Anleitung zum Kombinieren mehrerer PDF-Seiten in einem Layout: Zusammenführen von Skripten, Scans und Material-PDFs auf derselben Seite

Dieser Artikel richtet sich an Büronutzer, die Vorlesungsunterlagen, gescannte Dokumente, Besprechungsmaterialien und Lesedokumente ordnen müssen, und erklärt, wie man mehrere PDF-Seiten stapelweise zu einem Layout zusammenführt. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie im PDF-Tool „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und layouten“ auswählen, PDF-Dateien stapelweise hinzufügen und Optionen wie Anzahl der Seiten horizontal, Anzahl der Seiten vertikal, Anordnungsreihenfolge, automatisches Zuschneiden von Leerrändern und Papierformat festlegen. Nach der Verarbeitung werden mehrere ursprüngliche PDF-Seiten gemäß den Regeln skaliert und auf derselben Seite angeordnet, was das Drucken, Archivieren und schnelle Durchsehen erleichtert.

Beim Ordnen von PDF-Materialien kommt es häufig vor: Eine Datei hat über hundert Seiten, aber jede Seite enthält nur wenig Inhalt; bei gescannten Dokumenten sind die Ränder groß, und der wirklich nützliche Inhalt nimmt nur den mittleren Teil der Seite ein; bei Schulungsunterlagen enthält jede Seite nur ein Bild oder einige Zeilen Text, sodass direktes Drucken sehr verschwenderisch ist. Wenn man in solchen Fällen mehrere PDF-Seiten zu einer Seite zusammenführen und zwei oder mehr ursprüngliche Seiten auf derselben Ausgabeseite platzieren kann, lässt sich die Seitenzahl deutlich reduzieren und die Effizienz beim Lesen und Drucken verbessern.

Die in diesem Artikel vorgestellte Lösung eignet sich für Büroanwender, die PDF-Dateien stapelweise verarbeiten möchten. Wir verwenden die Funktion „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ in HeSoft Doc Batch Tool , um mehrere PDF-Seiten zu skalieren und auf derselben Seite anzuordnen. Anders als bei einer vorübergehenden Druckeinstellung wird bei diesem Verfahren eine neue PDF-Datei erzeugt, die sich bequem speichern, weiterleiten, archivieren und erneut drucken lässt.

Anwendungsszenarien: Handouts, Scans und Material-PDFs können mehrere Seiten pro Blatt nutzen

Das Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten auf einer Seite wird häufig beim Ordnen von Materialien und beim Stapeldruck verwendet. Beispielsweise müssen Lehrkräfte aus PPT exportierte PDFs als Handout-Version aufbereiten, damit sie für Lernende bequem zu drucken sind; betriebliche Trainer müssen Kursmaterialien auf weniger Seiten verdichten, damit sie leichter geheftet werden können; Verwaltungs- oder Rechtsmitarbeitende müssen viele Anhänge ordnen und möchten die Seitenzahl verringern, ohne die inhaltliche Reihenfolge zu verändern; Archivmitarbeitende möchten bei gescannten PDFs große weiße Flächen entfernen und mehrere Seiten konzentriert darstellen.

Für private Nutzer ist diese Funktion ebenfalls sehr praktisch. Beim Lesen von E-Book-Auszügen, Fachartikeln, Anleitungen und Lernnotizen kann man jeweils zwei oder vier Seiten auf einer Seite anordnen und so die Struktur schnell überblicken. Bei bildbasierten PDFs und Scans mit viel Rand kann man zusätzlich vor dem Anordnen automatisch leere Ränder zuschneiden, damit das Ergebnis kompakter wirkt.

Es ist wichtig zu betonen, dass das Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten weder ein einfaches Aneinanderhängen mehrerer PDF-Dateien noch eine Verkleinerung des PDF-Dateivolumens ist. Im Mittelpunkt steht die Neugestaltung des Seitenlayouts: Die ursprünglichen PDF-Seiten werden als Inhaltsblöcke verwendet und entsprechend der festgelegten Anzahl von Zeilen und Spalten auf neuen Seiten angeordnet.

