Lorsqu'un lot de documents Word ou docx contient des informations telles que des codes-barres, des numéros de suivi, des numéros de commande, etc., ouvrir manuellement les fichiers, copier les numéros, puis modifier les noms de fichiers est non seulement inefficace, mais aussi sujet à des oublis et des erreurs de saisie. Cet article prend l'exemple de HeSoft Doc Batch Tool pour présenter comment utiliser la fonction « Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier » pour lire en masse la première image de code-barres dans les fichiers Word, et écraser les anciens noms de fichiers avec les chiffres du code-barres reconnus. Cette méthode est adaptée aux scénarios d'archivage en masse tels que les bordereaux logistiques, les documents de commande, les bons de sortie de stock, les pièces jointes de contrat, etc.
Dans les travaux de logistique, d'entreposage, de commerce électronique transfrontalier et de gestion des commandes, on rencontre souvent un type de document Word dont le nom de fichier n'a pas de signification métier, par exemple Barcode(1).docx, Barcode(2).docx, mais dont le corps du texte contient des codes-barres clairs et les chiffres correspondants. Pour l'archivage, la recherche et le téléchargement dans le système, ce dont on a souvent besoin n'est pas le « énième fichier », mais le numéro de suivi, le numéro de traçabilité ou le numéro de commande sous le code-barres.
S'il n'y a que trois ou cinq fichiers, il est encore acceptable d'ouvrir manuellement le Word, de copier le numéro du code-barres et de le renommer ; mais s'il y a des dizaines ou des centaines de fichiers docx, la répétition de l'opération prendra beaucoup de temps et il est facile de faire des erreurs de copie, des oublis de collage et des incohérences entre le nom de fichier et le contenu. Cet article vise à résoudre le problème suivant : identifier automatiquement les codes-barres dans les fichiers Word et renommer ces fichiers Word en lot avec les chiffres du code-barres. Ci-dessous, en prenant comme exemple le logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool », on explique la procédure complète avec des captures d'écran.
Scénarios applicables : quels fichiers Word conviennent pour un renommage en lot par code-barres
Ce besoin de renommage en lot apparaît souvent dans des scénarios où « le contenu du fichier a plus de valeur que le nom de fichier original ». Dans l'exemple de capture d'écran, les noms originaux des fichiers sont Barcode(1).docx, Barcode(2).docx, etc. Le tableau interne du fichier contient l'image du code-barres correspondant au Tracking Number et ses chiffres. Après traitement, le nom de fichier devient un numéro métier comme 734589001256734.docx, et la liste des fichiers permet de voir directement le numéro correspondant à chaque document.
Les scénarios typiques incluent :
- Archivage des bordereaux d'expédition ou des étiquettes : Le document Word contient un code-barres, un Tracking Number, un numéro de bordereau, et il faut utiliser ce numéro comme nom de fichier pour faciliter la recherche et le téléchargement ultérieurs.
- Classement des données de commande : Chaque fichier docx contient un code-barres de numéro de commande, on souhaite que le nom de fichier corresponde directement au numéro de commande pour réduire la vérification manuelle.
- Gestion des documents d'entrée et de sortie d'entrepôt : Le code scanné ou le code-barres est dans le corps du document, et le renommage en lot permet de trier et de rechercher par numéro.
- Classement de documents modèles téléchargés en lot : Les noms de fichiers Word téléchargés n'ont pas de régularité, mais le corps du texte contient un numéro unique, on peut utiliser le contenu du corps pour générer le nom de fichier.
Il est à noter que la démonstration en capture d'écran de cet article concerne la reconnaissance d'image de code-barres dans un document Word et l'utilisation du résultat pour le renommage. L'extension du fichier d'exemple est docx ; si vos données contiennent des formats Word comme doc, vous pouvez les importer pour test selon la prise en charge réelle du logiciel.
Aperçu du résultat : avant le traitement, le nom de fichier n'a pas de signification métier, après le traitement, il devient le numéro du code-barres
Avant le traitement : le nom de fichier n'est qu'un numéro d'ordre, impossible d'identifier directement le bordereau correspondant
D'après la capture d'écran avant traitement, le dossier contient 10 fichiers Word, nommés de Barcode(1).docx à Barcode(10).docx. La liste de fichiers à gauche ne montre que des noms de fichier séquentiels, impossible de savoir quel Tracking Number correspond à chaque fichier. Le document Word ouvert à droite contient une image de code-barres dans un tableau, et sous le code-barres est affiché le chiffre 734589001256734, qui est plus approprié pour l'archivage et la recherche comme nom de fichier.
