日常業務では、社内の契約書の更新や製品説明の調整において、各段落に含まれる特定の番号や識別コードに基づいて内容全体をマッチングし、置き換える必要が生じます。Wordの検索・置換機能は日常的なニーズのほとんどをカバーできますが、番号やコードを含む数値段落の実現は難しく、動的なコンテンツの取得には対応できません。ここでは、ワイルドカードと組み合わせた数式を使用することで、指定された番号やコードの段落を正確に特定し、それらを直接一括で新しい内容に置き換えることができます。これにより、各段落を個別に検索する手間が省け、文書処理の効率が向上します。
本記事では、動的な番号やナンバーを含む段落を数式でマッチングし、一括更新・置換する方法を紹介します。これにより、ドキュメントの迅速な処理を簡単に実現できます。ぜひ試してみてください！
Doc、Docx 内の番号・ナンバーを含む段落全体の一括置換後の効果プレビュー
処理前：
処理後：
Word 内の指定した番号またはナンバーを含む段落全体を新しいテキストに一括置換する操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【Word ツール】-【キーワードに基づいて Word 内の段落を検索・置換】を選択します。
2、【ファイルを追加】または【フォルダからファイルをインポート】から追加方法を選択し、キーワードに基づいて段落を置換する Word 文書をインポートするか、ファイルを直接ドラッグして、「次へ」をクリックします。
3、設定オプション画面で、【数式を使用してテキストをあいまい検索】を選択します。検索キーワードリストの下に、【\(\d{3}\)\s*123-4567】【\(\d{3}\)\s*234-5678】【\(\d{3}\)\s*345-6789】の3つの数式を入力します。これらは、文書内の3組の番号にそれぞれ対応します。その他の番号を置換する必要がある場合は、AI または Microsoft .Net フレームワークを使用する正規表現ジェネレーターで生成できます。置換後のキーワードリストの下の各行に、対応する段落テキストを入力します。再度「次へ」をクリックし、「参照」をクリックして、新しいファイルの保存場所を選択します。
4、処理が完了するのを待ち、赤いパスをクリックしてフォルダーを開き、Word 文書を開くと、段落がすべて正常に置換されていることが確認できます。
Word 内の段落全体を一括置換する機能が必要となるのはどのような場合か？
ドキュメントの更新
例えば、カスタマーサービスハンドブックにおいて、各支店に異なるサービス番号が割り当てられているとします。会社がこれらの番号を更新した場合、ドキュメント内に存在するこれらの番号に基づいて、対応する段落を一括置換できます。
技術ドキュメントの修正
一部のテクニカルサポートチームは、問題解決のために特定の番号識別子をよく使用します。プロセスを更新する必要がある場合、番号を使用して Word 内の段落を特定し、新しいガイダンス内容に一括置換できます。
契約番号の調整
契約処理において、条項は通常、番号で始まります。特定の条項の内容を修正する必要がある場合、条項番号によって正確に位置を特定し、段落全体の内容を置換できます。