多くの企業資料フォルダ、プロジェクトディレクトリ、システムエクスポートフォルダには、年号、バッチ番号、バージョン番号などの固定テキストが含まれています。この記事では、実際の例を使って、 HeSoft Doc Batch Tool を使用してフォルダ名から「2026-」プレフィックスと「-version-1」サフィックスを一括削除する方法を説明します。処理前後の効果、ソフトウェアの操作手順、キーワード設定方法、注意点などを含み、大量のフォルダ名をすばやく整理する必要があるオフィスユーザー向けの参考資料です。
プロジェクト資料、クライアントファイル、市場レポート、年間アーカイブディレクトリを整理する際、同じ命名テンプレートを持つ一連のフォルダをよく見かけることがあります。例えば、各フォルダが年号で始まり、バージョン番号で終わる場合です：2026-client-proposals-version-1、2026-pricing-model-version-1、2026-revenue-forecast-version-1。このような名前は生成時にバッチを識別するのに便利ですが、資料が正式なアーカイブ段階に入ると、年号プレフィックスとバージョンサフィックスを削除し、真のテーマ名のみを保持する必要が生じることがよくあります。
フォルダが10個であれば手動で名前を変更することもなんとか可能ですが、100個、500個、あるいはそれ以上になると、手作業は典型的な単純反復作業と化します。 HeSoft Doc Batch Tool は、オフィスシーン向けのバッチ処理ソフトウェアで、ファイル名、フォルダ名、Wordツール、Excelツール、PDFツールなど多様な機能を提供します。この記事では、その中のフォルダ名処理機能を使用して、フォルダ名から特定のキーワードを一括削除する方法について重点的に説明します。
適用シーン：フォルダ名から年号とバージョン番号を一括削除する理由
フォルダの命名が統一されていないと、資料の検索やチームコラボレーションに直接影響を及ぼします。例えば、同じバッチのフォルダに年号がついているものとついていないものが混在したり、version-1と表記するものとv1と表記するものがあったり、名前が長すぎてリストに前半部分しか表示されなかったりします。これらの問題は日常業務でよく見られ、特にデータ移行、システムエクスポート、プロジェクト引継ぎ、履歴ファイルのアーカイブ時に発生します。
フォルダ名キーワードの一括削除は、以下のようなケースに適しています：第一に、「2026-」「2025_」「2024 」といった年号プレフィックスの削除；第二に、「-version-1」「_v2」「最終版」といったバージョン番号サフィックスの削除；第三に、「export-」「download-」「backup-」といったプラットフォームやシステム識別子の削除；第四に、長期アーカイブに適した名前にするための部署名やバッチ番号の削除です。
このチュートリアルの例では、「2026-」と「-version-1」という二つのキーワードを同時に削除します。この操作は、フォルダ名内のテキストを一括検索して置換するものと捉えることもでき、置換内容を空にすることで、マッチした文字列の削除という結果が得られます。
効果プレビュー：冗長な名前から簡潔なディレクトリ名へ
処理前：各フォルダに重複したテキストが含まれる
処理前のスクリーンショットでは、すべてのフォルダ名が同じフォーマットに従っています：年号プレフィックス + テーマ名 + バージョンサフィックス。赤枠の位置で、先頭の「2026-」と末尾の「-version-1」を確認できます。これらの内容は各フォルダで繰り返し現れており、今回の一括クリーンアップの対象です。
この命名方式の最大の問題は情報の冗長性です。本当に価値のある部分は、client-proposals、competitive-analysis、executive-reports、go-to-market といったテーマ名です。繰り返される年号とバージョン識別子はフォルダリストを混雑させ、迅速な閲覧を妨げます。
処理後：プレフィックスとサフィックスを一括削除し、コア名を保持
処理後のスクリーンショットでは、フォルダ名がより簡潔になったことが示されています。「2026-client-proposals-version-1」は処理後に「client-proposals」に、「2026-marketing-campaigns-version-1」は「marketing-campaigns」になりました。すべてのフォルダが同一ルールに従って一括で名前変更されました。
この方法により、ユーザーは名前変更ボックスを一つずつ開いたり、二つのテキストを手動で削除したりする必要がありません。キーワードが正しく設定されていれば、ソフトウェアはリストに追加されたフォルダに対して同じルールを一括実行できます。
操作手順：スクリーンショットに従ってフォルダ名の一括クリーンアップを完了
ステップ1：フォルダ名分類を開き、検索置換ツールに入る
HeSoft Doc Batch Tool を起動すると、左側に機能ナビゲーションが表示されます。今回処理するのはフォルダ名なので、「フォルダ名」を選択します。機能カードで「フォルダ名のキーワードを検索して置換」をクリックします。スクリーンショットでは、この機能は最初の位置にあり、「ファイルのフォルダ名にあるキーワードを一括検索して置換します」という説明が付いています。
このステップの目的は、正しい処理モジュールに入ることです。キーワードの一括削除は、単純なファイル移動や内容編集ではなく、名前テキストに対するルールに基づいた処理であるため、「検索して置換」機能が最も要件に合致します。オフィスソフトウェアにとって、この種のバッチ処理機能は、繰り返しのクリックや入力を大幅に削減できます。
