管理文書やファイルアーカイブの作業において、PDFファイルから重要な識別情報を効率的に認識し抽出する方法を習得することは非常に重要なスキルです。多くの物流伝票、票据証憑や企業文書には特定のバーコードが含まれており、バーコードのエンコードには注文番号、製品シリアル番号、識別内容などの重要なデータが含まれています。バーコードを含む多数のPDFファイルをバーコード番号に従って名前変更する必要がある場合、従来は手動で番号を確認・照合し名前を変更するしかありませんでした。しかし、ファイル数が多くなると時間の無駄で効率が低下するだけでなく、数字ばかりなので非常に見間違えやすく入力ミスが発生しやすくなります。
では、各 PDF の名前をファイル内のバーコード番号に一括で変更する方法はあるのでしょうか？本記事では、PDF 内のバーコードを一括認識し、自動的にスキャンしてエンコード情報を正確に読み取り、それをファイル名としてリネームするという非常に優れたテクニックをご紹介します。これにより、ファイル検索の効率が大幅に向上し、経理照合、文書管理、ファイル追跡など、さまざまなシーンで非常に便利です。
PDF 内のバーコード番号をファイル名としてリネームする必要があるのはどんな時？
ファイル名の明確化
バーコード付きの PDF を処理する際、ファイル名が乱雑だったり意味をなしていない場合、ファイル内のバーコードを異なる PDF を識別する番号として、PDF 内のバーコード番号を抽出してファイル名にすることで、各ファイルに識別可能な名前が付きます。その後の整理でファイルがより明確になり、検索やアーカイブが非常に便利になり、バーコード付き PDF が見つからないといった事態を防げます。
ファイルと番号の厳密な一致
企業や機関では、一般的に PDF を紙のアーカイブからスキャンしますが、バーコード番号は重要な情報を含んでいます。番号を手入力でリネームする場合、長い数字列は非常に間違いや漏れが発生しやすく、ファイルと番号が一致しなくなる可能性があります。しかし、ここでは PDF 内のバーコード番号を直接認識して自動的に名前を変更できるため、ファイル名の標準化を確保し、人為的ミスを減らすことができます。
大量のスキャンデータの処理
宅配伝票や物流伝票など、大量のスキャン PDF を迅速にアーカイブする必要がある場合、ファイルをひとつひとつ開いてバーコードを確認し、手動で名前を付けるのは時間と労力の無駄であるばかりか、非常に退屈で、作業効率も上がりません。そこで、バーコード番号による自動リネームを利用することで、システムに PDF 内のバーコードを自動認識させ、それをファイル名として保存できます。これにより、手作業を省けるだけでなく、効率も大幅に向上します。
PDF ファイル内のバーコード番号に基づいて元のファイル名を変更した効果のプレビュー
処理前：
処理後：
PDF ドキュメント内のバーコードをファイル名として一括リネームする操作手順
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】を開き、【ファイル名】 - 【ファイル名】-【ファイルの内容を使用して PDF ファイルをリネーム】を選択します。
2、【ファイルを追加】または【フォルダからファイルをインポート】でリネームする PDF ファイルを追加する方法を選択します。ファイルを直接ドラッグして追加することも可能です。その後、「次へ」をクリックします。
3、設定オプション画面に入り、最初のバーコード画像を選択し、ファイル名を上書きします。ファイル名を残す必要がある場合は、番号をファイル名の左または右に追加できます。最後に再度「次へ」をクリックし、「参照」をクリックして、新しいファイルの保存場所を選択します。
4、処理が完了するのを待ち、パスをクリックしてフォルダを開くと、ファイル名が正常に置き換えられた PDF ファイルを確認できます。
