszenarien: Wann müssen bestimmte Textbereiche aus Ordnernamen entfernt werden?
Die Struktur von Ordnernamen enthält häufig Informationen wie Datum, Projekt, Kunde, Charge oder Abteilung. In der Büropraxis mischen sich jedoch oft überflüssige Inhalte ein, wie automatisch generierte Systemkennungen, von Download-Plattformen angehängte Codes oder manuell hinzugefügte Klassifizierungsbuchstaben. Solange diese Inhalte in jedem Ordnernamen an derselben Position stehen, kann die bereichsbasierte Löschung in Betracht gezogen werden.
Die folgenden Fälle sind zum Beispiel sehr typisch:
- Stapelweises Entfernen der ersten drei Buchstaben: z. B. ABC20240101, BCD20240110, wobei ABC, BCD gelöscht werden sollen und nur das nachfolgende Datum übrig bleibt.
- Löschen von Nummern an fester Position: z. B. wenn die 5. bis 8. Stelle eines Ordnernamens eine temporäre laufende Nummer ist, die bei der endgültigen Archivierung nicht mehr benötigt wird.
- Einheitliches Bereinigen exportierter Verzeichnisnamen: Von Geschäftssystemen, Netzlaufwerken oder komprimierten Paketen exportierte Ordner haben ein Präfix fester Länge, das stapelweise bereinigt werden muss.
- Standardisieren von Projektlieferverzeichnissen: Nach Projektabschluss müssen temporäre Markierungen gelöscht werden, damit die Ordnernamen den Lieferstandards entsprechen.
- Effizienzsteigerung bei der Datenarchivierung: Wenn viele Ordner vorhanden sind, reduziert die Stapelverarbeitung die sich wiederholende Umbenennungsarbeit.
Wichtig zu beachten ist, dass sich die positionsbezogene Löschung für Fälle eignet, in denen „die Position der zu löschenden Zeichen einheitlich ist". Wenn der zu löschende Text in jedem Ordner genau gleich ist, kann auch Suchen und Ersetzen in Betracht gezogen werden; wenn alle Ziffern, alle chinesischen Schriftzeichen oder alle englischen Buchstaben gelöscht werden sollen, sollte der entsprechende Löschtyp gewählt werden. Im Beispiel dieses Artikels sind die Anfangsbuchstaben jedes Ordners zwar unterschiedlich, nehmen aber alle die Positionen 1 bis 3 ein, weshalb die Bereichsauswahl hier ideal ist.
Ergebnisvorschau: Von Ordnernamen mit Buchstabenpräfix zu reinen Datumsnamen
Die folgende Liste zeigt die Ordner vor der Verarbeitung. Wie zu sehen ist, hat jeder Ordnername vorne drei englische Buchstaben, gefolgt von Datumszahlen. Rote Markierungen heben den zu löschenden Präfixbereich hervor. Beispielsweise das ABC in ABC20240101, das BCD in BCD20240110 oder das DEF in DEF20240202 sind der Text, der diesmal stapelweise gelöscht werden soll.
Nach Abschluss der Verarbeitung sind die Ordnernamen viel einheitlicher. Das ursprüngliche dreibuchstabige Präfix ist verschwunden, der Name besteht nur noch aus dem Datumsteil, z. B. 20240101, 20240110, 20240202, 20240303 usw. Für Szenarien, in denen nach Datum archiviert oder nach Chargennummer verwaltet wird, sind solche Benennungen klarer und erleichtern das Sortieren und Suchen.
Aus dem Vergleich wird ersichtlich, dass hier nicht ein bestimmtes, festes Schlüsselwort gelöscht wurde, sondern der Inhalt im gleichen Positionsbereich jedes Ordnernamens. Gerade durch die positionsbezogene Verarbeitung konnten so unterschiedliche Buchstabenpräfixe wie ABC, BCD, DEF, GHI einheitlich bereinigt werden.
