¿Sigues teniendo dolor de cabeza por cientos o miles de reemplazos de palabras clave en Excel? Buscar y reemplazar manualmente uno por uno no solo requiere mucho tiempo y trabajo, sino que también es propenso a errores y omisiones. Hoy les presentaré una herramienta eficiente: HeSoft Doc Batch Tool La función [Reemplazo por lotes de palabras clave en Excel] resuelve sus problemas de trabajo a la vez, reemplaza rápidamente por lotes y elimina el contenido de trabajo pesado y repetitivo.
¿Por qué necesita reemplazar las palabras clave de Excel por lotes?
Escenario 1 (Conciliación financiera): El nombre del departamento comercial de la empresa cambia repentinamente y cientos de nombres antiguos en docenas de informes en el último año deben actualizarse a nuevos nombres.
Escenario 2 (Gestión de datos del producto): iteración del producto, el código del modelo anterior (como el A100) debe actualizarse por lotes al nuevo modelo (como el A200) en todas las hojas de inventario e instrucciones.
Escenario 3 (limpieza de datos): para los datos del cliente exportados del sistema, hay una gran cantidad de palabras redundantes como "provincia" y "ciudad" en la información de la dirección, que deben eliminarse en lotes en un formato unificado.
Escenario 4 (soporte multilingüe): el documento del proyecto debe estar en chino e inglés, y una serie de términos profesionales chinos deben reemplazarse por lotes con las abreviaturas en inglés correspondientes.
Escenario 5 (estandarización de informes): Los informes presentados por varios departamentos del grupo tienen una variedad de expresiones del mismo indicador (como "tasa de finalización", "tasa de finalización" y "proporción de finalización"), que deben unificarse en términos estándar.
Ante la situación anterior, la mayoría de las personas solo pueden morder la bala y abrir cada archivo de Excel, presionar Ctrl H, ingresar una palabra, reemplazar y luego ingresar la siguiente palabra... El trabajo mecánico repetido no solo cansará los ojos y las manos, sino que también perderá fácilmente un determinado archivo o una determinada palabra clave en operaciones repetidas, lo que provocará inconsistencias en los datos y más problemas posteriores.
Vista previa del efecto de reemplazo de contenido de celda de Excel:
Antes de procesar:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Para reemplazar las palabras clave de Excel por lotes
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
1. Reemplazo de lista con un clic: ingrese dos conjuntos de listas de palabras clave de "buscar" y "reemplazar", y complete el reemplazo por lotes con un clic.
2. Procesamiento por lotes: se pueden procesar cientos de miles de archivos al mismo tiempo, lo que realmente realiza un procesamiento totalmente automatizado.
3. Opciones de búsqueda profesional: proporcione una variedad de modos profesionales, como coincidencia precisa, búsqueda difusa e ignorar el caso, para que el reemplazo sea más preciso y controlable.
4. retención inteligente de datos: después del reemplazo, el formato de datos original, como números y fechas, permanecerá sin cambios automáticamente para evitar dañar la computabilidad de la tabla.
5. Seguridad y estabilidad de los datos: el software se ejecuta de forma independiente y los datos se almacenan localmente sin cargarlos para proteger la seguridad de los datos del usuario.
Desventajas:
[ HeSoft Doc Batch Tool 】 Debe descargarse localmente para su uso.
Pasos de operación:
1. Descargar y abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool ], Seleccione [Herramientas de Excel] en la barra de herramientas de la izquierda y luego seleccione [Buscar y reemplazar palabras clave en Excel] a la derecha.
2. Haga clic en [Agregar archivo] en la parte superior derecha, o arrastre y suelte para cargar los archivos pendientes en lotes.
3. Ingrese al siguiente paso y seleccione [Texto de celda] en el rango de procesamiento. En la sección [Lista de palabras clave a buscar], puede ingresar directamente las palabras clave que deben reemplazarse y generar las palabras clave reemplazadas en consecuencia. Admite "Buscar texto con precisión" o "Desenfocar la búsqueda con fórmulas" y proporciona opciones adicionales como "Ignorar mayúsculas y minúsculas" y "Coincidir con palabras completas" para garantizar la precisión del reemplazo.
4. Haga clic en [Siguiente], la herramienta comienza a reemplazar las palabras clave correspondientes a Excel en lotes y los resultados del procesamiento se retroalimentarán a tiempo.
Método dos: reemplazar las palabras clave de Excel (Ctrl H) con la búsqueda de Office
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: El software que todos usan a menudo es básicamente gratuito y no es necesario aprender las operaciones del software. Es muy rápido reemplazar palabras clave pequeñas y simples para un solo archivo.
