Wie mehrere PDF-Seiten auf einer Seite zusammengeführt werden – Anleitung zum Verkleinern mehrerer Seiten und zum Zwei-auf-eins-Layout

Wenn PDFs viele Seiten haben, ist es nicht nur papierintensiv, sie direkt zu drucken oder Seite für Seite anzusehen, sondern auch unpraktisch für den direkten Vergleich. Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit Office-Software mehrere Seiten einer PDF verkleinern und auf derselben Seite anordnen können – am Beispiel eines 2-in-1-Layouts mit zwei Seiten quer und einer Seite hoch. Vollständig beschrieben werden der Funktionszugang, der Stapelimport von Dateien, die Einstellung der Seitenanzahl, die Anordnungsreihenfolge, das Randbeschneiden, der Speicherort und die Ergebnisprüfung, damit Benutzer das Zusammenfassen mehrerer PDF-Seiten und den verkleinerten Stapeldruck schnell erledigen können.

Wenn eine PDF-Datei Dutzende oder sogar Hunderte von Seiten umfasst, verbraucht der direkte Ausdruck oft viel Papier. Wenn Sie gegenüberliegende Seiten vergleichen, Handouts erstellen oder eine Prüfversion erzeugen möchten, ist das seitenweise Durchblättern ebenfalls nicht übersichtlich genug. Manuelles Erstellen von Screenshots, Kopieren und neues Anordnen kann zwar zwei PDF-Seiten auf ein Blatt setzen, aber bei mehreren Dateien müssen dieselben Schritte wiederholt ausgeführt werden. Dabei treten leicht Probleme wie fehlende Seiten, falsche Reihenfolge oder uneinheitliche Größen auf.

Dieser Artikel behandelt die Frage: „Wie können mehrere Seiten einer PDF-Datei stapelweise zu einer Seite zusammengeführt und angeordnet werden?“ Wir verwenden die Funktion „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ in HeSoft Doc Batch Tool , um die ursprünglich einzeln angezeigten PDF-Seiten nach festgelegten Zeilen und Spalten verkleinert auf einer neuen Seite anzuordnen. Im Beispiel werden zwei Seiten horizontal und eine Seite vertikal verwendet, also das übliche PDF-Layout mit zwei Seiten auf einer Seite. Diese Office-Software unterstützt das gleichzeitige Hinzufügen mehrerer PDF-Dateien und eignet sich für die stapelweise Erstellung von verkleinerten Druckvorlagen, Schulungsunterlagen, Besprechungsanhängen und Druckversionen. Dadurch lässt sich der Zeitaufwand für das einzelne Öffnen von Dateien und wiederholte Einstellungen reduzieren.

1. Für welche Szenarien eignet sich das Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten auf eine Seite?

1.1 Erstellen einer Leseversion mit zwei nebeneinanderliegenden Seiten

Für Lehrbücher, Berichte, Produkthandbücher und Kursmaterialien können zwei aufeinanderfolgende Seiten nebeneinander auf einer neuen Seite angeordnet werden. So sind beim Betrachten am Computer die vorherigen und nachfolgenden Inhalte gleichzeitig sichtbar. Das eignet sich für den Vergleich von Abbildungen, Kontext und doppelseitigen Designentwürfen.

1.2 Stapelweises Erzeugen papier sparender Druckvorlagen

Wenn die Originaldatei sehr viele Seiten hat, kann die verkleinerte Mehrseiten-Anordnung der PDF genutzt werden, um die Anzahl der Ausgabeseiten zu verringern. Wenn pro Seite zwei Originalseiten angeordnet werden und die Seitenzahl gerade ist sowie alle Seiten einbezogen werden, beträgt die Seitenzahl der neuen PDF in der Regel etwa die Hälfte der ursprünglichen Seitenzahl. Beim Drucken von Besprechungsunterlagen, Lernmaterialien oder internen Prüfungsdokumenten lässt sich der Papierverbrauch deutlich senken.

1.3 Aufbereiten von Schulungshandouts und Besprechungsanhängen

Trainer müssen häufig vollständige Kursunterlagen oder Dokumente in gut notierbare Handouts umwandeln. Durch das Zusammenführen mehrerer Seiten auf einer Seite kann die Informationsdichte pro Seite erhöht werden, während Texte, Bilder und Seitenstruktur der ursprünglichen PDF erhalten bleiben. Im Vergleich zum seitenweisen Erstellen von Screenshots und anschließendem neuen Anordnen in Word, DOCX oder PowerPoint ist die direkte Verarbeitung der PDF mit weniger Schritten verbunden.

