Face à un grand nombre de fichiers tableur xlsx et xls dans un répertoire, si vous souhaitez organiser la liste des fichiers, compter le chemin complet, la date de création, la date de modification, les métadonnées Office et le nombre de feuilles de calcul, l'opération manuelle sera très inefficace. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour présenter comment utiliser la fonction de statistiques des informations des fichiers pour importer en masse des fichiers Excel, cocher les informations détaillées des fichiers Excel, et générer un tableau récapitulatif qui peut être filtré et analysé dans Excel, aidant ainsi les utilisateurs à effectuer rapidement l'inventaire des données, la passation des archives et l'audit des fichiers.
Lorsqu’ils organisent des documents, la première réaction de nombreux employés de bureau est d’ouvrir l’explorateur de fichiers, de copier les noms de fichiers, puis de compléter manuellement des informations telles que le chemin d’accès, la taille et l’heure. Mais lorsque le dossier contient des dizaines de fichiers Excel, cette méthode devient rapidement incontrôlable : le chemin complet est difficile à copier, il faut basculer entre les vues pour vérifier les dates de création et de modification, les métadonnées Office sont encore plus difficiles à lire en lot, et le nombre de feuilles de calcul ne peut être confirmé qu’en ouvrant chaque classeur.
Si vous devez créer une liste de fichiers Excel, en souhaitant que chaque fichier xlsx et xls occupe une ligne distincte et contienne des champs tels que le chemin d’accès, le dossier, l’extension, la taille du fichier, la date de création, la date de modification, l’auteur, le titre, le dernier enregistreur et le nombre de feuilles de calcul, il est alors plus approprié d’utiliser un outil de traitement par lots. Cet article, accompagné de captures d’écran, explique comment utiliser la fonction Statistiques des informations sur les fichiers dans HeSoft Doc Batch Tool pour consolider automatiquement les informations d’un lot de fichiers Excel dans un tableau.
HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel destiné aux environnements de bureau, qui se concentre sur la résolution des problèmes de traitement de fichiers répétitifs. Il ne s’agit pas pour les utilisateurs d’opérer manuellement fichier par fichier, mais de transformer des tâches d’organisation de fichiers chronophages en processus standardisés, grâce à l’importation, la lecture et l’exportation par lots.
Scénarios d’application : à quoi sert la génération par lots d’une liste de fichiers Excel ?
La génération par lots d’une liste de fichiers Excel est adaptée à de nombreuses tâches de bureau apparemment ordinaires mais très chronophages.
Transfert de documents : Lorsqu’un projet, une classe, un service ou des documents clients doivent être transférés, le destinataire a généralement besoin de savoir quels fichiers existent, où ils se trouvent et quand ils ont été mis à jour pour la dernière fois. Une table de statistiques peut servir directement de répertoire de transfert.
Inventaire des disques partagés : Les disques partagés de l’entreprise, les répertoires de synchronisation réseau ou les bibliothèques de documents locales peuvent accumuler un grand nombre de fichiers Excel sur une longue période. L’exportation groupée des informations sur les fichiers permet de comprendre rapidement leur distribution, leur quantité, leur taille et leur statut de mise à jour.
Contrôle de la cohérence des modèles : Pour les tableaux générés à partir de modèles unifiés, tels que les analyses de résultats, les comptes-rendus de cours, les plans de projet ou les rapports de ventes, le nombre de feuilles de calcul suit souvent une certaine règle. Le calcul du nombre de feuilles permet de repérer les fichiers avec des pages manquantes, des anomalies de copie ou des structures incohérentes.
Audit de documents et contrôle de conformité : Les métadonnées Office peuvent contenir des informations telles que l’auteur, le dernier enregistreur, le titre, le sujet et la société. L’exportation centralisée de ces métadonnées facilite la vérification de l’origine et de la maintenance des fichiers.
Organisation avant archivage : Générer une liste de fichiers avant l’archivage peut servir d’index. Par la suite, même si les fichiers sont déplacés, ils peuvent être retrouvés grâce au chemin d’accès et au nom de fichier d’origine.