Desventajas: La búsqueda por lotes es extremadamente ineficiente al reemplazar varias palabras clave en Excel y no puede importar listas a la vez. No se pueden realizar operaciones por lotes en varios archivos; las opciones avanzadas (como hacer coincidir celdas enteras, solo fórmulas, etc.) son limitadas.
Pasos de operación:
1. Abra la oficina y luego abra el libro de trabajo de Excel con el que necesita trabajar.
2. Presione el atajo ctrl H en el teclado para abrir el cuadro de diálogo "Buscar y reemplazar".
3. Ingrese la primera palabra que se reemplazará en el cuadro "Buscar contenido". Por ejemplo, "blanco" ingrese la palabra de destino "negro" en el cuadro de reemplazo.
4. Haga clic en el botón "Reemplazar". Pero solo se puede procesar en un solo archivo, no en lotes.
Método 3: Reemplazar palabras clave en Excel con Kutools para Excel
Índice recomendado:★★★★☆
Ventajas: Potente complemento de Excel que se adapta a muchas versiones de WPS. Su función "Búsqueda y reemplazo por lotes" admite la selección de áreas, hojas de trabajo, libros de trabajo y puede importar/exportar listas. Excel tiene una gran capacidad de reemplazo por lotes.
Desventajas: es un complemento de pago (aunque hay una versión de prueba) que debe integrarse para ejecutarse dentro de Excel. Para archivos de gran tamaño o sustituciones anidadas extremadamente complejas, a veces la respuesta es lenta.
Pasos de operación:
1. Primero asegúrese de que el complemento Kutools se haya instalado y cargado correctamente en Excel, y la pestaña "Kutools" aparecerá en la barra de menú superior.
2. Haga clic en Kutools -> Busque en el grupo de funciones "Editar" y haga clic en "Buscar reemplazo por lotes". Aparecerá una ventana de barra lateral dedicada.
3. En la barra lateral, primero seleccione el rango de reemplazo en el cuadro desplegable "Rango", como "Celda seleccionada", "Hoja de trabajo actual", "Todas las hojas de trabajo" o "Libro de trabajo completo". Seleccione "Normal" en "Tipo".
4. En el cuadro de lista "Buscar", puede ingresar "blanco" manualmente línea por línea, ingresar "negro" en el cuadro de lista "Reemplazar con". Una forma más eficiente es hacer clic en el botón "Importar" para importar una lista de palabras clave de dos columnas preparadas con anticipación desde un archivo de texto.
5. Haga clic en el botón "Reemplazar todo". Una vez completado el reemplazo, puede ver el registro de reemplazo en la pestaña Resultados de la barra lateral.
Método 4: Reemplazar palabras clave en Excel con Adobe Acrobat Pro DC
Índice recomendado:★★★☆☆
Esta no es una herramienta diseñada para Excel, la operación es un poco indirecta.
Ventajas: Al editar un archivo PDF, si el PDF está incrustado con una hoja de Excel, su función Buscar reemplazo puede tener efecto en el texto de la página PDF.
Desventajas: no es esencialmente una herramienta para manejar archivos nativos de Excel y no es válida para el formato. xlsx. La operación es engorrosa y el precio es relativamente caro. La actualización por lotes de palabras clave de Excel no es la intención original del diseño.
Pasos de operación:
1. Primero, debe guardar todos los archivos de Excel que deben procesarse como o imprimirlos en formato PDF.
2. Abra el archivo PDF generado con Adobe Acrobat Pro (no un lector gratuito).
3. Haga clic en la herramienta "Editar PDF" en el panel de herramientas de la derecha, y el software intentará identificar los bloques de texto en el PDF.
3. Busque y haga clic en el icono "Buscar" (lupa) en la barra de herramientas en la parte superior y seleccione "Reemplazar texto". Escriba "blanco" en el cuadro de búsqueda emergente, "negro" en el cuadro de reemplazo y haga clic en Reemplazar. Pero la lista no se puede importar, debe ingresarla manualmente uno por uno.
4. Después de completar, obtendrá un PDF modificado, no un archivo de Excel editable, que requiere conversión de formato.
Método 5: Reemplace las palabras clave en Excel con Python (biblioteca de pandas)
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: Muy flexible y potente, puede implementar cualquier lógica de reemplazo de lista de palabras clave de Excel que se le ocurra a través de unas pocas líneas de código, adecuado para programadores y analistas de datos para procesar cantidades masivas de datos.
Desventajas: se requiere una base de programación, y la instalación de entornos y bibliotecas Python es un gran obstáculo para el usuario promedio. Las personas que no han estudiado no pueden comenzar y no son adecuadas para resolver rápidamente los problemas inmediatos de la oficina.
