택배 송장, 물류 송장, 국제 운송 송장, 송장 또는 재고 기록을 처리할 때 Word 문서에 표준화된 바코드가 포함되어 있는 경우가 많습니다. 이러한 바코드에는 일반적으로 주요 식별 코드 번호도 포함되어 있습니다. 그렇다면 검색 및 조회를 용이하게 하기 위해 바코드가 포함된 Word 문서를 문서 내의 바코드 번호로 직접 이름을 바꾸려면 어떻게 해야 할까요? 이러한 코드는 문서 내에서 역할을 하지만, 번호를 수동으로 추출하여 Word 파일의 이름을 바꾸는 것은 매우 지루하고 실수하기 쉬운 과정입니다. 게다가 수십, 수백 개의 이러한 파일이 있을 경우, 파일을 일일이 열어 확인하고 파일명을 수정하는 것은 반복적인 작업으로 인한 피로감을 유발하여 후속 작업 효율을 저하시킵니다.
많은 수의 Doc, Docx 문서 내 바코드를 자동으로 인식하고 원본 파일 이름을 해당 번호로 직접 변경할 수 있다면 파일을 확인할 때 매우 직관적이지 않을까요? 여기서는 바코드 내용을 정확하게 대량 추출하여 파일 이름으로 사용함으로써 Word 문서 작업 효율을 현저히 높일 수 있는 방법을 소개합니다. 파일을 열지 않고도 파일 내 바코드 번호 내용을 확인할 수 있습니다.
Word 문서의 바코드에 따라 원본 파일 이름을 바꿔야 하는 경우는 언제일까?
바코드를 식별자로 사용해야 할 때
바코드가 포함된 많은 Word 문서를 처리할 때 파일 이름에 규칙성이 없으면 나중에 찾는 것이 매우 번거롭습니다. 파일을 더 쉽게 관리하기 위해 Word 문서의 바코드를 인식하여 바코드 번호로 원본 파일 이름을 바꿀 수 있습니다. 이렇게 하면 각 Word 파일 이름에 고유 번호가 생겨서 파일을 열어 확인할 필요 없이 찾을 수 있고 효율성이 매우 높아집니다.
번호로 정확한 파일 이름 생성
재무, 창고, 문서 관리 업무에서 Word 파일의 바코드는 일반적으로 공식적이며 오류가 허용되지 않는 번호를 나타냅니다. 사람이 직접 파일 이름을 입력하면 느릴 뿐만 아니라 입력 오류나 누락이 발생하여 파일과 번호가 일치하지 않을 수 있습니다. Word 문서의 바코드에 따라 자동으로 파일 이름을 바꾸면 파일 이름과 내용의 번호가 완전히 일치하여 사람의 실수를 방지할 수 있습니다.
스캔 파일과 번호 매칭
기업과 기관은 종이 문서를 Word 파일로 스캔하며, 여기에는 파일의 고유 신원을 나타내는 바코드가 하나씩 있습니다. 수십, 수백 개의 파일을 수동으로 열어 번호를 찾아 이름을 바꾸는 것은 시간이 너무 많이 소요됩니다. Word 파일의 바코드를 자동으로 인식하여 이름을 바꾸면 각 Word 파일에 빠르게 올바른 파일 이름을 부여할 수 있어 빠른 문서 정리가 필요한 담당자에게 가장 노력이 적게 들고 실수가 적은 방법입니다.
Word 파일 내용의 바코드를 파일 이름으로 사용한 이름 바꾸기 결과 미리보기
처리 전:
처리 후:
Word 파일 내 바코드 번호를 파일 이름으로 일괄 변경하는 조작 단계
1、【 HeSoft Doc Batch Tool 】을 열고【파일 이름】-【파일 내용을 사용하여 Word 파일 이름 바꾸기】를 선택합니다.
2、【파일 추가】또는【폴더에서 파일 가져오기】중 하나의 방식을 선택하여 바코드를 인식할 Word 파일을 추가하거나, 파일을 아래로 직접 끌어다 놓아 가져온 후 다음 단계를 클릭합니다.
3、설정 페이지로 이동한 후, 검색 영역에서【첫 번째 바코드 이미지】를 선택하고 위치는【전체 파일 이름 덮어쓰기】를 선택합니다. 파일 이름에 번호를 추가하여 보존해야 하는 경우 파일 이름 왼쪽 또는 오른쪽에 추가하는 옵션을 선택할 수 있습니다. 마지막으로 다음 단계를 클릭하고 찾아보기를 클릭하여 새 파일의 저장 위치를 선택합니다.
4、처리가 완료될 때까지 기다린 후, 빨간색 경로를 클릭하여 폴더를 열면 모든 Word 파일이 파일 내용의 첫 번째 바코드 번호로 이름이 변경되어 있습니다.
