Frente a una gran cantidad de archivos xlsx y xls en un directorio, si se necesita organizar un listado del directorio de archivos, contar las rutas completas, fechas de creación, fechas de modificación, metadatos de Office y el número de hojas de trabajo, la operación manual sería muy ineficiente. Este artículo toma como ejemplo HeSoft Doc Batch Tool para presentar cómo usar la función de estadísticas de información de archivos para importar archivos Excel por lotes, seleccionar los detalles de los archivos Excel y generar una tabla resumen que se puede filtrar y analizar en Excel, ayudando a los usuarios a completar rápidamente el inventario de materiales, la transferencia de archivos y la auditoría de archivos.
Cuando muchos trabajadores de oficina organizan materiales, su primera reacción es abrir el Explorador de Archivos, copiar los nombres de los archivos y luego complementar manualmente información como ruta, tamaño, hora, etc. Pero cuando hay docenas de archivos Excel en una carpeta, este método se descontrola rápidamente: es difícil copiar la ruta completa, ver la fecha de creación y modificación requiere cambiar entre ventanas, los metadatos de Office son aún más difíciles de leer por lotes y la cantidad de hojas de cálculo requiere abrir cada libro para confirmarlo.
Si necesita crear una lista de directorio de archivos Excel y desea que cada archivo xlsx o xls tenga una fila independiente que incluya campos como ruta, carpeta, extensión, tamaño, fecha de creación, fecha de modificación, autor, título, último guardado por, número de hojas de cálculo, etc., entonces es más adecuado usar una herramienta de procesamiento por lotes para completar la tarea. Este artículo explicará con capturas de pantalla cómo usar la función Estadísticas de información de archivos en HeSoft Doc Batch Tool para resumir automáticamente la información de un lote de archivos Excel en una tabla.
HeSoft Doc Batch Tool es un software orientado a escenarios de oficina que se centra en resolver problemas de procesamiento de archivos repetitivos. No requiere que los usuarios operen un archivo por uno manualmente, sino que convierte las tareas de organización de archivos que consumen mucho tiempo en flujos de trabajo estandarizados mediante métodos de importación, lectura y exportación por lotes.
Escenarios de aplicación: ¿Para qué sirve generar listas de directorio de archivos Excel por lotes?
La generación por lotes de listas de directorio de archivos Excel es adecuada para muchas tareas de oficina que parecen comunes pero consumen mucho tiempo.
Transferencia de materiales: Cuando es necesario transferir un proyecto, clase, departamento o archivos de clientes, el receptor generalmente necesita saber qué archivos existen, dónde se encuentran y cuál fue la última hora de actualización. Una tabla estadística permite crear un directorio de transferencia directamente.
Inventario de unidades compartidas: En unidades de red compartidas, directorios de sincronización en la nube o bases de datos locales, pueden acumularse grandes cantidades de archivos Excel a lo largo del tiempo. Exportar la información de los archivos por lotes permite comprender rápidamente la distribución, cantidad, tamaño y estado de actualización de los archivos.
Verificación de consistencia de plantillas: Para tablas generadas con plantillas unificadas, como análisis de rendimiento, revisión de cursos, planes de proyectos, informes de ventas, etc., el número de hojas de cálculo a menudo sigue ciertos patrones. Después de contar el número de hojas de cálculo, se pueden descubrir archivos con páginas de plantilla faltantes, anomalías de copia o estructuras inconsistentes.
Auditoría de documentos y verificación de cumplimiento: Los metadatos de Office pueden contener información como autor, último guardado por, título, asunto, empresa, etc. Exportar estos metadatos de forma centralizada facilita la verificación del origen y mantenimiento de los archivos.
Organización previa al archivado: Generar una lista de directorio de archivos antes de archivar puede servir como índice de archivo. Posteriormente, incluso si los archivos se mueven, pueden rastrearse a través de la ruta y el nombre de archivo originales.
