많은 PDF가 자신의 컴퓨터에서는 정상적으로 표시되지만, 고객이나 동료에게 보내거나 시스템에 업로드한 후 글꼴 대체, 레이아웃 오류, 텍스트 표시 이상 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 흔한 원인 중 하나는 글꼴이 PDF 파일에 포함되지 않았기 때문입니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, PDF 최적화 및 압축 기능을 통해 여러 PDF에 글꼴 포함 방식을 일괄 설정하는 방법, 특히 모든 글꼴을 서브셋화하여 파일을 배포, 보관 및 미리보기에 더 적합하게 만들고 개별적으로 열어 처리하는 반복 작업을 줄이는 방법을 보여줍니다.
일상 사무 작업에서 PDF는 계약서, 입찰 서류, 디자인 초안, 보고서, 강의 자료, 증빙 자료 등 공식 문서 전달에 자주 사용됩니다. PDF의 장점은 레이아웃이 안정적이라는 점이지만, 파일에 사용된 글꼴이 올바르게 포함되지 않았거나 받는 사람의 컴퓨터나 모바일 기기에 해당 글꼴이 설치되어 있지 않으면 글꼴이 대체되거나, 문자 간격이 변경되거나, 기호가 비정상적으로 표시되거나, 영문 이탤릭체 또는 볼드체가 일관되지 않게 표시되는 상황이 발생할 수 있습니다. 수십, 수백 개의 PDF를 대량 발송해야 하는 경우, 글꼴 속성을 하나하나 확인하고 PDF를 일일이 다시 내보내는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락되기도 쉽습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 문제가 바로 이것입니다. 여러 PDF의 글꼴을 포함 또는 서브세트화 상태로 일괄 처리하여 여러 기기에서의 전송 및 미리 보기를 용이하게 하는 방법 말입니다. 스크린샷 속 소프트웨어는 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 사무 환경용 문서 일괄 처리 소프트웨어를 지향하고 있습니다. 핵심 가치는 반복적인 파일 처리 작업을 하나의 프로세스로 통합하여 완료하는 것입니다. 아래에서는 처리 전후 효과 및 구체적인 조작 단계와 함께 PDF 글꼴을 일괄 서브세트화하는 방법을 설명하겠습니다.
적용 시나리오: 어떤 PDF에 글꼴 일괄 포함 또는 서브세트화가 필요한가
모든 PDF의 글꼴을 반드시 다시 처리해야 하는 것은 아니지만, 다음 시나리오는 배포 전에 일괄 글꼴 포함 또는 서브세트화를 진행하기에 매우 적합합니다.
- 계약서, 견적서, 제안서를 외부로 발송하는 경우: 고객이 다른 컴퓨터에서 열 때 제목, 본문, 숫자 및 기호가 모두 일관되게 유지되기를 바랍니다.
- 프로젝트 자료를 일괄 보관하는 경우: 보관 파일은 장기 보존이 필요하며, 나중에 열 때 현재 컴퓨터에 설치된 글꼴에 의존하지 않아야 합니다.
- 정부 행정, 입찰, 논문 또는 자료 시스템에 업로드하는 경우: 시스템에서 PDF를 미리 볼 때 로컬 글꼴 환경을 갖추지 못할 수 있으므로, 글꼴이 포함되지 않으면 미리 보기가 불안정해지기 쉽습니다.
- 디자인, 편집, 인쇄 전 미리 보기: PDF에 특수 글꼴, 굵은 이탤릭체 글꼴 또는 영문 글꼴이 사용된 경우, 글꼴 포함 상태가 미리 보기 효과에 직접적인 영향을 미칩니다.
- 동일 유형의 PDF 여러 개를 일괄 처리하는 경우: 예를 들어 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf 등 여러 파일을 하나씩 열어 설정하면 매우 비효율적입니다.
