Wie lösche ich mehrere Zeichen ganz links im Ordnernamen? Anleitung zum Umbenennen mehrerer Ordner

Wenn viele Ordnernamen ein nicht mehr benötigtes Präfix fester Länge enthalten, ist das einzelne Umbenennen nicht nur zeitaufwändig, sondern führt leicht dazu, dass Zeichen zu wenig, zu viel oder gar nicht gelöscht werden. In diesem Artikel wird am Beispiel des Löschens der 3 Zeichen ganz links im Ordnernamen gezeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool Ordner einheitlich importieren, Löschregeln festlegen und die Umbenennung stapelweise abschließen. Die Aktion löscht keine Dateien in den Ordnern wie Word-, Excel-, PDF- oder Bilddateien und eignet sich zum Aufräumen von Projektnummern, Abteilungscodes, Kundenkürzeln und historischen Archivverzeichnissen.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, Kundenakten oder jährlichen Ablageverzeichnissen kommt es häufig vor, dass viele Ordnernamen grundsätzlich gleich aufgebaut sind und nur ganz links einen Textteil enthalten, der nicht mehr benötigt wird. Beispielsweise lauten die ursprünglichen Ordnernamen ABC20240101, DEF20240202, GHI20240303, und nun sollen die drei englischen Buchstaben auf der linken Seite einheitlich entfernt werden, sodass nur das dahinterstehende Datum oder die Geschäftsnummer erhalten bleibt.

Bei nur zwei oder drei Ordnern ist das Umbenennen über den Datei-Explorer nicht schwierig. Steigt die Anzahl jedoch auf Dutzende, Hunderte oder noch mehr, entsteht durch manuelles Ändern viel wiederholte Arbeit, und es kommt leicht zu übersehenen Änderungen, uneinheitlich vielen gelöschten Zeichen oder versehentlich gelöschten Nummern. Für solche Aufgaben mit fester Position und fester Zeichenanzahl im Ordnernamen können Sie die Funktion zur Bearbeitung von Ordnernamen in der Office-Software HeSoft Doc Batch Tool verwenden, um eine Regel einmal festzulegen und auf eine ganze Gruppe von Ordnern anzuwenden.

Dieser Artikel erläutert am Beispiel des batchweisen Entfernens der drei äußersten linken Zeichen eines Ordnernamens die Veränderungen vor und nach der Bearbeitung, geeignete Einsatzszenarien sowie den vollständigen Arbeitsablauf. Die Methode bearbeitet Ordnernamen, löscht keine Ordner und verändert durch das Umbenennen auch nicht aktiv die Inhalte von doc-, docx-, xls-, xlsx-, ppt-, pptx-, PDF-, Bild- oder anderen Dateien innerhalb der Ordner.

1. Geeignete Szenarien: Welche Ordnernamen eignen sich für das Löschen nach der Anzahl der linken Zeichen

Das batchweise Löschen nach der Anzahl der äußersten linken Zeichen eignet sich für Szenarien, in denen mehrere Ordner eine einheitliche Benennungsstruktur aufweisen. Das entscheidende Merkmal ist: Die zu entfernenden Inhalte können zwar unterschiedlich sein, haben aber die gleiche Länge und stehen alle ganz links im Ordnernamen.

1. Löschen von Abteilungs- oder Projektcodes mit fester Länge

Beispielsweise ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202. Ganz vorn stehen jeweils drei englische Buchstaben, deren Inhalt jedoch unterschiedlich ist. Wenn letztlich nur die Datumsnummer erhalten bleiben soll, können einheitlich die drei äußersten linken Zeichen gelöscht werden, ohne dass ABC, BCD, DEF und andere Inhalte jeweils einzeln gesucht werden müssen.

2. Bereinigen kurzer Präfixe, die von Exportfunktionen aus Systemen angehängt wurden

Einige Geschäftssysteme fügen beim Export von Unterlagen automatisch Regionskürzel, Personalkennzeichen oder Klassifizierungsmarkierungen vor den Verzeichnisnamen ein. Wenn diese Präfixe gleich lang sind, können sie direkt nach Position und Anzahl batchweise bereinigt werden.

3. Vereinheitlichen der Benennungsregeln historischer Ablageverzeichnisse

Alte Verzeichnisse verwenden möglicherweise das Format Abteilungscode plus Datum, während neue Regeln nur die Beibehaltung von Datum, Auftragsnummer oder Projektnummer verlangen. Mit der Batch-Umbenennungsfunktion lässt sich der Aufwand für das einzelne Bearbeiten von Ordnernamen verringern.

