企業が大量のPDF請求書、契約書またはアーカイブ文書をZUGFeRD標準形式に統一的に変換する必要がある場合、1つずつファイルを開く処理は非常に時間がかかり、漏れやすい。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、PDFツールで「PDFを別のバージョンのPDFに変換」を選択し、複数のPDFファイルを一括インポートし、バージョンオプションでZUGFeRDを選択する方法を紹介しますユーザーが一括変換タスクを迅速に完了し、重複操作を減らし、文書の処理効率を高めるのを支援します。
財務アーカイブ、電子請求書の流れ、システム間の文書交換などの場面で、企業はしばしば問題に直面している。手には多くの普通のpdfファイルがあり、ZUGFeRD標準フォーマットに統一的に変換する必要がある。 ファイルごとに開いたり、保存したり、変換したりすると、時間がかかるだけでなく、処理漏れやバージョンの不一致などの問題も起こりやすい。 HeSoft Doc Batch Tool オフィスシーン向けの一括ファイル処理ソフトで、大量のPDF、Word、Excel、画像などのファイルを集中的に処理するのに適しています。 この記事では、複数のpdfファイルを一括してZUGFeRD標準フォーマットに変換する方法について、インターフェース操作と組み合わせて説明します。
適用シーン
一括PDF変換ZUGFeRDは、次のオフィスニーズに適しています
- 電子請求書のアーカイブ:複数のPDF請求書ファイルをZUGFeRD関連の要件を満たす形式にまとめて整理する必要があります。
- 企業ドキュメントの標準化:社内では、さまざまなソースのpdfファイルを統一バージョンに変換する必要があり、長期的な保存とシステム認識が容易です。
- 一括ファイル交付:文書を外部に提出する場合、相手はZUGFeRD標準形式を使用することを要求し、手動変換効率が低い。
- 財務または行政集中処理:1つのフォルダに数十個、数百個のPDFがあり、一度にフォーマット変換を完了する必要があります。
一括処理方式により、ユーザーはファイルのインポート、ターゲットバージョンの選択、保存場所の設定だけで、ソフトウェアが自動的に後続の変換を完了し、重複労働を減らすことができる。
効果プレビュー: 処理前と処理後
処理前
処理前、ファイルは通常、スクリーンショットにインポートされたhuman-exploration.pdf、Learn_English_in_an_easy_fast_and_fun_way.pdf、learning-tips.pdf、SampleContract-Shuttle.pdfなどの分散された通常のPDFです。 ソースが違ったり、ファイル名が違ったりしますが、拡張子はpdfです。
処理後
処理後、これらのPDFは選択したターゲットバージョンに従ってZUGFeRDに統一的に変換されます。 ユーザーはファイルごとに手動で設定する必要がなく、統一標準のpdfファイルを一括生成するのに適しています。 ZUGFeRDは電子請求書、組み込みデータなどの業務規範に関連しており、実際に使用する場合は企業内部の要求や受信者の要求に合わせて検証することを推奨している。
操作手順
手順1: PDFツールに入り、「PDFを別のバージョンのPDFに変換」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool 後、左側の機能分類から選択します。PDFツール。 PDFツールのリストで見つけてクリックします12.PDFを他のバージョンのPDFに変換する。
この機能は、PDFファイルを他のバージョンまたは標準のPDFに一括変換するために使用されます。 スクリーンショットによると、この機能カードの説明は「PDFファイルを他のバージョンのPDFに一括変換」であるため、ZUGFeRDをターゲット形式として一括選択するのに適しています。
操作目的:PDFバージョン変換機能に入ります。
予想される結果:ソフトウェアは「PDFを別のバージョンのPDFに変換」の処理ウィザードのページを開きます。
ステップ2: 変換が必要なpdfファイルを追加する
機能ページに入ると、画面の上部に提供されます。ファイルを追加とフォルダからファイルをインポートする2種類の入り口。 少量のファイルについては、「ファイルを追加」をクリックして一つずつ選択します。フォルダに大量のPDFが入っている場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用することをお勧めします。
ファイルをインポートすると、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストに表示されます。 スクリーンショットにはすでに4つのpdfファイルがインポートされており、下部に表示される記録数は4である。 右側には削除操作の入り口があり、フィルタ、ソートボタンを提供して、ファイルが多いときに処理待ち記録をチェックして整理するのに便利です。