글꼴 포함과 글꼴 서브세트화의 차이는 간단히 이해할 수 있습니다. 모든 글꼴 포함은 가능한 한 완전한 글꼴 리소스를 PDF에 기록하는 것이고, 모든 글꼴 서브세트화는 문서에서 실제로 사용된 문자에 필요한 글꼴 데이터만 포함하는 것입니다. 전송 미리 보기의 경우, 서브세트화가 일반적으로 표시 안정성과 파일 크기 조절을 더 잘 고려하므로, 많은 사무 환경에서 모든 글꼴 서브세트화를 선택합니다.
효과 미리 보기: 처리 전 PDF 글꼴이 '포함된 서브세트'로 표시되지 않음
아래 처리 전 파일은 처리 대기 중인 PDF 그룹으로, 총 5개의 파일이 있으며 파일 이름은 순서대로 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf입니다. 실제 작업에서 이러한 파일은 Word, docx, doc, Excel, PPT, 디자인 소프트웨어에서 내보내거나 스캔 후 정리한 PDF에서 비롯될 수 있습니다. 각 파일의 글꼴 상태를 수동으로 확인해야 한다면 파일 수가 늘어남에 따라 작업량이 빠르게 증가할 것입니다.
처리 전 문서 속성에서 PDF의 글꼴 목록에 TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT 등의 글꼴 정보가 있지만, 글꼴 이름 뒤에 '포함된 서브세트'와 같은 상태 표시가 나타나지 않는 것을 확인할 수 있습니다. 이는 현재 PDF에 스크린샷에 표시된 방식의 서브세트로 포함되어 있지 않음을 의미합니다. 현재 컴퓨터에서는 정상적으로 표시될 수 있지만, 다른 컴퓨터나 PDF 리더로 변경하거나 온라인 미리 보기 플랫폼에 업로드하면 글꼴 대체나 레이아웃 변화가 발생할 수 있습니다.
이것이 많은 사용자가 간과하기 쉬운 부분입니다. PDF가 정상적으로 보인다고 해서 글꼴이 배포에 적합한 상태임을 의미하지는 않습니다. 특히 영문 Times New Roman의 다양한 글꼴 두께, 이탤릭체, 굵은 이탤릭체, 또는 중문 글꼴, 특수 기호 글꼴이 포함되지 않은 경우, 여러 기기에서 미리 볼 때 불확실성이 존재합니다.
효과 미리 보기: 처리 후 글꼴이 '포함된 서브세트'로 표시됨
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 PDF 최적화 및 압축을 완료하고 글꼴 서브세트화를 선택한 후, 다시 PDF의 문서 속성을 확인하면 글꼴 이름 뒤에 '포함된 서브세트'가 나타나는 것을 볼 수 있습니다. 예를 들어 TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT 등 글꼴이 모두 '포함된 서브세트'로 표시되고, 글꼴 유형도 TrueType(CID), 인코딩은 Identity-H로 표시됩니다.
이것은 PDF가 문서에서 실제로 사용된 글꼴 문자 데이터를 파일에 기록했음을 의미합니다. 받는 사람 입장에서는 본인의 컴퓨터에 완전히 동일한 글꼴이 설치되어 있지 않더라도 원본 레이아웃에 따라 더 쉽게 표시될 수 있습니다. 파일 제작자 입장에서는 5개 PDF의 글꼴 처리를 한 번에 완료하는 것이, PDF 소프트웨어를 하나씩 열어 저장, 내보내기, 확인하는 것보다 훨씬 효율적입니다.
조작 단계: PDF 최적화 및 압축을 사용하여 글꼴 포함 방식 일괄 설정
1단계: PDF 도구로 이동하여 PDF 최적화 및 압축 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 PDF 도구를 선택합니다. 오른쪽에는 PDF 페이지 레이아웃 수정, PDF 페이지 역순 정렬, PDF 페이지를 이미지 형식으로 변환, PDF 빈 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환 등 여러 PDF 관련 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 이 글에서 사용하는 것은 25. PDF 최적화 및 압축입니다.