4. Fälle, in denen eine direkte Anwendung nicht geeignet ist

Wenn bei verschiedenen Ordnern Präfixe unterschiedlicher Länge gelöscht werden müssen, etwa bei einem Namen 2 Zeichen und bei einem anderen 5 Zeichen, ist es nicht sinnvoll, ohne Gruppierung direkt dieselbe Anzahl anzuwenden. Es wird empfohlen, die Ordner zunächst nach Namensstruktur zu gruppieren und anschließend getrennt zu bearbeiten. Soll ein festes Schlüsselwort innerhalb des Ordnernamens gelöscht werden und nicht eine feste Anzahl linker Zeichen, sollte ebenfalls eine Verarbeitungsweise gewählt werden, die der jeweiligen Zielregel entspricht.

2. Vorschau des Ergebnisses: Vergleich vor und nach dem Löschen der 3 linken Zeichen des Ordnernamens

Ordnernamen vor der Bearbeitung

Vor der Bearbeitung gibt es insgesamt 10 Beispielordner, deren Namen jeweils mit drei englischen Buchstaben beginnen und danach acht Ziffern enthalten, zum Beispiel ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303 usw. Die rot markierte Stelle ist der linke Buchstabenteil, der in diesem Schritt batchweise gelöscht werden soll.

Diese Buchstaben sind nicht vollständig identische Schlüsselwörter, daher wäre das einzelne Festlegen von Suchbegriffen umständlich. Sie haben jedoch alle eine gemeinsame Regel: Sie stehen jeweils ganz links im Namen und umfassen jeweils 3 Zeichen. Sobald die Bearbeitungsbedingung nach dieser gemeinsamen Regel festgelegt wird, kann die gesamte Gruppe von Ordnern auf einmal verarbeitet werden.

Ordnernamen nach der Bearbeitung

Nach Abschluss des Vorgangs wurden die ersten drei englischen Buchstaben der ursprünglichen Namen entfernt, während die verbleibende Datumsnummer vollständig erhalten blieb. Beispielsweise wird ABC20240101 zu 20240101, DEF20240202 zu 20240202 und GHI20240303 zu 20240303.

Am Ergebnis ist zu erkennen, dass bei dieser Bearbeitung nur der linke Teil des Ordnernamens geändert und die dahinterstehenden Ziffern nicht gelöscht wurden. Da sich die Namen geändert haben, sortiert der Datei-Explorer die Ordner möglicherweise nach der neuen Namensreihenfolge neu. Das ist normal und bedeutet nicht, dass sich Anzahl oder Inhalt der Ordner geändert haben.

3. Vorbereitung: Zuerst Löschregel und Datensicherheit bestätigen

Bevor mit der batchweisen Änderung begonnen wird, empfiehlt es sich, zunächst die Namensregel zu prüfen. In diesem Beispiel sind die ersten drei Stellen aller Ordner die zu löschenden englischen Buchstaben, und ab der vierten Stelle beginnt das zu erhaltende Datum. Daher sollte die Option zum Löschen der äußersten linken Zeichen gewählt und als Anzahl 3 eingetragen werden.

Außerdem ist besonders zu beachten, dass die Software die Regel nach Zeichenposition ausführt und nicht automatisch beurteilt, ob ein bestimmtes Zeichen zu einer Projektnummer gehört. Wenn ein Ordner kein dreistelliges Präfix besitzt, sondern der Name beispielsweise direkt 20240505 lautet, könnte die Anwendung derselben Regel die ersten drei Ziffern der Nummer löschen. Daher sollte die Liste nach dem Import sorgfältig geprüft und Datensätze, die nicht der Regel entsprechen, ausgeschlossen werden.

Bei wichtigen Unterlagen wird empfohlen, zunächst mit einer kleinen Anzahl von Kopien zu testen. Erst wenn das Ergebnis den Erwartungen entspricht, sollten die offiziellen Verzeichnisse bearbeitet werden. Batch-Umbenennungen sind sehr effizient, aber falsche Regeln werden ebenso schnell auf viele Datensätze angewendet. Eine Prüfung im Voraus spart daher mehr Zeit als eine spätere Nacharbeit.

