De nombreux PDF s'affichent normalement sur leur propre ordinateur, mais après avoir été envoyés à des clients, des collègues ou téléchargés sur un système, des problèmes tels que la substitution de polices, un mauvais alignement de la mise en page ou un affichage anormal du texte peuvent survenir. L'une des causes courantes est que les polices ne sont pas intégrées au fichier PDF. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment configurer le mode d'intégration des polices pour plusieurs PDF par lots via les fonctions d'optimisation et de compression PDF, en particulier en sous-ensemblant toutes les polices, ce qui rend les fichiers plus adaptés à la diffusion, à l'archivage et à la prévisualisation, tout en réduisant le travail répétitif de les ouvrir un par un pour les traiter.
Dans le travail quotidien, le PDF est souvent utilisé pour la transmission de documents officiels tels que contrats, dossiers d’appel d’offres, maquettes, rapports, supports de cours et justificatifs. L’avantage du PDF est sa mise en page stable. Cependant, si les polices utilisées dans le fichier ne sont pas correctement intégrées, et que l’ordinateur ou l’appareil mobile du destinataire ne possède pas les polices correspondantes installées, des problèmes peuvent survenir : substitution de polices, modification de l’espacement des caractères, anomalies des symboles, affichage incohérent de l’italique ou du gras en anglais, etc. Dans un scénario nécessitant l’envoi en masse de dizaines, voire de centaines de PDF, vérifier les propriétés des polices et réexporter chaque PDF un par un est non seulement fastidieux, mais aussi source d’omissions.
Cet article vise à résoudre ce problème : comment utiliser la capacité de traitement par lots d’un logiciel bureautique pour traiter uniformément les polices de nombreux PDF en état intégré ou en sous-ensembles, facilitant ainsi leur diffusion et leur aperçu sur différents appareils. Le logiciel dans les captures d’écran est HeSoft Doc Batch Tool , un outil de traitement de documents par lots orienté vers les scénarios bureautiques. Sa valeur fondamentale est de centraliser les opérations répétitives sur les fichiers en un seul flux de travail. Nous allons maintenant expliquer comment créer des sous-ensembles de polices PDF par lots, en nous appuyant sur les effets avant/après traitement et les étapes opérationnelles spécifiques.
Scénarios applicables : quels PDF nécessitent l’intégration ou la mise en sous-ensembles de polices par lots
Tous les PDF n’ont pas besoin d’un retraitement des polices, mais les scénarios suivants sont parfaitement adaptés à une intégration ou une mise en sous-ensembles des polices par lots avant distribution :
- Envoi externe de contrats, devis, propositions : vous souhaitez que les titres, le corps du texte, les chiffres et les symboles restent cohérents lorsque le client ouvre le document sur différents ordinateurs.
- Archivage par lots de documents de projet : les fichiers archivés doivent être conservés à long terme et ne pas dépendre des polices installées sur l’ordinateur actuel lors d’une ouverture future.
- Téléchargement vers des systèmes gouvernementaux, d’appel d’offres, de thèses ou documentaires : l’aperçu du PDF par le système peut ne pas disposer de l’environnement de polices local, une absence d’intégration peut facilement causer une instabilité de l’aperçu.
- Aperçu avant conception, mise en page ou impression : si le PDF utilise des polices spéciales, des styles gras/italiques ou des polices anglaises, l’état d’intégration des polices affecte directement le rendu de l’aperçu.
- Traitement par lots de plusieurs PDF similaires : par exemple, plusieurs fichiers nommés 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf. Il serait très inefficace de les ouvrir et de les configurer un par un.
La différence entre l’intégration complète des polices et la mise en sous-ensembles peut être comprise simplement : l’intégration de toutes les polices tente d’écrire la ressource de police complète dans le PDF ; la mise en sous-ensembles de toutes les polices n’intègre que les données de police nécessaires aux caractères réellement utilisés dans le document. Pour la diffusion et l’aperçu, les sous-ensembles offrent généralement un meilleur équilibre entre stabilité d’affichage et contrôle de la taille du fichier, c’est pourquoi de nombreux scénarios bureautiques optent pour la mise en sous-ensembles de toutes les polices.
Aperçu du résultat : le PDF avant traitement ne montre pas les polices comme intégrées en sous-ensembles
Le fichier avant traitement ci-dessous est un ensemble de PDF en attente, composé de 5 fichiers nommés successivement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf. En pratique, ces fichiers peuvent provenir d’une exportation de Word, docx, doc, Excel, PPT, d’un logiciel de conception, ou être des PDF issus d’une numérisation. Si l’état des polices devait être vérifié manuellement pour chaque fichier, la charge de travail augmenterait rapidement avec le nombre de fichiers.
Dans les propriétés du document avant traitement, la liste des polices du PDF inclut des informations telles que TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT, mais le nom de la police n’est pas suivi de l’indicateur d’état « Intégrée en sous-ensemble ». Cela signifie que ces polices ne sont pas intégrées dans le PDF actuel selon le mode sous-ensemble illustré. Pour l’ordinateur actuel, l’affichage peut sembler normal ; cependant, sur un autre ordinateur, avec un autre lecteur PDF, ou après téléchargement sur une plateforme d’aperçu en ligne, une substitution de police ou un changement de mise en page peut survenir.