Vorschau des Ergebnisses: Vor der Verarbeitung viele PDF-Seiten und verteilte Seiten

Vor der Verarbeitung wird das PDF weiterhin in der ursprünglichen Einzelseitenform angezeigt. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, sind Seite 11 und Seite 12 zwei getrennte Seiten, und der Reader zeigt insgesamt 180 Seiten an. Für Materialien, die gedruckt oder schnell durchgesehen werden sollen, führt diese Einzelseitenstruktur zu einer höheren Seitenzahl.

Auch am Screenshot ist zu erkennen, dass die Seiten oben und unten deutlich voneinander getrennt sind und jede ursprüngliche Seite eine eigene Seite belegt. Wenn bei vielen Seiten des Dokuments eine ähnliche Situation vorliegt, lässt sich durch das Zusammenführen mehrerer Seiten auf einer Seite eine deutliche Reduzierung der Seitenzahl erreichen.

Vorschau des Ergebnisses: Nach der Verarbeitung mehrere Seiten auf einer Seite

Nach der Verarbeitung werden benachbarte Seiten auf derselben Seite zusammengeführt und angeordnet. In der folgenden Abbildung befindet sich die ursprüngliche Seite 11 links und die ursprüngliche Seite 12 rechts; beide Seiten werden gemeinsam auf einer Ausgabeseite dargestellt. Der Reader zeigt insgesamt 90 Seiten an, was bedeutet, dass die ursprünglichen 180 Seiten nach der Regel „zwei Seiten auf einer Seite“ neu angeordnet wurden.

Diese Ausgabeform eignet sich besonders für handoutartiges Lesen. Leserinnen und Leser können auf einer Seite mehr Kontextinhalt erfassen, und beim Drucken lässt sich Papier sparen. Wenn die Unterlagen später geheftet werden sollen, sind sie nach der Verringerung der Seitenzahl auch leichter zu transportieren und durchzublättern.

Arbeitsschritte: Mehrere PDF-Seiten stapelweise auf einer Seite zusammenführen und anordnen

Schritt 1: Office-Software öffnen und zur Kategorie PDF-Werkzeuge wechseln

Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sind auf der linken Seite mehrere Werkzeugkategorien zu sehen, darunter Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Bildwerkzeuge und weitere. Wählen Sie hier „PDF-Werkzeuge“ und suchen Sie anschließend in der Funktionsliste nach „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“.

Im Screenshot lautet die Beschreibung dieser Funktionskarte, dass mehrere PDF-Seiten stapelweise skaliert und auf derselben Seite angeordnet werden. Das entspricht genau unserem Ziel. Nach Auswahl der richtigen Funktion wechselt die Software in den entsprechenden Stapelverarbeitungsablauf.

Schritt 2: PDF-Dateien importieren, die auf einer Seite zusammengeführt werden sollen

Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt die Oberfläche den Ablauf an: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Im ersten Schritt müssen PDF-Dateien hinzugefügt werden. Sie können auf „Dateien hinzufügen“ klicken, um eine oder mehrere PDF-Dateien auszuwählen, oder auf „Dateien aus Ordner importieren“, um PDFs aus einem Ordner stapelweise zu importieren.

Nach dem Import erscheinen die Dateien in der Liste. Die Listeninformationen umfassen Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit, was die Überprüfung der Dateien erleichtert. Im Screenshot wurden bereits vier PDF-Dateien hinzugefügt, was zeigt, dass die Funktion mehrere Datensätze in einem Durchgang verarbeiten kann. Wenn die Dateien korrekt sind, klicken Sie auf „Weiter“. Falls versehentlich PDFs importiert wurden, die nicht verarbeitet werden sollen, können Sie sie über die Löschaktion rechts in der Liste entfernen.