Aperçu du résultat : d’une liste de l’explorateur de fichiers à un tableau Excel filtrable
Avant traitement : l’explorateur de fichiers n’affiche qu’une partie des informations de base
La capture d’écran avant traitement montre un dossier contenant plusieurs fichiers Excel. Les noms de fichiers incluent ClassNoteIndex.xlsx, CourseReviewMatrix.xlsx, ExamScoreAnalysis.xlsx, GrammarExerciseBook.xlsx, LanguageTrainingLog.xlsx, ReadingProgressData.xlsx, WeeklyStudyReport.xlsx, etc. Dans l’explorateur de fichiers, on peut voir le nom, la date de modification, le type et la taille des fichiers, mais ces informations ne sont pas consolidées dans un tableau unifié, et il manque le chemin d’accès complet, les métadonnées Office et le nombre de feuilles de calcul.
Si vous ne devez consulter que quelques fichiers temporairement, l’explorateur de fichiers est suffisant. Mais si vous devez soumettre une liste officielle, ou si vous avez besoin de filtrer, trier et analyser dans Excel, les informations doivent être structurées. La copie manuelle est non seulement lente, mais il est difficile de garantir l’exhaustivité des champs.
Après traitement : les informations de chaque fichier sont consolidées dans un tableau Excel
Dans la capture d’écran après traitement, les résultats statistiques ont été exportés sous forme de tableau Excel. Chaque ligne représente un fichier et chaque colonne représente un champ. On peut voir que le tableau contient des champs de base tels que le chemin d’accès, le nom, le nom sans extension, l’extension, la taille, le nom du dossier parent, le chemin du dossier parent, la date de création et la date de modification, ainsi qu’un grand nombre de champs de métadonnées Office. Pour ces statistiques de fichiers Excel, le champ Excel - Nombre de feuilles apparaît également sur le côté droit du tableau.
Ce type de résultat est très pratique. Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage directement dans Excel pour afficher les fichiers d’un dossier spécifique, les trier par date de modification dans l’ordre décroissant pour trouver les tableaux les plus récemment mis à jour, ou encore trier par nombre de feuilles pour identifier rapidement les classeurs à la structure anormale. Pour les documents à transférer, auditer, archiver ou vérifier, c’est plus fiable qu’une simple capture d’écran des fichiers.
Étapes d’utilisation : statistiques groupées du chemin d’accès, des métadonnées et du nombre de feuilles des fichiers Excel
Étape 1 : Accéder aux statistiques des informations sur les fichiers dans l’organisation des fichiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , observez d’abord la classification des fonctions dans la colonne de gauche. La capture d’écran montre des entrées telles que Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. Comme il s’agit ici de statistiques sur les attributs et les informations documentaires des fichiers, et non de modifier le contenu d’un tableau Excel, vous devez sélectionner Organisation des fichiers.
Dans Organisation des fichiers, la page affiche plusieurs fonctions de gestion de fichiers par lots. La troisième carte de fonction est Statistiques des informations sur les fichiers, avec un texte descriptif indiquant qu’elle permet de collecter en lot des informations telles que le nom, le chemin d’accès, la taille, l’heure et les métadonnées de divers fichiers. Selon la flèche rouge sur la capture d’écran, cliquez sur cette fonction pour entrer dans le processus correspondant.
Cette étape consiste à sélectionner le bon module d’outil. De nombreux utilisateurs peuvent instinctivement se diriger vers les outils Excel, mais si l’objectif est de collecter les attributs externes, les chemins d’accès et les métadonnées de plusieurs fichiers, les Statistiques des informations sur les fichiers sont le point d’entrée le plus approprié.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à traiter dans la liste
Une fois sur la page des Statistiques des informations sur les fichiers, l’interface affiche en haut les 4 étapes du flux de travail : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l’emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement. Vous êtes actuellement à l’étape 1, qui consiste à sélectionner les enregistrements à traiter.
En haut à droite, vous pouvez voir deux boutons clés : Ajouter des fichiers et Importer des fichiers depuis un dossier. Si les fichiers sont dispersés et que vous ne souhaitez en sélectionner que quelques-uns, utilisez Ajouter des fichiers. Si tous ces fichiers Excel se trouvent dans le même répertoire, il est recommandé d’utiliser Importer des fichiers depuis un dossier. Pour un traitement par lots, l’importation depuis un dossier fait généralement gagner du temps.
