De nombreux fichiers PDF ne portent que des noms temporaires comme 1.pdf, 2.pdf lors de l'enregistrement, tandis que le numéro réellement utilisé pour l'archivage et la recherche est imprimé sous le code-barres dans les pages du PDF. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour identifier la première image de code-barres dans le contenu du PDF et utiliser le texte du code-barres comme nom de fichier en masse, réalisant ainsi la conversion automatique de noms de fichiers sans signification en noms basés sur des numéros. Cela convient à la gestion en masse de PDF dans des scénarios tels que le classement d'archives, les documents logistiques, les rapports de test, le matériel d'apprentissage et les justificatifs électroniques.
Dans le travail quotidien, les fichiers PDF proviennent souvent de numérisations, d’exportations, de téléchargements système ou de générations par lots. Lorsqu’on récupère le fichier, son nom peut être simplement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, sans qu’il soit possible de savoir directement à quel document, à quelle commande ou à quel numéro correspond chaque fichier. L’information réellement utile se trouve souvent dans le contenu du PDF, par exemple le code-barres en haut ou à droite de la page, ainsi que le texte numérique sous le code-barres. Si l’on ouvre chaque PDF pour consulter le code-barres, puis que l’on copie manuellement le numéro et qu’on le renomme, non seulement c’est inefficace, mais il est aussi très facile de faire des erreurs de saisie ou des omissions.
Le problème à résoudre dans cet article est très clair : utiliser le texte du code-barres dans le contenu du PDF pour renommer ce fichier PDF par lot. Autrement dit, faire en sorte que le logiciel identifie automatiquement l’image du code-barres dans chaque page du PDF et utilise le texte du code-barres reconnu comme nouveau nom de fichier PDF. En prenant comme exemple HeSoft Doc Batch Tool dans la capture d’écran ci-dessous, nous allons présenter le processus complet, de l’importation du PDF et du choix de la règle d’identification à la génération du nouveau nom de fichier.
Scénarios applicables : quels sont les PDF adaptés au renommage par lots à l’aide du texte du code-barres ?
Cette méthode est particulièrement adaptée aux PDF dont le contenu comporte des codes-barres clairs. Par exemple, les PDF d’étiquettes logistiques, de bons d’entrée en entrepôt, de certificats de conformité, de rapports de contrôle, de pièces jointes de factures, de supports de cours, de formulaires d’inscription, de pages de couverture de dossiers, de fiches techniques d’équipement, etc. À partir du moment où chaque PDF contient un code-barres identifiable et que le numéro de texte correspondant à ce code-barres est le nom de fichier que vous souhaitez utiliser, cette méthode peut être envisagée.
Pour les entreprises ou les équipes, renommer les fichiers n’est pas un simple embellissement, mais bien un travail préalable important pour la recherche, l’archivage, la distribution et le téléchargement ultérieurs dans un système. Remplacer les noms de fichiers temporaires comme 1.pdf par des numéros métier tels que 10026877.pdf, 20036655.pdf, permet de retrouver les PDF en un coup d’œil dans le dossier et de les faire correspondre plus facilement avec un registre Excel, un système de commandes, un numéro de client ou un répertoire d’archives. En tant que logiciel bureautique, la valeur essentielle de HeSoft Doc Batch Tool réside dans sa capacité à confier les actions répétitives, mécaniques et sujettes aux erreurs à un outil pour les exécuter par lots.
Aperçu du résultat : avant le traitement, le nom de fichier n’a pas de signification métier ; après, il devient le numéro du code-barres
Avant le traitement, le dossier contient 4 fichiers PDF nommés respectivement 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf. Ce type de nom indique généralement l’ordre d’exportation uniquement, sans pouvoir déterminer le contenu du fichier, ce qui ne facilite pas non plus les recherches ultérieures.
En ouvrant l’un des PDF, on peut voir que le contenu de la page contient un code-barres, en dessous duquel s’affiche le numéro de texte correspondant. Par exemple, sur la capture d’écran, le numéro sous le code-barres est 20036655, ce qui est exactement le contenu que nous souhaitons extraire pour nommer le fichier.
Une fois le traitement terminé, les fichiers originaux 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf sont renommés par lots en 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf. Les nouveaux noms de fichiers proviennent directement du texte du code-barres dans le contenu du PDF, et la liste du dossier devient également plus claire.
