Wie kann man mehrere PDFs einheitlich im Doppelseitenmodus öffnen? Stapelweise das Lesen im nebeneinander angeordneten Modus einrichten

Alben, E-Books, Produktkataloge und doppelseitige Designentwürfe eignen sich meist besser für die zweiseitige Leseansicht, doch die Anfangssicht zahlreicher PDFs einzeln anzupassen, ist zeitaufwendig. Dieser Artikel zeigt am Beispiel einer Stapelverarbeitungs-Bürosoftware, wie mehrere PDFs einheitlich so eingestellt werden, dass sie beim Öffnen standardmäßig in der Doppelseitenansicht angezeigt werden. Behandelt werden die Effekte vor und nach der Verarbeitung, der Stapelimport von Dateien, die Konfiguration der Doppelseitenoptionen, die Festlegung des Speicherorts, die Ergebnisprüfung sowie Hinweise zur Reader-Kompatibilität.

Produktbroschüren, elektronische Zeitschriften, Schulungsunterlagen und Designentwürfe werden häufig nach dem Verhältnis zwischen linker und rechter Seite angeordnet. Wenn eine PDF nach dem Öffnen in einer einspaltigen vertikalen Ansicht angezeigt wird, muss der Leser ständig blättern oder scrollen, und doppelseitige Titel, links-rechts vergleichende Tabellen und zusammenhängende Bilder lassen sich ebenfalls schwer vollständig auf einem Bildschirm betrachten. Bei wenigen Dateien kann man vorübergehend im Reader in den Zweiseitenmodus wechseln; bei einer ganzen Reihe von PDFs nimmt das Einstellen jeder einzelnen Datei jedoch viel Zeit in Anspruch, und wenn der Empfänger die Datei erneut öffnet, sieht er möglicherweise nicht dasselbe Layout.

Effizienter ist es, die anfängliche Ansicht der PDFs mithilfe von Bürosoftware stapelweise zu ändern und die zu liefernden Dateien einheitlich so einzustellen, dass beim Öffnen standardmäßig zwei Seiten nebeneinander angezeigt werden. Dieser Artikel beschreibt anhand der tatsächlichen Oberfläche von HeSoft Doc Batch Tool den vollständigen Ablauf von der Auswahl der Funktion über das Importieren mehrerer PDFs bis zum Festlegen der „Doppelseite“ und dem Speichern des Ergebnisses und erläutert außerdem den Unterschied zwischen Doppelseite und fortlaufender Doppelseite.

1. Für welche Materialien eignet sich die standardmäßige Doppelseitenanzeige von PDFs?

Die Doppelseitenanzeige bedeutet, dass der PDF-Reader zwei benachbarte Seiten nebeneinander in einem Lesebereich darstellt. Sie betont das Lese-Layout und nicht das Zusammenführen zweier Seiten zu einer Seite. Daher ändern sich der ursprüngliche Inhalt, die Seitenzahl und die Seitengröße der PDF durch diese Einstellung in der Regel nicht.

Die folgenden Materialien eignen sich besonders für eine einheitliche Einstellung zum Öffnen als Doppelseite:

• Unternehmensbroschüren und Produktkataloge: Die linke und rechte Seite gehören häufig zu derselben visuellen Gestaltungsfläche; die nebeneinander angezeigte Darstellung ähnelt eher dem Durchblättern einer gedruckten Broschüre.
• E-Books und Zeitschriften: Das Doppelseitenlayout kann den aufgeschlagenen Zustand eines Buches simulieren und erleichtert das Betrachten benachbarter Kapitel und doppelseitiger Abbildungen.
• Lehrbücher und Übungsmaterialien: Wenn links Wissenpunkte und rechts Beispiele oder Übungen stehen, ist das gleichzeitige Betrachten beider Seiten bequemer.
• Zweisprachige Vergleichsdokumente: Wenn verschiedene Sprachen jeweils auf benachbarten Seiten angeordnet sind, erleichtert die links-rechts-Anordnung den absatzweisen Vergleich.
• Design-Prüfunterlagen: Designer und Prüfer können direkt kontrollieren, ob doppelseitige Elemente korrekt anschließen.

Wenn ein Projekt Dutzende Broschüren oder mehrere Versionen elektronischer Zeitschriften umfasst, kann das stapelweise Festlegen der anfänglichen Doppelseitenansicht von PDFs vermeiden, dass Dateien wiederholt geöffnet, Menüs gewechselt und gespeichert werden müssen. Die einheitliche Verarbeitung trägt außerdem dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Auslassungen zu verringern und den gelieferten Dateien ein konsistentes Leseerlebnis zu geben.