Schritte: Stapelweises Löschen von Text in Ordnernamen mit Office-Software
Schritt 1: Die Funktion „Text löschen" in der Kategorie „Ordnernamen" finden
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie sich zuerst die linke Navigationsleiste an. In der Oberfläche sehen Sie Kategorien wie Startseite, Aufgabenfluss, Alle Werkzeuge, Dateinamen, Ordnernamen, Dateien ordnen, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Da es sich hier um Ordner und nicht um Word-, docx-, doc-, Excel- oder PDF-Dateien selbst handelt, sollten Sie die Kategorie Ordnernamen aufrufen.
Suchen und wählen Sie im Werkzeugbereich für Ordnernamen Text in Ordnernamen löschen. Im Screenshot befindet sich diese Funktion in der entsprechenden Funktionskarte für Ordnernamen und wird als die aktuell zu verwendende Funktion angezeigt.
Ziel dieses Schritts ist die Auswahl des richtigen Einstiegspunkts für die Stapelverarbeitung. Viele Benutzer verwechseln bei der Namensverarbeitung leicht „Dateinamen" und „Ordnernamen". Wenn es um Verzeichnisnamen, Materialordnernamen oder Projektordnernamen geht, sollten die entsprechenden Funktionen unter Ordnernamen verwendet werden.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden Ordner hinzufügen
Wenn Sie die Seite Text in Ordnernamen löschen aufrufen, gelangen Sie in eine schrittweise Verarbeitungsoberfläche. Der erste Schritt ist Zu verarbeitende Datensätze auswählen. Oben rechts auf der Seite sehen Sie die Schaltfläche Ordner hinzufügen, mit der Sie Zielordner zur Aufgabenliste hinzufügen können.
Nach dem Hinzufügen zeigt die Liste mehrere Felder an, darunter Nr., Name, Pfad, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktion. Im Beispiel wurden 10 Ordner hinzugefügt, die sich im Verzeichnis D:\test\ befinden. Jede Zeile entspricht einem zu verarbeitenden Ordner. Die Zusammenfassung am Ende der Tabelle zeigt eine Datensatzanzahl von 10, was bedeutet, dass diese 10 Ordnereinträge in dieser Aufgabe stapelweise verarbeitet werden.
In diesem Schritt empfiehlt es sich, zwei Dinge gezielt zu prüfen: Erstens, ob alle Ordnernamen der aktuellen Verarbeitungsregel entsprechen, also z. B. alle die Struktur „drei Buchstaben + Datumszahlen" haben; zweitens, ob die Pfade korrekt sind, um zu vermeiden, dass versehentlich Ordner aus anderen Verzeichnissen zur Aufgabe hinzugefügt werden. Sollte eine Zeile nicht verarbeitet werden müssen, kann sie über die Aktionsspalte gelöscht werden. Ist die gesamte Liste falsch, können Sie sie mit der Schaltfläche „Leeren" auf der Seite zurücksetzen und neu hinzufügen.
Klicken Sie nach der Bestätigung unten auf Weiter, um zur Einstellung der Verarbeitungsregeln zu gelangen.
Schritt 3: In den Verarbeitungsoptionen „Positionsbereich" auswählen
Im zweiten Schritt Verarbeitungsoptionen festlegen sehen Sie, dass die Software verschiedene Aktionstypen anbietet. Die Oberfläche listet Optionen auf wie Alle Ziffern, Alle Leerzeichen, Die letzten X Texte, Aller Inhalt zwischen zwei Texten, Alle chinesischen Schriftzeichen, Gesamter Inhalt, Aller Inhalt links von einem Text, Positionsbereich, Alle englischen Buchstaben, Die ersten X Texte, Aller Inhalt rechts von einem Text usw.
Die aktuelle Aufgabe besteht darin, die Zeichen an Position 1 bis 3 am Anfang des Ordnernamens zu entfernen. Obwohl diese Zeichen alle englische Buchstaben sind, würde die direkte Auswahl von „Alle englischen Buchstaben" theoretisch alle englischen Buchstaben im Namen löschen; das eigentliche Ziel ist hier aber, „nur die ersten drei Zeichen an der angegebenen Position" zu löschen. Präziser ist daher die Auswahl von Positionsbereich.
