문서 관리 및 파일 보관 작업 현장에서 PDF 파일의 주요 식별 정보를 효율적으로 식별하고 추출하는 방법을 배우는 것은 매우 중요한 기술입니다. 많은 물류 문서, 영수증 또는 기업 문서에는 특정 바코드가 포함되어 있으며, 바코드의 인코딩에는 주문 번호, 제품 일련 번호 또는 식별 내용과 같은 중요한 데이터가 담겨 있습니다. 바코드가 포함된 많은 PDF 파일을 바코드 번호에 따라 이름을 변경해야 할 때, 전통적으로는 수동으로 번호를 확인하고 대조하여 이름을 바꿔야 했지만 파일 수가 많아지면 시간 낭비와 효율 저하는 물론, 모두 숫자로 되어 있어 눈이 쉽게 피로해져 입력 오류가 발생하기 쉽습니다.
그렇다면 각 PDF의 이름을 파일 내 바코드 번호로 일괄 변경할 수 있는 방법이 있을까요? 이번 글에서는 PDF 내 바코드를 일괄 인식하고 자동으로 스캔하여 인코딩 정보를 정확히 읽어낸 후, 이를 파일명으로 사용해 해당 파일의 이름을 변경하는 매우 강력한 팁을 소개해 드리겠습니다. 이 방법은 파일 검색 효율을 크게 높여주며, 재무 대사, 문서 관리, 파일 추적 등 다양한 상황에서 매우 편리하게 사용할 수 있습니다.
언제 PDF 내 바코드 번호를 파일명으로 변경해야 할까요?
명확한 파일명
바코드가 포함된 여러 PDF를 처리할 때, 파일명이 뒤죽박죽이거나 의미가 없고 파일 안의 바코드가 각 PDF를 식별하는 번호 역할을 한다면, PDF에서 바코드 번호를 추출하여 파일명으로 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 각 파일에 식별 가능한 이름이 생겨 이후 파일 정리가 더욱 명확해지고, 검색 및 보관이 편리해지며 바코드가 있는 PDF를 찾지 못하는 상황을 방지할 수 있습니다.
파일과 번호의 엄격한 일치
기업 및 기관에서는 일반적으로 PDF를 종이 문서에서 스캔하여 생성하며, 바코드 번호는 중요한 정보를 담고 있습니다. 만약 사람이 직접 번호를 입력하여 이름을 변경하면 긴 숫자 때문에 오류나 누락이 발생하기 쉬워 파일과 번호가 일치하지 않을 수 있습니다. 하지만 여기서는 PDF 내 바코드 번호를 직접 인식하여 자동으로 이름을 변경함으로써 파일명의 표준을 통일하고 인적 오류를 줄일 수 있습니다.
대량 스캔 파일 처리
택배 송장이나 물류 송장처럼 대량의 스캔 PDF를 빠르게 정리해야 할 때, 파일을 일일이 열고 바코드를 확인하며 수동으로 이름을 지정하는 것은 시간과 노력이 낭비될 뿐만 아니라 매우 지루하고 업무 효율도 떨어뜨립니다. 이때 바코드 번호를 이용한 자동 이름 변경 기능을 사용하면 시스템이 PDF 내 바코드를 자동으로 인식하여 파일명으로 저장하므로, 수동 작업을 줄이고 효율성을 크게 높일 수 있습니다.
PDF 파일 내 바코드 번호로 원본 파일명 변경 시 미리 보기
처리 전:
처리 후:
PDF 문서 내 바코드를 파일명으로 일괄 변경하는 작업 단계
1、 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고 【파일 이름】 - 【파일 이름】-【파일 내용을 사용하여 PDF 파일 이름 변경】을 선택합니다.
2、 【파일 추가】 또는 【폴더에서 파일 가져오기】 중 하나의 방식을 선택하여 이름을 변경할 PDF 파일을 추가합니다. 파일을 직접 끌어다 놓아 추가하는 것도 지원됩니다. 그런 다음 '다음'을 클릭합니다.
3、 설정 옵션 페이지로 이동하여 첫 번째 바코드 이미지를 선택하고 파일 이름을 덮어씁니다. 만약 파일 이름을 유지해야 한다면, 파일명의 왼쪽이나 오른쪽에 번호를 추가할 수 있습니다. 마지막으로 '다음'을 다시 클릭하고 '찾아보기'를 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 선택합니다.
4、 처리가 완료될 때까지 기다린 후 '경로'를 클릭하여 폴더를 열면 파일명이 성공적으로 변경된 PDF 파일을 확인할 수 있습니다.