Pasos de operación:
1. Asegúrese de que la computadora haya instalado Python e instale las bibliotecas necesarias a través del comando pip install pandas openpyxl.
2. Abra un editor de texto (como VS Code, Notepad) y cree un nuevo archivo. py.
3. Ingrese el código y modifique el nombre del archivo y el contenido del diccionario replace_dict en el código a los requisitos reales.
4. En la línea de comando, cambie al directorio donde se encuentra el script y ejecute python su nombre de script. py. Observe si hay un error y depure el código en función de la información del error.
Método 6: Reemplace las palabras clave en Excel con Power Query (integrado en Excel)
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: la poderosa herramienta de conversión de datos oficial de Microsoft, gratuita. A través de funciones como "valor de reemplazo" y "agregar columnas personalizadas", los datos se pueden limpiar y reemplazar, lo que es adecuado para el procesamiento del flujo de datos.
Desventajas: Hay muchos pasos de configuración, lo que no es adecuado para un simple reemplazo de lista de palabras clave. Cada reemplazo debe actualizar la consulta y la operación no es lo suficientemente directa.
Pasos de operación:
1. En Excel, haga clic en la pestaña "Datos"-> "Obtener datos"-> "Del archivo"-> "Del libro de trabajo", seleccione el archivo de Excel e importarlo.
2. En el editor PQ, seleccione la columna que necesita ser reemplazada. Haga clic derecho y seleccione "Reemplazar valor". En el cuadro de diálogo emergente, solo puede ingresar un valor de búsqueda y reemplazo de una sola vez.
3. Para la misma columna, debe hacer clic con el botón derecho nuevamente-> "Reemplazar valor" e ingresar el segundo par de palabras clave.
4. Si es necesario reemplazar varias columnas, repita 2-3 pasos para cada columna.
5. Después de completar todas las configuraciones de reemplazo, haga clic en el botón "Cerrar y cargar" en la pestaña "Inicio", y los datos se cargarán nuevamente en una nueva hoja de trabajo en Excel.
Método 7: Reemplace las palabras clave en Excel con Google Sheets
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: La colaboración en línea es muy conveniente, su función de reemplazo de búsqueda (Ctrl H) es similar a la versión de escritorio de Excel, pero admite la visualización colaborativa en tiempo real.
Desventajas: Tampoco admite la importación y sustitución por lotes de listas de palabras clave. Es necesario cargar archivos en la nube, existen preocupaciones de privacidad y seguridad de los datos y las funciones se ven afectadas por el entorno de red.
Pasos de operación:
1. Abra Google Drive, cargue archivos de Excel o cree Google Sheets directamente.
2. Haga doble clic en el archivo y se abrirá como Google Sheets en el navegador.
3. Haga clic en el menú superior "Editar"-> "Buscar y reemplazar", o use la tecla de acceso directo Ctrl H(Windows) /Cmd H (Mac).
4. En el cuadro de diálogo emergente, ingrese el contenido de "Buscar" y "Reemplazar con". No puede importar la lista a la vez. Solo puede procesar un par de palabras clave, vaciar el cuadro de entrada e ingresar el siguiente par.
5. Cada archivo debe repetir los pasos 1-4. Todas las operaciones dependen de la red y los archivos se almacenan en servidores de terceros.
Método ocho: Reemplace las palabras clave de Excel con Mac Automator (AppleScript)
Intento de automatización para usuarios de Mac, el proceso es inestable y complejo.
Índice recomendado:★☆☆☆☆
Pros: es gratis para los usuarios de Mac y puede automatizar una serie de operaciones creando un "flujo de trabajo".
Desventajas: necesita escribir comandos de AppleScript o Shell, que son altamente técnicos para el usuario, la configuración es compleja e inestable.
Pasos de operación:
1. Busque y abra "Automator" en la carpeta "Aplicaciones".
2. Seleccione "Nuevo documento" y seleccione "Flujo de trabajo" para el tipo.
3. Busque "Ejecutar AppleScript" en la biblioteca de recursos de la izquierda y arrástrelo al área de trabajo de la derecha.
4. En el cuadro AppleScript, ingrese un script complejo.
5. Haga clic en el botón "Ejecutar" para probar, debe depurar el script repetidamente.
Por lo tanto, elegir una herramienta adecuada es esencialmente un presupuesto para sus "costos operativos" y "costos de aprendizaje". Para requisitos de reemplazo de listas de palabras clave de Excel de alta frecuencia, múltiples palabras clave y múltiples archivos, como HeSoft Doc Batch Tool Esta herramienta especial es sin duda la mejor opción para ahorrar el costo total (costo de tiempo, costo de prueba y error, costo de aprendizaje).