Une fois l’importation terminée, les fichiers apparaissent dans la liste. Dans la capture d’écran, les champs de la liste incluent le numéro d’ordre, le nom, le chemin d’accès, l’extension, la date de création, la date de modification et les actions. Le nombre total d’enregistrements en bas est de 20, ce qui indique que 20 fichiers ont été ajoutés à la liste. Vous pouvez vérifier ici s’il s’agit bien de tous les fichiers Excel cibles, en contrôlant principalement les noms, les chemins d’accès et les extensions.
Si vous trouvez des fichiers non désirés, vous pouvez les supprimer via l’icône de suppression à droite de chaque ligne. Si toute la liste est incorrecte, utilisez le bouton Vider en haut pour recommencer l’importation. Cette étape de vérification est importante, car le tableau récapitulatif généré par la suite sera basé sur cette liste. Plus la liste est précise, plus le résultat est fiable.
Étape 3 : Cocher les informations détaillées des fichiers Excel pour garantir l’exportation du nombre de feuilles
Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page pour passer à l’étape 2 : Définir les options de traitement. Dans la zone Informations supplémentaires de cette page, vous verrez diverses options de détails pour les fichiers, notamment les détails de fichier Word, les détails de fichier Excel, les détails de fichier PPT, les détails de fichier PDF, les détails de fichier texte et les détails de fichier image.
Cette fois, nous traitons des fichiers Excel, il faut donc cocher Détails des fichiers Excel. Dans la capture d’écran, cette option est sélectionnée. Ce paramètre influence l’éventail des champs de l’exportation finale : si seules des statistiques de base sont effectuées, le résultat tend à se concentrer sur les informations du système de fichiers comme le nom, le chemin d’accès, la taille et l’heure. En cochant Détails des fichiers Excel, le logiciel lira en plus des informations au niveau du classeur Excel, telles que le nombre de feuilles de calcul.
Si votre dossier contient également des documents Word (doc, docx), des présentations PowerPoint (ppt, pptx), des PDF ou des images, vous pouvez cocher les détails correspondants selon vos besoins réels. Mais pour garder le tableau de résultats plus clair, si vous ne créez qu’une liste de fichiers Excel, il est conseillé de ne cocher que les Détails des fichiers Excel afin d’éviter d’afficher un trop grand nombre de champs non pertinents.
Étape 4 : Définir l’emplacement de sauvegarde et exécuter les statistiques
Après avoir défini les options de traitement, cliquez à nouveau sur Suivant. Selon le flux de l’interface, vous arriverez à l’étape Définir l’emplacement de sauvegarde. Il est recommandé d’enregistrer le résultat dans un répertoire dédié, par exemple un dossier nommé « Liste de documents », « Inventaire de fichiers », « Archivage de projet », pour faciliter la recherche et la livraison ultérieures.
Après avoir défini l’emplacement de sauvegarde, passez à la phase Démarrer le traitement. Le logiciel parcourt automatiquement la liste des fichiers Excel et écrit les informations lues dans la table de résultats. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Excel généré pour voir le résultat des statistiques groupées. Ce tableau peut être utilisé pour filtrer, trier, copier dans un rapport ou être sauvegardé comme pièce jointe d’archivage.
Interprétation des champs du tableau récapitulatif : quelles informations méritent le plus d’attention ?
Comme on peut le voir sur la capture d’écran après traitement, les champs exportés sont assez complets. Pour la gestion de fichiers Excel, les catégories de champs suivantes sont particulièrement intéressantes.
Chemin d’accès : C’est le champ le plus important pour localiser un fichier. Le chemin complet indique sur quel disque et dans quel dossier se trouve exactement le fichier, ce qui est pratique pour l’ouvrir, le déplacer ou le vérifier ultérieurement.
Nom et Nom sans extension : Le champ Nom sert à identifier le fichier. Le Nom sans extension est utile pour vérifier la normalisation des noms. Par exemple, vous pouvez filtrer pour voir s’il y a des fichiers avec une dénomination non uniforme, un format de date incohérent ou des numéros en double.
Extension : Utilisé pour distinguer les formats de tableur comme xlsx, xls, xlsm, etc. Si d’autres types de fichiers se sont glissés dans le répertoire, vous pouvez aussi les filtrer rapidement par extension.