Der Vorteil der Auswahl des Positionsbereichs liegt in der klaren Regel und starken Kontrollierbarkeit. Es ist dabei egal, ob die drei Zeichen ABC, BCD oder YZA sind – es werden einheitlich die Positionen 1 bis 3 gelöscht. Für Anforderungen wie das stapelweise Löschen von Ordnernamenspräfixen oder das Entfernen von Zeichen fester Länge ist dies eine sehr häufig verwendete Einstellung.
Schritt 4: Bereich 1:3 eingeben, um die ersten drei Zeichen zu löschen
Im Eingabebereich für den Bereich wurde im Beispiel 1:3 eingegeben. In Verbindung mit dem Ergebnis bedeutet dies: Lösche den Text von Position 1 bis Position 3 im Ordnernamen. Da die ersten drei Zeichen jedes Beispielordnernamens die nicht zu behaltenden englischen Buchstaben sind, erfüllt dieser Bereich genau die Anforderungen.
Zum besseren Verständnis hier einige Umwandlungsbeispiele:
- ABC20240101 → Lösche Position 1 bis 3 → 20240101
- BCD20240110 → Lösche Position 1 bis 3 → 20240110
- JKL20240404 → Lösche Position 1 bis 3 → 20240404
- YZA20240909 → Lösche Position 1 bis 3 → 20240909
Beim Ausfüllen des Bereichs ist es am wichtigsten, zuerst die Zeichenposition zu bestimmen. Dem Benutzer wird empfohlen, den zu löschenden Start- und Endpunkt von links nach rechts abzuzählen und dann den entsprechenden Bereich einzugeben. Falls der Ordnername vorne Leerzeichen, Sonderzeichen oder Präfixe unterschiedlicher Länge enthält, müssen diese Zeichen ebenfalls mitgezählt werden, da sonst das Verarbeitungsergebnis von der Erwartung abweichen kann.
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen unten auf Weiter, um mit der Einstellung des Speicherorts und dem Start der Verarbeitung fortzufahren.
Schritt 5: Speicherort und Verarbeitungsstart gemäß Assistent abschließen
Anhand der Fortschrittsleiste oben auf der Seite ist erkennbar, dass die gesamte Aufgabe vier Phasen umfasst: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Der aktuelle Screenshot zeigt bereits die Schlüsselkonfiguration der ersten beiden Schritte. Im Anschluss müssen Sie nur noch den Anweisungen auf der Oberfläche folgen, um den Speicherort festzulegen und zum Schritt „Verarbeitung starten" zu gelangen.
Vor der tatsächlichen Ausführung wird eine erneute Prüfung empfohlen: Sind die Zielordner in der Aufgabenliste? Ist der Aktionstyp „Positionsbereich"? Ist der Bereich mit 1:3 angegeben? Ist verstanden, dass diese Regel auf alle Ordner in der Liste angewendet wird? Wenn Sie dies bestätigt haben und dann die Verarbeitung starten, verringern Sie das Risiko von Fehlbedienungen.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Verzeichnis, in dem sich die Ordner befinden, zur Überprüfung. Bei korrekter Regeleinstellung sollten die Ordnernamen von Formen wie ABC20240101 stapelweise in Formen wie 20240101 geändert worden sein, übereinstimmend mit dem Bild des Ergebnisses nach der Verarbeitung.
Häufige Fragen und Hinweise
Frage 1: Warum nicht Suchen und Ersetzen verwenden, um Texte wie ABC, BCD zu löschen?
Suchen und Ersetzen eignet sich zum Löschen von identischem, festem Text, z. B. wenn alle Ordner dasselbe Schlüsselwort enthalten. In diesem Beispiel sind die drei Anfangsbuchstaben jedes Ordners jedoch unterschiedlich, mal ABC, mal BCD, mal DEF. Wenn Sie jedes Schlüsselwort einzeln festlegen, wäre das immer noch recht umständlich. Mit dem Positionsbereich können Sie direkt die ersten drei Zeichen löschen, ohne sich um den konkreten Inhalt kümmern zu müssen.
Frage 2: Welche Option kann ich wählen, wenn ich nur die ersten X Texte löschen möchte?
