PDF: Zwei Seiten auf einer Seite – Stapelverarbeitungsmethode: Ein 180-seitiges PDF schnell auf 90 Seiten komprimieren und layouten

Wenn die PDF zu viele Seiten hat, ist das Drucken und Durchsehen unbequem. Sie können benachbarte Seiten auf einem Blatt zusammenfassen, indem Sie zwei Seiten pro Blatt anordnen. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und erklärt, wie Sie PDF-Dateien im Stapel importieren, mit der Funktion „Mehrere PDF-Seiten zusammen anordnen“ 2 Seiten horizontal und 1 Seite vertikal einstellen und die neue PDF in der Reihenfolge von links nach rechts ausgeben. Nach der Verarbeitung wird die Beispiel-PDF von 180 Seiten auf 90 Seiten reduziert und eignet sich für Schulungsunterlagen, Lesematerial, Besprechungsdokumente und Archivvorschauen.

Viele PDF-Dokumente haben viele Seiten, aber der Inhalt pro Seite ist nicht vollständig ausgefüllt. Wenn man sie direkt druckt, verschwendet das nicht nur Papier, sondern ist auch unpraktisch beim Binden und Mitnehmen. Insbesondere bei Schulungsunterlagen, Lehrmaterialien, Konferenzunterlagen und Lesedokumenten besteht ein häufiger Bedarf darin, zwei PDF-Seiten auf einer Seite anzuordnen, also die ursprüngliche Seite 1 und Seite 2 verkleinert auf derselben Seite unterzubringen und Seite 3 und Seite 4 auf der nächsten Seite. Nach dieser Bearbeitung kann die Seitenzahl des PDFs deutlich reduziert und die Druckkosten gesenkt werden.

Die manuelle Umsetzung von zwei PDF-Seiten auf einer Seite ist nicht einfach. Mit einem normalen PDF-Reader kann man beim Drucken meist nur mehrere Seiten pro Blatt auswählen, aber nicht unbedingt direkt eine neue PDF-Datei erzeugen. Wenn man jede Datei einzeln einrichten muss, ist die Effizienz bei Dutzenden von PDFs sehr gering. HeSoft Doc Batch Tool Als Software für die Stapelverarbeitung von Dokumenten im Büroumfeld kann diese wiederkehrenden Vorgänge einheitlich einrichten und anschließend stapelweise ausführen. Im Folgenden erläutern wir anhand von Screenshots ausführlich, wie mehrere PDF-Seiten zu einer Seite zusammengeführt und angeordnet werden.

Anwendungsszenarien: Wann benötigt man zwei PDF-Seiten auf einer Seite

Zwei PDF-Seiten auf einer Seite eignen sich für Szenarien, in denen die Seitenzahl reduziert werden soll, der Inhalt aber nicht zu stark verkleinert werden soll. Im Vergleich zu vier Seiten pro Blatt ist die Lesbarkeit des Textes bei zwei Seiten pro Blatt höher. Im Vergleich zur ursprünglichen Einzelseite lässt sich etwa die Hälfte der Seitenzahl einsparen. Daher ist dies bei vielen Bürodrucken und der Aufbereitung von Unterlagen ein Kompromiss.

Beispielsweise können Lehrer oder Trainer beim Verteilen von Kursunterlagen jeweils zwei Folien auf einem Blatt anordnen, damit die Teilnehmer leichter Notizen machen können. Verwaltungsmitarbeiter können beim Ordnen von Sitzungsunterlagen Anhänge mit zwei Seiten pro Blatt ausgeben und so die Anzahl der Druckexemplare verringern. Beim Archivieren gescannter Dokumente im Unternehmen können Seiten mit wenig Inhalt zusammengeführt werden, um die Anzahl der beim Durchsehen angezeigten Seiten zu reduzieren. Auch beim persönlichen Lernen können englische Lesetexte, Handbücher, Auszüge aus Arbeiten und Ähnliches in zwei Seiten pro Blatt umgewandelt werden, um sie schneller durchblättern zu können.