Après le traitement : le nom de fichier devient automatiquement le chiffre du code-barres reconnu
La capture d'écran après traitement montre que l'ancien Barcode(1).docx a été renommé en 734589001256734.docx. Les autres fichiers Word du même dossier ont également été renommés avec différents numéros, par exemple 904567812349025.docx, 895612347890123.docx, etc. Ainsi, le nom de fichier et le contenu du code-barres dans le document sont cohérents, ce qui rend la recherche, le tri et la vérification ultérieurs plus intuitifs.
Étapes opérationnelles : utiliser le contenu du fichier pour renommer le fichier Word
Les étapes suivantes sont déroulées selon l'ordre des captures d'écran du logiciel. L'idée générale est simple : d'abord entrer dans les outils liés au « Nom de fichier », puis sélectionner « Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier », importer les fichiers docx à traiter, configurer la zone de recherche sur « Première image de code-barres », et enfin laisser le logiciel remplacer le nom de fichier entier par le contenu du code-barres reconnu.
Étape 1 : Dans l'outil Nom de fichier, sélectionnez « Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , puis sélectionnez Nom de fichier dans la classification des fonctions à gauche. Cette classification contient plusieurs fonctions de lot liées au traitement des noms de fichiers, comme rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms, insérer du texte, ajouter un préfixe ou un suffixe, etc. La fonction nécessaire dans cet article est la 6ème : Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier.
Le rôle de cette fonction est visible dans la description de l'interface : renommer en lot des fichiers Word en utilisant un certain texte du contenu comme nom de fichier. Dans ce scénario, le « certain texte » du contenu Word est le chiffre reconnu de l'image du code-barres. Après avoir cliqué sur cette fonction, l'assistant de traitement par lot s'ouvre.
Étape 2 : Ajouter des fichiers individuels ou importer des fichiers depuis un dossier
Après être entré dans la page de la fonction, l'interface affiche en haut le nom de la fonction actuelle Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier. La 1ère étape de l'assistant est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Sur cette page, vous pouvez importer des fichiers Word spécifiques via Ajouter des fichiers, ou importer plusieurs fichiers d'un dossier en une fois via Importer des fichiers depuis un dossier.
Si vos fichiers Word sont tous dans le même dossier, il est conseillé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui correspond mieux à une méthode de travail par lot. Après l'importation, la liste affiche les informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification. La capture d'écran montre que plusieurs fichiers docx commençant par Barcode ont été importés, la colonne extension affiche docx, ce qui indique que les enregistrements à traiter sont entrés dans la liste de tâches.
La vérification ici est importante : avant de cliquer sur Suivant, il est recommandé de confirmer que le nombre de fichiers, les chemins et les extensions dans la liste sont corrects. Si vous trouvez des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant via la colonne d'action ; si vous voulez re-sélectionner, vous pouvez également utiliser le bouton Vider de la page pour réimporter.
Étape 3 : Configurer la zone de recherche sur « Première image de code-barres »
Après avoir cliqué sur Suivant, vous entrez dans la 2ème étape « Définir les options de traitement ». Dans la capture d'écran, la « Zone de recherche » propose plusieurs options, notamment Première ligne de texte, Première image de code-barres, Texte correspondant à une formule personnalisée. Comme l'objectif est de reconnaître le code-barres dans le fichier Word, il faut sélectionner Première image de code-barres.
Choisir cette option signifie que le logiciel va chercher la première image de code-barres dans le contenu de chaque fichier Word, essayer de reconnaître le chiffre du code, puis utiliser le résultat de la reconnaissance comme base pour le renommage. Pour les documents à structure fixe comme les bordereaux, les étiquettes, les modèles de commande, cette méthode est très directe. Tant que la position du code-barres cible dans chaque document est relativement stable et qu'il s'agit du premier code-barres à reconnaître dans le document, cela réduit la configuration supplémentaire.
Étape 4 : Configurer la position d'écriture du nom de fichier sur « Remplacer le nom de fichier entier »
Sur la même page de paramètres, il y a aussi l'option « Position ». Les options visibles dans la capture d'écran incluent Remplacer le nom de fichier entier, À gauche du nom de fichier, À droite du nom de fichier. Dans cet exemple, on choisit Remplacer le nom de fichier entier, c'est-à-dire remplacer entièrement les anciens noms comme Barcode(1), Barcode(2) par les chiffres du code-barres reconnus.
Ce paramètre convient aux scénarios où l'on veut obtenir un nom de fichier composé uniquement du numéro, par exemple, le nom de fichier final est 734589001256734.docx. Si vous souhaitez conserver l'ancien nom de fichier et ajouter le contenu du code-barres à gauche ou à droite, vous pouvez choisir « À gauche du nom de fichier » ou « À droite du nom de fichier » selon vos besoins. Mais d'après l'effet après traitement montré dans la capture d'écran, c'est la méthode de remplacement de l'ancien nom de fichier qui est utilisée.