Vista previa de resultados: De la lista del Explorador de Archivos a una tabla Excel resumida y filtrable
Antes del procesamiento: El Explorador de Archivos solo muestra información básica parcial
La captura de pantalla antes del procesamiento muestra una carpeta que contiene múltiples archivos Excel. Los nombres de archivo incluyen ClassNoteIndex.xlsx, CourseReviewMatrix.xlsx, ExamScoreAnalysis.xlsx, GrammarExerciseBook.xlsx, LanguageTrainingLog.xlsx, ReadingProgressData.xlsx, WeeklyStudyReport.xlsx, etc. En el Explorador de Archivos se pueden ver el nombre, fecha de modificación, tipo de archivo y tamaño, pero esta información no está organizada en una tabla unificada y también carece de la ruta completa, los metadatos de Office y el número de hojas de cálculo.
Si solo se revisan unos pocos archivos temporalmente, el Explorador de Archivos es suficiente. Pero si se necesita enviar una lista formal o es necesario filtrar, ordenar y analizar en Excel, la información debe estar estructurada. Copiar manualmente no solo es lento, sino que difícilmente se garantiza la integridad de los campos.
Después del procesamiento: La información de cada archivo se resume en una tabla Excel
En la captura de pantalla después del procesamiento, el resultado estadístico ya se ha exportado como una tabla Excel. Cada fila representa un archivo, y cada columna representa un campo. Se puede ver que la tabla contiene campos básicos como ruta, nombre, nombre sin extensión, extensión, tamaño, nombre de la carpeta contenedora, ruta de la carpeta contenedora, hora de creación, hora de modificación, etc., así como una gran cantidad de campos de metadatos de Office. Para esta estadística de archivos Excel, el campo Excel - Número de hojas de cálculo también aparece en el lado derecho de la tabla.
La practicidad de este resultado es muy alta. Puede usar directamente las funciones de filtro en Excel para ver archivos en una carpeta específica, ordenar por fecha de modificación en orden descendente para encontrar las tablas actualizadas recientemente, o ordenar por el número de hojas de cálculo para localizar rápidamente libros con estructuras anómalas. Para los materiales que necesitan ser transferidos, auditados, archivados o revisados, esto es más fiable que una simple captura de pantalla de los archivos.
Pasos de operación: Estadísticas por lotes de rutas, metadatos y número de hojas de cálculo de archivos Excel
Paso 1: Ingresar a Estadísticas de información de archivos en la sección de organización de archivos
Después de abrir HeSoft Doc Batch Tool , primero observe la clasificación de funciones en el lado izquierdo. En la captura de pantalla, a la izquierda están las entradas para Inicio, Flujo de tareas, Todas las herramientas, Nombre de archivo, Nombre de carpeta, Organización de archivos, Herramientas de Word, Herramientas de Excel, Herramientas de PowerPoint, Herramientas de PDF, etc. El requisito actual es contar las propiedades de archivo y la información del documento, no modificar el contenido de tablas Excel, por lo que debe seleccionar Organización de archivos.
Después de ingresar a Organización de archivos, la página muestra múltiples funciones de organización por lotes. La tercera tarjeta de función es Estadísticas de información de archivos, y el texto descriptivo menciona que puede contar por lotes información como el nombre, ruta, tamaño, hora y metadatos de varios archivos. Según la flecha roja indicadora en la captura de pantalla, haga clic en esta función para ingresar al flujo de trabajo estadístico.
El objetivo de este paso es seleccionar el módulo de herramienta correcto. Muchos usuarios pueden ir instintivamente a Herramientas de Excel, pero si el requisito es contar atributos externos, rutas y metadatos de múltiples archivos, Estadísticas de información de archivos es la entrada más adecuada.
Paso 2: Agregar los archivos Excel que necesitan ser contados a la lista de procesamiento
Después de ingresar a la página de Estadísticas de información de archivos, la parte superior de la interfaz muestra 4 etapas del proceso: Seleccionar registros para procesar, Establecer opciones de procesamiento, Establecer ubicación para guardar, Iniciar procesamiento. Actualmente se encuentra en el paso 1, es decir, Seleccionar registros para procesar.
En la esquina superior derecha puede ver dos botones clave: Agregar archivo e Importar archivos desde carpeta. Si los archivos están dispersos y solo necesita seleccionar algunos de ellos, puede usar Agregar archivo; si todos estos archivos Excel están en el mismo directorio, se recomienda usar Importar archivos desde carpeta. Para estadísticas por lotes, importar desde carpeta suele ahorrar más tiempo.