C’est un point souvent négligé par de nombreux utilisateurs : un PDF qui semble normal ne signifie pas que les polices sont prêtes pour la distribution. En particulier pour les différentes graisses, italiques, et italiques grasses du Times New Roman, ou pour les polices chinoises et les polices de caractères spéciaux, s’ils ne sont pas intégrés, l’aperçu sur différents appareils reste incertain.
Aperçu du résultat : les polices après traitement sont affichées comme intégrées en sous-ensembles
Après avoir effectué l’optimisation et la compression du PDF via HeSoft Doc Batch Tool et choisi la mise en sous-ensembles des polices, une nouvelle vérification des propriétés du document PDF montre que la mention « Intégrée en sous-ensemble » apparaît après le nom des polices. Par exemple, les polices TimesNewRomanPS-BoldItalicMT, TimesNewRomanPS-BoldMT, TimesNewRomanPS-ItalicMT, TimesNewRomanPSMT sont toutes affichées comme étant intégrées en sous-ensembles. Le type de police est également indiqué comme TrueType(CID), avec l’encodage Identity-H.
Cela indique que le PDF a inscrit dans le fichier les données de caractères de police réellement utilisées par le document. Pour le destinataire, même si une police strictement identique n’est pas installée sur sa machine, il est plus probable que l’affichage respecte la mise en page originale. Pour le créateur du document, traiter les polices de 5 PDF en une seule opération par lots est bien plus efficace que d’ouvrir chaque PDF dans un logiciel dédié pour l’enregistrer, l’exporter et le vérifier individuellement.
Procédure : Utiliser l’optimisation et la compression de PDF pour définir le mode d’intégration des polices par lots
Étape 1 : Accéder aux outils PDF et sélectionner Optimisation et compression du PDF
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , dans la classification des fonctions à gauche, sélectionnez Outils PDF. Plusieurs fonctions de traitement par lots liées aux PDF s’affichent à droite, telles que Modifier la mise en page du PDF, Inverser l’ordre des pages du PDF, Convertir les pages PDF en images, Supprimer les pages blanches du PDF, Convertir PDF en Word, Convertir PDF en images JPG, etc. Cet article utilise l’option 25. Optimisation et compression du PDF.
L’objectif de cette étape est d’accéder au module fonctionnel permettant d’optimiser les fichiers PDF par lots. Bien que le nom de la fonction inclue « Optimisation et compression », les options de configuration suivantes montrent qu’elle permet non seulement de gérer les paramètres liés à la compression, comme la qualité et la résolution maximale des images, mais aussi de définir le mode d’intégration des polices. Par conséquent, lorsque l’objectif est d’intégrer ou de créer des sous-ensembles de polices PDF par lots, c’est bien cette fonction qu’il faut utiliser.
Étape 2 : Ajouter les fichiers PDF à traiter
Après être entré dans Optimisation et compression du PDF, la partie supérieure de l’interface propose les boutons Ajouter des fichiers, Importer des fichiers à partir d’un dossier, Vider, Plus. Selon la capture d’écran, 5 fichiers PDF ont été importés. La liste affiche des détails comme le numéro d’ordre, le nom, le chemin, l’extension, la date de création et de modification, avec un récapitulatif de 5 enregistrements affiché en bas.
Pour traiter seulement quelques fichiers spécifiques, on peut cliquer sur Ajouter des fichiers et les sélectionner un par un. Si un dossier contient de nombreux PDF, on peut utiliser l’option Importer des fichiers à partir d’un dossier. Après l’importation, il est conseillé de vérifier la liste des fichiers pour s’assurer que les noms et chemins sont corrects, afin d’éviter d’inclure des PDF non concernés. Une action Supprimer est disponible à droite de la liste pour retirer un enregistrement. Une fois les fichiers confirmés, cliquez sur Suivant en bas pour accéder à la configuration des options de traitement.
Étape 3 : Activer le mode d’intégration des polices dans les options de traitement
En passant à la deuxième étape « Définir les options de traitement », l’interface montre plusieurs zones d’options, dont la qualité d’image, la résolution maximale de l’image et le mode d’intégration des polices. Ce dernier est précédé d’un astérisque, indiquant qu’il s’agit du paramètre clé directement lié à ce traitement de polices. Dans la capture d’écran, le mode d’intégration des polices est activé et propose deux choix : Intégrer toutes les polices et Mettre toutes les polices en sous-ensembles.
Si votre objectif est de garantir la disponibilité complète des polices autant que possible, choisissez Intégrer toutes les polices. Si votre but est de rendre le PDF plus adapté à la diffusion et à l’aperçu tout en maîtrisant la taille du fichier, optez pour Mettre toutes les polices en sous-ensembles. La capture d’écran montre que cette dernière option est sélectionnée, ce qui correspond à l’apparition de la mention « Intégrée en sous-ensemble » dans les propriétés du document après traitement.