Étape opérationnelle 1 : accéder à l’outil Nom de fichier et choisir de renommer les PDF en utilisant le contenu du fichier
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir dans la navigation de gauche plusieurs catégories de traitement des fichiers bureautiques, telles que Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PDF, etc. La tâche actuelle relevant d’un traitement par lot des noms de fichiers, il faut donc d’abord entrer dans la catégorie Nom de fichier.
Dans la liste des fonctions de nom de fichier, trouver Renommer les fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier. La description de cette fonction dans la capture d’écran indique « Renommer par lot des fichiers PDF en utilisant certains textes de leur contenu comme nom de fichier ». Ces « certains textes » peuvent être compris comme des informations textuelles identifiables dans le PDF ou des informations obtenues par reconnaissance du contenu, en l’occurrence ici le texte correspondant au code-barres.
Le but de choisir cette fonction est d’indiquer au logiciel que la base du prochain renommage n’est ni le nom de fichier d’origine, ni un préfixe ou suffixe fixe, mais le contenu interne du PDF. C’est ainsi que l’on peut renommer automatiquement le fichier PDF en fonction du numéro du code-barres.
Étape opérationnelle 2 : ajouter les fichiers PDF à traiter ou les importer d’un dossier
Après être entré dans la fonction Renommer les fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier, la partie supérieure de l’interface indique que le processus actuel est divisé en 4 étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l’emplacement de sauvegarde, Lancer le traitement. La première étape consiste à ajouter les PDF à traiter dans la liste des tâches.
Dans la capture d’écran, on peut voir les boutons Ajouter un fichier, Importer des fichiers depuis un dossier, Vider, Plus, etc. Il suffit de cliquer sur Ajouter un fichier pour sélectionner manuellement s’il y a peu de PDF à traiter ; s’il y en a beaucoup dans un dossier, il est plus approprié d’utiliser Importer des fichiers depuis un dossier pour réduire le temps de sélection un par un. Une fois les fichiers importés, la liste affiche des informations telles que le numéro d’ordre, le nom, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification, etc., ce qui permet de vérifier facilement que l’importation est correcte.
D’après la capture d’écran, 4 enregistrements ont été importés pour cette tâche, l’extension de fichier est pdf et le chemin se trouve dans le répertoire de test du disque D. Une fois l’importation terminée, il faut vérifier deux points cruciaux : premièrement, le nombre d’enregistrements correspond bien au nombre de PDF à traiter ; deuxièmement, aucun fichier à ne pas traiter ne se soit glissé dans la liste. S’il y a des enregistrements en trop, on peut les supprimer via l’icône de suppression dans la colonne Actions, ou utiliser Vider pour tout réimporter.
Après avoir confirmé que les fichiers sont corrects, cliquer sur le bouton Étape suivante en bas pour passer à la configuration des options de traitement. Le résultat attendu de cette étape est le suivant : tous les PDF à renommer figurent dans la liste des tâches et le logiciel sait sur quels fichiers exécuter le traitement par lot.
Étape opérationnelle 3 : définir la zone de recherche et sélectionner la première image de code-barres
La deuxième étape est la clé de tout le processus. Le logiciel doit savoir à quel emplacement ou de quel type d’information du contenu PDF il doit extraire le nom de fichier. Dans la capture d’écran, la zone de recherche propose les options suivantes : Première ligne de texte, Première image de code-barres, Texte correspondant à une formule personnalisée, etc. L’objectif de cet article étant d’utiliser le texte du code-barres du contenu PDF pour renommer le fichier, il faut donc sélectionner Première image de code-barres.
L’objectif en sélectionnant Première image de code-barres est de faire en sorte que le logiciel recherche la première image de code-barres dans chaque PDF et identifie le numéro de texte correspondant à ce code-barres. Pour un PDF comme celui de l’exemple, où le code-barres est situé en haut à droite de la page et où le texte numérique est déjà affiché sous le code-barres, cette option correspond à la structure réelle du fichier.
La même page propose également des paramètres de position, dont Remplacer tout le nom de fichier, À gauche du nom de fichier, À droite du nom de fichier. Dans la capture, le choix est Remplacer tout le nom de fichier, ce qui signifie que le texte du code-barres reconnu remplacera directement le nom de fichier original. Par exemple, l’ancien 2.pdf deviendra 20036655.pdf, au lieu d’ajouter le numéro à gauche ou à droite du nom d’origine.