2. Vorschau der Ergebnisse vor und nach der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung: Seiten sind vertikal in einer Spalte angeordnet

Im Beispiel vor der Verarbeitung sind die PDF-Seiten hauptsächlich in derselben Spalte von oben nach unten angeordnet. Direkt unter der aktuellen Seite folgt die nächste Seite, sodass der Benutzer zum Lesen kontinuierlich scrollen muss. Für gewöhnliche Berichte ist dieser Modus recht natürlich; für doppelseitig gestaltete Materialien können vorherige und nachfolgende Seiten jedoch nicht gleichzeitig vollständig dargestellt werden.

Aus dem Screenshot geht hervor, dass der Seiteninhalt selbst kein Problem darstellt. Anzupassen ist das standardmäßige Anzeigelayout nach dem Öffnen der PDF. Wenn man sich jedes Mal darauf verlässt, dass der Leser selbst in den Zweiseitenmodus wechselt, erhöht das nicht nur die Zahl der Bedienschritte, sondern stellt auch nicht sicher, dass alle Empfänger dieselbe Leseart verwenden.

Nach der Verarbeitung: Benachbarte Seiten werden links und rechts nebeneinander angezeigt

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung und erneutem Öffnen der Datei werden benachbarte Seiten bevorzugt als linke und rechte Doppelseite dargestellt. Im Beispiel-Screenshot befinden sich zwei Seiten im selben horizontalen Bereich; die roten Pfeile zeigen jeweils auf die linke und die rechte Seite, sodass die Layoutänderung nach der Verarbeitung unmittelbar erkennbar ist.

Auf Breitbildmonitoren kann der Doppelseitenmodus den horizontalen Platz besser ausnutzen. Auch die Zoomstufe in den Screenshots ändert sich je nach Lesefenster, sodass die Seitengröße auf verschiedenen Computern unterschiedlich erscheinen kann. Das Ziel des links-rechts nebeneinander angeordneten Layouts bleibt jedoch gleich.

3. Konkrete Schritte zum stapelweisen Festlegen von PDFs auf das Öffnen als Doppelseite

Schritt 1: In den PDF-Werkzeugen die Funktion für die Anfangsansicht finden

Nach dem Starten von HeSoft Doc Batch Tool rufen Sie zunächst in der linken Navigationsleiste den Bereich „PDF-Werkzeuge“ auf. Der Hauptbereich enthält verschiedene PDF-Verarbeitungsoptionen. Suchen Sie die Funktion „Anfangsansicht der PDF festlegen“ und klicken Sie darauf.

Die Beschreibung dieser Funktionskarte zeigt, dass damit das Navigationsfenster, die Seitenanzeigeart und die standardmäßige Zoomstufe beim Öffnen von PDFs stapelweise festgelegt werden können. In diesem Fall sollen mehrere PDFs standardmäßig als Doppelseite angezeigt werden, daher sollte die Option „Seitenanzeigeart“ verwendet werden. Nach dem Aufrufen des richtigen Werkzeugs gelten die nachfolgenden Einstellungen für alle PDFs, die einer Aufgabe hinzugefügt werden, ohne dass zwischen verschiedenen Funktionen wiederholt gewechselt werden muss.

Schritt 2: Die einheitlich zu verarbeitenden PDF-Dateien hinzufügen

Die Funktionsseite verwendet einen schrittweisen Ablauf. Schritt 1 lautet „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Mit „Dateien hinzufügen“ können bestimmte PDFs ausgewählt werden. Wenn sich in einem Verzeichnis eine ganze Reihe zu verarbeitender Materialien befindet, kann auch „Dateien aus Ordner importieren“ verwendet werden.

Nach erfolgreichem Import listet die Software in einer Tabelle Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit auf. In der Beispielaufgabe wurden 4 PDFs auf einmal geladen, und unten in der Zusammenfassung wird die Datensatzanzahl mit 4 angezeigt. Diese Liste ist sowohl der Verarbeitungsumfang als auch eine wichtige Grundlage für die Kontrolle vor der Ausführung.

Es wird empfohlen, die Prüfung in folgender Reihenfolge durchzuführen:

1. Prüfen Sie, ob die Dateinamen zu derselben Liefercharge gehören, damit Entwürfe, Testversionen und endgültige Versionen nicht vermischt werden.
2. Kontrollieren Sie die Pfade, um zu verhindern, dass gleichnamige PDFs aus anderen Verzeichnissen versehentlich ausgewählt werden.
3. Überprüfen Sie Erweiterung und Gesamtzahl der Datensätze, um sicherzustellen, dass keine Zieldatei fehlt.
4. Entfernen Sie versehentlich ausgewählte Datensätze über die Löschaktion rechts in der jeweiligen Zeile. Wenn alle neu ausgewählt werden sollen, verwenden Sie „Leeren“.