이 단계의 조작 목적은 PDF 파일을 일괄 최적화할 수 있는 기능 모듈로 진입하는 것입니다. 기능 이름에 '최적화 및 압축'이 포함되어 있지만, 후속 설정 항목에서 이미지 품질, 이미지 최대 해상도 등 압축 관련 매개변수뿐만 아니라 글꼴 포함 방식도 설정할 수 있음을 알 수 있습니다. 따라서 목표가 PDF 글꼴 일괄 포함 또는 서브세트화인 경우에도 마찬가지로 이 기능으로 진입해야 합니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 추가
PDF 최적화 및 압축으로 진입하면 인터페이스 상단에 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 비우기, 더 보기 등 버튼이 제공됩니다. 스크린샷에 따르면 현재 5개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되고 하단에는 레코드 수가 5개로 요약되어 있습니다.
소량의 지정된 파일만 처리하는 경우 파일을 추가하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 한 폴더에 많은 PDF가 집중적으로 저장되어 있는 경우 폴더에서 파일을 가져오기를 사용할 수 있습니다. 가져온 후에는 파일 목록을 확인하여 이름과 경로가 정확한지 검토하고, 처리할 필요가 없는 PDF가 함께 추가되지 않도록 하는 것이 좋습니다. 목록 오른쪽에는 삭제 작업이 있어 특정 레코드를 제거하는 데 사용할 수 있습니다. 파일이 모두 확인되면 하단의 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 진입합니다.
3단계: 처리 옵션에서 글꼴 포함 방식 활성화
두 번째 단계 '처리 옵션 설정'으로 진입하면 인터페이스에서 이미지 품질, 이미지 최대 해상도 및 글꼴 포함 방식을 포함한 여러 옵션 영역을 볼 수 있습니다. 이 중 글꼴 포함 방식 앞에 별표가 있는 것은, 이것이 이번 글꼴 처리와 직접적으로 관련된 핵심 설정임을 나타냅니다. 스크린샷에서 글꼴 포함 방식이 활성화되어 있으며, 모든 글꼴 포함 및 모든 글꼴 서브세트화 두 가지 선택지를 제공합니다.
글꼴을 최대한 완전하게 사용할 수 있도록 하는 것이 목표라면 모든 글꼴 포함을 선택할 수 있습니다. PDF를 전송 미리 보기에 더 적합하게 만들면서 파일 크기도 고려하고 싶다면 모든 글꼴 서브세트화를 선택할 수 있습니다. 스크린샷에서 선택된 것은 모든 글꼴 서브세트화이며, 이는 처리 후 문서 속성에 표시된 '포함된 서브세트'와 일치합니다.
유의할 점은, 이미지 품질과 이미지 최대 해상도는 이미지 압축 관련 옵션이라는 것입니다. 이번에 글꼴 포함에만 관심이 있다면, PDF 내 이미지 선명도에 불필요한 영향을 미치지 않도록 이 옵션들을 함부로 조정하지 않는 것이 좋습니다. 글꼴 포함 방식을 확인한 후, 계속해서 다음을 클릭합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
스크린샷의 프로세스 바에는 후속 단계로 저장 위치 설정 및 처리 시작이 포함되어 있음을 보여줍니다. 저장 위치로 진입하면 실제 사무 습관에 따라 출력 디렉토리를 선택해야 합니다. 특히 계약서, 입찰 서류, 공식 보고서 등 중요한 PDF의 경우 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. '서브세트화된 글꼴' 또는 'PDF 글꼴 처리 완료'와 같은 새 폴더에 출력하면 원본 파일과 비교하기 쉽고 문제 발생 시 되돌리기도 용이합니다.
