Bei der Bearbeitung von Express-, Logistik-, internationalen Frachtbriefen, Rechnungen oder Bestandsaufzeichnungen enthalten Word-Dokumente standardisierte Barcodes, die oft auch eine Schlüsselidentifikationsnummer haben. Wie können wir also ein Word-Dokument mit Barcode direkt in die im Dokument enthaltene Barcode-Nummer umbenennen, um die Suche zu erleichtern? Obwohl diese Codes im Dokument nützlich sind, ist das manuelle Extrahieren dieser Nummern zur Umbenennung von Word-Dateien ein äußerst mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Wenn es Dutzende oder Hunderte solcher Dateien gibt, führt das Öffnen und Überprüfen jeder Datei, um den Dateinamen zu ändern, zu repetitiver Ermüdung und verringert die nachfolgende Arbeitseffizienz.
Wenn man automatisch eine große Anzahl von Barcodes in Doc- und Docx-Dokumenten erkennen und die ursprünglichen Dateinamen direkt in die entsprechende Nummer ändern könnte, wäre es dann nicht sehr intuitiv, die Dateien zu betrachten? Hier stellen wir Ihnen eine Methode vor, die den Inhalt von Barcodes präzise stapelweise extrahieren und als Dateinamen verwenden kann, um unsere Arbeitseffizienz bei der Bearbeitung von Word-Dokumenten deutlich zu steigern, sodass Sie den Barcode-Inhalt in der Datei einsehen können, ohne die Datei öffnen zu müssen.
Wann sollte man die ursprünglichen Dateinamen anhand der Barcodes in Word-Dokumenten umbenennen?
Wenn Barcodes als Kennzeichnung benötigt werden
Bei der Verarbeitung einer großen Anzahl von Word-Dokumenten mit Barcodes ist das spätere Suchen sehr mühsam, wenn die Dateinamen keine Regelmäßigkeit aufweisen. Um die Dateiverwaltung zu erleichtern, können wir die Barcodes in den Word-Dokumenten erkennen und die ursprünglichen Dateinamen mit den Barcode-Nummern umbenennen. Auf diese Weise hat jede Word-Datei eine eindeutige Nummer, und Sie müssen die Datei beim Suchen nicht mehr öffnen, um sie zu überprüfen, was die Effizienz erheblich steigert.
Nummern generieren präzise Dateinamen
In der Finanz-, Lager- und Archivverwaltung stehen die Barcodes in Word-Dateien in der Regel für offizielle und fehlerfreie Nummern. Wenn die Dateinamen manuell eingegeben werden, ist dies nicht nur langsam, sondern es passieren auch leicht Eingabefehler oder Auslassungen, die dazu führen, dass Datei und Nummer nicht übereinstimmen. Hier können wir die Dateien direkt anhand der Barcodes in den Word-Dokumenten automatisch umbenennen, um sicherzustellen, dass der Dateiname vollständig mit der Nummer im Inhalt übereinstimmt und mögliche manuelle Fehler vermieden werden.
Scans mit Nummern abgleichen
Unternehmen und Institutionen scannen Papierdokumente in Word-Dateien, die jeweils einen Barcode als eindeutige Identität der Datei enthalten. Dutzende oder Hunderte von Dateien manuell zu öffnen, um die Nummer zu suchen und dann umzubenennen, ist viel zu zeitaufwendig. Die automatische Erkennung von Barcodes in Word-Dateien und die Umbenennung können jeder Word-Datei schnell den richtigen Dateinamen geben. Für Personen, die eine schnelle Archivierung benötigen, ist dies die müheloseste und fehlerunanfälligste Methode.
Vorschau des Effekts der Umbenennung von Word-Dateien mit dem im Dokument erscheinenden Barcode als Dateiname
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zur stapelweisen Umbenennung von Word-Dateien anhand der Barcode-Nummer im Dokument
1. Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie [Dateiname] - [Word-Datei mit Dateiinhalt umbenennen].
2. Wählen Sie unter [Dateien hinzufügen] oder [Dateien aus Ordner importieren] eine Methode aus, um die Word-Dateien hinzuzufügen, deren Barcodes erkannt werden sollen. Sie können die Dateien auch direkt per Drag & Drop unten importieren und dann auf Weiter klicken.
3. Nachdem Sie die Einstellungsseite aufgerufen haben, wählen Sie als Suchbereich [Erstes Barcode-Bild] und als Position [Gesamten Dateinamen überschreiben]. Wenn Sie den ursprünglichen Dateinamen mit der Nummer beibehalten möchten, können Sie die Option links oder rechts vom Dateinamen auswählen. Klicken Sie abschließend auf Weiter, dann auf Durchsuchen und wählen Sie den Speicherort für die neuen Dateien aus.
4. Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie auf den roten Pfad, um den Ordner zu öffnen. Alle Word-Dateien wurden mit der ersten Barcode-Nummer aus dem Dateiinhalt umbenannt.