Klicken Sie nach der Prüfung unten auf der Seite auf „Weiter“, um zu den Stapelverarbeitungsoptionen zu gelangen.

Schritt 3: Seitenanzeigeart aktivieren und „Doppelseite“ auswählen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ in Schritt 2 sehen Sie drei unabhängige Bereiche: „Anzeige beim Öffnen“, „Seitenanzeigeart“ und „Standardzoom“. Um nur das Doppelseitenlayout zu ändern, aktivieren Sie den Schalter bei „Seitenanzeigeart“ und wählen Sie anschließend unter den Optionen „Doppelseite“ aus.

Der Screenshot zeigt bereits diese Konfiguration: Die Seitenanzeigeart ist aktiviert, und als Einzelauswahl ist „Doppelseite“ markiert. Nach dieser Einstellung wird den PDFs in der Aufgabenliste einheitlich die anfängliche Doppelseitenansicht zugewiesen.

Auf dieser Seite werden außerdem „Einzelseite“, „Fortlaufende Einzelseite“, „Doppelseite“ und „Fortlaufende Doppelseite“ angeboten. „Doppelseite“ betont stärker das Betrachten als Gruppe benachbarter Seiten und eignet sich für die Präsentation von Broschüren, Vorführungen und Layoutprüfungen. „Fortlaufende Doppelseite“ behält die linke und rechte Spalte bei und unterstützt gleichzeitig kontinuierliches Scrollen nach unten; das ist eher für längere elektronische Zeitschriften geeignet, die fortlaufend gelesen werden müssen. Die Auswahl sollte sich nach der Verwendungsweise der Datei richten; die beiden Optionen sollten nicht verwechselt werden.

Falls bei diesem Vorgang keine Änderungen am Navigationsfenster und an der Zoomstufe erforderlich sind, können „Anzeige beim Öffnen“ und „Standardzoom“ deaktiviert bleiben. Nur die erforderlichen Einstellungen zu aktivieren, vermeidet unbeabsichtigte Änderungen an anderen anfänglichen Leseeigenschaften der Originaldatei. Klicken Sie nach der Auswahl auf „Weiter“.

Schritt 4: Ausgabeverzeichnis planen und Originaldateien aufbewahren

Entsprechend dem Aufgabenfortschritt oben auf der Oberfläche ist Schritt 3 „Speicherort festlegen“. Bei der Stapelverarbeitung offizieller Materialien wird empfohlen, ein eigenes Ausgabeverzeichnis anzulegen, beispielsweise „Broschüre_Doppelseitenanzeige“, „PDF_Doppelseiten-Lieferversion“ oder einen Ergebnisordner mit Datum. So lassen sich ursprüngliche PDFs und PDFs mit geänderter Anfangsansicht klar unterscheiden.

Die Verwendung eines separaten Verzeichnisses hat zwei weitere Vorteile: Erstens kann das Öffnungsverhalten derselben Datei vor und nach der Verarbeitung schnell verglichen werden. Zweitens kann die Verarbeitung auf Basis der Originale erneut ausgeführt werden, falls „Doppelseite“ und „Fortlaufende Doppelseite“ verwechselt wurden, ohne dass der Verlust der Originalversion befürchtet werden muss. Bei wichtigen Dokumenten wie bereits unterzeichneten Verträgen, Rechnungen und gescannten Bescheinigungen sollte ohnehin zuerst eine Sicherung erstellt werden, bevor sie verarbeitet werden.

Schritt 5: Aufgabe starten und das Doppelseitenergebnis stichprobenartig prüfen

Nachdem der Ausgabeort festgelegt wurde, gelangen Sie zur Phase „Verarbeitung starten“. Vor der Ausführung wird eine letzte Kontrolle empfohlen: Sind die Dateien in der Liste vollständig, ist die Seitenanzeigeart auf „Doppelseite“ eingestellt und ist das Speicherverzeichnis korrekt? Nach der Bestätigung starten Sie die Stapelverarbeitung; die Software verarbeitet die importierten Dateien nacheinander nach derselben Regel.

Der Abschluss der Aufgabe bedeutet nicht, dass die Überprüfung übersprungen werden kann. Öffnen Sie das Ausgabeverzeichnis und prüfen Sie stichprobenartig mehrere PDFs mit unterschiedlicher Seitenzahl und unterschiedlichem Layout. Schließen Sie zur Überprüfung am besten zuerst bereits im Reader geöffnete alte Dateien und öffnen Sie die Verarbeitungsergebnisse erneut aus dem Ausgabeverzeichnis, um zu beobachten, ob benachbarte Seiten standardmäßig links und rechts nebeneinander angezeigt werden. Bestätigen Sie gleichzeitig, ob Seitenzahl, Text, Bilder, Links und andere ursprüngliche Inhalte unverändert sind.