저장 위치를 설정한 후 처리 시작으로 진입하면, 소프트웨어는 파일 목록에 따라 최적화 및 압축 작업을 일괄 실행하고, 방금 선택한 글꼴 포함 방식에 따라 각 PDF를 처리합니다. 처리가 완료되면 그중 한두 개 파일을 무작위로 열어 PDF 리더의 문서 속성 글꼴 페이지에서 '포함된 서브세트'가 표시되는지 확인하는 것이 좋습니다. 파일 수가 많은 경우 먼저 표본 검사를 하여 규칙이 예상에 부합하는지 확인한 후 외부 배포에 사용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 모든 글꼴 포함과 모든 글꼴 서브세트화 중 무엇을 선택해야 하나요?
주로 일반적인 전파, 미리 보기, 보관용으로 사용된다면, 일반적으로 모든 글꼴 서브세트화가 더 적합합니다. 문서에서 실제로 사용된 문자만 포함하므로 파일 크기를 조절하는 데 도움이 되기 때문입니다. 파일을 이후 전문적인 프로세스에서 심층 편집해야 하거나 특별한 글꼴 요구 사항이 있는 경우, 규정에 따라 모든 글꼴 포함을 선택할 수 있습니다.
2. 글꼴 서브세트화 후 파일 크기가 반드시 작아지나요?
반드시 그렇지는 않습니다. PDF 최적화 및 압축은 글꼴, 이미지, 구조 등 다양한 측면과 관련됩니다. 원래 글꼴이 포함되지 않은 PDF의 경우, 글꼴 데이터를 추가하면 파일 크기가 약간 증가할 수 있지만, 그 대가로 여러 기기에서의 표시 안정성이 향상됩니다. 작아지는지 여부는 원본 파일 구조와 다른 압축 설정에 따라 달라집니다.
3. 일괄 처리 전에 백업을 권장하는 이유는 무엇인가요?
일괄 처리는 한 번에 여러 PDF에 영향을 미칩니다. 파일을 잘못 선택하거나, 저장 경로 설정을 잘못하거나, 처리 결과가 예상과 다른 것을 방지하기 위해, 먼저 원본 파일을 보관하거나 소량의 샘플로 먼저 테스트하는 것이 좋습니다. 처리 후 글꼴 상태, 표시 효과 및 파일 크기가 모두 요구 사항에 부합하는지 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리합니다.
4. 처리 후 문서 속성을 확인해야 하는 이유는 무엇인가요?
육안으로 페이지를 보는 것은 현재 기기에서의 표시가 정상인지만 판단할 수 있으며, 글꼴이 포함되었다는 것을 직접 증명하지는 못합니다. 문서 속성의 글꼴 페이지에서 '포함된 서브세트' 상태를 확인하면 처리 결과를 더 정확하게 확인할 수 있습니다. 이는 중요한 PDF를 배포하기 전에 길들여 둘 가치가 있는 확인 습관입니다.
요약: 일괄 처리를 통해 PDF 글꼴 확인 및 내보내기의 반복 작업 감소
대량의 PDF를 배포해야 할 때, 글꼴 포함 여부는 상대방의 미리 보기 안정성에 직접적인 영향을 미칩니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 최적화 및 압축 기능을 통해 여러 PDF를 작업 목록에 한 번에 추가하고, 글꼴 포함 방식을 일괄 설정하여 모든 글꼴 포함 또는 모든 글꼴 서브세트화를 선택할 수 있습니다. PDF를 하나씩 열어 수동으로 처리하는 것과 비교하면, 이러한 사무 소프트웨어의 일괄 처리 방식은 반복 작업을 현저히 줄이고 누락 위험을 낮출 수 있습니다.
발송, 업로드 또는 보관할 준비가 된 PDF 묶음이 있다면, 먼저 글꼴 속성을 확인하는 것이 좋습니다. 글꼴이 포함 또는 서브세트 포함으로 표시되지 않은 것을 발견하면, 이 글의 단계에 따라 일괄 처리할 수 있습니다. 처리를 완료한 후 문서 속성과 페이지 표시 효과를 다시 표본 검사하면, 더욱 안심하고 전파 및 미리 보기를 진행할 수 있습니다.