Schritt 3: Festlegen, wie viele ursprüngliche Seiten auf jeder Ausgabeseite platziert werden

Im zweiten Schritt werden die Verarbeitungsoptionen festgelegt. Die wichtigsten Parameter sind hier „Anzahl der Seiten horizontal“ und „Anzahl der Seiten vertikal“. Im Beispiel des Screenshots beträgt die Anzahl der Seiten horizontal 2 und die Anzahl der Seiten vertikal 1. Das bedeutet, dass auf jeder Ausgabeseite zwei ursprüngliche PDF-Seiten platziert werden und diese nebeneinander angezeigt werden.

Wenn Ihr Ziel zwei Seiten pro Blatt sind, können Sie horizontal 2 und vertikal 1 beibehalten. Wenn Sie vier Seiten pro Blatt wünschen, können Sie horizontal 2 und vertikal 2 einstellen. Bei schmalen Seiten oder einer besonderen Lesereihenfolge können Sie auch horizontal 1 und vertikal 2 festlegen. Es wird empfohlen, die Parameter anhand der Inhaltsdichte des PDFs zu wählen: Je kleiner der Fließtext ist, desto zurückhaltender sollte die Anzahl der zusammengeführten Seiten sein; bei bildlastigen Seiten, Titelblättern und PPT-Seiten kann die Anzahl dagegen etwas erhöht werden.

Schritt 4: Reihenfolge für das Füllen der Seiten auswählen

Im Bereich „Anordnungsreihenfolge“ können Sie „Von links nach rechts, dann von oben nach unten“ oder „Von oben nach unten, dann von links nach rechts“ auswählen. Das bestimmt die Reihenfolge, in der die ursprünglichen Seiten in das Raster der neuen Seite eingefügt werden. Für normale PDF-Handouts wird in der Regel „Von links nach rechts, dann von oben nach unten“ verwendet, da die Lesenden zuerst die linke und dann die rechte Seite betrachten, was den meisten Lesegewohnheiten entspricht.

Bei einem 2×2-Layout ist die Anordnungsreihenfolge noch wichtiger. Unterschiedliche Reihenfolgen beeinflussen die Verteilung der vier Seiten. Wenn Sie die Reihenfolge vor der Verarbeitung bestätigen, können Sie vermeiden, dass die Lesenden nach der Ausgabe springend lesen müssen.

Schritt 5: Bei Bedarf vor dem Anordnen leere Ränder zuschneiden

Im oberen Bereich der Oberfläche gibt es außerdem die Option „Zuerst leere Ränder der Seiten automatisch zuschneiden und dann anordnen“. Für gescannte PDFs ist diese Option besonders interessant. Viele Scans weisen wegen des Scannerrands, der Papierausrichtung oder der Exporteinstellungen große weiße Flächen an den Seitenrändern auf. Wenn man sie direkt auf einer Seite zusammenführt, wird der Inhalt noch stärker verkleinert; wenn man dagegen zuerst die leeren Ränder zuschneidet und dann die Seiten zusammenführt, wird der Platz auf der Seite in der Regel besser genutzt.

Wenn Ihr PDF jedoch eine formal gestaltete Datei ist, bei der die Seitenränder eine Bedeutung haben, oder wenn Sie nicht möchten, dass sich das Seitenbild zu stark verändert, können Sie diese Option auch deaktivieren. Es wird empfohlen, zunächst mit wenigen Dateien zu testen und die Ergebnisse mit und ohne aktivierter Option zu vergleichen.

Schritt 6: Papierformat und Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Auf der Einstellungsseite ist auch die Option „Papierformat“ zu sehen. Bei PDFs, die später gedruckt werden sollen, beeinflusst das Papierformat das Verhältnis der Ausgabeseite und das Erscheinungsbild des Layouts. Sie können die passende Einstellung entsprechend dem tatsächlichen Druckpapier wählen oder zunächst die Standardeinstellung beibehalten und anhand des Ausgabeergebnisses beurteilen, ob eine Anpassung nötig ist.