In der Oberfläche ist der Aktionstyp Die ersten X Texte zu sehen. Für die reine Anforderung, eine feste Anzahl von Zeichen links zu löschen, wäre das möglicherweise auch anwendbar. Der Screenshot in diesem Artikel zeigt jedoch die Auswahl von Positionsbereich mit Eingabe von 1:3, daher folgt die Beschreibung diesem Ablauf. In der Praxis können Sie je nach Ihrer Benennungsregel die für Ihre Anforderungen am besten passende Methode wählen.
Frage 3: Beeinflussen unterschiedlich lange Ordnernamen das Ergebnis?
Wenn die zu löschenden Zeichen bei allen Ordnern an derselben Position stehen, kann der Positionsbereich auch bei leicht unterschiedlicher Gesamtlänge verwendet werden. Wenn die Präfixlängen jedoch uneinheitlich sind, z. B. einige Ordner AB20240101, andere ABCD20240101 heißen, Sie aber durchgängig 1:3 löschen, werden einige Namen möglicherweise unvollständig oder es werden zu viele Zeichen gelöscht. Daher sollten Sie vor der Stapelverarbeitung die Benennungsregelmäßigkeit prüfen.
Frage 4: Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung nötig?
Bei wichtigen Daten wird eine Sicherung oder das vorherige Kopieren einer kleinen Auswahl an Ordnern zum Testen empfohlen. Der Vorteil von Stapelverarbeitungswerkzeugen liegt in der Ausführung vieler Objekte auf einmal, aber wenn die Regel falsch eingestellt ist, können auch viele unerwartete Namen entstehen. Eine vorherige Validierung im kleinen Rahmen macht die endgültige Verarbeitung sicherer.
Frage 5: Kann diese Methode auch Dateinamen verarbeiten?
Dieser Artikel behandelt die Verarbeitung von Ordnernamen. In der linken Softwareleiste gibt es auch die Kategorie Dateinamen, die sich für die Bearbeitung von Dateinamen selbst eignet, z. B. für die Ordnung von Dokumenten-, Bild-, PDF-, Word-, docx-, doc-, Excel- usw. Dateinamen. Wenn es sich bei Ihrem Objekt jedoch um Ordner handelt, sollten Sie die in diesem Artikel gezeigte Ordnernamen-Funktion verwenden, um eine falsche Auswahl des Verarbeitungsobjekts zu vermeiden.
Fazit: Löschen per Bereich macht stapelweises Umbenennen effizienter
Wenn viele Ordnernamen überflüssigen Text an festen Positionen enthalten, kostet manuelles Umbenennen viel Zeit. Im Beispiel dieses Artikels hatten 10 Ordnernamen ein dreibuchstabiges Präfix. Über die Funktion Text in Ordnernamen löschen von HeSoft Doc Batch Tool , die Auswahl von Positionsbereich und die Eingabe von 1:3 konnten diese Präfixe stapelweise entfernt und die Namen in ein einheitliches Datumsformat gebracht werden.
Der Kernvorteil dieser Methode liegt darin, wiederholte Vorgänge zu vereinheitlichen: Zuerst den zu löschenden Zeichenbereich bestimmen, dann von der Office-Software stapelweise ausführen lassen. Ob beim Ordnen von Projektunterlagen, dem Bereinigen von Systemexportverzeichnissen oder dem Standardisieren von Datumsordnernamen – die Methode reduziert deutlich die sich wiederholende Arbeit und erhöht die Effizienz der Dateiverwaltung.
Wenn auch Sie eine Reihe von Ordnern haben, bei denen Sie Anfangszeichen, mittlere Nummern oder Text an bestimmten Positionen löschen müssen, können Sie zunächst die Benennungsregel analysieren und dann den Schritten in diesem Artikel folgen, um Ordner hinzuzufügen, den Positionsbereich festzulegen und die Verarbeitung auszuführen. Für Büroangestellte, die regelmäßig Dateien und Ordner stapelweise bearbeiten, machen solche Werkzeuge das lästige Umbenennen schneller und zuverlässiger.