Taille : La taille du fichier peut aider à identifier les fichiers anormaux. Un fichier Excel excessivement volumineux peut contenir un grand nombre d’images, des données cachées, un historique de formats ou des liens externes.
Date de création et Date de modification : Ces deux champs sont souvent utilisés pour déterminer l’ancienneté d’un fichier. La date de modification est particulièrement utile pour trouver les fichiers récemment maintenus ou pour identifier ceux qui n’ont pas été mis à jour depuis longtemps.
Métadonnées Office : Les champs comme Titre, Sujet, Balises, Catégorie, Auteur, Dernier enregistreur, Société, Responsable, etc., aident à tracer l’origine du document et les responsables de sa maintenance. Ces informations ne sont pas toujours renseignées pour chaque fichier, mais l’exportation en masse les rend visibles en un coup d’œil.
Nombre de feuilles de calcul Excel : C’est un champ très pratique parmi les détails des fichiers Excel. Il permet de juger de la complexité structurelle du classeur et peut également servir au contrôle de la cohérence des modèles.
Questions fréquemment posées et remarques
1. Peut-on collecter les statistiques pour les xlsx et les xls ?
D’un point de vue logique, la fonction Statistiques des informations sur les fichiers lit les informations de base en fonction des fichiers importés. Le détail pour les fichiers Excel est normalement conçu pour traiter les fichiers de type Excel. En pratique, vous pouvez ajouter les formats courants comme xlsx et xls à la liste, et distinguer les différents formats dans le résultat via le champ d’extension.
2. Pourquoi certains champs de métadonnées sont-ils vides ?
Les métadonnées Office proviennent des propriétés intrinsèques du fichier. Si un fichier Excel n’a pas de titre, de sujet, de société ou de responsable renseignés, les cellules correspondantes dans l’export peuvent être vides. C’est tout à fait normal. Vous pouvez utiliser ces valeurs vides comme base pour un travail futur de standardisation documentaire.
3. Faut-il ouvrir les fichiers Excel un par un pour voir le nombre de feuilles ?
Non. Après avoir coché Détails des fichiers Excel, le logiciel lira les informations pertinentes pendant le traitement par lots et affichera le nombre de feuilles de calcul dans le tableau de résultats. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’ouvrir chaque classeur pour vérifier les onglets en bas.
4. Peut-on vérifier la liste après l’importation des fichiers ?
Oui. La liste de l’étape 1 affiche les champs Nom, Chemin d’accès, Extension, Date de création, Date de modification, etc. Vous pouvez confirmer que les fichiers sont corrects avant de passer à l’étape suivante. Le nombre d’enregistrements en bas de la liste vous aide également à vérifier la quantité.
5. Les résultats statistiques sont-ils adaptés à une conservation à long terme ?
Oui. Le résultat est en soi un registre structuré de fichiers, et peut être archivé avec les documents du projet. Il est conseillé de générer une liste avant et après un transfert de documents, une migration de fichiers ou une réorganisation de version, afin de pouvoir comparer plus facilement les changements.
Résumé : utiliser les statistiques des informations sur les fichiers pour constituer rapidement un registre de fichiers Excel
Faire des statistiques groupées du chemin d’accès, des métadonnées et du nombre de feuilles de plusieurs fichiers Excel, c’est essentiellement créer un répertoire consultable, filtrable et livrable pour ces fichiers. Comparée à la prise de notes manuelle, la fonction Statistiques des informations sur les fichiers de HeSoft Doc Batch Tool permet d’importer un grand nombre de fichiers en une fois, de lire automatiquement les attributs de base et les détails Excel, et de les exporter dans un tableau Excel.
Si vous vous trouvez actuellement devant un dossier contenant de nombreux tableaux xlsx et xls, et que vous ne voulez pas les ouvrir un par un pour voir le chemin, la date et le nombre de feuilles, vous pouvez suivre la procédure de cet article : Allez dans Organisation des fichiers, sélectionnez Statistiques des informations sur les fichiers, importez les fichiers depuis le dossier, cochez Détails des fichiers Excel, définissez l’emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Vous obtiendrez ainsi rapidement une liste complète des fichiers Excel, en confiant le travail répétitif d’enregistrement au logiciel bureautique, ce qui rend l’organisation des documents, l’archivage des projets et l’audit des fichiers plus efficaces.