Nachdem Sie die Verarbeitungsoptionen festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“ und gelangen zu „Speicherort festlegen“. Es wird empfohlen, für die Ergebnisse einen eigenen Ausgabeordner anzulegen, damit sie nicht mit den ursprünglichen PDFs vermischt werden. Gehen Sie abschließend zu „Verarbeitung starten“ und warten Sie, bis die Software die Stapelverarbeitung abgeschlossen hat. Öffnen Sie danach die Ausgabedateien und prüfen Sie Seitenzahl, Seitenreihenfolge, Lesbarkeit und Vollständigkeit des Inhalts.

Häufige Fragen und Hinweise

1. Wie werden Seitenzahlen nach dem Zusammenführen mehrerer Seiten angezeigt?

Die Seitenzahlen in den ursprünglichen PDF-Seiten werden als Seiteninhalt zusammen mit dem Rest skaliert und beibehalten. Die Seitenzahl des neuen PDFs verringert sich entsprechend der Zusammenführungsregel. Wenn beispielsweise jeweils 2 Seiten zu einer Seite zusammengeführt werden, werden aus 180 Seiten in der Regel 90 Seiten.

2. Eignet sich das Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten für alle Dateien?

Die meisten PDFs können ausprobiert werden, aber nicht alle Dateien eignen sich dafür, zu viele Seiten auf einer Seite unterzubringen. Bei textdichten Verträgen oder wissenschaftlichen Arbeiten mit kleiner Schriftgröße wird empfohlen, zwei Seiten pro Blatt zu verwenden; bei bildreichen Handouts oder Scans mit viel Leerraum können vier Seiten pro Blatt ausprobiert werden.

3. Warum sollte vor der Stapelverarbeitung ein Test empfohlen werden?

Weil sich verschiedene PDFs in Seitengröße, Rändern und Inhaltsdichte unterscheiden können. Wenn Sie zuerst eine Datei testen, können Sie prüfen, ob horizontale Anzahl, vertikale Anzahl, Anordnungsreihenfolge und Papierformat passen. Danach lässt sich die Stapelverarbeitung mit weniger Nacharbeit durchführen.

4. Kann diese Funktion mehrere PDF-Dateien verarbeiten?

Ja. Wie an der Bedienoberfläche zu erkennen ist, können der Aufgabenliste mehrere PDF-Dateien hinzugefügt werden, und die Anzahl der Datensätze wird angezeigt. Für gleichartige Materialien können einheitliche Parameter für die Stapelverarbeitung verwendet werden, was deutlich effizienter ist als die Bearbeitung jeder Datei einzeln.

Fazit: Mit dem Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten die Effizienz beim Ordnen von Materialien steigern

Das stapelweise Zusammenführen mehrerer PDF-Seiten auf einer Seite ist eine sehr praktische Methode der Dateiverarbeitung im Büro. Damit lassen sich ursprünglich verteilte PDF-Seiten skalieren und auf derselben Seite platzieren, die Seitenzahl verringern, Druckpapier sparen und Handouts, Scans sowie Besprechungsunterlagen besser archivieren. Mit HeSoft Doc Batch Tool müssen Nutzerinnen und Nutzer lediglich die PDF-Werkzeuge öffnen, „Mehrere PDF-Seiten zusammenführen und anordnen“ auswählen, Dateien importieren, horizontale Seitenanzahl, vertikale Seitenanzahl und Anordnungsreihenfolge festlegen und anschließend die Ausgabe speichern. Für Büroangestellte, die häufig große Mengen von PDFs verarbeiten, empfiehlt es sich, diesen Ablauf als feste Stapelverarbeitungsmethode zu etablieren: zuerst Parameter testen, dann die endgültigen Dateien stapelweise erzeugen, um wiederholte Arbeit zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu steigern.