Una vez completada la importación, los archivos aparecerán en la lista. En la captura de pantalla, los campos de la lista incluyen Número, Nombre, Ruta, Extensión, Hora de creación, Hora de modificación y Acción. La parte inferior muestra que el número total de registros es 20, indicando que 20 archivos han sido añadidos a la lista de pendientes. Puede verificar aquí si todos son los archivos Excel de destino, centrándose en si el nombre, la ruta y la extensión del archivo son correctos.
Si encuentra archivos que no necesitan ser contados, puede eliminarlos a través del icono de eliminación a la derecha de cada fila; si toda la lista es incorrecta, puede usar el botón Limpiar en la parte superior para volver a importar. Este paso de verificación es muy importante, porque la tabla de resumen generada posteriormente se basará en la lista actual. Cuanto más precisa sea la lista, más fiable será el resultado.
Paso 3: Marcar la información detallada del archivo Excel para asegurar la salida del número de hojas de cálculo
Después de confirmar que la lista es correcta, haga clic en el botón Siguiente paso en la parte inferior de la página para ingresar al paso 2, Establecer opciones de procesamiento. En el área de información adicional de esta página, puede ver múltiples opciones de información detallada del archivo, incluyendo Información detallada de archivo Word, Información detallada de archivo Excel, Información detallada de archivo PPT, Información detallada de archivo PDF, Información detallada de archivo de texto e Información detallada de archivo de imagen.
Esta vez contaremos archivos Excel, por lo que debe marcar Información detallada de archivo Excel. En la captura de pantalla, esta opción se muestra seleccionada. Esta configuración afecta el alcance de los campos exportados: si solo hace estadísticas básicas, el resultado generalmente se inclinará hacia información del sistema de archivos como nombre, ruta, tamaño, hora; después de marcar Información detallada de archivo Excel, el software leerá más información a nivel de libro de trabajo de Excel, como el número de hojas de cálculo.
Si su carpeta también contiene archivos doc o docx de Word, ppt o pptx de PPT, PDF o imágenes, también puede marcar la información detallada correspondiente según sus necesidades reales. Pero para que la tabla de resultados sea más clara, si solo hace una lista de directorio de archivos Excel esta vez, se recomienda marcar solo la información detallada del archivo Excel para evitar exportar demasiados campos irrelevantes.
Paso 4: Establecer la ubicación de salida y ejecutar las estadísticas
Después de completar las opciones de procesamiento, continúe y haga clic en Siguiente paso. Siguiendo el flujo de la interfaz, a continuación entrará en Establecer ubicación para guardar. Se recomienda aquí guardar los resultados en un directorio especial, por ejemplo, Listas de materiales, Inventario de archivos, Archivo de proyecto, etc., para facilitar la búsqueda y entrega posterior.
Después de establecer la ubicación para guardar, entre en la etapa de Iniciar procesamiento. El software recorrerá automáticamente los archivos Excel en la lista de pendientes y escribirá la información leída en la tabla de resultados. Después del procesamiento, abra el archivo Excel de salida para ver los resultados estadísticos por lotes. La tabla de resultados puede seguir usándose para filtrar, ordenar, copiar a un informe o guardar como un archivo adjunto de archivo.
Interpretación de los campos de la tabla resumen: ¿Qué información es más importante?
De la captura de pantalla posterior al procesamiento se puede ver que los campos exportados son relativamente completos. Para la gestión de archivos Excel, las siguientes categorías de campos merecen especial atención.
Ruta: Este es el campo más importante para localizar un archivo. La ruta completa indica en qué disco y carpeta específica se encuentra el archivo, lo que facilita su posterior apertura, migración o verificación.
Nombre y Nombre sin extensión: El campo Nombre se usa para identificar archivos. El campo Nombre sin extensión es adecuado para verificaciones de nomenclatura estandarizada. Por ejemplo, puede filtrar archivos con nombres no unificados, formatos de fecha inconsistentes o números de serie duplicados.
Extensión: Se utiliza para distinguir formatos de tabla como xlsx, xls, xlsm, etc. Si el directorio contiene otros tipos de archivos, también puede filtrar rápidamente por extensión.