Étape 5 : Continuer à configurer l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
La barre de progression en haut de la page montre qu'il y a ensuite « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Commencer le traitement ». Après avoir terminé la configuration de la zone de recherche et de la position du nom de fichier, continuez à cliquer sur Suivant, configurez l'emplacement de sauvegarde des résultats selon les invites de l'interface, puis passez à la phase de démarrage du traitement. Comme il s'agit d'une opération de renommage de fichiers en lot, il est conseillé de confirmer l'emplacement de sauvegarde avant le traitement formel pour éviter de mélanger les résultats de test avec les données originales.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir le dossier cible pour vérifier le résultat. Tant que le code-barres dans le fichier Word peut être correctement reconnu, le nom de fichier sera automatiquement changé en le chiffre correspondant du code, et conservera l'extension Word originale, par exemple .docx. L'effet après traitement dans la capture d'écran montre que la liste de fichiers est passée de noms temporaires comme Barcode(1).docx à un ensemble de noms de fichiers basés sur des numéros métier.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi choisir « Première image de code-barres » ?
Parce que dans l'exemple de document Word, le contenu à utiliser comme nom de fichier provient de l'image du code-barres, et non du texte normal. Après avoir sélectionné « Première image de code-barres », le logiciel extrait le chiffre selon la logique de reconnaissance du code-barres. Si « Première ligne de texte » est sélectionné, ce qui pourrait être extrait serait du texte comme OrderID en haut du document, ce qui ne correspond pas au besoin actuel.
2. Le résultat de la reconnaissance du code-barres peut-il affecter la validité du nom de fichier ?
D'après l'exemple de la capture d'écran, le résultat du code-barres est un chiffre pur, ce qui est très approprié comme nom de fichier. Si votre contenu de code-barres contient des symboles spéciaux, il est conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que le nom de fichier généré respecte les règles du système avant de traiter un grand nombre de documents en lot.
3. Que faire s'il y a plusieurs codes-barres dans le fichier ?
Dans la capture d'écran, « Première image de code-barres » est sélectionné, ce qui convient aux modèles où le code-barres cible est à la première position de code-barres. Si un fichier Word contient plusieurs codes-barres, il faut d'abord confirmer si le premier code-barres est bien le numéro que vous voulez utiliser comme nom de fichier. Sinon, il faut ajuster le modèle de document ou choisir une méthode de correspondance plus appropriée.
4. Faut-il sauvegarder avant le renommage en lot ?
Il est conseillé de conserver une sauvegarde des fichiers originaux, surtout lors de la première manipulation d'un nouveau type de modèle. Bien que le renommage en lot puisse améliorer considérablement l'efficacité, une fois le nom de fichier écrasé, la restauration manuelle peut devenir difficile. Vous pouvez d'abord copier le dossier, tester l'effet du traitement sur la copie, puis appliquer aux données officielles après confirmation.
5. Les fichiers doc et docx peuvent-ils être traités de cette manière ?
Les captures d'écran de la démonstration concernent des fichiers avec l'extension docx. Pour d'autres formats Word comme doc, il est conseillé de tester en fonction de la liste d'importation du logiciel et des résultats réels du traitement. Dans la pratique, si les conditions le permettent, vous pouvez d'abord uniformiser la conversion vers le format docx plus récent avant de procéder à la reconnaissance et au renommage en lot.
Résumé : Nommer les fichiers Word avec le contenu du code-barres pour réduire les ouvertures et copies répétitives
Renommer manuellement les fichiers Word d'après le code-barres revient essentiellement à répéter le processus « ouvrir le document, regarder le code-barres, copier le chiffre, fermer le document, modifier le nom de fichier ». Plus le nombre de fichiers est élevé, plus le coût en temps et la probabilité d'erreur augmentent. HeSoft Doc Batch Tool , en tant que logiciel de traitement par lot orienté vers les scénarios de bureau, peut confier ces actions répétitives à l'outil : importer les fichiers Word en lot, reconnaître la première image de code-barres, puis écraser le nom de fichier avec le résultat de la reconnaissance.
Si vous êtes en train de classer des bordereaux logistiques, des documents de commande, des reçus d'entrepôt ou d'autres documents docx contenant des codes-barres, vous pouvez d'abord tester avec un petit nombre de fichiers en suivant les étapes de cet article. Après avoir confirmé l'exactitude de la reconnaissance, traitez ensuite l'intégralité du dossier en lot. Cela permet non seulement de standardiser le nommage des fichiers, mais aussi d'améliorer significativement l'efficacité de la recherche, de l'archivage et de la livraison ultérieurs.