Si votre activité exige de conserver le nom de fichier d’origine, vous pouvez aussi choisir d’ajouter à gauche ou à droite en fonction des options de position fournies par l’interface. Mais dans cet exemple, les noms originaux 1.pdf, 2.pdf n’ont pas de valeur de gestion en eux-mêmes, donc l’option Remplacer tout le nom de fichier est plus claire et plus adaptée à un classement par numéro.
Étape opérationnelle 4 : définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Une fois les options de traitement terminées, continuer en cliquant sur Étape suivante pour accéder à la définition de l’emplacement de sauvegarde. La capture d’écran ne détaille pas la page de l’emplacement de sauvegarde, aussi je n’expliciterai pas ici les noms des boutons non affichés. En pratique, il suffit de suivre les instructions de l’interface pour configurer l’emplacement. Le but est de déterminer clairement où les PDF traités seront exportés, afin d’éviter de les confondre avec les originaux et de faciliter la vérification des résultats après coup.
Passer ensuite à l’étape Lancer le traitement. Une fois le traitement lancé, le logiciel va lire le contenu des PDF un par un dans la liste des tâches, reconnaître le texte correspondant à la première image de code-barres, et appliquer le résultat de la reconnaissance au nom de fichier selon les paramètres définis. Une fois le traitement terminé, en allant consulter le dossier cible, les noms de fichiers doivent être passés de numéros séquentiels aux numéros des codes-barres.
Dans cet exemple, on peut finalement voir que les 4 fichiers PDF sont devenus respectivement 10026877.pdf, 20036655.pdf, 20100511.pdf, 33952100.pdf, ce qui montre que le renommage par lots a bien été effectué.
Questions fréquentes et remarques
1. Une image de code-barres floue affectera le résultat de la reconnaissance. Si le PDF provient d’une numérisation à basse résolution, le code-barres étant flou, incliné, manquant ou obstrué, la précision de la reconnaissance peut diminuer. Il est conseillé de vérifier d’abord que le code-barres dans le PDF est clairement visible.
2. Chaque PDF ne devrait idéalement contenir qu’un seul code-barres principal. Dans cet exemple, on a sélectionné la première image de code-barres. S’il y a plusieurs codes-barres dans un PDF, il faut s’assurer que le premier code-barres est bien le numéro à utiliser pour le nommage, afin d’éviter d’extraire une autre valeur.
3. Faire attention aux caractères spéciaux dans le nom de fichier. Les codes-barres sont généralement composés de chiffres et de lettres, ce qui convient comme nom de fichier. Si le résultat de la reconnaissance contient des caractères spéciaux ne convenant pas à un nom de fichier, il faut vérifier au préalable que les règles respectent les exigences système pour le nommage.
4. Il est recommandé de tester d’abord avec un petit nombre de fichiers. Avant de traiter des centaines ou des milliers de PDF, on peut choisir quelques échantillons pour tester, afin de s’assurer que la zone d’identification, la position du nommage et le résultat correspondent aux attentes, avant d’importer le dossier complet par lots.
5. Il est plus sûr de conserver les fichiers originaux avant le traitement. Les opérations par lots sur les fichiers ont un large impact une fois exécutées. Il est donc conseillé de sauvegarder les PDF originaux avant le traitement officiel, ou de sauvegarder les résultats dans un nouvel emplacement afin de faciliter la comparaison et le retour en arrière.
Résumé : utilisez le texte des codes-barres pour nommer vos PDF afin d’améliorer l’efficacité du classement par lots
Extraire par lots les textes des codes-barres dans le contenu des PDF pour les utiliser comme noms de fichiers peut réduire considérablement le travail répétitif d’ouverture, de consultation, de copie et de renommage manuels. Pour l’organisation de grandes quantités de documents PDF, cette méthode n’améliore pas seulement l’efficacité, mais réduit aussi les risques d’erreur de saisie et d’inadéquation des fichiers.
HeSoft Doc Batch Tool , via la fonction Renommer les fichiers PDF en utilisant le contenu du fichier, intègre la reconnaissance de PDF et le renommage par lots en un seul processus continu. Il vous suffit d’importer le PDF, de sélectionner la Première image de code-barres et de choisir Remplacer tout le nom de fichier pour transformer des noms de fichiers sans signification en noms numérotés qui peuvent être recherchés et archivés. Si vous êtes en train d’organiser des documents PDF comportant des codes-barres, il est conseillé de suivre d’abord les étapes de cet article avec quelques échantillons, puis de traiter l’intégralité du dossier une fois que vous avez confirmé que tout est correct.