En el escenario de trabajo de gestión de documentos y archivo de archivos, aprender a identificar y extraer de manera eficiente la información clave de identificación en archivos PDF es una habilidad muy importante. Muchos documentos logísticos, comprobantes de facturas o documentos empresariales contienen códigos de barras específicos, y la codificación en los códigos de barras también incluye datos importantes como números de pedido, números de serie de productos o contenido de identificación. Cuando tenemos muchos archivos PDF con códigos de barras que necesitan ser renombrados según el número de código de barras, tradicionalmente solo se puede verificar manualmente el número y renombrarlo, pero cuando la cantidad de archivos es grande, esto desperdicia tiempo y reduce la eficiencia, y además, al ser todos números, es muy fácil equivocarse visualmente y cometer errores de entrada.
Así que, ¿existe algún método para modificar directamente por lotes el nombre de cada PDF para que sea el número del código de barras que contiene? En este artículo les contaré una técnica muy útil, capaz de identificar códigos de barras en PDF por lotes, escanearlos automáticamente, leer con precisión la información codificada y usarla como nombre de archivo para renombrarlo, mejorando enormemente la eficiencia en la búsqueda de archivos, muy conveniente para conciliaciones financieras, gestión documental y seguimiento de archivos, entre otros escenarios.
¿Cuándo se debe usar el número de código de barras dentro de un PDF para renombrar el archivo?
Nombres de archivo claros
Al procesar un lote de PDFs con códigos de barras, si los nombres de archivo son confusos o carecen de significado, y el código de barras dentro del archivo sirve como identificador para diferenciar los PDFs, extraer ese número como nombre de archivo permite que cada archivo tenga un nombre reconocible, facilitando la organización posterior, la búsqueda y el archivado, evitando la pérdida de PDFs con código de barras.
Correspondencia estricta del archivo con el número
En empresas e instituciones, los PDFs suelen provenir del escaneo de archivos físicos, donde los números de código de barras contienen información importante. Si se introduce manualmente el número al renombrar, una larga cadena de dígitos es muy propensa a errores u omisiones, causando descuadres entre el archivo y el número. En cambio, aquí se puede identificar directamente el código de barras del PDF para renombrarlo automáticamente, garantizando la estandarización del nombre y reduciendo los errores humanos.
Procesamiento de grandes volúmenes de documentos escaneados
Cuando hay un montón de PDFs escaneados para archivar rápidamente, como albaranes o facturas de envío, abrir cada archivo, revisar el código de barras y renombrarlo manualmente no solo consume tiempo y energía, sino que es muy tedioso y la eficiencia laboral no mejora. Podemos usar el renombrado automático por número de código de barras, permitiendo que el sistema identifique el código de barras dentro del PDF y lo conserve como nombre de archivo, ahorrando así la operación manual e incrementando notablemente la eficiencia.
Vista previa del resultado al cambiar el nombre original del archivo según el número de código de barras dentro del PDF
Antes del procesamiento:
Después del procesamiento:
Pasos para renombrar archivos por lotes usando el código de barras del documento PDF como nombre
1、Abra 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, seleccione 【Nombre de archivo】 - 【Nombre de archivo】-【Usar contenido del archivo para renombrar PDF】.
2、Elija un método en 【Agregar archivos】 o 【Importar archivos desde carpeta】 para añadir los PDFs a renombrar. También admite arrastrar y soltar los archivos directamente. Luego, haga clic en Siguiente.
3、Al ingresar a la página de opciones de configuración, seleccione la primera imagen de código de barras y luego sobrescriba el nombre de archivo. Si necesita conservar el nombre original, puede agregar el número a la izquierda o derecha del mismo. Finalmente, haga clic en Siguiente otra vez, luego en Examinar y seleccione la ubicación para guardar los nuevos archivos.
4、Una vez finalizado el procesamiento, haga clic en la ruta para abrir la carpeta y ver los archivos PDF cuyo nombre ha sido reemplazado exitosamente.