Zu beachten ist, dass zwei PDF-Seiten auf einer Seite das Seitenlayout verändert und keine einfache Komprimierung der Dateigröße darstellt. Es wird ein neues Seitenlayout erzeugt, bei dem zwei Originalseiten nebeneinander auf derselben Ausgabeseite dargestellt werden. Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen sowie grafische und textliche Inhalte werden dabei in der Regel zusammen mit der Originalseite skaliert und beibehalten.

Ergebnisvorschau: Vor der Bearbeitung nimmt jede PDF-Seite eine eigene Seite ein

Vor der Bearbeitung zeigt der PDF-Reader das Originaldokument an. Im Screenshot ist zu erkennen, dass Seite 11 und Seite 12 jeweils als zwei getrennte Seiten übereinander dargestellt werden und das Dokument insgesamt 180 Seiten umfasst. Bei langen Dokumenten bedeuten 180 Seiten, dass beim Drucken viel Papier benötigt wird und auch beim Lesen häufig umgeblättert werden muss.

Wenn es nur um ein gelegentliches Lesen geht, ist es kein Problem, den ursprünglichen Zustand beizubehalten. Wenn das Material jedoch für mehrere Personen gedruckt oder zu einer Version aufbereitet werden soll, die sich schnell durchsehen lässt, ist das ursprüngliche Einzelseitenlayout nicht effizient genug. In diesem Fall können benachbarte Seiten durch das Anordnen von zwei Seiten auf einer Seite auf demselben Ausgabeblatt zusammengeführt werden.

Ergebnisvorschau: Nach der Bearbeitung werden benachbarte Seiten nebeneinander angezeigt

Nach der Bearbeitung werden die ursprünglich getrennt übereinander dargestellten Seiten neu auf derselben Seite angeordnet. Im Screenshot befindet sich die ursprüngliche Seite 11 links und die ursprüngliche Seite 12 rechts. Beide Seiten bilden zusammen eine neue PDF-Seite. Die Gesamtseitenzahl im Reader beträgt nun 90 Seiten, was genau der Seitenzahländerung nach der Anordnung von zwei Seiten pro Blatt entspricht.

Dieses Ergebnis eignet sich hervorragend zum Papiersparen beim Drucken. Im Vergleich zur kurzfristigen Druckereinstellung „zwei Seiten pro Blatt“ besteht der Vorteil darin, dass zuerst eine neue PDF-Datei über die Bürosoftware erzeugt wird. Das Ergebnis ist speicherbar, überprüfbar und erneut verteilbar und kann auch bequem an Kollegen oder Kunden zur direkten Ansicht weitergegeben werden.

Arbeitsschritte: Zwei PDF-Seiten auf einer Seite stapelweise einrichten

Schritt 1: In den PDF-Werkzeugen die Funktion zum Zusammenführen und Anordnen von Seiten finden

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie links „PDF-Werkzeuge“. Im Hauptbereich werden Karten mit PDF-Funktionen angezeigt. Um zwei PDF-Seiten auf einer Seite umzusetzen, klicken Sie auf „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“. Aus der Funktionsbeschreibung geht hervor, dass diese Funktion dazu dient, mehrere Seiten eines PDFs stapelweise zu skalieren und auf derselben Seite anzuordnen.

Dieser Schritt ist sehr wichtig, denn „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ ist nicht dieselbe Funktion wie „PDF-Dateien zu einer Datei zusammenführen“. Wenn Sie die Dateizusammenführung wählen, werden mehrere PDFs lediglich zu einer Datei verbunden, ohne zwei Seiten auf einer Seite anzuordnen. Um zwei Seiten pro Blatt umzusetzen, sollten Sie die Funktion zum Zusammenführen und Anordnen von Seiten wählen.

Schritt 2: Eine oder mehrere PDF-Dateien hinzufügen

Auf der Funktionsseite wird oben der aktuelle Aufgabenname „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ angezeigt. Außerdem stehen Aktionen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“ und „Mehr“ zur Verfügung. Für ein einzelnes PDF können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken. Für eine Reihe von PDFs empfiehlt es sich, „Dateien aus Ordner importieren“ zu verwenden, um alle PDFs eines Ordners auf einmal in die Verarbeitungsliste aufzunehmen.