操作目的:ZUGFeRDに変換する必要があるすべてのpdfファイルを処理待ちリストに追加します。
予想される結果:処理待ちリストにはすべての対象pdfファイルが表示され、間違いがないことが確認されたら下部のをクリックします次へ。
ステップ3: バージョンオプションでZUGFeRDを選択します
「処理オプションの設定」に入ると、複数の変換可能なPDFバージョンまたは標準が表示されますPDF/A-1a、PDF/A-1b、PDF/A-2a、PDF/A-3a、PDF/X、PDF 1.7など。 これらのオプションで見つけてチェックしますZUGFeRD。
スクリーンショットでZUGFeRDオプションが選択されました。今回の一括変換の対象バージョンがZUGFeRDに設定されていることを示します。
操作目的:一括変換のターゲット基準をZUGFeRDに指定します。
予想される結果:ZUGFeRDシングルオプションが選択されています。次へ保存場所の設定に進みます。
ステップ4: 保存場所を設定して処理を開始する
インタフェース・ステップから分かるように、プロセス全体には「処理するレコードの選択」「処理オプションの設定」「保存場所の設定」「処理の開始」の4段階が含まれています。 ZUGFeRDを選択したら、「次へ」をクリックし、ソフトウェアの指示に従って変換後のファイルの保存場所を設定します。
出力ファイルを「ZUGFeRD出力」や「変換されたPDF」などの新しいフォルダに保存することをお勧めします。これにより、元のPDFと混同しないようにし、その後の照合も明確になります。 設定が完了したら、最後のステップに進んで処理を開始し、ソフトウェアはリストごとにファイルを一括変換します。
操作目的:変換結果をどこに保存するかを判断し、一括変換タスクを開始します。
予想される結果:複数のpdfファイルが一括してZUGFeRD標準フォーマットに変換され、ユーザーは出力ディレクトリで処理結果を見ることができます。
よくある質問と注意事項
1.一度に何個のPDFを処理できますか?
動作の観点からは、ソフトウェアはファイルの一括追加をサポートしており、フォルダからのファイルのインポートもサポートしているため、複数のPDFを扱うのに適しています。 実際の処理数量は、コンピュータの性能、ファイルサイズ、タスクの緊急度に合わせて手配することを推奨しますファイルが特に多い場合は、フォルダやロットごとに処理することができ、結果の照合が容易です。
2.ZUGFeRDを选択した后、まだ何をする必要がありますか?
ZUGFeRDを選択するのは、ターゲット変換バージョンを設定するだけです。 その後も保存場所の設定を完了し、最後のステップで処理を開始する必要があります。 ステップ2のバージョン選択後にソフトウェアを直接シャットダウンしないでください。そうしないと、タスクは実行されません。
3.元のpdfファイルが上书きされることはありませんか?
スクリーンショットには、フローに「保存場所の設定」手順が含まれています。 安全のため、変換したファイルは別のディレクトリに保存し、元のファイルを直接上書きしないことをお勧めします。 これにより、元のPDFは、後から再変換やチェックが必要になっても保持できます。
4.変換後に必ず受信側の要求を満たしていますか?
ZUGFeRDは電子請求書などの場面でよく使われる標準フォーマットである。 異なる企業、プラットフォームまたは国の地域は、文書の内容、埋め込みデータ、検証ルールをさらに要求する可能性がある。 一括変換が完了したら、サンプリングしてファイルチェックを開き、受信者の要求に応じて検証することをお勧めします。
5.ファイル名が長いか、パスが深いと処理に影響しますか?
一括処理には、明確で短いフォルダパスを使用し、特殊な記号が多すぎることを避けることをお勧めします。 これにより、経路認識の問題が軽減され、変換結果を後から探すのにも便利です。
まとめ
PdfファイルをZUGFeRD標準フォーマットに一括変換します。コアプロセスは複雑ではありません。 HeSoft Doc Batch Tool でPDFツールに入り、「PDFを別のバージョンのPDFに変換」を選択し、複数のPDFファイルを追加またはインポートし、バージョンリストでZUGFeRDをチェックして、保存場所を設定して処理を開始します。
ファイルごとに手動で変換するより、一括処理は重複操作を著しく減らすことができ、特に財務、行政、ファイル管理、企業文書の納品などの場面に適している。 一度に大量のPDFファイルを処理する必要がある場合は、この手順に従って、まず少量のファイルテストプロセスを使用して、出力結果が要求を満たしていることを確認してから、完全なフォルダ内のPDFを一括変換することをお勧めします。