4. Arbeitsschritte: Batchweises Löschen der äußersten linken Zeichen eines Ordnernamens

Schritt 1: Funktion zum Löschen von Text im Ordnernamen öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool . Wählen Sie in der linken Funktionskategorie Ordnername aus und suchen Sie anschließend im Funktionsbereich die Option Text im Ordnernamen löschen, um sie zu öffnen.

Ziel dieses Schritts ist es, in den Arbeitsablauf zur gezielten Bearbeitung von Ordnernamen zu gelangen. In der Oberfläche sind außerdem weitere Funktionen wie Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfix und Suffix hinzufügen sowie Groß-/Kleinschreibung ändern zu sehen. Da hier jedoch eine feste Anzahl von Zeichen am linken Rand des Namens gelöscht werden soll, ist Text im Ordnernamen löschen zu wählen und nicht die Funktion Ersetzen oder Präfix hinzufügen.

Schritt 2: Ordner hinzufügen, die batchweise geändert werden sollen

Nach dem Öffnen der Funktionsseite befinden Sie sich zunächst in der Phase zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. Klicken Sie oben rechts auf Ordner hinzufügen, um die umzubenennenden Verzeichnisse zur Aufgabenliste hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Oberfläche Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Im Screenshot wurden bereits 10 Datensätze importiert. In der Spalte Name sind die ursprünglichen Namen wie ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202 zu sehen. Zu diesem Zeitpunkt sollten vor allem drei Aspekte geprüft werden: ob die Anzahl der Ordner korrekt ist, ob die Pfade zum gewünschten Zielort gehören und ob alle Namensstrukturen der Regel entsprechen, dass die ersten drei Zeichen gelöscht werden müssen.

Wurde versehentlich ein nicht zu bearbeitender Datensatz hinzugefügt, kann er über das Löschsymbol in der jeweiligen Zeile aus der aktuellen Aufgabe entfernt werden. Die Oberfläche bietet außerdem Optionen wie Leeren, Filtern und Sortieren, um die aktuelle Liste zu ordnen. Nachdem die Liste bestätigt wurde, klicken Sie auf Weiter, um zur Regeleinstellung zu gelangen.

Schritt 3: Äußerste linke Zeichen auswählen und Anzahl eintragen

Auf der Seite zum Festlegen der Bearbeitungsoptionen enthält der Operationstyp verschiedene Regeln wie Alle Ziffern, Alle chinesischen Zeichen, Alle englischen Buchstaben, Die äußersten rechten Zeichen, Die äußersten linken Zeichen und Positionsbereich. In diesem Beispiel sollen die drei Zeichen am Namensanfang nach Position gelöscht werden, daher ist Die äußersten linken Zeichen auszuwählen.

Tragen Sie im darunterliegenden Eingabefeld für die Anzahl den Wert 3 ein. Die 3 bedeutet, dass ab dem äußersten linken Rand jedes Ordnernamens 3 Zeichen gelöscht werden. Am Beispiel ABC20240101 löscht die Software ABC und behält 20240101; am Beispiel DEF20240202 löscht sie DEF und behält 20240202.

Beim Eintragen der Anzahl sollten Sie nicht versehentlich die Anzahl der zu erhaltenden Stellen als Löschmenge verwenden. In diesem Beispiel sollen hinten 8 Ziffern erhalten bleiben, aber im Mengenfeld ist dennoch 3 einzutragen, da die Regel die zu löschende Anzahl verlangt. Nachdem die Einstellung abgeschlossen und erneut geprüft wurde, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Speicherort gemäß Ablauf bestätigen und Bearbeitung starten

An der Prozessanzeige oben auf der Seite ist zu erkennen, dass anschließend noch die beiden Phasen Speicherort festlegen und Bearbeitung starten folgen. Nach dem Wechsel zum nächsten Schritt sollten Sie den Bearbeitungsort oder die Speichervorgabe entsprechend den Hinweisen der Oberfläche bestätigen und dann zur Phase Bearbeitung starten fortfahren. Da diese Aufgabe die Ordnernamen ändert, empfiehlt es sich, vor der tatsächlichen Ausführung Zielpfad und Regelanzahl erneut zu bestätigen.