ステップ2：処理するフォルダを追加し、リストを確認
ツールに入った後、第一段階は「処理が必要なレコードを選択」です。インターフェース右上の「フォルダを追加」をクリックし、名前を変更する必要があるフォルダを処理リストに追加します。スクリーンショットではすでに10個のフォルダが追加されており、リストには名前、パス、作成日時、更新日時などの情報が表示されています。
公式に次のステップに進む前に、二つの項目を重点的に確認することをお勧めします：一つはレコード数が正しいかどうかで、スクリーンショットの下部にはレコード数が10と表示されています；もう一つは、名前がすべて処理対象のルールに適合しているか、つまり、削除が必要な「2026-」と「-version-1」をすべて含んでいるかです。リストに処理不要のフォルダが混入している場合は、操作列から該当レコードを削除することで、誤処理を避けられます。
ステップ3：完全一致テキスト検索を選択し、削除するキーワードを入力
「次へ」をクリックして「処理オプションを設定」に進みます。「検索方法」エリアで、「完全一致テキストを検索」を選択します。このオプションは、年号、バージョン番号、番号、ハイフンの組み合わせなど、明確な固定文字を扱うのに適しています。この例では、あいまい一致や複雑なルールは不要で、指定された文字列を正確に見つけて削除するだけです。
左側の「検索が必要なキーワードリスト」に、削除するキーワードを行ごとに入力します：1行目に「2026-」、2行目に「-version-1」と入力します。右側の「置換後のキーワードリスト」は空のままにします。インターフェースには「入力しない場合は削除を意味します」と記載されているので、置換内容を入力しなければ、見つかったキーワードをフォルダ名から削除することを意味します。
このステップで期待される結果は、二つの削除ルールを確立することです：すべてのフォルダ名から年号プレフィックス「2026-」を削除し、すべてのフォルダ名からバージョンサフィックス「-version-1」を削除します。他のテキストを削除したい場合は、ここのキーワードを実際の内容に変更するだけです。
ステップ4：保存場所の設定と処理開始ステップへ
上部のプロセスバーからわかるように、ツールは「処理が必要なレコードを選択」「処理オプションを設定」「保存場所を設定」「処理を開始」の順序で進行します。キーワードの入力が完了したら、引き続き「次へ」をクリックし、インターフェースの指示に従って後続の設定を完了し、処理開始段階に進みます。
ユーザーによってディレクトリ構造やフォルダ権限が異なる可能性があるため、処理前にフォルダが他のプログラムによって占有されていないこと、および現在のアカウントがこれらのフォルダに対して名前変更権限を持っていることを確認してください。設定完了後に処理を実行すると、ソフトウェアは事前に設定された検索キーワードに基づいてフォルダ名を一括更新します。
よくある質問と注意事項
1. プレフィックスだけを削除し、サフィックスは削除したくない場合は？
「検索が必要なキーワードリスト」に、削除したいプレフィックスのみを入力してください。例えば、「2026-」だけを削除したい場合は、この行だけを入力し、「-version-1」は入力しません。ソフトウェアは入力されたキーワードに従って処理を実行します。
2. キーワードが名前の途中にある場合も削除されますか？
完全一致テキスト検索は通常、名前に含まれる指定された文字列を検索します。つまり、フォルダ名に入力したキーワードが含まれている場合、処理される可能性があります。そのため、キーワードを設定する際は可能な限り完全なものにしてください。例えば、バージョンサフィックスを削除する場合、「-version-1」と入力する方が、「version」だけを入力するよりも安全です。
3. 置換リストが空の場合とスペースを入力する場合は異なりますか？
異なります。インターフェースの「入力しない場合は削除を意味します」という指示は、マッチしたテキストを完全に除去することを意味します。スペースを入力すると、キーワードがスペースに置換され、名前に不要な空白が残る可能性があります。一括削除の際は、置換リストを空のままにし、不可視文字を余分に入力しないことをお勧めします。
4. Word、Excel、PDFファイル名の処理に適していますか？
この記事の例はフォルダ名の処理です。 HeSoft Doc Batch Tool の左側には、ファイル名、Wordツール、Excelツール、PDFツールなどの分類も用意されています。docx、doc、xlsx、pdfなどのファイル名からキーワードを一括クリーンアップしたい場合は、ソフトウェア内のファイル名関連機能から対応するツールを選択できます。処理の考え方は、フォルダ名のキーワード削除と同様です。
まとめ：バッチリネームで資料整理をより効率的に
フォルダ名から年号プレフィックスとバージョンサフィックスを一括削除することは、資料整理において非常に典型的な効率向上シーンです。 HeSoft Doc Batch Tool を使用することで、繰り返しの手動リネーム作業を、設定可能で一括実行可能なフローに変えることができます。この記事の例では、10個のフォルダを一度の設定で統一してクリーンアップできました。数がさらに多ければ、節約できる時間はより顕著になります。
処理前に削除するキーワードを整理し、処理対象のフォルダリストを確認すること、処理時には完全一致テキスト検索を使用し、置換内容は空にすること、処理後にエクスプローラーに戻って結果を確認することをお勧めします。これにより、命名の統一性を確保しつつ、手動操作によるミスの確率を下げることができます。