1.4 Gleichzeitiges Verarbeiten mehrerer PDF-Dateien

Wenn sich in einem Ordner mehrere Kapitelunterlagen, Vertragsanhänge, Prüfungsbögen oder Projektberichte befinden, entsteht durch das einzelne Öffnen und Einrichten einer Zwei-auf-eins-Anordnung viel wiederholte Arbeit. HeSoft Doc Batch Tool ist auf die stapelweise Verarbeitung von Bürodateien ausgerichtet und kann mehrere PDF-Dateien gleichzeitig aufnehmen und nach einheitlichen Regeln das Zusammenführen und Anordnen der Seiten durchführen.

2. Ergebnisvorschau: Was ändert sich vor und nach der Verarbeitung?

Vor der Verarbeitung: Jede Inhaltsseite wird einzeln angezeigt

In der PDF vor der Verarbeitung nimmt jede Originalseite eine vollständige Seite ein. Im Screenshot ist zu sehen, dass Seite 11 und Seite 12 untereinander fortlaufend angezeigt werden. Die Inhalte der beiden Seiten sind voneinander unabhängig, und die Gesamtseitenzahl der Datei wird im Reader mit 180 Seiten angezeigt. Wenn die gesamte Datei gedruckt werden soll, muss entsprechend der ursprünglichen Seitenzahl ausgegeben werden.

Der Vorteil dieses Layouts besteht darin, dass der Inhalt einer einzelnen Seite größer dargestellt wird. Wenn jedoch ein schnelles Überfliegen, ein Vergleich benachbarter Seiten oder das Einsparen von Druckpapier erforderlich ist, ist die Seitenausnutzung nicht hoch genug. Insbesondere bei einer großen Seitenanzahl in Stapeldateien ist es nicht realistisch, das Layout jeder Seite manuell zu ändern.

Nach der Verarbeitung: Zwei PDF-Seiten werden horizontal auf derselben Seite angeordnet

Nach Abschluss der Verarbeitung werden die ursprüngliche Seite 11 und Seite 12 proportional verkleinert und in der Reihenfolge von links nach rechts auf derselben horizontalen Seite angeordnet. Der ursprüngliche Seiteninhalt und die Seitenzahlen bleiben erkennbar; der linke und der rechte Teil entsprechen den beiden ursprünglich eigenständigen Seiten. Die Gesamtseitenzahl der Beispieldatei ändert sich von 180 auf 90 Seiten. Das zeigt, dass jeweils zwei Originalseiten zu einer Ausgabeseite zusammengefasst wurden.

Zu beachten ist, dass die endgültige Seitenzahl von der ursprünglichen Seitenzahl, der Anzahl der Seiten pro Ausgabeseite sowie davon abhängt, ob am Ende Restseiten vorhanden sind, die keine vollständige Gruppe bilden können. Wenn die Originaldatei eine ungerade Seitenzahl hat, bleibt am Ende in der Regel eine Seitenposition übrig. Beurteilen Sie das Ergebnis daher nicht nur anhand der theoretischen Seitenzahl, sondern prüfen Sie nach der Verarbeitung die erste Seite, fortlaufende Seiten und die letzte Seite.

3. Arbeitsschritte: Stapelweises Erstellen eines PDF-Layouts mit zwei Seiten auf einer Seite

Schritt 1: Funktion „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ öffnen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Navigationsleiste „PDF-Werkzeuge“. Im Hauptbereich werden verschiedene PDF-Verarbeitungsfunktionen angezeigt, darunter Kategorien wie Inhaltsbearbeitung, Zusammenführen und Teilen, Sicherheitsschutz und Seitenbearbeitung. Suchen Sie in der Werkzeugliste den Eintrag „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ und klicken Sie darauf. Die Beschreibung unter dieser Funktion lautet, dass mehrere Seiten einer PDF stapelweise verkleinert und auf derselben Seite angeordnet werden. Das entspricht dem in diesem Artikel beschriebenen Bedarf, mehrere PDF-Seiten auf einer Seite zusammenzuführen.

Es ist sehr wichtig, die richtige Funktion aufzurufen. „PDF-Dateien zu einer Datei zusammenführen“ löst in der Regel das Problem, mehrere PDF-Dateien aneinanderzuhängen. „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ bearbeitet dagegen das Seitenlayout: Mehrere Originalseiten werden verkleinert und auf einer neuen Seite angeordnet. Die Namen ähneln sich, aber das Ausgabeergebnis unterscheidet sich.