Tamaño: El tamaño del archivo puede ayudar a localizar archivos anómalos. Algunos archivos Excel tienen un volumen excesivo, que puede contener muchas imágenes, datos ocultos, formatos heredados o enlaces externos.
Hora de creación y Hora de modificación: Estos dos campos se utilizan a menudo para juzgar la antigüedad de un archivo. La hora de modificación es especialmente adecuada para encontrar archivos mantenidos recientemente o descubrir archivos que no se han actualizado durante mucho tiempo.
Metadatos de Office: Los campos como Título, Asunto, Etiquetas, Categoría, Autor, Último guardado por, Empresa, Gestor, etc., ayudan a rastrear el origen del documento y el personal de mantenimiento. No todos los archivos tendrán esta información completada, pero después de la exportación por lotes, se verá de un vistazo.
Número de hojas de cálculo de Excel: Este es un campo muy práctico en la información detallada del archivo Excel. Puede ayudarle a juzgar la complejidad estructural del libro de trabajo y también puede usarse para verificar la consistencia de la plantilla.
Preguntas frecuentes y notas
1. ¿Se pueden contar tanto archivos xlsx como xls?
A juzgar por la lógica operativa, Estadísticas de información de archivos leerá la información básica del archivo según los archivos importados; la información detallada del archivo Excel se usa generalmente para procesar archivos de tipo Excel. En uso práctico, los archivos de tabla Excel comunes como xlsx, xls, etc., pueden ser añadidos a la lista y distinguir diferentes formatos a través del campo de extensión en los resultados.
2. ¿Por qué algunos campos de metadatos están vacíos?
Los metadatos de Office provienen de las propiedades propias del archivo. Si un archivo Excel no tiene completados campos como Título, Asunto, Empresa, Gestor, etc., la celda correspondiente exportada puede estar vacía. Esto es una situación normal. Puede usar estos valores vacíos como base para un mantenimiento estandarizado posterior del documento.
3. ¿Necesito abrir los archivos Excel uno por uno para ver el número de hojas de cálculo?
No es necesario. Después de marcar la información detallada del archivo Excel, el software leerá la información relevante durante el proceso por lotes y mostrará el número de hojas de cálculo en la tabla de resultados. De esta manera, no es necesario abrir cada libro de trabajo individualmente para mirar las etiquetas de las hojas de cálculo en la parte inferior.
4. ¿Puedo revisar la lista después de importar los archivos?
Sí, se puede. La lista de pendientes en el paso 1 muestra campos como Nombre, Ruta, Extensión, Hora de creación, Hora de modificación, etc. Puede confirmar si los archivos son correctos antes de pasar al siguiente paso. El número de registros en la parte inferior de la lista también le ayuda a verificar la cantidad.
5. ¿Los resultados estadísticos son adecuados para la conservación a largo plazo?
Sí, lo son. El resultado estadístico en sí mismo es un libro de registro de archivos estructurado que se puede archivar junto con los materiales del proyecto. Se recomienda generar una lista antes y después de la migración de archivos, la transferencia de materiales o la reorganización de versiones para facilitar la comparación de cambios en los archivos.
Resumen: Utilice Estadísticas de información de archivos para completar rápidamente el libro de registro de archivos Excel
Contar por lotes las rutas, metadatos y número de hojas de cálculo de múltiples archivos Excel es esencialmente crear una lista de directorio consultable, filtrable y entregable para los archivos. En comparación con el registro manual, la función Estadísticas de información de archivos de HeSoft Doc Batch Tool puede importar un gran número de archivos de una vez, leer automáticamente los atributos básicos y la información detallada de Excel, y exportar los resultados a una tabla Excel.
Si ahora se enfrenta a una carpeta que contiene una gran cantidad de tablas xlsx o xls y no quiere abrir una por una para ver las rutas, horas y número de hojas de cálculo, puede seguir el proceso de este artículo: vaya a Organización de archivos, seleccione Estadísticas de información de archivos, importe archivos desde la carpeta, marque la Información detallada de archivo Excel, establezca la ubicación para guardar e inicie el procesamiento. De esta manera, podrá obtener rápidamente una lista completa de directorio de archivos Excel, delegar el trabajo de registro repetitivo al software de oficina y hacer más eficiente la organización de materiales, el archivado de proyectos y la auditoría de archivos.