4. Häufige Fragen und Hinweise zur Doppelseitenanzeige

1. Werden bei der Doppelseitenanzeige zwei PDF-Seiten zu einer Seite zusammengeführt?

Nein. Geändert wird die anfängliche Seitenanzeigeart; die beiden Seiten bleiben weiterhin unabhängige Seiten. Beim Drucken, Extrahieren von Seiten oder Anzeigen der Seitenzahlen bleibt die ursprüngliche Seitenstruktur in der Regel erhalten.

2. Warum wird die erste Seite manchmal nicht neben der zweiten Seite angezeigt?

Verschiedene PDF-Reader können das Doppelseitenlayout, die Titelblattanzeige und die Anfangsansicht unterschiedlich umsetzen. Manche Reader behandeln die erste Seite als separat angezeigtes Titelblatt und paaren die folgenden Seiten anschließend links und rechts; andere beginnen direkt ab der aktuellen Seite mit der Nebeneinanderanordnung. Die Screenshots in diesem Artikel zeigen das tatsächliche Beispelergebnis; das konkrete Verhalten hängt vom jeweils verwendeten Reader ab.

3. Warum wird nach der Verarbeitung immer noch eine Einzelseite angezeigt?

Manche Reader merken sich den Lesestatus, in dem der Benutzer die Datei zuletzt geschlossen hat, und stellen diesen Status bevorzugt wieder her. Auch in Browser integrierte PDF-Anzeigen können Teile der Informationen zur Anfangsansicht ignorieren. Sie können die Datei vollständig schließen und erneut öffnen, um Sitzungseinflüsse des Readers zu beseitigen, oder die Datei mit anderer gängiger PDF-Software gegenprüfen.

4. Sollte man „Doppelseite“ oder „Fortlaufende Doppelseite“ wählen?

Wenn die Ansicht gruppenweise wie beim Umblättern eines Buches erfolgen soll, ist „Doppelseite“ die bevorzugte Wahl. Wenn unter einem zweispaltigen Layout kontinuierlich nach unten gescrollt werden soll, kann „Fortlaufende Doppelseite“ gewählt werden. Broschüren und doppelseitige Designentwürfe eignen sich meist für „Doppelseite“; längere Handbücher oder E-Books können hinsichtlich „Fortlaufende Doppelseite“ bewertet werden.

5. Wird Text im Doppelseitenmodus kleiner?

Wenn bei gleicher Fensterbreite zwei Seiten gleichzeitig dargestellt werden, verkleinert der Reader die Seiten in der Regel, sodass Text kleiner erscheinen kann als im Einzelseitenmodus. Ob die Doppelseite geeignet ist, muss anhand von Bildschirmgröße, Seitenausrichtung und Schriftgröße beurteilt werden. Vor der offiziellen Stapelverarbeitung sollten am besten ein oder zwei Beispieldateien getestet werden.

6. Können für verschiedene Dateien unterschiedliche Modi festgelegt werden?

Der Hauptvorteil einer Stapelaufgabe besteht darin, auf eine Gruppe von Dateien einheitliche Regeln anzuwenden. Wenn ein Teil der Dateien die Doppelseite und ein anderer Teil die Einzelseite benötigt, wird empfohlen, die Dateien nach Bedarf in zwei Gruppen aufzuteilen und jeweils getrennte Aufgaben anzulegen, um eine Vermischung der Einstellungen zu vermeiden.

5. Zusammenfassung

Wenn mehrere PDFs einheitlich so eingestellt werden, dass sie beim Öffnen standardmäßig als linke und rechte Doppelseite angezeigt werden, lässt sich das Leseerlebnis von Broschüren, E-Books, Produktkatalogen und Vergleichsmaterialien verbessern. Mit HeSoft Doc Batch Tool genügt es, „Anfangsansicht der PDF festlegen“ aufzurufen, die Dateien stapelweise hinzuzufügen, „Seitenanzeigeart“ zu aktivieren und „Doppelseite“ auszuwählen sowie anschließend Speicherort und Aufgabe festzulegen, um die einheitliche Verarbeitung der gesamten Dateireihe abzuschließen.

Im Vergleich zum manuellen Umschalten der Ansicht bei jeder einzelnen PDF bündelt Stapelsoftware wiederkehrende Einstellungen in einem einzigen Ablauf. Das spart Zeit und verringert zugleich übersehene Änderungen und uneinheitliche Standards. Wenn bereits eine Reihe von PDFs vorliegt, die als Doppelseite geliefert werden sollen, empfiehlt es sich, zunächst zwei oder drei Beispieldateien zu kopieren und zu testen, um die Wirkung im Ziel-Reader zu bestätigen, bevor das vollständige Verzeichnis importiert und stapelweise verarbeitet wird.