Im Screenshot wurden der Aufgabenliste bereits vier PDF-Dateien hinzugefügt. Die Software listet Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit auf. Hier können Sie prüfen, ob eine falsche Datei ausgewählt wurde, und über das Löschsymbol rechts nicht benötigte Einträge entfernen. Klicken Sie nach der Überprüfung unten auf „Weiter“. Ziel dieses Schritts ist es festzulegen, welche PDF-Dateien diesmal stapelweise verarbeitet werden sollen.

Schritt 3: Anzahl der horizontalen Seiten auf 2 und Anzahl der vertikalen Seiten auf 1 setzen

Wenn Sie zu „Verarbeitungsoptionen festlegen“ gelangen, suchen Sie nach „Anzahl horizontaler Seiten“ und „Anzahl vertikaler Seiten“. Um zwei PDF-Seiten auf einer Seite umzusetzen, empfiehlt es sich, die Anzahl horizontaler Seiten auf 2 und die Anzahl vertikaler Seiten auf 1 zu setzen. Dadurch wird jede Ausgabeseite in einen linken und einen rechten Bereich unterteilt, wobei die vorherige Seite links und die nachfolgende Seite rechts platziert wird.

Diese Parameter bestimmen, wie viele ursprüngliche PDF-Seiten auf jeder neuen Seite untergebracht werden. Horizontal 2, vertikal 1 bedeutet eine Zeile mit zwei Spalten; horizontal 1, vertikal 2 bedeutet eine Spalte mit zwei Zeilen. Für die meisten horizontal gelesenen und üblichen hochformatigen A4-Dokumente entspricht horizontal 2, vertikal 1 eher dem gewohnten Erscheinungsbild von gedruckten Schulungsunterlagen. Wenn Ihr PDF selbst jedoch aus Querformatseiten besteht, können Sie die Einstellung entsprechend der Inhaltsrichtung anpassen.

Schritt 4: Anordnung von links nach rechts bestätigen

Auf derselben Einstellungsseite sehen Sie die Option „Anordnung“. Im Beispiel ist „Von links nach rechts, dann von oben nach unten“ ausgewählt. Bei der Einrichtung von zwei Seiten pro Blatt bedeutet dies, dass die erste ursprüngliche Seite links und die zweite ursprüngliche Seite rechts angeordnet wird; die nächste Seitengruppe gelangt dann auf die nächste Ausgabeseite. Diese Reihenfolge entspricht der Lesegewohnheit bei den meisten PDF-Dokumenten.

Wenn Sie „Von oben nach unten, dann von links nach rechts“ wählen, ändert sich die Füllreihenfolge bei Layouts mit mehreren Zeilen und Spalten. Bei zwei Seiten pro Blatt sollten Sie die Auswahl anhand der endgültigen Leserichtung bestätigen. Wenn Sie die Anordnung vor der Verarbeitung prüfen, vermeiden Sie, dass die Seitenreihenfolge nach der Erzeugung nicht den Erwartungen entspricht.

Schritt 5: Anhand des Seitenrands entscheiden, ob zuerst leere Ränder zugeschnitten werden sollen

Auf der Einstellungsseite gibt es außerdem die Option „Erst die Randbereiche der Seiten automatisch zuschneiden und dann anordnen“. Wenn das ursprüngliche PDF rundum viel freien Rand aufweist, kann diese Option den Inhalt nach dem Zusammenführen in der Regel vergrößern und die Lesbarkeit verbessern. Im Beispiel-Screenshot ist diese Option einstellbar. Sie können je nach tatsächlichem Dokument entscheiden, ob Sie sie aktivieren.

Bei gescannten PDFs, aus PPT exportierten PDFs und PDFs mit vielen Bildern können die Randbereiche deutlich ausgeprägt sein. Dann ist es praktischer, erst zuzuschneiden und anschließend anzuordnen. Bei formellen Dokumenten mit bereits normgerechten Seitenrändern können Sie die Standardeinstellung beibehalten, wenn sich die Seitenränder nicht verändern sollen.