Schritt 2: Eine oder mehrere PDF-Dateien hinzufügen

Nach dem Öffnen der Funktionsseite bleibt der Ablauf zunächst bei „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Dateien hinzufügen“, um die anzuordnenden PDF-Dateien hinzuzufügen. Wenn mehrere Dateien bereits zentral gespeichert sind, können Sie auch „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden, um sie stapelweise hinzuzufügen. Im Screenshot-Beispiel werden die vier Dateien 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf gleichzeitig hinzugefügt. Die Liste zeigt Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Prüfen Sie nach dem Hinzufügen die Anzahl der Dateien und die Pfade in der Liste und stellen Sie sicher, dass keine PDF-Dateien enthalten sind, die nicht verarbeitet werden sollen. Wenn ein Datensatz versehentlich hinzugefügt wurde, kann er über das Löschsymbol im Bereich „Aktion“ der betreffenden Zeile entfernt werden. Wenn Sie die Auswahl neu treffen möchten, können Sie oben auf der Seite „Leeren“ verwenden. Bei vielen Dateien können Sie die Datensätze zusätzlich über die angebotenen Funktionen „Filtern“ oder „Sortieren“ ordnen. Klicken Sie nach der Überprüfung unten auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.

Das Ziel dieser Phase besteht nicht darin, den Inhalt der PDF zu ändern, sondern eine Liste der zu verarbeitenden Aufgaben zu erstellen. Der Vorteil einer Stapelaufgabe liegt darin, dass mehrere Dateien dasselbe Seitenlayout verwenden können, ohne dass jede PDF einzeln geöffnet, eingerichtet und gespeichert werden muss.

Schritt 3: Anzahl der horizontalen und vertikalen Seiten festlegen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie die beiden Pflichtfelder „Anzahl der horizontalen Seiten“ und „Anzahl der vertikalen Seiten“. Zusammen bestimmen sie, wie viele Original-PDF-Seiten auf jeder Ausgabeseite untergebracht werden. Im Screenshot-Beispiel ist die Anzahl der horizontalen Seiten auf 2 und die Anzahl der vertikalen Seiten auf 1 festgelegt. Dadurch entsteht auf jeder neuen Seite ein Layout mit einer Zeile und zwei Spalten, d. h. zwei aufeinanderfolgende Originalseiten werden links und rechts nebeneinander angeordnet.

Diese beiden Parameter lassen sich so verstehen: Die horizontale Anzahl steuert, wie viele Seiten pro Zeile angeordnet werden, und die vertikale Anzahl steuert, wie viele Zeilen insgesamt entstehen. Die Anzahl der Originalseiten, die auf einer Ausgabeseite untergebracht werden können, entspricht der horizontalen Anzahl multipliziert mit der vertikalen Anzahl. Beispielsweise bedeutet 2×1, dass zwei Originalseiten auf einer Seite angeordnet werden. Wenn für den jeweiligen Zweck eine höhere Dichte der Verkleinerung erforderlich ist, können je nach Dateiinhalt und Lesbarkeit andere Zeilen-Spalten-Kombinationen festgelegt werden. Je mehr Seiten pro Ausgabeseite verwendet werden, desto kleiner wird die einzelne Originalseite. Achten Sie daher nicht nur auf die Reduzierung der Seitenzahl, sondern auch darauf, ob der Text noch klar lesbar bleibt.

Schritt 4: Anordnung der Seitenreihenfolge auswählen

Die Software bietet zwei Anordnungslogiken: „Von links nach rechts, dann von oben nach unten“ und „Von oben nach unten, dann von links nach rechts“. Bei einem 2×1-Layout gibt es nur eine Zeile, sodass der visuelle Unterschied zwischen den beiden Logiken möglicherweise gering ist. Bei mehreren Zeilen und Spalten beeinflusst die Anordnungsreihenfolge unmittelbar die Position der Originalseiten im Raster.

Für chinesische und englische Berichte sowie für die meisten Materialien, die fortlaufend nach Seitenzahlen gelesen werden, kann in der Regel „Von links nach rechts, dann von oben nach unten“ gewählt werden. Dabei befindet sich die erste Seite oben links. Die folgenden Seiten werden zuerst nach rechts angeordnet, und nachdem eine Zeile gefüllt ist, geht es in die nächste Zeile. Prüfen Sie nach der Verarbeitung die Reihenfolge anhand der ursprünglichen Seitenzahlen oder des inhaltlichen Zusammenhangs, um Fehlbeurteilungen durch unterschiedliche Lesegewohnheiten zu vermeiden.