Prüfen Sie nach Abschluss der Bearbeitung das entsprechende Verzeichnis. Kontrollieren Sie stichprobenartig den ersten, einen mittleren und den letzten Ordner, um sicherzustellen, dass die drei linken Zeichen gelöscht wurden und die dahinterstehende Nummer vollständig ist. Prüfen Sie zugleich die Gesamtzahl der Ordner und ob die enthaltenen Dateien weiterhin vollständig vorhanden sind.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Wie ist die Löschmenge zu bestimmen

Zählen Sie einfach ab dem äußersten linken Rand des Namens die zu entfernenden Zeichen einzeln. Soll bei ABC-20240101 beispielsweise auch ABC- mit gelöscht werden, müssen Buchstaben und Bindestrich zusammen gezählt werden. Soll nur ABC entfernt und der Bindestrich beibehalten werden, sind lediglich 3 Zeichen zu zählen. Vor der tatsächlichen Ausführung kann der Ordnername zur stellenweisen Prüfung in einen Texteditor kopiert werden.

2. Zählen englische Buchstaben, chinesische Zeichen und Ziffern alle als Text

In diesem Tutorial wird die Regel zum Löschen nach äußerster linker Position und Anzahl verwendet; der Schwerpunkt liegt auf der Position der Zeichen. Am Namensanfang können englische Buchstaben, Ziffern, chinesische Zeichen oder Symbole stehen. Daher sollten Sie nicht nur nach Augenmaß schätzen und insbesondere darauf achten, ob Leerzeichen, Bindestriche, Unterstriche und Klammern ebenfalls im linken Bereich liegen.

3. Werden durch das Löschen des Namens auch Dateien im Ordner gelöscht

Hier wird eine Ordnerumbenennung ausgeführt; Ziel ist der Text im Namen, nicht das Löschen des Ordners selbst. Normalerweise bleiben Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen, PDFs, Bilder und andere Dateien im Ordner erhalten. Dennoch wird bei wichtigen Unterlagen eine vorherige Sicherung empfohlen, und es sollte vermieden werden, dass andere Programme diese Verzeichnisse während der Bearbeitung dauerhaft belegen oder synchronisieren.

4. Warum ändert sich die Anzeigereihenfolge nach der Bearbeitung

Der Datei-Explorer sortiert in der Regel nach Namen. Nach dem Entfernen des Buchstabenpräfixes ändert sich die Sortiergrundlage von Buchstaben plus Ziffern zu reinen Ziffern, sodass zuvor vorn stehende Verzeichnisse möglicherweise an eine andere Position verschoben werden. Solange Name und Anzahl korrekt geprüft wurden, handelt es sich dabei in der Regel nicht um einen Bearbeitungsfehler.

5. Können Präfixe unterschiedlicher Länge auf einmal gelöscht werden

Wenn die Präfixlängen der einzelnen Ordner unterschiedlich sind, wird nicht empfohlen, einheitlich dieselbe Anzahl festzulegen. Stattdessen können Ordner mit gleicher Struktur zunächst in mehrere Gruppen aufgeteilt werden, etwa eine Gruppe mit zweistelligem Präfix und eine Gruppe mit dreistelligem Präfix, um anschließend jeweils eigene Regeln festzulegen. Das ist einfacher zu prüfen als eine einmalige gemischte Bearbeitung und verringert das Risiko, gültige Nummern versehentlich zu löschen.

6. Zusammenfassung

Das batchweise Löschen der äußersten linken Zeichen eines Ordnernamens wandelt im Kern wiederholte manuelle Umbenennungen in eine einheitliche Regel um. Solange Ordner ein linksseitiges Präfix fester Länge besitzen, können Sie über HeSoft Doc Batch Tool nacheinander die Funktion auswählen, Ordner hinzufügen, die äußersten linken Zeichen festlegen, die Löschmenge eintragen und die Bearbeitung starten.

Im Vergleich zum einzelnen Ändern über die Tastatur eignet sich die Batch-Verarbeitung besser für Aufgaben wie Projektarchivierung, Ordnen von Abteilungsunterlagen, Vereinheitlichung von Kundenverzeichnissen und Migration historischer Daten. Es wird empfohlen, zuerst die Benennungsregel zu bestätigen, mit einer kleinen Anzahl von Kopien zu testen und anschließend die offiziellen Ordner zu importieren und auszuführen. Sie können nun zunächst eine Gruppe strukturell einheitlicher Verzeichnisse auswählen, die korrekte Löschmenge nach den Schritten dieses Artikels eintragen und die erste batchweise Umbenennung abschließen.