Il est important de noter que la qualité d’image et la résolution maximale de l’image sont des options liées à la compression d’image. Si vous vous concentrez uniquement sur l’intégration des polices, il est déconseillé de modifier ces paramètres arbitrairement, afin de ne pas impacter inutilement la netteté des images dans le PDF. Après avoir confirmé le mode d’intégration, cliquez sur Suivant.
Étape 4 : Définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
La barre de progression dans la capture d’écran indique que les étapes suivantes comprennent Définir l’emplacement d’enregistrement et Lancer le traitement. Lors de la définition de l’emplacement, choisissez le répertoire de sortie selon vos habitudes de travail. Il est conseillé de ne pas écraser les fichiers originaux, surtout pour des documents importants tels que contrats, dossiers d’appel d’offres ou rapports officiels. Créez un nouveau dossier, par exemple « Polices en sous-ensembles » ou « PDF après traitement des polices », pour faciliter la comparaison avec les originaux et permettre un retour en arrière en cas de problème.
Une fois l’emplacement de sauvegarde défini, passez à Lancer le traitement. Le logiciel exécute alors les tâches d’optimisation et de compression par lots selon la liste de fichiers, en traitant chaque PDF conformément au mode d’intégration des polices choisi précédemment. Le traitement terminé, il est recommandé d’ouvrir aléatoirement un ou deux fichiers et de vérifier dans l’onglet Polices des propriétés du document du lecteur PDF si la mention « Intégrée en sous-ensemble » est présente. Si le nombre de fichiers est très important, une vérification par sondage permet de confirmer que la règle répond aux attentes avant la distribution externe.
Questions fréquentes et points d’attention
1. Faut-il choisir l’intégration de toutes les polices ou la mise en sous-ensembles ?
Pour une utilisation courante de diffusion, d’aperçu ou d’archivage, la mise en sous-ensembles de toutes les polices est généralement plus appropriée, car elle n’intègre que les caractères réellement utilisés, ce qui aide à contrôler la taille du fichier. Si le fichier doit être retravaillé en profondeur dans un flux professionnel ultérieur ou a des exigences de police spécifiques, l’intégration de toutes les polices peut être choisie conformément aux spécifications.
2. La taille du fichier diminuera-t-elle nécessairement après la mise en sous-ensemble des polices ?
Pas forcément. L’optimisation et la compression du PDF touchent à divers aspects : polices, images, structure. Pour un PDF qui n’avait pas de polices intégrées à l’origine, l’ajout de données de police peut légèrement augmenter la taille du fichier ; l’avantage en contrepartie est une plus grande stabilité d’affichage sur différents appareils. La variation de taille dépend de la structure du fichier d’origine et des autres paramètres de compression.
3. Pourquoi est-il conseillé de faire une sauvegarde avant le traitement par lots ?
Un traitement par lots affecte plusieurs PDF en une seule fois. Pour éviter une sélection erronée de fichiers, une erreur de paramétrage du chemin de sauvegarde, ou un résultat non conforme aux attentes, il est prudent de conserver les fichiers originaux, ou de tester d’abord sur un petit échantillon. Lancez le traitement par lots sur l’ensemble des fichiers seulement après avoir confirmé que l’état des polices traitées, le rendu d’affichage et la taille des fichiers répondent aux exigences.
4. Pourquoi vérifier les propriétés du document après traitement ?
Un examen visuel des pages permet seulement de juger si l’affichage est normal sur l’appareil actuel, mais ne prouve pas directement que les polices sont intégrées. Consulter l’onglet Polices dans les propriétés du document pour vérifier l’état « Intégrée en sous-ensemble » confirme le résultat du traitement de manière plus précise. C’est une bonne habitude de vérification à prendre avant de distribuer des PDF importants.
Conclusion : réduire le travail répétitif de vérification et d’exportation des polices PDF grâce au traitement par lots
Lorsqu’un grand nombre de PDF doivent être distribués, l’intégration ou non des polices affecte directement la stabilité de l’aperçu pour le destinataire. Grâce à la fonction d’optimisation et de compression PDF de HeSoft Doc Batch Tool , il est possible d’ajouter plusieurs PDF en une seule fois à la liste des tâches et de définir uniformément le mode d’intégration des polices – en choisissant entre intégrer toutes les polices ou les mettre en sous-ensembles. Comparé à l’ouverture manuelle de chaque PDF, ce mode de traitement par lots offert par le logiciel bureautique réduit considérablement le travail répétitif et diminue le risque d’omissions.
Si vous avez sous la main un lot de PDF prêts à être envoyés, téléchargés ou archivés, il est conseillé de vérifier d’abord les propriétés des polices. Si vous constatez que les polices ne sont pas indiquées comme intégrées ou intégrées en sous-ensembles, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour un traitement par lots. Après le traitement, une vérification par sondage des propriétés du document et de l’affichage des pages vous permettra de procéder à la diffusion et à l’aperçu en toute confiance.