Schritt 5: Entscheiden, ob zuerst die leeren Seitenränder zugeschnitten werden sollen

Oben auf der Optionsseite befindet sich der Schalter „Vor dem Anordnen zuerst die Seitenränder automatisch zuschneiden“. Wenn die Original-PDF an allen Seiten große weiße Ränder aufweist, kann das Aktivieren dieser Option vor dem Anordnen dazu beitragen, unnötige Leerflächen zu reduzieren und dem Hauptinhalt auf der zusammengeführten Seite mehr Anzeigeraum zu geben. Wenn sich Kopfzeilen, Fußzeilen, Anmerkungen oder Bindekanten der Originaldatei nahe am Rand befinden, sollte die Option vorsichtig verwendet werden, damit wichtige Inhalte nicht fälschlich als Randbereich behandelt werden.

Es wird empfohlen, zunächst eine repräsentative PDF-Datei zu testen und dabei besonders Seitenzahlen, Fußnoten, Stempel und Randgrafiken zu prüfen. Erst wenn das Zuschneideergebnis den Anforderungen entspricht, sollten dieselben Einstellungen auf den gesamten Dateistapel angewendet werden. Im Screenshot ist der Schalter deaktiviert. Das Beispiel zeigt daher hauptsächlich eine Zwei-auf-eins-Anordnung ohne vorheriges Zuschneiden.

Schritt 6: Papiergröße nach Bedarf festlegen

Auf der Seite wird außerdem die Option „Papiergröße“ angezeigt. Ob sie aktiviert wird, sollte vom endgültigen Verwendungszweck abhängen: Wenn die Datei nur elektronisch gelesen werden soll, stehen Inhaltsverhältnis und Ausrichtung im Vordergrund. Wenn gedruckt werden soll, müssen das vom Druckgerät unterstützte Papierformat, die Seitenausrichtung und die Textgröße nach der Verkleinerung berücksichtigt werden. Da die ursprünglichen Seitengrößen verschiedener Dateien unterschiedlich sein können, sollten vor der Stapelverarbeitung einige Dateien stichprobenartig geprüft werden, um zu große Unterschiede in den visuellen Proportionen der Ausgabeseiten zu vermeiden.

Schritt 7: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Klicken Sie nach dem Festlegen von Seitenanzahl, Anordnungsreihenfolge und weiteren Einstellungen auf „Weiter“. Entsprechend der Hinweise im oberen Ablauf folgen danach „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Wählen Sie im Speicherschritt einen leicht auffindbaren Ausgabeort und achten Sie darauf, dass die Ausgabedateien nicht mit den einzigen Originaldateien vermischt werden, damit sie nach der Verarbeitung nicht schwer zu unterscheiden sind. Nach Abschluss der Einstellungen wechseln Sie zur Phase „Verarbeitung starten“ und warten, bis die Software die Seitenverkleinerung und das Zusammenführen und Anordnen stapelweise ausgeführt hat.

Bei vielen Stapeldateien oder einer großen Seitenanzahl einer einzelnen PDF verlängert sich die Verarbeitungszeit entsprechend. Während der Ausführung wird empfohlen, die Quelldateien nicht zu verschieben, umzubenennen oder zu löschen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die PDF-Dateien im Ausgabeordner und stellen Sie sicher, dass sie ordnungsgemäß gelesen werden können, bevor Sie über Archivierung oder Druck entscheiden.

4. Wie sollten die Verarbeitungsergebnisse überprüft werden?

Prüfen, ob der Seiteninhalt vollständig ist

Öffnen Sie die Ausgabe-PDF und sehen Sie sich zuerst die erste Seite an, prüfen Sie dann stichprobenartig einige Seiten in der Mitte und kontrollieren Sie abschließend die letzte Seite. Achten Sie besonders darauf, ob Fließtext, Bilder, Seitenzahlen und Randinhalte der Originalseiten vollständig erhalten sind, insbesondere wenn das automatische Zuschneiden aktiviert wurde.

Prüfen, ob die Seitenreihenfolge fortlaufend ist

Bei einem 2×1-Layout mit Anordnung von links nach rechts sollte die ursprüngliche Seite 1 links auf der ersten Ausgabeseite und die ursprüngliche Seite 2 rechts erscheinen. Auf der nächsten Ausgabeseite folgen dann die ursprünglichen Seiten 3 und 4. Die Reihenfolge kann anhand der ursprünglichen Seitenzahlen, Kapitelüberschriften oder des inhaltlichen Zusammenhangs beurteilt werden.

