Dans le travail quotidien, pour mettre à jour les contrats d'une entreprise ou modifier les descriptions de produits, nous devons faire correspondre et remplacer des paragraphes entiers en fonction du numéro spécifique ou du code d'identification de chaque paragraphe. Bien que la fonction de recherche et remplacement de Word puisse couvrir la plupart des besoins quotidiens, il est difficile de l'utiliser pour les paragraphes contenant des numéros ou codes, car elle ne peut pas capturer le contenu dynamique. Ici, nous pouvons utiliser des formules, combinées avec des caractères génériques, pour identifier précisément les paragraphes correspondant à des numéros ou codes spécifiques, et les remplacer directement en bloc par un nouveau contenu, évitant ainsi la lourdeur de la recherche paragraphe par paragraphe et améliorant notre efficacité de traitement des documents.
Cet article vous explique comment utiliser des formules pour faire correspondre des paragraphes avec des numéros dynamiques, puis les mettre à jour et les remplacer par lots, afin de vous aider à traiter rapidement vos documents. Venez essayer et découvrir !
Aperçu de l’effet après remplacement par lots de paragraphes entiers avec des numéros dans Doc, Docx
Avant traitement :
Après traitement :
Étapes pour remplacer par lots un paragraphe entier contenant un numéro spécifique dans Word par un nouveau texte
1. Ouvrez【 HeSoft Doc Batch Tool 】, sélectionnez【Outils Word】-【Rechercher et remplacer des paragraphes dans Word par mots-clés】.
2. Choisissez une méthode d’ajout parmi【Ajouter un fichier】ou【Importer des fichiers depuis un dossier】, importez le document Word dont les paragraphes doivent être remplacés par mots-clés, ou faites glisser le fichier directement, puis cliquez sur Suivant.
3. Dans l’interface des options de configuration, sélectionnez【Utiliser une formule pour rechercher du texte de manière floue】. Sous la liste des mots-clés à rechercher, saisissez les trois formules【\(\d{3}\)\s*123-4567】【\(\d{3}\)\s*234-5678】【\(\d{3}\)\s*345-6789】, correspondant respectivement aux trois groupes de numéros dans le document. S’il y a d’autres numéros à remplacer, vous pouvez utiliser l’IA ou un générateur d’expressions régulières basé sur le framework Microsoft .Net. Saisissez le texte du paragraphe correspondant sur chaque ligne sous la liste des mots-clés de remplacement. Cliquez à nouveau sur Suivant, puis sur Parcourir, et choisissez l’emplacement de sauvegarde du nouveau fichier.
4. Une fois le traitement terminé, cliquez sur le chemin en rouge pour ouvrir le dossier, puis ouvrez le document Word pour constater que les paragraphes ont bien été remplacés.
Dans quels cas faut-il utiliser la fonction de remplacement par lots de paragraphes entiers dans Word ?
Mise à jour de documents
Par exemple, dans un manuel de service client, chaque succursale a un numéro de service différent. Si l’entreprise met à jour ces numéros, nous pouvons remplacer par lots les paragraphes correspondants grâce à ces numéros présents dans le document.
Modification de documents techniques
Certaines équipes de support technique utilisent généralement des identifiants numériques spécifiques pour résoudre les problèmes. Lorsque les procédures doivent être mises à jour, on peut utiliser ces numéros pour localiser les paragraphes dans Word, puis les remplacer par lots par un nouveau contenu d’instructions.
Ajustement des numéros de contrat
Lors du traitement de contrats, les clauses commencent généralement par un numéro. Si le contenu de certaines clauses doit être modifié, nous pouvons localiser précisément et remplacer le contenu entier du paragraphe grâce au numéro de la clause.