In Arbeitsumgebungen, in denen Dokumente verwaltet und Dateien archiviert werden, ist es eine sehr wichtige Fähigkeit, wichtige Identifikationsinformationen in PDF-Dateien effizient zu erkennen und zu extrahieren. Viele Logistikbelege, Rechnungsbelege oder Geschäftsdokumente enthalten spezifische Barcodes, die wiederum wichtige Daten wie Bestellnummern, Produktseriennummern oder Identifikationsinhalte enthalten. Wenn wir viele PDF-Dateien mit Barcodes anhand ihrer Barcodenummer umbenennen müssen, kann dies traditionell nur durch manuelles Überprüfen der Nummern und anschließendes Umbenennen erfolgen. Bei einer großen Anzahl von Dateien verschwendet dies jedoch nicht nur Zeit und verringert die Effizienz, sondern es ist auch leicht, sich bei den ganzen Zahlen zu vertun, was zu Eingabefehlern führt.
Gibt es dann eine Methode, um jeden PDF-Namen einzeln und stapelweise in die Barcode-Nummer innerhalb der Datei zu ändern? In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine sehr leistungsstarke Technik vor, mit der Sie Barcodes in PDFs stapelweise erkennen, automatisch scannen, die Kodierungsinformationen genau auslesen und die Datei entsprechend umbenennen können. Dies steigert die Effizienz der Dateisuche erheblich und ist besonders praktisch für Finanzabgleiche, Dokumentenmanagement, Dateiverfolgung und ähnliche Szenarien.
Wann sollte die Barcode-Nummer aus der PDF als Dateiname für die Umbenennung verwendet werden?
Eindeutige Dateinamen
Bei der Bearbeitung einer Reihe von PDFs mit Barcodes, deren Dateinamen chaotisch oder bedeutungslos sind, dient der Barcode innerhalb der Datei als Kennung für verschiedene PDFs. Durch das Extrahieren der Barcode-Nummer aus der PDF als Dateiname erhält jede Datei einen identifizierbaren Namen. Die anschließende Organisation der Dateien wird klarer, das Suchen und Archivieren ist sehr bequem, und es kommt nicht vor, dass PDFs mit Barcode unauffindbar sind.
Strikte Übereinstimmung von Datei und Nummer
Unternehmen und Institutionen scannen PDFs in der Regel aus Papierarchiven, wobei die Barcode-Nummern wichtige Informationen enthalten. Bei manueller Umbenennung und Eingabe der Nummer kann eine lange Zahlenfolge sehr leicht zu Fehlern oder Auslassungen führen, so dass Datei und Nummer nicht übereinstimmen. Die hier mögliche automatische Umbenennung durch direkte Erkennung der Barcode-Nummer in der PDF gewährleistet eine einheitliche Standardisierung der Dateinamen und reduziert menschliche Fehler.
Verarbeitung großer Mengen gescannter Dokumente
Wenn ein Stapel gescannter PDFs schnell archiviert werden muss, wie z.B. Versandetiketten oder Logistikbelege, ist das einzelne Öffnen der Dateien, Überprüfen des Barcodes und manuelle Benennen nicht nur zeit- und kraftraubend, sondern auch sehr eintönig, und die Arbeitseffizienz steigt nicht. Hier können wir die automatische Umbenennung per Barcode-Nummer nutzen, die das System den Barcode in der PDF automatisch erkennen und als Dateinamen speichern lässt. Dadurch entfällt nicht nur der manuelle Aufwand, sondern die Effizienz wird auch deutlich gesteigert.
Vorschau des Effekts der Umbenennung des Originaldateinamens basierend auf der Barcode-Nummer in der PDF-Datei
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zur stapelweisen Umbenennung mit dem Barcode aus dem PDF-Dokument als Dateiname
1、Öffnen Sie 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, wählen Sie 【Dateiname】 - 【Dateiname】-【PDF-Datei mit Dateiinhalt umbenennen】.
2、Wählen Sie unter 【Dateien hinzufügen】 oder 【Aus Ordner importieren】 eine Methode, um die umzubenennenden PDF-Dateien hinzuzufügen. Sie können Dateien auch direkt per Drag & Drop hinzufügen und dann auf Weiter klicken.
3、Gehen Sie zur Seite mit den Einstellungsoptionen, wählen Sie das erste Barcode-Bild und überschreiben Sie den Dateinamen. Falls der Dateiname erhalten bleiben soll, können Sie die Nummer links oder rechts vom Dateinamen hinzufügen. Klicken Sie abschließend erneut auf Weiter, dann auf Durchsuchen und wählen Sie den Speicherort für die neuen Dateien aus.
4、Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf Pfad, um den Ordner zu öffnen und die erfolgreich umbenannten PDF-Dateien einzusehen.