Lesbarkeit nach der Verkleinerung prüfen

Betrachten Sie den Text im Reader mit einer üblichen Zoomstufe. Wenn der Text am Bildschirm noch lesbar ist, nach dem Drucken jedoch zu klein wird, sollten Sie die Anzahl der Seiten pro Blatt verringern oder Papierausrichtung und Druckgröße anpassen. PDF-Dateien mit dichten Tabellen und kleiner Schriftgröße eignen sich in der Regel besser für 2-auf-1 als für eine zu hohe Dichte der Mehrseiten-Verkleinerung.

5. Häufige Fragen und Hinweise

Was ist der Unterschied zwischen dem Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten auf einer Seite und dem Zusammenführen von PDF-Dateien?

Beim Zusammenführen von PDF-Dateien werden in der Regel mehrere PDF-Dateien in einer festgelegten Reihenfolge zu einer Datei verbunden. Die Gesamtseitenzahl verringert sich durch das Zusammenführen normalerweise nicht. Beim Zusammenführen und Anordnen mehrerer PDF-Seiten werden dagegen zwei oder mehr Originalseiten verkleinert auf einer neuen Seite angeordnet, wodurch sich die Anzahl der Ausgabeseiten in der Regel verringert. In diesem Artikel wird die letztgenannte Funktion verwendet.

Wird die Original-PDF verändert?

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, wird empfohlen, unabhängig vom verwendeten Stapelwerkzeug zuerst eine Sicherungskopie der Quelldateien aufzubewahren und die Ausgabeergebnisse in einem separaten Ordner zu speichern. Erst nach abgeschlossener Verarbeitung und fehlerfreier Überprüfung sollten die Dateien weiter archiviert, übertragen oder gedruckt werden.

Warum wird der Text nach der Verarbeitung kleiner?

Wenn mehrere Originalseiten auf derselben Ausgabeseite untergebracht werden, muss der Inhalt zwangsläufig proportional verkleinert werden. Wenn der Text zu klein ist, können Sie die horizontale oder vertikale Seitenanzahl verringern. Beispielsweise können Sie von vier Seiten pro Seite auf zwei Seiten pro Seite wechseln, um ein Gleichgewicht zwischen eingesparten Seiten und sichergestellter Lesbarkeit zu erreichen.

Können PDF-Dateien mit Passwort oder Berechtigungsbeschränkungen direkt verarbeitet werden?

Wenn eine PDF über ein Öffnungspasswort, eine Nur-Lese-Beschränkung oder einen anderen Sicherheitsschutz verfügt, kann dies das Lesen und Verarbeiten der Seiten beeinträchtigen. Stellen Sie vor dem Start einer Stapelaufgabe sicher, dass Sie über die rechtmäßige Berechtigung zur Bearbeitung verfügen und dass die Datei ordnungsgemäß geöffnet werden kann.

Können PDF-Dateien mit unterschiedlichen Größen und Ausrichtungen zusammen hinzugefügt werden?

Die Softwareoberfläche unterstützt das gleichzeitige Importieren mehrerer PDF-Dateien. Bei Dateien mit unterschiedlichen Größen und gemischten Hoch- und Querformaten können nach der einheitlichen Anordnung jedoch Leerräume oder abweichende Anzeigeproportionen auftreten. Es wird empfohlen, die Dateien zuerst nach Größe und Ausrichtung zu gruppieren und zu testen, bevor entschieden wird, ob sie in denselben Stapel aufgenommen werden.

6. Zusammenfassung

Beim Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten auf einer Seite besteht der Kern darin, die Originalseiten entsprechend der festgelegten horizontalen Anzahl, vertikalen Anzahl und Lesereihenfolge zu verkleinern und anzuordnen. Mit HeSoft Doc Batch Tool können mehrere PDF-Dateien gleichzeitig importiert und einheitlich im Zwei-auf-eins- oder einem anderen Mehrseiten-Layout angeordnet werden. Dadurch entfallen manuelles Erstellen von Screenshots, Kopieren, Zusammensetzen und einzelnes Speichern.

Wenn Sie eine Version mit zwei einander gegenüberliegenden Seiten erstellen möchten, können Sie zunächst die im Screenshot gezeigte Einstellung mit zwei horizontalen Seiten, einer vertikalen Seite und der Anordnung von links nach rechts verwenden. Es wird empfohlen, zuerst eine Datei als Test zu verarbeiten und dabei Vollständigkeit des Inhalts, Anordnungsreihenfolge und Textschärfe zu prüfen. Erst wenn das Ergebnis den Anforderungen entspricht, fügen Sie die übrigen PDF-Dateien stapelweise hinzu. So lässt sich wiederholte Arbeit reduzieren und zugleich das Risiko verringern, dass nach einer großen Stapelverarbeitung eine erneute Bearbeitung erforderlich wird.