Schritt 6: Ausgabeort festlegen und Stapelverarbeitung starten

Nachdem Sie die Layoutparameter festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Oben im Ablauf wird angezeigt, dass noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Wählen Sie unter Speicherort einen gut auffindbaren Ausgabeordner. Es wird empfohlen, die Originaldateien nicht direkt zu überschreiben. Gehen Sie anschließend zum Schritt „Verarbeitung starten“ und warten Sie, bis die Software die PDF-Ergebnisse mit zwei Seiten pro Blatt stapelweise erzeugt hat.

Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das ausgegebene PDF zur Kontrolle. Prüfen Sie vor allem die erste Seite, die zweite Seite und einige zufällig ausgewählte mittlere Seiten, um festzustellen, ob die Reihenfolge der linken und rechten Seiten, die Seitenschärfe und die Seitenzahländerung den Erwartungen entsprechen. Wenn sich das Beispieldokument von 180 auf 90 Seiten verringert hat, bedeutet dies, dass die Anordnung von zwei Seiten pro Blatt korrekt umgesetzt wurde.

Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum hat sich die Seitenzahl nach der Bearbeitung halbiert?

Weil bei der Einstellung horizontal 2, vertikal 1 jede neue Seite zwei ursprüngliche Seiten aufnimmt. Wenn das Originaldokument 180 Seiten hat, ergeben sich nach der Bearbeitung theoretisch 90 Seiten. Bei einer ungeraden Seitenzahl kann auf der letzten Seite nur eine ursprüngliche Seite platziert werden.

2. Beeinträchtigt die Anordnung von zwei Seiten pro Blatt die Textschärfe?

Die Seiten werden proportional verkleinert, daher wird der Text kleiner. Im Vergleich zu vier Seiten pro Blatt bleibt die Lesbarkeit bei zwei Seiten pro Blatt jedoch in der Regel gut. Beurteilen Sie vor der Bearbeitung anhand des Verwendungszwecks: Wenn das Ergebnis für formelles Lesen gedacht ist, sollten Sie nicht zu viele Seiten pro Blatt einstellen. Wenn es nur für eine schnelle Vorschau gedacht ist, können Sie die Anzahl entsprechend erhöhen.

3. Kann man mehrere PDFs gleichzeitig verarbeiten?

Ja. Im Screenshot wurde bereits gezeigt, dass mehrere PDFs in die Liste aufgenommen wurden. Nach der einheitlichen Einrichtung der Parameter verarbeitet die Software die PDFs in der Liste nach derselben Regel stapelweise. Das eignet sich für die stapelweise Umwandlung von Schulungsunterlagen, Materialpaketen und gescannten Dateien.

4. Eignet sich das bearbeitete PDF zum erneuten Versand an andere Personen?

Ja. Anders als bei Druckeinstellungen wird bei der Stapelanordnung eine neue PDF-Datei erzeugt. Der Empfänger sieht beim Öffnen der Datei direkt das Ergebnis mit zwei Seiten pro Blatt und muss keine Druckparameter selbst einstellen.

Fazit: Zwei PDF-Seiten auf einer Seite machen Drucken und Archivieren effizienter

Das Anordnen von zwei PDF-Seiten auf einer Seite ist eine praktische Methode, um die Büroeffizienz zu steigern und Druckkosten zu senken. Mit der Funktion „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie PDF-Dateien stapelweise importieren, einheitlich zwei horizontale Seiten, eine vertikale Seite und die Anordnung festlegen und anschließend ein neues PDF ausgeben. Im Vergleich zur manuellen Anpassung einzelner Dateien ist diese Methode stabiler und eignet sich besser für die Verarbeitung großer Dokumentmengen. Es wird empfohlen, vor der Stapelverarbeitung zunächst eine Datei zu testen und erst nach Bestätigung eines klaren Layouts alle PDF-Dokumente auf einmal zu verarbeiten.